高校會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展問題研究

陳甲智

摘? ?要：在新時(shí)代下有效地推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案電子化，不僅能夠提升檔案管理的效率，在一定程度上節(jié)約管理的成本，而且對(duì)于跟上時(shí)代的發(fā)展都具有十分重要的意義。文章根據(jù)當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校會(huì)計(jì)檔案管理的工作實(shí)際，在分析了會(huì)計(jì)檔案電子化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，并且著重研究了會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施的必要性以及可行性，明確地指出了我國(guó)高校檔案電子化的道路上所面臨的困境，并且針對(duì)性地提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;電子化;管理

1? ? 高校會(huì)計(jì)檔案電子化的內(nèi)涵

在綜合會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、特征認(rèn)知以及電子化的一般概念后，可以得出高校會(huì)計(jì)檔案電子化的內(nèi)涵，高校會(huì)計(jì)檔案電子化就是在科技日新月異的今天，以信息技術(shù)作為根本從而實(shí)現(xiàn)將會(huì)計(jì)信息的載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介向電子化媒介進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并且實(shí)現(xiàn)高效管理會(huì)計(jì)檔案的目標(biāo)[1]。高校會(huì)計(jì)檔案電子化不是簡(jiǎn)單地把會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行信息化和數(shù)字化，而是想要協(xié)調(diào)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，從而更好地發(fā)揮出電子化檔案在當(dāng)今快節(jié)奏社會(huì)中的作用和優(yōu)勢(shì)。

2? ? 高校會(huì)計(jì)檔案電子化可行性分析

2.1? 制度保障

近年來，實(shí)施并發(fā)行的文件中明確強(qiáng)調(diào)了電子檔案的重要地位，對(duì)電子檔案的管理也作出了明確的規(guī)定，而這為電子檔案在未來的實(shí)施提供了一定的制度規(guī)范，為了會(huì)計(jì)憑證取得等全過程的電子化也奠定了堅(jiān)固的基石。

在高校會(huì)計(jì)工作中，源于外部的主要原始憑證是發(fā)票，但是自從國(guó)家稅務(wù)總局積極地推進(jìn)電子發(fā)票的工作進(jìn)程，并且給出了相關(guān)的指導(dǎo)意見后，各個(gè)高校已經(jīng)開始逐漸接受新的發(fā)票形式，雖然仍然是將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)憑證進(jìn)行保留，但是這一做法卻為電子發(fā)票存檔在制度上提供了重要保證[2]。

2.2? 技術(shù)保障

高校會(huì)計(jì)檔案的電子化實(shí)行還是要依靠信息化的發(fā)展水平，雖然高校會(huì)計(jì)檔案未來一段時(shí)間的發(fā)展可能還是要依靠電子發(fā)票等外部憑證的電子化以及相關(guān)的電子簽名、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷等系統(tǒng)技術(shù)的普及程度，但是就目前來講還是以內(nèi)部為主。一般高校會(huì)計(jì)核算工作都使用符合財(cái)務(wù)要求的軟件進(jìn)行制作會(huì)計(jì)憑證并且生成財(cái)務(wù)報(bào)表，與此同時(shí)，為了保證軟件的正常使用以及文件的保密和安全，都會(huì)定期地對(duì)軟件、系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。所以當(dāng)前高校會(huì)計(jì)電算化的普及已經(jīng)為檔案電子化的到來鋪墊了一定的技術(shù)基礎(chǔ)?？梢阅７聲?huì)計(jì)檔案電子化的試點(diǎn)單位僅使用電子形式保存內(nèi)部信息產(chǎn)生的原始憑證，并且使得原始憑證與記賬憑證產(chǎn)生聯(lián)系從而避免打印記賬憑證，另外，可以通過軟件的權(quán)限控制以及文件保存的獨(dú)立從而最大限度地保證電子檔案的安全性。

