供電企業(yè)行政辦公平臺信息化設(shè)計研究

孫建軍 譚冰雪

隨著電力體制改革的進一步深化和市場競爭的日益激烈，如何通過提高企業(yè)的行政辦公平臺建設(shè)，加強內(nèi)部信息溝通效率，固化企業(yè)管理模式，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和管理流程，保障企業(yè)制度標準、體系、流程管理的標準化，進一步提升企業(yè)的核心競爭力，需要公司長期開展探索。

當前，我國大量電力企業(yè)均建設(shè)了辦公自動化系統(tǒng)，在一定程度上提高了公司的信息化水平，但在長期的運行中也逐漸暴露出一定的問題。為更好的滿足電力企業(yè)的發(fā)展需要，在不改變現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過構(gòu)建通用、擴展性強的工作流平臺，滿足公司、分子公司信息化、流程化審核需求，提高業(yè)務(wù)處理效率，加強信息共享，并進行數(shù)據(jù)挖掘和綜合展示界面設(shè)備。本文以浙江大有集團有限公司為例，對其行政辦公平臺進行設(shè)計化設(shè)計。

一、行政辦公平臺信息化平臺的建設(shè)目標

（一）構(gòu)建綜合管控平臺

通過構(gòu)建統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)行政辦公全周期管理，并與各應(yīng)用系統(tǒng)（包括辦公系統(tǒng)、制度標準、人力資源系統(tǒng)等）進行集成，通過單點登陸的方式進行統(tǒng)一管理。

（二）整合集團公司、分公司、子公司管理方式

從整個集團層面進行總體設(shè)計，固化管理模式，提高集團內(nèi)部信息溝通效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和資源共享。通過自上而下的一體化管理模式，實現(xiàn)整個集團公司辦公發(fā)文、工作聯(lián)系單、會議室申請、督察督辦、電子公告的流程化管控。

二、整體系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示，主要包括四部分內(nèi)容：

（一）基礎(chǔ)服務(wù)

包括用戶管理、組織結(jié)構(gòu)管理、權(quán)限管理、身份認證、任務(wù)通知。

（二）流程平臺

包括流程定義、流程審批、流程監(jiān)控、流程統(tǒng)計等功能，為業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)提供全面的平臺支撐。

（三）業(yè)務(wù)流程

包括發(fā)文、工作聯(lián)系單、電子公告、會議室申請、督察督辦等流程以及標準制度標準管理等。

（四）綜合平臺

包括公告通知、待辦任務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、實用工具等內(nèi)容。

三、行政辦公平臺實現(xiàn)功能

（一）基礎(chǔ)功能管理

1、組織架構(gòu)管理

浙江大有集團有限公司所屬3個分公司、市區(qū)9個子公司，縣地區(qū)8個子公司，各子公司下又有分公司等組成。針對這種比較復雜的組織架構(gòu)，通過樹形目錄結(jié)構(gòu)的方式，實現(xiàn)浙江大有集團有限公司所有分公司、子公司、各屬分公司的公司名稱、集團公司、分子公司之間的關(guān)系管理，并提供增刪改查等功能。

2、用戶管理

實現(xiàn)集團公司所有人員的信息綜合管理，包括：姓名、工號、密碼、性別、出生日期、手機號碼、座機、所屬部門，所屬崗位（部門負責人、分管領(lǐng)導，專職）等。

3、角色權(quán)限管理

通過管理員賦權(quán)的方式，對不用的用戶進行角色維護，可根據(jù)其工作性質(zhì)和內(nèi)容進行綜合賦權(quán)。

4、信息通知

當流程任務(wù)到達或超期未處理時，可通過站內(nèi)信息或手機短信進行通知提醒。

5、日志管理

對所有人員系統(tǒng)登錄、流程處理、系統(tǒng)操作等全方面進行日志記錄，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)異常時的調(diào)用查看。

（二）流程引擎

流程平臺實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的定義、驅(qū)動、監(jiān)控的集中管理，主要包括以下功能：

1、圖形化流程定義功能

支持靈活的路由條件，如串行（逐級審批）、并行（會簽）、調(diào)用子流程、回退等，具有良好的易用性和擴展性。

2、多層次的流程監(jiān)控功能

流程參與人員、各管理員可以通過圖形化的形式直觀地監(jiān)控流程的狀態(tài)和進度，并提供流程監(jiān)控導航。

3、異常流程監(jiān)控

管理員可方便的對所有異常流程進行集中監(jiān)控和干預，確保流程跳轉(zhuǎn)正常。

4、流程分析導航

用戶可以對自己處理過的流程進行統(tǒng)計和分析，主管可以對自己部門的流程進行統(tǒng)計和分析，可以按類別的不同狀態(tài)統(tǒng)計（已處理、未處理、超期、催辦）流程數(shù)量和平均處理天數(shù)，并且可以查看流程明細；提供流程效率分析功能，可以針對每個流程統(tǒng)計不同流程環(huán)節(jié)的平均執(zhí)行時間、最大最小執(zhí)行時間，并且可以查看相關(guān)的流程明細。

（三）綜合平臺

構(gòu)建綜合平臺，實現(xiàn)待辦任務(wù)（行政辦公流程）、應(yīng)用系統(tǒng)（包括辦公系統(tǒng)、制度標準、人力資源系統(tǒng)等）、公告專欄、工具下載、常用功能等信息內(nèi)容。

公告專欄：展示集團公司相關(guān)公告，查詢權(quán)限為全體公司人員；

待辦任務(wù)：集成辦公流程平臺流程待辦任務(wù)；

應(yīng)用系統(tǒng)：集成行政辦公、制度標準、人力資源系統(tǒng)及其它系統(tǒng)；

工具下載：提供相關(guān)常見工具下載；

常用功能：短信平臺、表格下載、模版下載等。

（四）單點登錄

通過實現(xiàn)單點登錄，用戶登錄后，即可通過應(yīng)用導航直接登錄其他應(yīng)用系統(tǒng)，無需重復登錄，可在較大程度上避免使用人員在各系統(tǒng)間頻繁地切換，效率低下、用戶常賬號或密碼遺忘等問題。

平臺當前默認集成行政辦公流程待辦任務(wù)。

（五）行政辦公平臺

建立一套完備的工作流平臺和管理規(guī)范，從而方便新業(yè)務(wù)、新流程快速切入到工作流平臺中。以“業(yè)務(wù)標準化，平臺統(tǒng)一化，產(chǎn)品穩(wěn)定靈活化“為準繩，對現(xiàn)有的各類審批和業(yè)務(wù)辦公流程進行梳理和標準化，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和優(yōu)化。

建設(shè)成整個集團公司統(tǒng)一、集成、通用的工作流平臺，指導成員公司辦公業(yè)務(wù)的有序開展，同時有效的整合其它工作流程、業(yè)務(wù)流程和公文流程，保證信息暢通無阻。

四、小結(jié)

通過整合集團公資源，強化流程管控和總體設(shè)計，顯著的提高了集團公司的信息化管控水平，進一步提高浙江大有集團公司的核心競爭力。

此外，對業(yè)務(wù)流程進行全流程管控，提升了企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，對更好的服務(wù)客戶有著非常重要的意義。

作者單位：浙江大有集團有限公司