OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的實際應(yīng)用探討

董海琦

[摘 要]辦公自動化系統(tǒng)是把現(xiàn)代辦公和企業(yè)資訊網(wǎng)絡(luò)融合的一種辦公方法。采取授權(quán)方法分層次管控企業(yè)資訊，讓資訊更安全，實現(xiàn)資訊的成功共享，最近幾年隨著辦公自動化系統(tǒng)軟件的普及，將其用在平常辦公管理上的企業(yè)越來越多。文章在描述辦公自動化（Office Automation，OA）體系的基礎(chǔ)上詳盡解析其在實際應(yīng)用中發(fā)揮的效能和需要完善的地方，以期為企業(yè)資訊自動化管理提供理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化;實際應(yīng)用;管理應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.24.038

[中圖分類號]F270.7;TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2020）24-00-02

0? ? ?引 言

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，如今，在生產(chǎn)生活的各個方面，各種各樣的高新技術(shù)已經(jīng)逐漸得到運用。在辦公室工作中，常規(guī)的辦公模式已經(jīng)在信息技術(shù)的輔助下過渡到了自動化辦公階段。辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)可以把企業(yè)資訊網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代辦公融合在一起，采取授權(quán)方法分層次管控企業(yè)資訊，讓資訊成功共享且更具安全性，持續(xù)更新發(fā)展的辦公自動化系統(tǒng)軟件也給現(xiàn)代化企業(yè)提供了管理和辦公的便利性，在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。

1? ? ?OA系統(tǒng)概述

1.1? ?概念及發(fā)展階段

OA系統(tǒng)主要是指當(dāng)下各個行業(yè)廣泛應(yīng)用的辦公自動軟件。

OA系統(tǒng)在我國主要分為3個發(fā)展階段。一是政府的需求促使OA簡單功能得以實現(xiàn)的階段。政府的辦公使用需求是中國OA系統(tǒng)的開發(fā)源頭，對政府而言，在其辦公過程中需要處理和管理大量檔案及公文文件。對國企而言，在計劃經(jīng)濟(jì)時代背景下，政府的辦公形式與其在行政事務(wù)上的方式比較接近。此外，行政級別也與政府部門的官員和公司組織領(lǐng)導(dǎo)之間有著很大的關(guān)聯(lián)，政府和企業(yè)之間的對應(yīng)關(guān)系也十分明確，因此，國企的辦公活動中同樣需要處理數(shù)量非常多的檔案和公文。在政府機構(gòu)和國有企業(yè)的管理過程中，對于很多行政上的建議和指示，當(dāng)時的國有企業(yè)做出決定時，需要向主管的政府部門匯報文件，如常?？吹絿笫褂玫募t頭文件。出于對大量文件處理的需求，開發(fā)OA系統(tǒng)勢在必行，因此，流轉(zhuǎn)公文和檔案管理是原始OA系統(tǒng)的基本功能。在此階段，一批老牌的OA廠商點擊科技開始出現(xiàn)。二是企業(yè)的應(yīng)用促使OA雛形得以形成的階段。大約從2002年開始，OA系統(tǒng)開始在全國范圍內(nèi)逐漸普及，原始OA系統(tǒng)框架下所展現(xiàn)出的基本功能，在其進(jìn)入公司后逐漸顯現(xiàn)出無法完全滿足企業(yè)辦公室工作需求的弊端，在這一情況下，企業(yè)的辦公特性需求開始逐漸成為OA系統(tǒng)開發(fā)需具備的功能需求，以滿足企業(yè)在收發(fā)文件和物流、人事以及車輛管理等方面的辦公基礎(chǔ)性需求，OA系統(tǒng)也由此開始更加注重企業(yè)的管理功能。