3? ? 高校會(huì)計(jì)檔案電子化必要性分析

3.1? 降低管理成本的必然選擇

高校會(huì)計(jì)檔案的記賬憑證通常采用的是印刷精細(xì)、成本高的紙張并且打印耗費(fèi)很大，由于會(huì)計(jì)檔案的保存年限很久，所以一定程度上造成了紙質(zhì)檔案的數(shù)量龐大并且占據(jù)很大的空間。但是電子會(huì)計(jì)檔案一般具有高密度存儲(chǔ)的特征而且不會(huì)造成資源和辦公成本費(fèi)用的浪費(fèi)。

3.2? 提升管理水平的必要方式

針對(duì)當(dāng)前電子檔案的推行問題，國(guó)家檔案局已經(jīng)明確的提出了要提升電子會(huì)計(jì)檔案的管理水平。其中重要的原因是目前電子會(huì)計(jì)檔案的已經(jīng)日漸普及，并且其所具有的地位也極大程度的提升了。會(huì)計(jì)檔案的電子化避免了在檔案的整理、搬運(yùn)以及銷毀等過程中所需要的人力資源和金錢成本，而且也讓工作的效率有了很大的提升。

3.3? 適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必由途徑

OA系統(tǒng)辦公以及檔案數(shù)字化的理念，都展示了會(huì)計(jì)檔案未來將在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步中實(shí)現(xiàn)綠色以及便利的目標(biāo)[3]。電子回單和一些電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)單位的執(zhí)行也向我們預(yù)示了會(huì)計(jì)檔案的電子化將不斷提高。所以信息化時(shí)代的到來使得會(huì)計(jì)檔案向電子化、智能化發(fā)展的趨勢(shì)成為必然。

4? ? 高校會(huì)計(jì)檔案電子化困境

4.1? 電子檔案利用程度低

電算化自從運(yùn)用于高校會(huì)計(jì)檔案以來就出現(xiàn)了大量具有保存價(jià)值的電子檔案，電子文件在最后歸檔前的作用為輸出原始憑證以及財(cái)務(wù)報(bào)表，而這減輕了會(huì)計(jì)核算的工作量，電子文件在進(jìn)行歸檔以后，其主要作用是用來檢索，但是電子檔案卻沒有實(shí)現(xiàn)替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的功能，而且也未能起到檔案發(fā)展空間的拓展作用，所以可以說當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案的電子化能夠?qū)崿F(xiàn)的有效用途并不多。

4.2? 會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施難度大

高校會(huì)計(jì)的工作內(nèi)容呈現(xiàn)出復(fù)雜和多樣化的特征，并且財(cái)務(wù)制度的內(nèi)容也十分精細(xì)，其業(yè)務(wù)內(nèi)容如果涉及工會(huì)、基金以及需要單獨(dú)進(jìn)行核算的單位則需按照相應(yīng)的財(cái)務(wù)制度，有的甚至還要求使用會(huì)計(jì)指定的軟件以及固定格式的記賬憑證，所以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)難以形成統(tǒng)一的規(guī)范[4]。

隨著高校內(nèi)部控制聯(lián)合外部監(jiān)督的強(qiáng)化而會(huì)計(jì)憑證也需要接受財(cái)政、稅務(wù)等多樣化的部門以及專項(xiàng)小組的檢查。而不同的部門對(duì)會(huì)計(jì)的核算要求也不全相同，比如審計(jì)部門的監(jiān)督主要是以調(diào)取紙制憑證為主。另外電子檔案的自身屬性決定了它很大程度依賴信息技術(shù)并且讀取也需要通過相關(guān)電子設(shè)備，而在讀取檔案內(nèi)容這方面，顯然電子檔案不如紙質(zhì)檔案的靈活。會(huì)計(jì)檔案中具有大量重要的紙質(zhì)憑證，而由于高校在信息技術(shù)方面的發(fā)展有所局限，紙質(zhì)原始憑證還沒有與電子記賬憑證產(chǎn)生聯(lián)系。另外電子檔案的儲(chǔ)存也是一大問題，特別是相關(guān)的系統(tǒng)安全不能保證，從而使得電子檔案的可信程度不高。以上因素使得電子檔案的實(shí)施難度很大。

