電算化賬務(wù)處理程序的現(xiàn)狀分析研究

【摘 要】 科技的進(jìn)步促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，對會計(jì)領(lǐng)域也不例外，電算化會計(jì)已然成為現(xiàn)在企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)的主流，它比傳統(tǒng)會計(jì)具有更多優(yōu)勢。本文首先對現(xiàn)有的電算化會計(jì)賬務(wù)處理程序進(jìn)行介紹并與傳統(tǒng)會計(jì)核算流程對比，同時(shí)結(jié)合流程再造理論和權(quán)變理論分析現(xiàn)有電算化賬務(wù)處理程序的不足，并給出流程優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】 電算化 賬務(wù)處理程序 流程再造

1 研究背景

傳統(tǒng)手工記賬首先通過人親自填寫記賬憑證、登記賬簿、編制科目匯總表或匯總記賬憑證，最后編制會計(jì)報(bào)表來完成的。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，催生了電算化會計(jì)，提高了工作效率。但是目前電算化會計(jì)在企業(yè)中的應(yīng)用存在一些不足之處，文章將結(jié)合流程再造理論和權(quán)變理論對其進(jìn)行分析，并給出一定優(yōu)化建議，從而為企業(yè)賬務(wù)處理程序的優(yōu)化提供幫助，提高會計(jì)工作效率。

2 電算化賬務(wù)處理程序的現(xiàn)狀

隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，企業(yè)的會計(jì)處理效率越來越高。但是這其中也存在一些不足之處，文章將結(jié)合科目匯總表賬務(wù)處理程序進(jìn)行分析。

目前許多企業(yè)運(yùn)用的會計(jì)處理軟件常見用友、金蝶等，這些軟件會計(jì)處理流程相似，都對業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)進(jìn)行一體化處理，提高了數(shù)據(jù)的共享程度和工作效率。其電算化處理流程步驟大致如下：第一步是準(zhǔn)備工作。安裝軟件，然后再進(jìn)行一系列的初始化設(shè)置。規(guī)定操作員的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)不相容職務(wù)分離，同時(shí)錄入有關(guān)購買者、供應(yīng)者、存貨、期初余額等的信息，設(shè)置有關(guān)科目，以適應(yīng)企業(yè)的需要。第二步是錄入記賬憑證。根據(jù)審核后的原始憑證記賬，從有關(guān)子系統(tǒng)的模塊設(shè)置選項(xiàng)對有關(guān)錄入規(guī)則進(jìn)行限制，從開始的錄入工作就遏制錯(cuò)誤的發(fā)生。保存后的記賬憑證直接傳遞到總賬系統(tǒng)進(jìn)行審核。第三步是對賬和結(jié)賬。這一步由系統(tǒng)自動完成。第四步是登記賬簿。根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從系統(tǒng)直接打印明細(xì)賬、總賬。編制科目匯總表，這一步系統(tǒng)里雖然沒有體現(xiàn)出來，但是實(shí)務(wù)中許多企業(yè)的會計(jì)都會根據(jù)一級科目的發(fā)生額和余額編制科目匯總表，與傳統(tǒng)會計(jì)處理的流程一致。第五步是編制報(bào)表。依據(jù)系統(tǒng)里的報(bào)表模板，對其公式進(jìn)行修改完善后才能生成報(bào)表。

可見，目前電算化會計(jì)處理的流程與手工會計(jì)處理流程本質(zhì)上是一致的，所不同的是處理的方式發(fā)生了變化，手工會計(jì)都是需要人為親自操作，而電算化會計(jì)不需要，計(jì)算工作、對賬工作往往由計(jì)算機(jī)自動完成，提高了計(jì)算及匯總效率。此外，采用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，原始數(shù)據(jù)和憑證都通過掃描傳遞，辦事速度提高，充分體現(xiàn)了成本效益原則。

