淺談檔案對志書編纂的影響

賈奎文

盛世修志是中華民族的優(yōu)良文化傳統(tǒng)，近些年來，地方志書編纂成為各地的一項不可或缺的工作。筆者參閱多地編寫的志書，內(nèi)容詳略不一，同一內(nèi)容有的志書記述詳細，而有的記述簡略一帶而過，筆者認為，檔案對志書編纂的內(nèi)容詳略與否起著絕對作用，檔案資源豐富與否直接制約志書的質(zhì)量。以下是筆者一些粗淺的看法，同大家商榷。

一、檔案與志書的關(guān)系

志書以豐富、詳實、全面、準(zhǔn)確的資料記載，系統(tǒng)地記述一個地區(qū)或部門的歷史和現(xiàn)狀，貫通古今、縱不斷線，門類齊全、橫不缺項。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案資料與志書編纂相輔相成，檔案資料是志書編纂的基礎(chǔ)和依據(jù)，志書編纂是對檔案資料的全面、綜合利用，又是檔案工作的資料庫。志書的內(nèi)容豐富，匯集了大量的檔案資料，所以它也是各級檔案部門保存的主要資料。

二、檔案資源對志書編纂的影響

1.檔案資料缺失的影響

有的地方某些單位由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，檔案管理人員更換頻繁，工作不積極認真、不熟悉業(yè)務(wù)工作，收集檔案材料不及時，反映主要職能的檔案材料分散在職能科室人員手中，僅收集綜合部門的一點材料，檔案行政管理部門多次提出整改仍不改正，機構(gòu)變革和科室人員變動，文件材料散失不知去向，造成本單位的檔案資料缺失。檔案資料的缺失嚴(yán)重影響到多年后志書的編纂，無依據(jù)可查，無資料可編，甚至出現(xiàn)斷線。志書編纂內(nèi)容的記述簡略一帶而過，多數(shù)由于此。

2.大事記不完整的影響

大事記是按照時間順序簡要記述一定歷史時期一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動和重要事實的一種檔案參考資料，系統(tǒng)扼要地記錄已發(fā)生的歷史事件，揭示重要事件的發(fā)生、發(fā)展過程以及事件之間的關(guān)系。大事記是隨事件的發(fā)生隨時記錄，有些單位日常工作中沒有大事記錄的習(xí)慣，年終需要匯編整理年度大事記時，翻找本單位的簡報、信息或憑記憶編寫大事記，致使大事記錄不全面、不完整。大事記不僅是志書內(nèi)容的一部分，還對檔案起到補充的作用，有些情況檔案反映不出來，如上級領(lǐng)導(dǎo)來本單位考察，檔案只有領(lǐng)導(dǎo)講話、本單位的安排、匯報等，至于上級領(lǐng)導(dǎo)在本單位的工作情況則不能完全反映出來，可以通過大事記來補充記述，在檔案資料缺失的情況下，如有完整的大事記，可為地方編史、修志提供可靠材料依據(jù)，可保證歷史事件的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。

3.檔案數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的影響

一個單位同一年度內(nèi)，有工作總結(jié)、統(tǒng)計年報、領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報告等。同一年內(nèi)的所有數(shù)據(jù)應(yīng)該是統(tǒng)一的，但有的單位卻是總結(jié)、報表、述職數(shù)據(jù)各式各樣。多年后給志書編纂人員造成困惑，不知哪個數(shù)據(jù)是真實的，以哪個為準(zhǔn)。

三、檔案工作應(yīng)采取的措施

鑒于檔案對志書編纂的影響，筆者認為應(yīng)采取以下措施：

1.加強檔案資料的收集力度

檔案行政管理部門應(yīng)借勢部門歸屬黨委領(lǐng)導(dǎo)，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，提高各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，加強檔案資料的收集力度，做到應(yīng)歸盡歸，保證反映本單位主要職能工作的文件材料齊全完整。

2.加強大事記錄

編寫大事記是一項嚴(yán)肅細致、又持續(xù)性長的工作。各單位應(yīng)當(dāng)建立大事記錄制度，確定業(yè)務(wù)科室專人記錄，定期向本單位綜合檔案部門匯總，逐月（或季）整理出上一個月份（或季度）的大事，年終系統(tǒng)整理成本年度大事記，并歸檔保存。

3.編寫年鑒

年鑒是全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地記述上年度事物運動、發(fā)展?fàn)顩r，系統(tǒng)匯輯一年內(nèi)的重要時事、文獻和統(tǒng)計資料，按年度連續(xù)出版的資料性工具書。有了年鑒，志書在編纂時可以將多年的年鑒按照體例格式很容易編纂在一起。各地已經(jīng)意識到這點，開始年鑒的編纂工作。

作者單位：衡水市桃城區(qū)檔案館