基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

宿偉偉

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作。檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案管理信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的即時(shí)檔案的分散、凌亂、質(zhì)雜、量大孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。隨著社會(huì)上人們生活水平的提高，疾控中心的工作也變得更日益重要，本文就疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 06-0-02

一、引言

檔案管理信息化不僅僅是科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化的要求，更是疾病預(yù)防控制工作發(fā)展的重要依據(jù)。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求?；鶎蛹膊】刂浦行氖切姓挝坏闹匾M成部分，對(duì)疾病控制工作起著非常重要的作用。在疾病預(yù)防過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)資料對(duì)防治工作具有重要支撐作用。

二、基層疾控中心檔案管理的必要性

（一）基層疾控中心檔案管理的相關(guān)要求

中華人民共和國(guó)檔案法中明確指出：本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。各級(jí)檔案館要建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理;根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。

（二）基層疾控中心檔案管理的重要性

（1） 疾控檔案具有重要的歷史意義和科研價(jià)值。社會(huì)在不斷發(fā)展，疾病控制中心的工作也在不斷完善和改進(jìn)，一些典型疾病得到很好的控制，包括地方病、傳染病或者慢性非傳染病等，這些疾病的防治過(guò)程以及治療記錄成為具有歷史意義的樣本，這些經(jīng)過(guò)整理形成的檔案資料記錄了人們與疾病進(jìn)行抗?fàn)幍臍v史，可以永久保存且是獨(dú)一無(wú)二的寶貴財(cái)富，具有重要的科研價(jià)值。與此同時(shí)，在控制和治療疾病的過(guò)程中，疾控檔案始終處在最前線，能體現(xiàn)相關(guān)信息的真實(shí)性和原始性，也成為預(yù)防和治療疾病的第一手資料，對(duì)疾病的控制和研究發(fā)揮著重要作用。

（2） 疾控檔案是業(yè)務(wù)工作的結(jié)晶和重要體現(xiàn)。疾控檔案是業(yè)務(wù)工作的信息來(lái)源，為后續(xù)工作提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，對(duì)于某一類疾病有具體準(zhǔn)確的記錄，極大地提高疾病控制工作的效率。疾控中心檔案把已經(jīng)發(fā)生的流行病或公共醫(yī)療事件逐一錄入，內(nèi)容有疾病發(fā)生的原因、發(fā)展過(guò)程以及使用的方法手段等。檔案將所有信息進(jìn)行整合歸納，當(dāng)出現(xiàn)類似情況時(shí)，可以借鑒成功案例采取的措施，為疾病控制工作提供事實(shí)依據(jù)。疾控檔案是疾控中心在日常工作中的成果體現(xiàn)，既能反映出疾控中心的業(yè)務(wù)能力和社會(huì)服務(wù)能力，也能體現(xiàn)相關(guān)部門和工作人員責(zé)任義務(wù)的完成情況。

三、基層疾控中心管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理軟硬件投入不足

受長(zhǎng)時(shí)間工作思維的影響，相關(guān)單位對(duì)疾控檔案管理工作不夠重視，即使改變工作條件，但對(duì)檔案管理的資金投入力度不大。雖然檔案有專門的存放空間，但檔案排列雜亂無(wú)章，分類不準(zhǔn)確，檔案櫥柜陳舊破損，檔案保護(hù)設(shè)施不完善，長(zhǎng)期下去，存儲(chǔ)空間嚴(yán)重短缺?；鶎蛹部刂行臈l件設(shè)施比較差，大部分檔案均為紙質(zhì)版，這就給檔案管理工作增加不少負(fù)擔(dān)，花費(fèi)大量精力，加上存儲(chǔ)房間陰暗潮濕，很容易引起紙質(zhì)檔案變黃、腐爛和蟲蛀等現(xiàn)象，很大程度上縮短了疾控檔案的存儲(chǔ)期限，導(dǎo)致檔案不美觀或不完整。

（二）檔案管理規(guī)范化程度不高

疾病控制中心的檔案管理模式，大致分為兩種，一種是中心級(jí)檔案管理模式，另一種被稱為科室級(jí)檔案管理模式，由于疾控中心的工作特點(diǎn)，兩者在理論上應(yīng)該相輔相成，一定程度上可以提高相關(guān)工作的效率。但如果相關(guān)工作人員不能及時(shí)有效地對(duì)疾控檔案進(jìn)行收集、整理、存檔，那就會(huì)造成檔案分散在不同科室，使檔案不能得到統(tǒng)一整合保存，增加丟失的可能性。還有，如果不能根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行排序，也沒有根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行劃分，將所有檔案歸為一類，造成檔案存儲(chǔ)質(zhì)量差，規(guī)范化程度不高，降低疾控檔案的使用效率。

