論如何實現(xiàn)牧場社保局檔案管理信息化

于守海

牧場社保局檔案，是牧場社保工作中形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。社保檔案是一種信息和載體的統(tǒng)一體，是寶貴的信息類資源。但隨著社保工作的持續(xù)開展，檔案的數(shù)量越來越多，保管條件亟需改善、檔案的查詢利用率和管理人員的素質(zhì)也需要提高。改進以上問題的最好方式，就是實現(xiàn)檔案的信息化管理。本文就如何實現(xiàn)牧場社保局檔案管理信息進行了論述。

1、社保局檔案的特征及信息化管理的必要性

社保局檔案包含了被保險人的一些重要的個人信息及社會保險內(nèi)容，它是具有一定法律效力的居民養(yǎng)老保險的必要憑證，存在著比較強的真實性及易露性。由于牧場社保檔案記錄了牧場居民養(yǎng)老保險的全過程，對其社保經(jīng)歷有一定的指導(dǎo)、監(jiān)督和維權(quán)作用。它的具體特征是涉及的內(nèi)容廣泛、管理的信息化程度要求較高、存儲和保存的期限較長、對安全系數(shù)有很高要求。根據(jù)以上特征，對社保檔案的管理提出了高標準的要求，只有采取和實現(xiàn)信息化的管理，才能滿足不斷發(fā)展的社保檔案管理的要求，提高社保檔案的管理水平，使檔案為社會保險事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)性和引領(lǐng)性的服務(wù)。

2、牧場社保局實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑

要實現(xiàn)牧場社保局檔案管理信息化，必須加強或完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)設(shè)備，從為檔案管理部門配備統(tǒng)一的管理設(shè)備入手，建立健全規(guī)范化、標準化、信息化的管理機制，建設(shè)并形成一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才的檔案管理隊伍。

（1）為牧場檔案管理部門配備必要的信息化管理設(shè)備

計算機作為信息化管理的基礎(chǔ)性設(shè)備，是檔案管理實現(xiàn)信息化的必要條件，沒有這個前提條件，信息化就無從談起。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到計算機在實現(xiàn)檔案信息化管理工作中的重要性，適當(dāng)投入資金，為檔案管理部門配備必要的計算機及一些輔助設(shè)備。比如存儲設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、掃描設(shè)備等，在硬件條件具備后，還應(yīng)為檔案管理部門配備相關(guān)的檔案管理軟件，形成軟硬件齊備的檔案管理的強有力工具。計算機檔案管理系統(tǒng)既包括硬件又包括軟件，可以在具體工作中做到檔案自動編目及相關(guān)內(nèi)容檢索、檔案資料的電子化存儲、優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)、輔助檔案的立卷、索引，真正實現(xiàn)文檔管理一體化等。以上這些工作內(nèi)容，都需要依托計算機軟硬件來實現(xiàn)，因此，必須為檔案管理部門配備實現(xiàn)信息化管理必需的試算機設(shè)備，全面覆蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)及過程，為檔案管理實現(xiàn)信息化提供基礎(chǔ)設(shè)施的保證。另外，大容量的存儲設(shè)備雖然是計算機的附屬設(shè)備，但卻是檔案管理的重要載體。在社保檔案不斷增加，數(shù)量越來越龐大的前提下，檔案管理部門的檔案保管庫房越來越不夠用，而且還存在著檔案資料老化及人為損壞的問題題，而利用高容量檔案存儲設(shè)備會輕易解決以上問題。存儲設(shè)備包括大容量的磁盤陣列或光盤存儲系統(tǒng)，可根據(jù)實際需要選擇磁盤陣列或光盤存儲系統(tǒng)，完備的電子存儲系統(tǒng)可以有效解決檔案信息存儲問題，減輕因庫房或檔案資料老化及損壞為檔案管理帶來的壓力。大容量的存儲設(shè)備不僅節(jié)省了庫房建設(shè)的成本、減輕了管理人員的工作量、提高了保存質(zhì)量，還可以大幅度地提升檔案管理工作效率。

（2）建立規(guī)范化、標準化、信息化的檔案管理機制

在牧場社保局檔案信息化建設(shè)中，為進一步明確各相關(guān)部門和單位的責(zé)任，為網(wǎng)絡(luò)的順暢運行及數(shù)據(jù)的安全存儲提供保障，還應(yīng)根據(jù)工作需要，建立起規(guī)范化、標準化、信息化的管理機制。一是要制定完善的檔案信息化管理制度。根據(jù)檔案管理部門檔案信息化管理的具體要求，制定與信息化檔案管理相適應(yīng)的管理制度。二是應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程及技術(shù)規(guī)范，將電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟進一步細化。三是還要采取必要的安全措施，制定電子文件和電子檔案的安全管理制度，確保電子檔案的安全與完整。四是應(yīng)統(tǒng)一檔案的管理標準。管理的標準化和規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。通過標準化、規(guī)范化的管理，使檔案管理在整理、統(tǒng)計、服務(wù)、技術(shù)等方面實現(xiàn)標準化管理，這些標準的建立可以做為衡量工作效率高低的尺度。建立相關(guān)的工作標準，可以使檔案數(shù)據(jù)庫如期建立，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的暢通和資源共享。

（3）建設(shè)一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才的檔案管理隊伍

檔案信息化管理的主要特征是檔案文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用等，都是通過計算機實現(xiàn)的。因此要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機的應(yīng)用技術(shù)，了解電子文件的特征和電子檔案的管理方法，還要熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)及安全保護知識。檔案管理部門應(yīng)加強對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請檔案信息管理方面的專家或技術(shù)人員，系統(tǒng)傳授檔案信息化管理的知識，對檔案信息化管理中的環(huán)節(jié)與步驟進行實際教學(xué)，解決信息化設(shè)備應(yīng)用中遇到的問題。管理人員也應(yīng)加強自學(xué)，迅速更新自己的檔案管理知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷適應(yīng)信息化條件下的檔案管理工作要求。

綜上所述，實現(xiàn)牧場社保局檔案管理信息化是一項系統(tǒng)性很強的工作，需要各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的協(xié)助。同時還應(yīng)為檔案管理部門配備必要的信息化管理設(shè)備、建立規(guī)范化、標準化、信息化的檔案管理機制、建設(shè)一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才的檔案管理隊伍，只有這樣才能真正實現(xiàn)社保檔案的信息化管理。

（作者單位：163851 黑龍江省和平牧場社會保險事業(yè)管理局）