社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作加強(qiáng)的對策建議

[摘 要]現(xiàn)階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在管理手段落后、相關(guān)人員不重視等問題。要想提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率，就需要提高相關(guān)人員檔案管理意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化，充分利用科技手段進(jìn)行簡化管理流程，加強(qiáng)對社保檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)工作，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作運(yùn)行。

[關(guān)鍵詞]社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;管理手段落后

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.36.031

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義不僅是管理工作本身，其意義更體現(xiàn)在每一名參保者的個(gè)人合法權(quán)益，關(guān)系到和諧社會(huì)建設(shè)與國家社會(huì)保障體系的構(gòu)建。社會(huì)保險(xiǎn)檔案如果能夠有更完善的應(yīng)用方式，就可以發(fā)揮更大價(jià)值，使參保人的權(quán)益得到更妥善的保護(hù)。但長期以來，我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作都不夠規(guī)范，相關(guān)人員對此的重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值未得到充分體現(xiàn)。

1 新形勢對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的新要求

1.1 是對社會(huì)保險(xiǎn)改革的有效推動(dòng)

過去我國對于社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的應(yīng)用很簡單，主要是因?yàn)闄n案管理工作不夠完善，這也是我國社會(huì)保險(xiǎn)工作一直沒有取得重大進(jìn)步的一個(gè)重要原因。譬如，如果參保人保險(xiǎn)記錄中的某份信息被損壞或是丟失就很難找回，保險(xiǎn)工作就無法進(jìn)展到下一個(gè)環(huán)節(jié)?；谶@一點(diǎn)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的要求是非常嚴(yán)格的。傳統(tǒng)意義上的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理指的主要是紙質(zhì)檔案，不涉及信息技術(shù)的應(yīng)用，而在當(dāng)前信息時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)檔案也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化管理。

1.2 對規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)工作有重要作用

社會(huì)保險(xiǎn)的信息內(nèi)容非常多，管理難度也很大，如果管理中出現(xiàn)疏漏，就會(huì)使得數(shù)據(jù)資料不完整，很有可能對社會(huì)保險(xiǎn)工作造成不利。而且社會(huì)工作人員的崗位往往并不穩(wěn)定，就更容易發(fā)生管理混亂問題。

1.3 有助于提升社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作效率

通過規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，可以全面提升社會(huì)保險(xiǎn)工作質(zhì)效。例如在改進(jìn)檔案管理時(shí)，就有可能發(fā)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)工作中的問題，解決好這些問題，就是對社會(huì)保險(xiǎn)工作整體的完善。且檔案管理效率提升，必然也會(huì)使得社會(huì)保險(xiǎn)部門工作效率得以提升。

2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的問題

2.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方式比較混亂

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的難點(diǎn)，在于社會(huì)保險(xiǎn)類型多樣，且內(nèi)容繁雜。因?yàn)椴煌愋偷纳鐣?huì)保險(xiǎn)歸屬于不同的部門，這樣在進(jìn)行管理時(shí)就容易發(fā)生混亂，檔案數(shù)據(jù)資料獲取途徑不一，各部門信息傳遞也存在障礙，一旦出現(xiàn)問題，受到影響的還是參保人。還有就是各個(gè)部門的管理標(biāo)準(zhǔn)也有差異，出現(xiàn)問題之后，可能會(huì)發(fā)生責(zé)任推諉，很難找到準(zhǔn)確的責(zé)任人。

2.2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏一致性

對社會(huì)保險(xiǎn)管理工作，我國目前都是各地方執(zhí)行各地方的規(guī)定，沒有一致性的標(biāo)準(zhǔn)，而由于各地方規(guī)定不同，因此在進(jìn)行管理時(shí)難度也比較大。例如，投保人究竟需要提供哪些資料，每個(gè)地方列出的清單都不一樣，這就不利于對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致管理單位工作量增加，而且工作質(zhì)量也不理想。

