農(nóng)場檔案管理規(guī)范化工作探討

仲三江

摘要：檔案管理是農(nóng)場管理工作的重要內(nèi)容之一，隨著農(nóng)場的不斷發(fā)展，工作流程和人員的增加，檔案管理也越來越復(fù)雜，在開展農(nóng)場檔案管理的時候必須要制定規(guī)范化管理制度，對農(nóng)場檔案管理工作進行整改，滿足農(nóng)場發(fā)展要求，同時實現(xiàn)檔案資源的信息化共享。本文對農(nóng)場檔案管理規(guī)范化工作策略進行分析與探討。

關(guān)鍵詞：農(nóng)場管理;檔案管理;問題;對策

農(nóng)場檔案管理一直以來都是值得關(guān)注的問題，管理規(guī)范是檔案管理的目標(biāo)，現(xiàn)針對農(nóng)場檔案規(guī)范化管理的必要性進行探討，希望對農(nóng)場檔案管理的規(guī)范化有個理性的認(rèn)識。農(nóng)場檔案是對農(nóng)場農(nóng)業(yè)生產(chǎn)管理、科研項目建設(shè)以及農(nóng)場各項工作的真實記錄，對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展起到關(guān)鍵的作用。作為農(nóng)場發(fā)展的歷史，重大事項，收集整理對檔案管理部門來說，就是支持農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，通過規(guī)范的信息服務(wù)，為農(nóng)場的經(jīng)濟發(fā)展提供有力的保障，幫助農(nóng)場收集農(nóng)業(yè)經(jīng)濟信息，努力實現(xiàn)農(nóng)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是農(nóng)場檔案規(guī)范管理的發(fā)展方向和責(zé)任所在。

1 農(nóng)場檔案需規(guī)范管理的直接原因

1.1 檔案破損問題

檔案保存雖有期限，已經(jīng)采用了現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，但是隨著時間的轉(zhuǎn)移，檔案資料由于保管不善等其它原因，有時容易遭到損壞，探索檔案管理方法是農(nóng)場檔案管理部門工作人員應(yīng)該探討的問題，也是一項重要任務(wù)。目前，檔案保管基本是紙制的檔案材料，造成破損的原因較多，紙張的好壞、墨水問題、氣候、室內(nèi)溫度、保管的硬件設(shè)施以及蟲害等因素都影響檔案的保管壽命。

1.2 檔案丟失現(xiàn)象

檔案對于現(xiàn)代信息發(fā)展來說具有重要地位，在檔案收集整理時容易忽視它的重要性程度，對資料收集不全，造成資料的遺失，還有的在保管過程中，檔案借閱人過期不還，對重要的檔案資料管理缺少必要的管理手段和約束條件，造成資料的丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。

2 農(nóng)場檔案進行規(guī)范化管理的必要性和優(yōu)勢

2.1 必要性

農(nóng)場在創(chuàng)新發(fā)展、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展建設(shè)以及生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的重要舉措，產(chǎn)生了重要的檔案資料，真實記載了農(nóng)場的發(fā)展變化，隨著現(xiàn)代化發(fā)展的進程，檔案管理也面臨著改革發(fā)展，從目前農(nóng)場檔案管理來看，經(jīng)驗式的管理居多，與國家檔案法相比，需要完善的地方很多，農(nóng)場現(xiàn)有的檔案管理與立卷標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范等方面差距很大，個別單位的檔案還保留在業(yè)務(wù)部門工作人員手中，盡管農(nóng)場都有檔案室，但在收集保管的檔案類別上還有待提高，需要進一步開拓思維，跟上農(nóng)場現(xiàn)代發(fā)展的需要，結(jié)合農(nóng)場現(xiàn)有工作內(nèi)容和發(fā)展方面，進行規(guī)范化管理，使農(nóng)場檔案達到標(biāo)準(zhǔn)化要求迫在眉睫。