對企業(yè)中存在的層次結(jié)構(gòu)問題而言，盡管OA系統(tǒng)進(jìn)行了有針對性的解決，但常規(guī)的辦公流程（從起草文件、審查、簽名、下發(fā)到歸檔和借用等）是一個復(fù)雜且耗時的過程，而且決策過程十分緩慢，辦公效率也十分低下。所以，OA系統(tǒng)軟件取代了一些紙質(zhì)文件，但是在2000—2002年，內(nèi)網(wǎng)成為企業(yè)主要的辦公環(huán)境，此時在公司辦公流程中使用OA系統(tǒng)的比例小于1/4，OA系統(tǒng)沒有得到廣泛應(yīng)用。雖然在這一階段，現(xiàn)代OA系統(tǒng)的雛形基本形成，但在當(dāng)時紙質(zhì)辦公比OA系統(tǒng)的辦公應(yīng)用更為廣泛，因為當(dāng)時的電腦普及程度和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境空間仍然不是十分理想。三是OA系統(tǒng)的價值在其普適性中得到釋放的階段。2005年之后，隨著互聯(lián)網(wǎng)和電腦的普及，OA協(xié)作辦公的價值開始顯現(xiàn)，OA系統(tǒng)進(jìn)入了一個快速普及的時期，公司真正的協(xié)作辦公門戶開始變?yōu)镺A系統(tǒng)。在此期間，與外部門戶相比，OA系統(tǒng)開始充當(dāng)一種訪問企業(yè)的所有內(nèi)部數(shù)據(jù)方式的入口。OA系統(tǒng)可以與組織中的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)配合使用，如企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）、德國開發(fā)的企業(yè)管理系列軟件（System Applications and Products，SAP）和財務(wù)軟件等，數(shù)據(jù)也可以集中顯示，且OA系統(tǒng)在神經(jīng)系統(tǒng)中起著中樞性作用。2008年，隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及智能手機的迅速普及，OA辦公系統(tǒng)的真實潛力得到充分的釋放，物理環(huán)境不會對辦公活動產(chǎn)生影響，可以不受時間地點的限制即時辦公。為進(jìn)行績效管理，OA系統(tǒng)是一個最有用的平臺工具，其功能包括移動辦公室使用的GPS考勤、現(xiàn)場數(shù)據(jù)收集等，OA系統(tǒng)的潛力在4G的影響下得到進(jìn)一步釋放。有人認(rèn)為，OA系統(tǒng)的第四個階段是移動辦公階段，但筆者以為，它僅體現(xiàn)了OA系統(tǒng)開始普適，即從電腦端到智能手機移動端的廣泛普及，這用了五六年的時間得以實現(xiàn)，體現(xiàn)了辦公設(shè)備的小型化。

1.2? ?應(yīng)用效果

OA辦公自動系統(tǒng)的創(chuàng)建，可以讓部門辦公及業(yè)務(wù)體系的信息資源實現(xiàn)全面溝通分享，讓業(yè)務(wù)單位之間、業(yè)務(wù)部門之間、工作人員之間更好地協(xié)同合作，提升企業(yè)平常辦公的安全性和穩(wěn)定性，讓企業(yè)辦公變得更有效率、規(guī)范并更具科學(xué)性。現(xiàn)在OA辦公自動系統(tǒng)被企業(yè)當(dāng)成連通企業(yè)管理過程的一種集合應(yīng)用，針對不一樣的應(yīng)用對象，可發(fā)揮出不一樣的效能。

2? ? ?企業(yè)對OA辦公自動化系統(tǒng)的需求

隨著信息科技水平的飛速提升，企業(yè)對訊息科技的需要也逐漸增加，企業(yè)日漸繁雜的日常工作也給行政辦公方面提出了更多的需求，特別是在辦公效率、品質(zhì)等方面。如果辦公效率非常低，就會給企業(yè)的日常運營活動帶來較大影響，因此，對OA辦公自動系統(tǒng)的需求空間是極大的，主要表現(xiàn)在5個方面：一是創(chuàng)設(shè)科學(xué)管理體系和推動辦公自動化的需求;二是方便文件閱覽和節(jié)省工作成本的需求;三是促進(jìn)團(tuán)隊合作和提高工作效率的需求;四是提高行政管理水平和增強監(jiān)控能力的需求;五是加強信息分享和方便檢索查閱的需求。

3? ? ?辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1? ?前期調(diào)研

需求的整理歸納屬于前期調(diào)研的重要內(nèi)容，主要由3部分組成：首先，明確人員列表及需要向系統(tǒng)中錄入的組織結(jié)構(gòu)，確定登錄的初始密碼;其次，從采油廠當(dāng)前的管理規(guī)定出發(fā)，對不同業(yè)務(wù)審批的環(huán)節(jié)進(jìn)行整理分析，了解技術(shù)可行性，并與開發(fā)商確認(rèn);最后，開展線下表單的收集，依據(jù)各個流程開展，若是各個環(huán)節(jié)中無線下表單，必須與對應(yīng)部門確認(rèn)后再設(shè)計電子表單。

3.2? ?制作實施

在制作實施過程中，主要從以下兩方面著手。第一，建立人員賬號及組織結(jié)構(gòu)，依據(jù)調(diào)研過程中所收集的組織結(jié)構(gòu)量表，在建立OA系統(tǒng)內(nèi)組織結(jié)構(gòu)時，必須確保各個部門均能夠像OA系統(tǒng)錄入，并且保障部門之間層級關(guān)系的合理性，進(jìn)而為企業(yè)員工建立OA賬號，保障其能夠具有直屬上級和對應(yīng)部門，此外，不同部門均需要設(shè)置對應(yīng)的責(zé)任人員。第二，搭建完整的流程，在此過程中，必須依據(jù)實際調(diào)研過程中所獲取的需求制作表單，進(jìn)行流程配置，基礎(chǔ)配置內(nèi)容包括數(shù)據(jù)格式、字段權(quán)限及顯示情況等內(nèi)容，不同表單必須建立不同的審批流程，其主要包括流轉(zhuǎn)形式及節(jié)點設(shè)計等，對不同節(jié)點操作人員進(jìn)行優(yōu)化配置，并設(shè)置對應(yīng)的審批條件及路徑。填寫并審批各個節(jié)點的配置情況，執(zhí)行內(nèi)容辦理、審閱和印制等操作。依據(jù)業(yè)務(wù)需求，分析其是否會對其他流程產(chǎn)生影響。