（三）檔案管理信息化建設(shè)不到位

隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)都已經(jīng)出現(xiàn)信息化的發(fā)展，但在基層疾控檔案管理方面，很多單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即人工操作，而且主要是紙質(zhì)材料，會(huì)降低檔案管理的準(zhǔn)確度。就現(xiàn)在的情況來(lái)看，雖然已經(jīng)為相關(guān)部門配置計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技設(shè)施，但仍有很多地方單位仍采用人工抄寫錄入、人工檢索查詢，并沒有充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，無(wú)法做到將檔案信息化和數(shù)字化，降低檔案管理工作的效率。而且，信息化建設(shè)普及速度比較慢，很難快速實(shí)現(xiàn)全國(guó)各地的疾控中心數(shù)據(jù)的共享，影響部分地區(qū)對(duì)一些疾病的大數(shù)據(jù)分析，降低檔案管理的質(zhì)量。

四、基層疾控中心管理的對(duì)策分析

（一）完善檔案管理設(shè)施建設(shè)，加大投入力度

改善檔案存儲(chǔ)的環(huán)境，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，針對(duì)紙質(zhì)檔案，調(diào)整好適宜的溫度，盡量增長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間，控制檔案存儲(chǔ)房間的濕度，在百分之四十五到百分之六十之間，做好防火、防蟲、防塵等安全防護(hù)工作，避免紙質(zhì)檔案發(fā)霉、變黃、蛀蟲等現(xiàn)象的產(chǎn)生。對(duì)于電子檔案，要做好密保工作，現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，很可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，要做好備份工作，還要進(jìn)行脫機(jī)保存或利用防火墻技術(shù)將內(nèi)外網(wǎng)分開。除此之外，各個(gè)單位應(yīng)加大資金投入，學(xué)習(xí)并引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，如路由器、掃描儀、打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，確保檔案管理有過(guò)硬的技術(shù)支持。

（二）健全檔案管理體系，優(yōu)化檔案管理制度

檔案管理制度要體現(xiàn)出實(shí)用性、科學(xué)性以及合理性，既要與基層疾控中心的實(shí)際情況相結(jié)合，又要做到高效率高質(zhì)量。在檔案管理制度的制定過(guò)程中，要做到科學(xué)合理，符合國(guó)家的法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，不斷完善檔案管理制度，使之達(dá)到雙向約束的標(biāo)準(zhǔn)，即檔案管理部門和檔案使用部門，不斷提高檔案管理的規(guī)范化。檔案管理工作還要落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將責(zé)任分配到人，為管理工作提供有力保障，充分發(fā)揮制度約束作用，避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

（三）建設(shè)信息化檔案管理，做好電子檔案管理

基層疾控中心應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，追趕先進(jìn)技術(shù)，改變以往傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，即管理的信息化和數(shù)字化。各單位要采用符合時(shí)代潮流的系統(tǒng)和設(shè)備，將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)平臺(tái)的兼容性。利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)對(duì)疾控檔案根據(jù)歸檔時(shí)間、檔案類型以及格式等因素進(jìn)行分類整合，提高檔案的電子化，便于檔案的保管和開發(fā)利用。

（四）充分認(rèn)識(shí)檔案管理重要性，提高人員素質(zhì)

管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部和基層疾控中心檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)管理意識(shí)，要真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理在疾病防治和研究方面的重要作用，對(duì)檔案管理工作要與其他工作一視同仁，提高重視程度。管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶領(lǐng)相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，高度重視檔案管理工作，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，用制度規(guī)范行為，不斷培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，為高質(zhì)量的管理工作提供保障。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家對(duì)基層醫(yī)療事業(yè)的重視，基層疾控中心檔案管理也慢慢成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。檔案管理工作對(duì)疾控工作具有重要作用，主要表現(xiàn)在極強(qiáng)的參考意義。但現(xiàn)在基層疾控中心的檔案管理工作并不完善，仍存在許多問(wèn)題，時(shí)代在發(fā)展，管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的改變，本文從制度建設(shè)到信息化管理進(jìn)行剖析，提出相應(yīng)的策略，為管理工作建言獻(xiàn)策，目的就是使基層疾控中心檔案管理工作更上一層樓，不斷提高疾病防治檔案的利用水平，最大程度地服務(wù)基層群眾。

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