醫(yī)院個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集與整理

劉同

一、個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案的重要性

從當(dāng)前社會(huì)發(fā)展來看，醫(yī)院是知識(shí)與技術(shù)密集的單位，臨床醫(yī)療技術(shù)的高低、服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣，是醫(yī)院發(fā)展的核心要素。以榮譽(yù)實(shí)物檔案為主的檔案，涉及到醫(yī)院發(fā)展和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用。

個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案反映了醫(yī)院或個(gè)人的學(xué)術(shù)、科研水平，同時(shí)也是醫(yī)院乃至社會(huì)的珍貴歷史財(cái)富，是醫(yī)院工作積累詳實(shí)的史料。從整理收集的整體情況來看，除工作中存檔的資料按年份整理、歸檔以外，個(gè)人的榮譽(yù)檔案特別是大量的實(shí)物檔案的材料散存在個(gè)人手中，沒有系統(tǒng)的收集和整理。

讓歷史來“發(fā)言”、讓榮譽(yù)檔案做“見證”。個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案反映了醫(yī)院的科研水平，體現(xiàn)了質(zhì)量與數(shù)量，是醫(yī)院工作的參考和有利的憑證材料，是相關(guān)工作的補(bǔ)充和佐證。個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案是個(gè)人和醫(yī)院名譽(yù)的活廣告，只有充分地利用好榮譽(yù)檔案樹立良好形象，才能給醫(yī)院帶來更大的作用和榮譽(yù)，同時(shí)也能借助榮譽(yù)檔案資料從各個(gè)角度有效提高醫(yī)院的知名度和學(xué)術(shù)地位。只有加強(qiáng)榮譽(yù)實(shí)物檔案管理，才能更好的發(fā)揮榮譽(yù)檔案的作用，為醫(yī)院和個(gè)人發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。

及時(shí)收集整理醫(yī)院的榮譽(yù)檔案，一是可以向領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位完整的匯報(bào)和展示醫(yī)院取得的發(fā)展成就，二是可以直觀深入的了解同行們?cè)诳蒲械确矫嫒〉玫某煽?jī)，以此來激勵(lì)年輕同志的科研與集體榮譽(yù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，促使他們積極做好歸檔工作，使醫(yī)院實(shí)物榮譽(yù)檔案的收集更完善。

二、醫(yī)院榮譽(yù)實(shí)物檔案的分類與整理的必要性與價(jià)值

（一）個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集與整理的必要性

個(gè)人榮譽(yù)檔案管理是檔案管理中較為重要的一部分，個(gè)人榮譽(yù)檔案是榮耀的表現(xiàn)主體，具有不可替代性。榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌等屬于實(shí)物檔案，是醫(yī)院檔案中的重要部分，具有較高的保存價(jià)值和收藏價(jià)值。

通過個(gè)人榮譽(yù)檔案的收集整理，可以為醫(yī)院人事行政工作的管理和宣傳工作提供依據(jù)和佐證材料。 充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的激勵(lì)和鼓舞作用，提高實(shí)物榮譽(yù)檔案的社會(huì)效應(yīng)。

完善醫(yī)院實(shí)物榮譽(yù)檔案收集管理制度，需要制訂相關(guān)的工作流程，將實(shí)物榮譽(yù)檔案信息以獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)內(nèi)容、獲獎(jiǎng)?lì)悇e、保管期限、簡(jiǎn)要事跡、檔案編號(hào)等進(jìn)行相應(yīng)的分類， 將原本雜亂散落的歷史見證材料進(jìn)行有效整合，將文書檔案、圖片、實(shí)物、材料等都整理在一個(gè)管理體系中，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和有效性。

（二）個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集與整理的價(jià)值

個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案既是珍貴的文檔材料又是可以展示的藝術(shù)品，它在給人以憑證和宣教的同時(shí)，又給人以美的享受，具有很高的鑒賞價(jià)值。人們懸掛、展示實(shí)物檔案正是憑證價(jià)值、宣傳教育價(jià)值和鑒賞價(jià)值的綜合體現(xiàn)。榮譽(yù)實(shí)物檔案除以上價(jià)值外，與其他檔案相比更莊重、嚴(yán)肅和正式，由于其唯一不可復(fù)制而更加珍貴。

