學(xué)校人事檔案管理模式優(yōu)化思考

彭春霞

摘要：隨著我國教育改革的春風(fēng)吹遍祖國的神舟大地，學(xué)校也順應(yīng)時代的潮流進(jìn)行了相應(yīng)的改革，使其更加適應(yīng)現(xiàn)階段的教學(xué)目標(biāo)。學(xué)校教育管理體制的逐漸完善和就業(yè)形勢的越來越嚴(yán)峻，人事檔案能對學(xué)生的在校表現(xiàn)及資歷、獎懲行為等有一個詳細(xì)的記錄，對日后就業(yè)單位對學(xué)生進(jìn)行評估及應(yīng)聘有重要的參考作用。本文將對學(xué)校人事檔案的管理工作進(jìn)行深入的研究，發(fā)現(xiàn)目前人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出一些可行性的措施進(jìn)行解決。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;人事檔案;管理模式

1 學(xué)校人事檔案管理模式的現(xiàn)狀

學(xué)校人事檔案主要是由三部分構(gòu)成的。其中包括基礎(chǔ)的學(xué)生檔案;在校工人檔案和在職教師檔案.但是對這三個種類的管理模式卻不盡相同。一般而言，學(xué)校的人事檔案管理模式又分為集中管理、分?jǐn)彻芾?、混合管理。集中管理模式又可稱之為納入管理，主要是將人事檔案各種有效的信息進(jìn)行集中的統(tǒng)一處理。剩下的兩種類型又被稱之為非納入管理，相比較納入管理模式較為復(fù)雜，不同類別的管理模式在每個學(xué)校都具有不同的規(guī)范。比如，在校員工檔案主要是由組織部門管理模式;基礎(chǔ)學(xué)生檔案主要是由人事部門管理模式;在職教師檔案主要是由教務(wù)處部門管理模式。根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)每個地區(qū)，每個學(xué)校人事檔案的管理模式都有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，因此，就會出現(xiàn)不盡相同的結(jié)果，這說明學(xué)校人事檔案的管理模式體現(xiàn)出了復(fù)雜性和多樣性兩種特質(zhì)。

2 中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案內(nèi)容不全

盡管目前學(xué)校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學(xué)階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務(wù)信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學(xué)情況較為簡單，個人教學(xué)能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導(dǎo)致學(xué)校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學(xué)校的人事管理帶來不便。

2.2 檔案名不副實

檔案在很大程度上可以對一個人的能力和資歷進(jìn)行相當(dāng)真實的評估和借鑒，但在如今，有相當(dāng)一部分的檔案存在失真的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象主要有三個方面的原因造成，首先，由于大環(huán)境的影響，受到社會各種政策的影響，導(dǎo)致在某一階段內(nèi)檔案無法合理歸檔和移交檔案，這種歷史原因造成的檔案的名不副實。

其次，由于檔案管理者和填表者的疏忽，在實際進(jìn)行檔案填寫的時候虛假或夸張地去填寫一些內(nèi)容，相關(guān)的管理者也沒有及時地去審核檔案中的文件和材料，這就很容易造成檔案的失實。最后一個原因就是由于操作性失誤引起的，譬如在操作過程中某些部門的工作人員沒有去及時地更新檔案，如各種崗位變動等，很容易被遺落，因此甚至出現(xiàn)在同一份檔案中出現(xiàn)同一信息的不一致，這些問題造成了檔案信息的名不副實。

2.3 人事檔案管理人員素質(zhì)低

檔案管理人員在人事檔案管理過程中起到舉足輕重的作用，是人事檔案管理工作能夠順利開展的關(guān)鍵因素。因人事檔案管理具有復(fù)雜性、繁瑣性及枯燥性的工作特點，這就要求檔案管理人員要具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)及業(yè)務(wù)能力。然而，在我國學(xué)校人事檔案管理工作的具體開展中，不少檔案管理人員均為兼職人員，兼職人員工作任務(wù)大，分身乏術(shù)，沒有足夠的精力完善人事檔案資料。這種專業(yè)型管理人員的缺失，使得檔案管理人員嚴(yán)重缺乏責(zé)任心及職業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致人事檔案管理在具體開展中出現(xiàn)很多問題，如人事檔案內(nèi)容缺失、信息失真或檔案資料記錄不全面等問題的發(fā)生，會對人事檔案的轉(zhuǎn)移及管理帶來不利的影響。

3 學(xué)校人事檔案管理模式優(yōu)化措施

3.1 加強檔案歸檔制度，使學(xué)校的人事檔案更加完善

人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看。需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負(fù)責(zé)全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度.明確人事檔案的歸檔范圍。杜絕范圍外的材料進(jìn)檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學(xué)校人事檔案中制定教學(xué)登記表，登記表中記錄教職工的詳細(xì)情況，包括教師的教學(xué)情況，工作能力。教師的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準(zhǔn)確反映出教師的個人能力和教師的學(xué)術(shù)水平等。與此同時，還應(yīng)該增加學(xué)校教職工的獎懲情況以及培訓(xùn)情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外。為了提高人事檔案的實用性.增加人事檔案管理的有效性，學(xué)校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進(jìn)人事檔案地位的建立，為學(xué)校對教職工的評價工作作出鋪墊。使教職工有競爭的壓力，有！利于提高教職工的競爭意識，促進(jìn)學(xué)校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。

3.2 認(rèn)真進(jìn)行整理，確保檔案質(zhì)量

整理工作中做到準(zhǔn)確分類，排列有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案都達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。采用中央組織部監(jiān)制.定點廠家生產(chǎn)的新式千部檔案卷夾，改換沿用幾十年的外觀簡陋且增減檔案材料十分不便的老式檔案卷夾，過去由于紙張與線繩之間反復(fù)摩擦，檔案材料都有不同程度的受損。新式檔案卷夾采用了盒裝活頁式設(shè)計，檔案材料在裝訂打孔以后無需再變換孔的位置，增減檔案材料簡單方便，也有利于檔案的保護(hù)。

3.3 實現(xiàn)高校人事檔案管理模式的信息化

信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，使得其在各類信息的接收、識別。傳遞過程中.日益呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的特點。高校作為人才培養(yǎng)的重要機構(gòu)及科研場所，人員身份復(fù)雜，更應(yīng)該實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，因而，要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化.高校人事檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化，不僅是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行日常的檔案信息資料的整理和匯編，對于歸檔材料進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，而且包括了檔案資料的借間和歸還手續(xù)的辦理.人事檔案資料的信息資源的建立和開發(fā).高校應(yīng)該盡快的將人事檔案管理工作納人到校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下所運行的集DSS.MIS及OA于一體的高校信息管理系統(tǒng)之中，建構(gòu)起一套屬于高校人事檔案管理工作自己的計算機管理體系。要對高校人事檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)技能，尤其是計算機技術(shù)中相關(guān)軟件的應(yīng)用能力，能夠熟練運用信息管理系統(tǒng)和相關(guān)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，能夠熟練掌握多種操作系統(tǒng)，并與同等級別的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的鏈接和交換。

4 結(jié)語

人事檔案管理是對人員管理的一個重要的基礎(chǔ)，有利于發(fā)掘人才，是對人才充分使用的一項依據(jù)，有利于學(xué)校人力資源管理。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進(jìn)步，人事檔案管理的作用和意義也逐漸加大，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法和內(nèi)容已經(jīng)不能夠滿足需要，因此需要改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。開辟新的模式。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：濟南外國學(xué)校開元國際分校）