淺論地勘單位應(yīng)收賬款的管理

葉宏峰

隨著地勘單位經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)張，資產(chǎn)負(fù)債率持續(xù)攀升，“兩金”占資居高不下，已成為影響地勘單位健康、持續(xù)發(fā)展的瓶頸。如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，及時(shí)回收，避免其成為呆賬、壞賬，就成為地勘單位管理層尤為關(guān)注的問(wèn)題。本文結(jié)合地勘單位行業(yè)特性，分析了應(yīng)收賬款的成因，對(duì)如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了探討，并提出相應(yīng)的防范及解決措施，以期為地勘單位的應(yīng)收賬款管理工作提供相應(yīng)的參考與借鑒。

自改革開(kāi)放以來(lái)，由于國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策調(diào)整，財(cái)政對(duì)地質(zhì)勘查投入相對(duì)減少，地勘隊(duì)伍為了生存發(fā)展，大力拓展地質(zhì)勘查和工程建設(shè)市場(chǎng)，組建了以工程勘察、施工和測(cè)繪等為特色地地勘企業(yè)，地勘單位企業(yè)積極融入建設(shè)市場(chǎng)，緊緊抓住經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展機(jī)遇，地勘單位不僅彌補(bǔ)了經(jīng)費(fèi)短缺，銀決了職工生存之虞，而且地勘經(jīng)濟(jì)得以高速發(fā)展。不過(guò)與此同時(shí)，地勘企業(yè)快速發(fā)展的步伐與自身管理水平相對(duì)滯后的矛盾日漸凸現(xiàn)出來(lái)，加之目前我國(guó)市場(chǎng)體制不健全，社會(huì)信用體系不完善，經(jīng)濟(jì)下行壓力增大，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)收賬款不斷增加。應(yīng)收賬款增加是地勘單位企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)無(wú)法規(guī)避的，但如果占資過(guò)大，就會(huì)影響企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的現(xiàn)金流平衡，降低資產(chǎn)變現(xiàn)能力，造成流動(dòng)資金短缺，導(dǎo)致財(cái)務(wù)狀況惡化。因此，如何在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀求企業(yè)健康、持續(xù)地發(fā)展，應(yīng)收賬款管理也就成為地勘單位加強(qiáng)企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、地勘單位應(yīng)收賬款管理存在的問(wèn)題及成因

應(yīng)收賬款的產(chǎn)生是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是伴隨著買(mǎi)方市場(chǎng)和社會(huì)化大生產(chǎn)出現(xiàn)而出現(xiàn)的。地勘單位企業(yè)在借助賒銷(xiāo)來(lái)擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，應(yīng)收賬款總額隨之不斷攀升，使得經(jīng)營(yíng)性現(xiàn)金流被大量擠占，影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。另外，逾期應(yīng)收賬款日漸高企，導(dǎo)致壞賬損失增加，降低了企業(yè)的資產(chǎn)質(zhì)量。如何在生產(chǎn)規(guī)模擴(kuò)張的同時(shí)避免壞賬損失，就越來(lái)越受到地勘單位企業(yè)的高度重視。但在實(shí)際工作中，由于受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不健全、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈以及企業(yè)重業(yè)務(wù)而忽視應(yīng)收賬款管理等因素的制約，地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理工作存在諸多不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）合同管理責(zé)任弱化