三、醫(yī)院個(gè)人榮譽(yù)檔案收集存在問題

當(dāng)前，醫(yī)院個(gè)人榮譽(yù)檔案收集整理主要存在分散、凌亂、無章管理問題。歸檔材料原件少、復(fù)印件多;職工送交檔案館的材料格式不一、書寫不規(guī)范、不符合歸檔要求;或者閑置于庫房，與其他物品混雜在一起，或者放置于辦公地點(diǎn)進(jìn)行了環(huán)境美化，或者放置公共區(qū)域進(jìn)行裝飾，嚴(yán)重影響了個(gè)人實(shí)物榮譽(yù)檔案的管理質(zhì)量。榮譽(yù)實(shí)物檔案具有形式的多樣化、內(nèi)容豐富、材料唯一性、保管復(fù)雜性等特點(diǎn)，因各類獲獎(jiǎng)的載體不同，所以當(dāng)前的保管形式無法滿足檔案收集工作。但在醫(yī)院的臨床工作中， 獲得榮譽(yù)需要眾多審批程序，如審批、刊印表彰的文件、頒發(fā)榮譽(yù)證書等相關(guān)環(huán)節(jié)。按以往的檔案分類原則，就會(huì)出現(xiàn)同類榮譽(yù)檔案資料由于載體形式的不同分為文件、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等不同的檔案類別，存在整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)形式多樣繁雜的問題。有的個(gè)人榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)，也隨著時(shí)間的流逝或人員的調(diào)動(dòng)難覓蹤影。醫(yī)院榮譽(yù)實(shí)物檔案保管要求還未達(dá)到，往往存在整理不及時(shí)、留存難度較大等原因，導(dǎo)致實(shí)物檔案例如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等，因生銹、氧化、褪色等出現(xiàn)保管問題。況且，實(shí)物榮譽(yù)檔案找尋起來較為困難，損壞率較高，因此，可提供應(yīng)用率不高，使其逐漸的失去其應(yīng)有的激勵(lì)鼓舞作用。實(shí)物榮譽(yù)檔案的建立健全較為不易，目前存在許多問題，保管利用好更是困難。尤其是醫(yī)院實(shí)物檔案較其他檔案類別具備特殊性，在醫(yī)院檔案管理中，處于較為薄弱的環(huán)節(jié)，多部門協(xié)調(diào)管理有待加強(qiáng)。

四、個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案收集整理的方法和步驟

（一）個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案收集整理的方法

個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案應(yīng)專柜保管。對(duì)貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。有條件的單位應(yīng)建立實(shí)物檔案庫房，作為專門保管實(shí)物檔案的場(chǎng)所。檔案存放應(yīng)做到十防：防高溫、防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防蟲、防鼠、防污染。

具體來講，保管場(chǎng)所既要注意通風(fēng)，又要保證溫度和濕度相對(duì)恒定;必須具備高度的消防安全意識(shí)，絕對(duì)禁止火災(zāi)發(fā)生;提高防盜意識(shí)，必要的情況下可以安裝監(jiān)控;物品放置柜需高離地面，遠(yuǎn)離易潮物品;應(yīng)該是封閉性庫房，避免物品因曝光過度而導(dǎo)致實(shí)物檔案褪色;庫房和保管柜應(yīng)保持整潔，達(dá)到一定的防塵條件;易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作，定期進(jìn)行滅蟑螂、滅鼠等工作;要遠(yuǎn)離各類污染源。

（二）個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物檔案收集整理的步驟

繁瑣復(fù)雜的整理歸檔、查找、借閱使用最好由專人集中保管，保證可以隨借隨取，真正體現(xiàn)方便、快捷和高效。

1.做好收集、登記、整理工作

做好醫(yī)院實(shí)物檔案的及時(shí)收集和穩(wěn)妥保管，使檔案登記及造冊(cè)工作更加的高效有序。如要逐步完善醫(yī)院實(shí)物檔集的收集，需要強(qiáng)化管理人員對(duì)實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)，深度理清歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，明白為什么歸檔、如何歸檔，及歸檔后該如何有效利用。

2.做好分類、編號(hào)等整理工作

（1）歸檔實(shí)物的整理就是將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、編號(hào)、排列、上架，使之成為程序化的過程。歸檔實(shí)物的整理一般以每件實(shí)物為一件。實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案之間的邏輯關(guān)系、時(shí)間順序以及利于保管和使用的準(zhǔn)則。實(shí)物檔案應(yīng)每件都有唯一的號(hào)碼，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。實(shí)物檔案總體數(shù)量如果較少，可以不進(jìn)行細(xì)分，可按年限進(jìn)行流水號(hào)的編輯整理;實(shí)物檔案總體較多的醫(yī)院，可先根據(jù)物品的類型進(jìn)行分類整理，如證書類、獎(jiǎng)牌類、錦旗類、獎(jiǎng)杯類等，把相同類別的再根據(jù)時(shí)間進(jìn)行順序排列。

（2）醫(yī)院實(shí)物榮譽(yù)檔案的性質(zhì)及形式，具有獨(dú)特性，其管理、分檔和其余類別的檔案有所不同，可以根據(jù)實(shí)物性質(zhì)的不同，以及來源的不同，進(jìn)行分類，可分為五大類，A、B、C、D、E。

A類：獲省部級(jí)以上單位和部門、國家、國際級(jí)的獎(jiǎng)勵(lì);

B類：獲省級(jí)、市級(jí)單位行業(yè)內(nèi)以及有關(guān)主管業(yè)務(wù)部門的獎(jiǎng)勵(lì);

C類：社團(tuán)組織、工會(huì)給予的各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì);

D類：有關(guān)的紀(jì)念章和紀(jì)念品等;

E類：其他經(jīng)常用到的各類聘書、榮譽(yù)證書。

需把不同類別分別按照時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)排列，逐步增加完善新檔案的整理與延續(xù)排列。在每份實(shí)物檔案上張貼并標(biāo)注帶有類別、順序號(hào)、時(shí)間等的標(biāo)簽，然后編寫登記表逐一登記，紙質(zhì)和電子各一版，作為簡(jiǎn)便實(shí)用的檢索工具，同時(shí)為檔案統(tǒng)計(jì)工作提供方便。

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作者單位：河北醫(yī)科大學(xué)第三醫(yī)院