4.3? 會(huì)計(jì)檔案電子化動(dòng)力不足

從目前的外部因素來看，相關(guān)的文件中只是允許高校會(huì)計(jì)檔案可以通過電子的形式進(jìn)行保存，但是卻沒有具體的硬性要求，所以高校會(huì)計(jì)檔案在實(shí)施電子化的過程中并沒有外部的壓力。與此同時(shí)，從內(nèi)部因素來看，紙質(zhì)檔案的歷史非常悠久并且相關(guān)的規(guī)范和制度也較為完善，高校檔案和財(cái)務(wù)工作者對(duì)紙質(zhì)檔案的管理方式比較適應(yīng)和依賴，從而在推行高校會(huì)計(jì)檔案電子化時(shí)缺乏一定的積極性和熱情。

5? ? 高校會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展對(duì)策

5.1? 自上而下推進(jìn)電子化進(jìn)程

高校會(huì)計(jì)檔案的電子化的實(shí)行是一項(xiàng)艱巨并且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，首先需要決策層高瞻遠(yuǎn)矚地進(jìn)行推動(dòng)。高校領(lǐng)導(dǎo)首先要立足當(dāng)下、眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)并且認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化的價(jià)值和作用，并且要意識(shí)到推行高校檔案電子化在當(dāng)下時(shí)代發(fā)展中的必要性。其次，要為推行高校檔案電子化工作進(jìn)行基礎(chǔ)工作的部署，比如根據(jù)當(dāng)前高校的情況建立一套與之相適應(yīng)的高校電子檔案管理的制度和規(guī)范，并且制定一套獎(jiǎng)勵(lì)制度調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)和檔案人員的主動(dòng)性，最后還要做好迎接檔案電子化所需要的人才、技術(shù)以及設(shè)備的部署工作。

5.2? 財(cái)務(wù)與檔案部門加強(qiáng)協(xié)作

會(huì)計(jì)檔案的電子化使得具有長(zhǎng)期保存價(jià)值檔案的權(quán)重得以增加，而電子文件的形成是在財(cái)務(wù)核算過程中通過收集形成的而不是在歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行文件的電子化。所以財(cái)務(wù)和檔案部門的相關(guān)人員應(yīng)該做好協(xié)調(diào)、分工以及銜接，財(cái)務(wù)部門的人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化的過程中應(yīng)該強(qiáng)化檔案意識(shí)，從而使得電子檔案的真實(shí)性以及完整安全性得到保障。與此同時(shí)，檔案人員也要提升自身的服務(wù)能力從而使得文件在歸檔后的作用得以更好地發(fā)揮。

5.3? 紙質(zhì)檔案與電子檔案協(xié)調(diào)并存

在推行會(huì)計(jì)檔案電子化的過程中，最重要的是要處理好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案二者之間的關(guān)系。目前，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的部分可替代性給了電子檔案一定的發(fā)展空間，但是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的可替代性不是一成不變的，可以預(yù)測(cè)，隨著高校財(cái)務(wù)環(huán)境的更迭變化，電子化的財(cái)務(wù)資料也會(huì)隨著不斷地增多，所以會(huì)計(jì)檔案的電子化發(fā)展也是具有階梯性發(fā)展趨勢(shì)的。因此，應(yīng)該充分了解不同階段電子會(huì)計(jì)檔案的特征，從而保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、可靠以及安全的基礎(chǔ)上降低紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案二者之間的重疊性，使得兩者之間呈現(xiàn)一種協(xié)調(diào)并存的發(fā)展局面。

6? ? 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，各種新技術(shù)、新理念的出現(xiàn)也加快了高校會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程，這將徹底改變我國(guó)原有的紙質(zhì)檔案管理模式并且實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化、數(shù)字化管理，從而使得會(huì)計(jì)檔案的管理效率得到極大程度的提升。高校應(yīng)該把握住時(shí)代的機(jī)遇，引進(jìn)檔案管理的人才并且改進(jìn)原有的檔案管理方法，從而加快電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)。

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