2.2 優(yōu)勢

農(nóng)場檔案的優(yōu)勢是查找方便、及時和準(zhǔn)確，檔案資料作用發(fā)揮的較好。在檔案查找上更方便、快捷。通過集中的整理、組卷、分類、編目，并將檔案資料有規(guī)律的存放在固定的密集架內(nèi)，檔案使用者查借閱時，檔案管理人員可以通過電腦和手工式方法非常便利地直接查找到存放的地點、密集架柜和檔案盒。通過規(guī)范的檔案分類、編目，以及有序的排架，專人負責(zé)管理。經(jīng)過檔案管理人員的系統(tǒng)整理，分類清晰，卷宗標(biāo)題準(zhǔn)確，只要運用計算機檢索，就能快速便捷的將使用者所需要的資料查找到并準(zhǔn)確提供給使用者。

3 農(nóng)場檔案需規(guī)范化管理的內(nèi)容

3.1 農(nóng)場檔案管理制度的完善

規(guī)范管理制度先行。要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)場檔案，就要先完善檔案管理的規(guī)章制度，完善檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，使檔案管理機構(gòu)健全，檔案管理人員可以按照制度進行管理，檔案管理制度的完善要從實際出發(fā)，參照《檔案法》管理的要求，從檔案歸檔要求、檔案管理人員的職責(zé)、檔案使用程序等方面都要詳細地考慮，使其管理制度符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，能夠規(guī)范指導(dǎo)檔案管理全過程。

3.2 農(nóng)場檔案基礎(chǔ)材料的收集和整理

農(nóng)場檔案管理要圍繞服務(wù)“三農(nóng)”來進行，基層民主管理，科技興農(nóng)，農(nóng)產(chǎn)品市場體系建設(shè)，農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整以及農(nóng)業(yè)技術(shù)的推廣等方面都是檔案收集的重要工作，對這些資料產(chǎn)生的用紙、案宗的分類和目錄的填寫等都需參照國家檔案局10號令的規(guī)范來實施，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上要做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、起點要高，收集范圍要廣，整理要規(guī)范。

3.3 農(nóng)場檔案材料保管條件的完善

為保證檔案資料齊全和保管的完整、規(guī)范，文書處理工作是實現(xiàn)農(nóng)場檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。文書處理工作與檔案工作各有不同，但又具有相對的獨立性，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識， 樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作指導(dǎo)思想，首先公文用紙質(zhì)量要規(guī)范，版面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)公文規(guī)定。二是要注意制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)， 是否符合審批權(quán)限， 公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確， 主送單位和抄送單位是否標(biāo)準(zhǔn)， 落款是否規(guī)范， 有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。四是使用文種要合理，格式要規(guī)范， 行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的文字，形成的文件資料經(jīng)過立卷整理后，需存放在固定的檔案盒，密集架和庫房內(nèi)，庫房內(nèi)的檔案基礎(chǔ)設(shè)備要完善，使影像檔案、照片檔案和實物檔案等各項檔案資料能夠統(tǒng)一集中管理，保管，并做到標(biāo)準(zhǔn)要一致、管理要規(guī)范、制度要健全。

3.4 農(nóng)場檔案材料利用要便捷規(guī)范

農(nóng)場檔案通過規(guī)范、系統(tǒng)的整理，為檔案的利用奠定了基礎(chǔ)，可以隨時為農(nóng)業(yè)技術(shù)生產(chǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營管理提供各類服務(wù)，通過計算機的OA平臺快速規(guī)范的為查閱者提供更好的服務(wù)。

3.5 加強檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人員素質(zhì)

要注意加強檔案隊伍建設(shè)， 選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的人員從事檔案管理工作， 注意對他們的教育培養(yǎng)， 關(guān)心他們的工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。組織檔案管理人員參加上級部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)， 使他們了解管理檔案的重要性， 增強責(zé)任心，要實現(xiàn)這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作， 具有奉獻精神的檔案管理人員。

總之，農(nóng)場的檔案管理分類比較繁雜，業(yè)務(wù)種類也比較多，所以農(nóng)場檔案的規(guī)范化管理非常必要，只有全力配合，才能確保檔案資料收集的完整、齊全、科學(xué)、規(guī)范，才能為農(nóng)場的經(jīng)濟建設(shè)提供強有力的保障。

參考文獻：

[1] 陳永生，楊茜茜，侯衡，蘇煥寧.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：問題與思考[J].檔案學(xué)研究，2015（02）.

（作者單位：光明食品集團上海農(nóng)場有限公司）