2.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理手段滯后管理要求

近幾年我國社保改革一直在進(jìn)行中，相關(guān)制度不斷完善，總體是進(jìn)步的，但一些管理方法、 管理模式仍然比較陳舊。例如，信息技術(shù)的應(yīng)用可大大縮短管理時(shí)間，簡化管理流程，但目前我國許多社保部門仍然是采用傳統(tǒng)的管理方法，沒有建立信息化管理系統(tǒng)，管理效率很低，也容易發(fā)生錯(cuò)誤。

2.4 管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏關(guān)注

承擔(dān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理職能的一些人員，其思想深處對于檔案管理工作的認(rèn)識不足，將檔案管理工作等同于單一的資料收集整理，沒有從社會(huì)保險(xiǎn)工作層面認(rèn)清這項(xiàng)工作的重要意義。思想上的不重視就體現(xiàn)在工作實(shí)際中，許多管理人員都沒有嚴(yán)格按照制度規(guī)定和管理流程對檔案資料進(jìn)行收集和整理，專業(yè)能力方面也有很多不足。

3 具體措施

3.1 強(qiáng)化宣傳培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識

社會(huì)保險(xiǎn)體系的順利構(gòu)建，與社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有密不可分的關(guān)系，但許多參保人對此并沒有充分的認(rèn)識，而要實(shí)現(xiàn)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理，就先要解決參保人的思想認(rèn)識問題，這樣參保人才會(huì)主動(dòng)配合檔案管理部門的工作要求。如果能夠爭取到參保人的支持，即便是在工作中出現(xiàn)了一些問題，只要及時(shí)核對，一般都能夠順利過關(guān)。還需要注意的就是，除了投保人之外，檔案管理人員的意識培養(yǎng)也非常重要，例如要對檔案管理工作有正確認(rèn)識，以及個(gè)人檔案管理能力也要不斷提升。單位應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的激勵(lì)措施，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，并在物力財(cái)力方面給予積極支持，例如更換陳舊的設(shè)備、配備更多的高素質(zhì)管理人員等，對檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，盡早消除問題。

要廣泛開展與檔案管理相關(guān)的宣傳教育活動(dòng)，讓廣大人民群眾充分認(rèn)識到檔案資料的價(jià)值，在全社會(huì)營造良好氛圍。例如應(yīng)當(dāng)將《檔案法》作為宣傳重點(diǎn)，對關(guān)系到公民切身利益的法律條文進(jìn)行重點(diǎn)宣傳，例如如果發(fā)生刑事訴訟問題，社保電子檔案也是具有法律層面的證據(jù)效力的。在《檔案法》中明確提出，我國所有的國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)事業(yè)單位和公民等，都負(fù)有保護(hù)檔案的義務(wù)，所有單位都不能忽視檔案管理工作。

3.2 建立健全檔案管理的規(guī)章制度

要結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)際中的不足，制定并完善相關(guān)制度，通過制度的保障更好地整合檔案資源，并將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。對于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員，要開展法律教育培訓(xùn)，使其從法律層面了解檔案管理的重要意義和要求，能夠按照法律規(guī)定開展好檔案管理工作。

任何一項(xiàng)管理工作，都需要有相關(guān)的制度、規(guī)章作為保障。進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理時(shí)，也必須通過各種制度來實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，國家的法律法規(guī)和相關(guān)的管理制度，就是確保投保人權(quán)益完整的最強(qiáng)保障。而且管理制度的建立健全，也有助于理順檔案管理的整個(gè)流程，從而提高管理效率。對于已提交檔案，要有明確的管理要求;對于同一參保人，要采用集中管理方法，這樣就不容易發(fā)生檔案資料丟失或是檔案資料被篡改的問題。要通過制度規(guī)定各相關(guān)部門的職能、責(zé)任，同時(shí)要求各相關(guān)部門積極協(xié)調(diào)，合力完成檔案管理工作，為社會(huì)保險(xiǎn)工作的順利開展提供支持。