3 電算化賬務(wù)處理程序的缺陷分析

（1）存在多余賬務(wù)處理環(huán)節(jié)。從流程再造理論角度，企業(yè)的賬務(wù)處理程序中的不增值環(huán)節(jié)和零效率環(huán)節(jié)應(yīng)該進(jìn)行剔除或者加以改造，對增值環(huán)節(jié)繼續(xù)加強(qiáng)或優(yōu)化，而從上述現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)編制科目匯總表這一過程實(shí)際上是多余的，科目匯總表的作用是進(jìn)行賬目發(fā)生額和余額的核對，再據(jù)其填制總分類賬，而在電子系統(tǒng)里由于進(jìn)行了錄入控制，往往不存在這一問題。從權(quán)變理論角度，當(dāng)外界環(huán)境發(fā)生變化時(shí)應(yīng)對公司采取的策略加以改變，保證公司的政策和規(guī)定順應(yīng)環(huán)境的變化。目前企業(yè)電算化會計(jì)在運(yùn)用時(shí)存在生搬硬套傳統(tǒng)會計(jì)系統(tǒng)流程的現(xiàn)象。在電算化時(shí)代背景下，系統(tǒng)的有關(guān)功能沒有結(jié)合新的環(huán)境而進(jìn)行更新，某些記賬環(huán)節(jié)應(yīng)該據(jù)記賬環(huán)境的變化而進(jìn)行優(yōu)化。

（2）決策者調(diào)取信息效率低。從業(yè)務(wù)流程角度看，由于電算化按照了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的程序，系統(tǒng)有關(guān)信息只有通過特定的步驟才能實(shí)現(xiàn)，這其實(shí)并沒有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢。決策者需要通過某些基本信息調(diào)取數(shù)據(jù)時(shí)，需要通過這一固定的步驟，流程步驟“繁瑣”，從長遠(yuǎn)來看，這些“弊病”最終會影響企業(yè)的發(fā)展。

4 電算化賬務(wù)處理流程優(yōu)化建議

經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化后的電算化會計(jì)背景下，如果照搬原過程，雖然起到了原有科目匯總表的作用，但是這一過程中確實(shí)存在不增值環(huán)節(jié)，應(yīng)將其剔除?；诖?，本文提出以下建議：

企業(yè)方面。第一，加強(qiáng)對會計(jì)人員的培訓(xùn)。尤其是加強(qiáng)對應(yīng)用軟件進(jìn)行會計(jì)處理方面的培訓(xùn)，這不僅可以強(qiáng)化員工的會計(jì)基本功，同時(shí)可以豐富其知識系統(tǒng)，分析問題找出現(xiàn)有流程的不足。第二，簡化會計(jì)處理流程。企業(yè)在運(yùn)用軟件進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)應(yīng)將作用幾乎為零的“編制科目匯總表”的步驟去掉，消除不增值的步驟，優(yōu)化工作流程。第三，召開會議，廣泛接納一線工作人員有關(guān)會計(jì)賬務(wù)流程優(yōu)化的建議。這些人員發(fā)揮了基礎(chǔ)性作用，建議往往更切實(shí)際。

軟件供應(yīng)商方面。采用“事件驅(qū)動”方式調(diào)取會計(jì)系統(tǒng)中的信息。這需要通過軟件設(shè)計(jì)方和軟件使用方的協(xié)調(diào)來實(shí)現(xiàn)的，從而使得企業(yè)的決策者在調(diào)取信息時(shí)能通過某一特定事件的程序直接進(jìn)行操作，促進(jìn)搜集效率的提高，保證決策者及時(shí)作出決策。

5 結(jié)語

本文利用流程再造理論和權(quán)變理論分析了現(xiàn)有電算化會計(jì)的不足之處，并給出一定的建議，從而為優(yōu)化電算化賬務(wù)處理流程提供幫助，降低成本，提高工作效率。作者能力有限，可能對某些問題分析存在不足之處，之后將進(jìn)一步深入研究討論，使研究更具有現(xiàn)實(shí)意義。

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作者簡介：姓名：朱亞彤（1996-）性別：女 籍貫：河北省石家莊 民族：漢族 學(xué)歷：在讀研究生 研究方向：會計(jì)理論與方法 。