在當(dāng)下合同信用缺失的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)普遍缺乏契約精神，而部分地勘單位企業(yè)卻又重視雙方達(dá)成的口頭約定，忽視合同管理，意識(shí)不到合同對(duì)應(yīng)收賬款管理的重要性，財(cái)務(wù)部門(mén)也不參與合同會(huì)簽，難以融入項(xiàng)目全過(guò)程管理，導(dǎo)致后期收款陷入被動(dòng)。由于地勘單位行業(yè)整體供過(guò)于求，為了承攬更多業(yè)務(wù)，企業(yè)一味迎合客戶(hù)的不合理要求，被動(dòng)接受客戶(hù)的各種苛刻條件，簽訂不利于自身利益的合同條款，我們現(xiàn)有的合同管理過(guò)程中在一定程度上存在弱化和虛化現(xiàn)象，合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程中流于形式的問(wèn)題也比較突出。有些合同主要條款敷衍潦草，漫不經(jīng)心，收款約定難以執(zhí)行。有些單位不簽合同即進(jìn)場(chǎng)、不簽合同即提交報(bào)告的現(xiàn)象比較普遍地存在，在報(bào)告提交幾年之后仍未簽訂合同的現(xiàn)象也不在少數(shù)。這種現(xiàn)象顯示合同管理過(guò)程中內(nèi)控制度已經(jīng)基本失效，在某種程度上可以說(shuō)是我們自我放棄了合同權(quán)益和有效約束對(duì)方的手段，并且自我削弱了收款的主動(dòng)權(quán)。

（二）內(nèi)部管理機(jī)制不規(guī)范

地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理意識(shí)普遍薄弱，重業(yè)務(wù)輕收款，往往認(rèn)為有市場(chǎng)有項(xiàng)目企業(yè)就能生存，收款是以后的事，為了提升業(yè)績(jī)，盲目地采用寬松的信用政策爭(zhēng)奪項(xiàng)目，只追求賬面上的收入和利潤(rùn)，而忽視應(yīng)收賬款內(nèi)控管理要求。一是內(nèi)部監(jiān)管不到位，財(cái)務(wù)部門(mén)僅負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的基礎(chǔ)核算工作，沒(méi)有參與應(yīng)收賬款的全過(guò)程管理工作。雖然設(shè)有內(nèi)審部門(mén)，但風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督控制滯后，往往在應(yīng)收賬款出現(xiàn)逾期損失后才要求整改，沒(méi)有發(fā)揮事前預(yù)防作用。二是內(nèi)部溝通不暢，地勘單位企業(yè)內(nèi)部基本上是自上而下的溝通，缺乏由下而上的反饋機(jī)制，縱向溝通不暢。部門(mén)之間的橫向溝通也不順暢，導(dǎo)致信息無(wú)法及時(shí)共享，出現(xiàn)問(wèn)題均由部門(mén)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)處理，效率低下，不利于開(kāi)展應(yīng)收賬款管理工作。三是信息跟蹤和更新不及時(shí)，許多地勘單位企業(yè)沒(méi)有建立項(xiàng)目信息管理平臺(tái)，缺少一套簡(jiǎn)單易懂、操作簡(jiǎn)便的管理流程，應(yīng)收賬款管理臺(tái)賬仍然使用電子表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，無(wú)法及時(shí)更新項(xiàng)目合同變更、結(jié)算方式變化、客戶(hù)主要信息或聯(lián)絡(luò)人變化等輔助信息。四是沒(méi)有建立完善的責(zé)任體系，營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)等職責(zé)不清，責(zé)任人及執(zhí)行人配備不到位。沒(méi)有配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)每月的應(yīng)收賬款情況進(jìn)行跟蹤，也未做到對(duì)每個(gè)項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行研究分析，導(dǎo)致很多應(yīng)收賬款變成了壞賬。

（三）發(fā)票管理不規(guī)范

簽好的合同財(cái)務(wù)科沒(méi)有備案;沒(méi)有啟用發(fā)票簽收單，存在有許多發(fā)票通過(guò)快遞方式寄給對(duì)方。業(yè)主經(jīng)常有發(fā)票丟失的現(xiàn)象。到財(cái)務(wù)開(kāi)發(fā)票提議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)跟蹤過(guò)來(lái)開(kāi)發(fā)票，同時(shí)負(fù)責(zé)把發(fā)票簽收單、簽好的合同一并交財(cái)務(wù)保管如：合同規(guī)定形同虛設(shè)，幾乎所有項(xiàng)目均沒(méi)有按照合同規(guī)定執(zhí)行，如合同提交成果報(bào)告時(shí)一次性結(jié)清費(fèi)用，不過(guò)實(shí)際操作大部分還是先提交成果開(kāi)好發(fā)票，交給業(yè)主，后簽合同，再收款。項(xiàng)目負(fù)責(zé)不收款，統(tǒng)一由單位負(fù)責(zé)人集中負(fù)責(zé)收款。未定期與客戶(hù)進(jìn)行對(duì)賬工作，所有新老客戶(hù)沒(méi)有對(duì)賬記錄。