當(dāng)前信息時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值也得到了更充分的體現(xiàn)，而為了提高檔案利用率，我國檔案管理相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)就社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作制定專項(xiàng)制度，在制度中詳細(xì)說明社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)如何開展檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)在哪些方面提供扶持，還要就不同檔案資料的收集內(nèi)容、范圍、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間等作出要求，確保檔案資料準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整、信息反饋及時(shí)，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。為了確保責(zé)任落實(shí)，還要建立相應(yīng)的考核制度，對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行分解，確定各相關(guān)主體的具體責(zé)任，并按照制度規(guī)定進(jìn)行考核。

3.3 借助先進(jìn)的科技信息手段管理檔案，簡化流程

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到充分應(yīng)用，而信息技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的應(yīng)用也是非常有必要的。通過社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理，不僅可以提高管理時(shí)效，也可簡化管理流程，同時(shí)減少數(shù)據(jù)誤差。對于檔案管理人員來說，信息技術(shù)的應(yīng)用可大大減少工作量。此外，如果能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理，在搜尋相關(guān)檔案信息時(shí)就會(huì)非常方便，只需要輸入相關(guān)關(guān)鍵字就可以。之前的檔案都是紙質(zhì)檔案，保存難度較大，而且查找也很不方便，而信息技術(shù)的應(yīng)用，就有效解決了這些問題，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，只需要保存好電子載體即可，占用地方少，成本低，也無損于檔案資料的完整，而且調(diào)取方便。不過需要注意的是，如果采用信息化管理方式，需要在信息安全防護(hù)上制定相關(guān)措施，避免病毒侵犯和黑客入侵等問題，要定期對電子檔案和信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，排查風(fēng)險(xiǎn)，保證信息數(shù)據(jù)庫的完整性、安全性和穩(wěn)定性。

3.4 提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力

檔案人員的個(gè)人工作能力，直接關(guān)系著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量，目前對于我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的重點(diǎn)要求是要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除了檔案管理專業(yè)能力方面的培訓(xùn)外，還要重點(diǎn)進(jìn)行信息管理培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握電腦知識，為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前我國部分社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較低，滯后于管理工作要求。合格的檔案管理人員，不僅要有專業(yè)背景，接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，還要了解計(jì)算機(jī)等方面的知識。要提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力，可參考以下方法：其一，經(jīng)常性地開展培訓(xùn)活動(dòng)，以檔案管理專業(yè)知識和國家相關(guān)法律法規(guī)為主要培訓(xùn)內(nèi)容，同時(shí)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際要求，及時(shí)補(bǔ)充最新的管理知識;其二次，多開展一些計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化管理方面的培訓(xùn)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理是大趨勢，因此檔案管理人員要早做準(zhǔn)備，積極學(xué)習(xí)信息操作知識，并從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)加以應(yīng)用，提高工作成效。

4 結(jié)論

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值體現(xiàn)在許多方面，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要高度重視檔案信息的管理工作，因?yàn)闄n案信息中可以體現(xiàn)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，是制定地方發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)，也是社會(huì)保險(xiǎn)體系構(gòu)建的一項(xiàng)重要內(nèi)容，關(guān)系到參保人的切身利息，也關(guān)系到整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識到保險(xiǎn)檔案管理工作的價(jià)值和意義，厘清崗位職責(zé)要求，不斷提升管理能力，形成良好的服務(wù)意識。目前我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在許多問題，已經(jīng)滯后于社會(huì)保險(xiǎn)工作的開展要求，應(yīng)當(dāng)從問題本質(zhì)入手，找準(zhǔn)癥結(jié)，逐一解決。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀莉.新形勢下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].中外企業(yè)家，2020（11）：142.

[2]張妍.新形勢下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2019（17）：253.

[3]郭強(qiáng).淺析如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].中國市場，2014（30）：187-188.

[作者簡介]王煒（1971—），女，威海乳山人，就職于煙臺市芝罘區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心，檔案管理員。