3.3? ?測試上線

為降低上線風(fēng)險發(fā)生率，對測試和正式服務(wù)器進(jìn)行部署。在上線前，必須在測試服務(wù)器上進(jìn)行測試應(yīng)用，測試完成后將其向正式服務(wù)器復(fù)制。對流程測試完成以后，即可模擬真實場景。在移動及PC等終端進(jìn)行處理測試流程的發(fā)起和處理，登錄中需應(yīng)用人員賬號，以保障檢驗單數(shù)據(jù)合理，路徑通暢，權(quán)限得當(dāng)，若是流程為通過檢驗，可經(jīng)后臺重復(fù)進(jìn)行流程調(diào)試，使其獲得業(yè)務(wù)審批后上線。

組織用戶培訓(xùn)：測試完成后，開展組織用戶培訓(xùn)工作，以幻燈片形式展示OA系統(tǒng)域名、賬號登錄、操作內(nèi)容等，并現(xiàn)場演示流程流轉(zhuǎn)過程。會議結(jié)束后，分發(fā)操作手冊，傳送幻燈片，以幫助用戶深入了解OA系統(tǒng)。

上線試運行：待測試完成所有程序以后，將其向正式服務(wù)器中復(fù)制，上線后進(jìn)行試運行，時間以3個月為宜，運行過程中必須記錄和處理用戶反饋，包括操作異常及缺陷等問題，對系統(tǒng)加以完善。

3.4? ?運維管理

上線運行并不表示流程制作完成，必須及時維護(hù)系統(tǒng)，在發(fā)生人員流動、組織結(jié)構(gòu)變化、審批業(yè)務(wù)變化及系統(tǒng)升級時，必須有效進(jìn)行系統(tǒng)運維，以保障系統(tǒng)運行的正?；?。

4? ? OA系統(tǒng)上線的優(yōu)化設(shè)計

4.1? ?數(shù)據(jù)處理

只有規(guī)范地填寫數(shù)據(jù)，才能保障查詢的便捷性。在填寫表單的過程中，由于缺少規(guī)范化的表單設(shè)計，經(jīng)常會出現(xiàn)漏填及錯填現(xiàn)象，字跡比較潦草，而OA系統(tǒng)中，電子表單可自動檢索關(guān)鍵字，一旦信息填寫失誤或者不填，將向用戶進(jìn)行報錯提示，減少失誤情況。OA系統(tǒng)表達(dá)及流程可永久性保存，可統(tǒng)計和查詢表單字段，方便查詢和存儲表單，減輕工作人員負(fù)擔(dān)。

4.2? ?降低成本

在上線運行系統(tǒng)以后，應(yīng)用無紙化辦公，可縮減辦公成本。傳統(tǒng)線下審批過程中，需要多次打印和發(fā)放審批表單及文件，而這一系可依靠電子化手段進(jìn)行辦公，可有效進(jìn)行在線申請和審批，實現(xiàn)文檔掃描并上傳，進(jìn)行系統(tǒng)的在線審閱和流轉(zhuǎn)，應(yīng)用簡便，能夠減少打印費用，降低工作人員壓力。

4.3? ?提升效率

OA系統(tǒng)流程審批方式簡單，線上審批中，可在申請節(jié)點位置填寫規(guī)范內(nèi)容，減少咨詢和查詢流程，流程圖查看按鈕可在任意節(jié)點上顯示，幫助工作人員詳細(xì)觀察審批路徑。在OA系統(tǒng)上線之前，申請人必須以紙質(zhì)表單進(jìn)行院區(qū)的信息傳遞，耗時較大，審批受空間和時間限制較大，而在線審批形式，可在系統(tǒng)中進(jìn)行審批，無須院區(qū)間的往返，操作簡單便捷。辦公人員僅僅需要依靠筆記本異地登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批，若是應(yīng)用不便，也可通過平板和手機等進(jìn)行審批。

5? ? 結(jié) 語

作為企業(yè)信息化管理的關(guān)鍵工具，OA系統(tǒng)可以完善企業(yè)管理過程中的規(guī)劃、項目、財務(wù)、員工考勤體系和供給鏈等綜合管理體系，發(fā)揮提升管理效能和協(xié)作辦公能力的作用。因此，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的OA系統(tǒng)，進(jìn)而推動自身信息化建設(shè)，不斷提高企業(yè)管理水平。

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