二、地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理應(yīng)對(duì)策略

在地勘單位企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，應(yīng)收賬款管理是極其重要的組成部分。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款的產(chǎn)生以及管理所采取的管控措施，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果具有重要的影響。除了宏觀經(jīng)濟(jì)及行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的影響之外，地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款的質(zhì)量其實(shí)很大一部分取決于企業(yè)應(yīng)收賬款管理水平。針對(duì)地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的問(wèn)題，本文結(jié)合地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理實(shí)際情況，就如何加強(qiáng)地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理提出以下建議和措施，以改善地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款管理，減少應(yīng)收賬款存量，降低壞賬損失，加快資金周轉(zhuǎn)，提升競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)多贏目標(biāo)。

（一）強(qiáng)化合同管理

地勘單位業(yè)務(wù)專(zhuān)有性的特征定企業(yè)應(yīng)高度重視合同管理。一是設(shè)置專(zhuān)門(mén)的合同管理崗位，可與信用管理崗合二為一。按照不相容職務(wù)分離原則，合同管理應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)管，也有利于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的資金流動(dòng)情況進(jìn)行統(tǒng)一、集中管控。合同管理崗主要負(fù)責(zé)條款的修訂、審批、履約、變更等，并及時(shí)將信息錄入項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。所有業(yè)務(wù)均應(yīng)簽訂合同，并經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)等審批后生效。二是規(guī)范合同內(nèi)容。地勘單位應(yīng)組織生產(chǎn)部門(mén)、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)等，結(jié)合各部門(mén)業(yè)務(wù)情況，編寫(xiě)規(guī)范且符合企業(yè)利益的合同條款和內(nèi)容，制定一個(gè)或數(shù)個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的合同版本。在訂立合同時(shí)應(yīng)與客戶(hù)充分溝通，明確結(jié)算時(shí)點(diǎn)及要件，抓住主要支付條件，避免無(wú)關(guān)的約束條件寫(xiě)入合同。四是強(qiáng)化合同交底工作。合同管理人員應(yīng)將合同事件的責(zé)任分解落實(shí)到生產(chǎn)部門(mén)、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的相關(guān)責(zé)任人，提高相關(guān)人員的合同意識(shí)，確保合同履約有效落地。

（二）加強(qiáng)流程管控，健全責(zé)任體系

地勘單位企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持“誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)收款、誰(shuí)審批誰(shuí)收款”的應(yīng)收賬款催收原則，建立完善項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)，梳理和完善內(nèi)控流程，建立應(yīng)收賬款三級(jí)責(zé)任體系。一是以生產(chǎn)部門(mén)為主、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)為輔建立第一層級(jí)責(zé)任人，生產(chǎn)部門(mén)的收款考核結(jié)果，也視同營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)收款考核完成情況。生產(chǎn)部門(mén)為應(yīng)收賬款第一責(zé)任人，直接負(fù)責(zé)項(xiàng)目的款項(xiàng)催收工作，按月將項(xiàng)目組成人員情況、工作進(jìn)展情況、工作量確認(rèn)單或結(jié)算清單、客戶(hù)聯(lián)系人及本部門(mén)具體經(jīng)辦人變更信息等，及時(shí)以書(shū)面形式報(bào)合同管理員，及時(shí)錄入系統(tǒng)。營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)為次級(jí)責(zé)任人，主要負(fù)責(zé)收集客戶(hù)信用、合同變更及客戶(hù)反饋信息等，及時(shí)以書(shū)面形式報(bào)合同管理員，便于更新信息。二是以財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)和法規(guī)部門(mén)為第二層級(jí)責(zé)任人。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)信息維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)信息，并根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理、分析、匯總項(xiàng)目應(yīng)收賬款信息，按月編制《應(yīng)收賬款催收信息表》，詳細(xì)說(shuō)明每個(gè)項(xiàng)目到賬情況及應(yīng)收未收情況，并就存在的重大問(wèn)題及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、向各部門(mén)反饋。審計(jì)及監(jiān)察部門(mén)主要履行監(jiān)督及服務(wù)職能。三是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為第三層級(jí)責(zé)任人，對(duì)應(yīng)收賬款管理進(jìn)行決策和協(xié)調(diào)項(xiàng)目管理事宜，同時(shí)，定期召開(kāi)應(yīng)收賬款管理專(zhuān)題會(huì)議，集中處理或協(xié)調(diào)應(yīng)收賬款管理工作。

（三）規(guī)范發(fā)票管理

1.規(guī)范開(kāi)具發(fā)票環(huán)節(jié)。發(fā)票、合同、成果資料、中標(biāo)通知書(shū)等交給業(yè)主辦理結(jié)算時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，盡量要掌握好開(kāi)發(fā)票時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)方準(zhǔn)備答應(yīng)安排付款時(shí)，再開(kāi)具發(fā)票給對(duì)方，盡量不要提前開(kāi)具給對(duì)方。從而一定程度會(huì)避免業(yè)主發(fā)票經(jīng)常丟失和賬面應(yīng)收賬款增幅過(guò)快等現(xiàn)象。

2.規(guī)范發(fā)票簽收環(huán)節(jié)。針對(duì)地勘單位的業(yè)主，是政府府門(mén)居多，而且政府部門(mén)經(jīng)辦人員調(diào)動(dòng)快，從目前催討賬款情況看，對(duì)方把我們合同、發(fā)票等重要結(jié)算資料經(jīng)常有丟失現(xiàn)象，為以防萬(wàn)一，建議重新啟用發(fā)票簽收單，讓對(duì)方簽字，從而在財(cái)務(wù)上把信息資料永久附在發(fā)票后記賬保存從而留有證據(jù)。

（四）建立應(yīng)收賬款對(duì)賬制度

對(duì)賬工作要堅(jiān)持定時(shí)定點(diǎn)對(duì)賬原則，實(shí)務(wù)中很多呆賬、壞賬的產(chǎn)生，不完全是客戶(hù)故意拖欠，而是由于企業(yè)自身管理不善造成的。財(cái)務(wù)部門(mén)是應(yīng)收賬款對(duì)賬的主責(zé)部門(mén)，在每年年末，對(duì)項(xiàng)目管理信息平臺(tái)的信息進(jìn)行匯總、整理，編制應(yīng)收賬款明細(xì)表，分送生產(chǎn)部門(mén)、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)向客戶(hù)發(fā)放對(duì)賬函證，取得客戶(hù)簽章的有效對(duì)賬結(jié)果證明等，作為后期收賬的證據(jù)。如果對(duì)賬出現(xiàn)異議，及時(shí)查找原因并修正，確保賬目清晰。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將對(duì)賬結(jié)果向各生產(chǎn)部門(mén)和營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)反饋。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，近年來(lái)，隨著宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的變化以及經(jīng)濟(jì)增速的放緩，地勘單位企業(yè)應(yīng)收賬款以更加嚴(yán)峻的形勢(shì)顯現(xiàn)，因此，地勘單位應(yīng)把應(yīng)收賬款管理工作當(dāng)做制度化、常態(tài)化、經(jīng)營(yíng)化工作來(lái)抓，將收款責(zé)任固化在合同管理的日常工作流程之中，在觀念認(rèn)知上、制度保證上，將收款工作的壓力和任務(wù)分解到日常。從而防范和化解財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保地勘單位企業(yè)健康持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。（作者單位：浙江省第十一地質(zhì)大隊(duì)）