電子檔案管理的技術(shù)更新與制度建設(shè)

祝敏

摘 要：電子檔案真實(shí)客觀地記錄了單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)，也是單位業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)。新時(shí)代，應(yīng)推進(jìn)電子檔案管理技術(shù)更新與制度建設(shè)，進(jìn)一步提升電子檔案管理水平，深入挖掘電子檔案信息資源，更好地為單位業(yè)務(wù)工作及未來(lái)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;技術(shù)更新;制度建設(shè);策略;內(nèi)容

電子檔案是單位在發(fā)展和履職過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備形成的各種數(shù)字格式的信息記錄，是業(yè)務(wù)流程和單位活動(dòng)的重要憑證，也是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的重要工具。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有易篡改性、隱蔽性等諸多特征，導(dǎo)致其在管理過(guò)程中容易被刪改，有必要給予電子檔案管理足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案信息安全的重要性，推進(jìn)技術(shù)更新，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境制定有針對(duì)性的制度機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案管理質(zhì)量[1 ]。

1 電子檔案管理中技術(shù)更新及制度建設(shè)的必要性

1.1 適應(yīng)電子檔案特點(diǎn)的需要

一是電子檔案具有數(shù)字化特征。電子檔案需要以計(jì)算機(jī)作為條件，因此電子檔案以數(shù)字化形式存在，電子檔案可以在不同計(jì)算機(jī)媒介流通，電子檔案信息內(nèi)容與載體是不能相分離的，這就要求在電子檔案管理過(guò)程中主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新，切實(shí)保護(hù)電子檔案信息安全，合理利用電子檔案。二是電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)具有依賴(lài)性。電子檔案從生成到最終銷(xiāo)毀都依賴(lài)于計(jì)算機(jī)環(huán)境，對(duì)于計(jì)算機(jī)環(huán)境的依賴(lài)既體現(xiàn)在對(duì)軟硬件層面的依賴(lài)，也體現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的依賴(lài)，而現(xiàn)代信息技術(shù)正在不斷更新。三是電子檔案具有資源共享、存儲(chǔ)量大、使用便捷等特性。電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有運(yùn)算和傳輸速度快等特征，相應(yīng)地在計(jì)算機(jī)環(huán)境下對(duì)電子檔案進(jìn)行管理可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享開(kāi)發(fā)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)物理距離，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時(shí)，計(jì)算機(jī)通過(guò)安裝高密度的存儲(chǔ)設(shè)備，可以容納海量的電子檔案信息，有效地節(jié)省存儲(chǔ)空間。

1.2 解決電子檔案管理安全問(wèn)題的需要

電子檔案管理既需要對(duì)其信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)而為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供信息保障，同時(shí)也要確保電子檔案信息的安全。因此，在電子檔案管理過(guò)程中應(yīng)將安全問(wèn)題放在重要位置。而電子檔案安全管理必須與時(shí)俱進(jìn)，既要對(duì)管理思路、管理理念進(jìn)行更新，也要對(duì)安全技術(shù)進(jìn)行更新，唯有如此，才能夠確保電子檔案信息的安全。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無(wú)論是病毒還是黑客技術(shù)也在快速發(fā)展變化，電子檔案管理系統(tǒng)一旦被新技術(shù)、新病毒所侵襲，勢(shì)必會(huì)影響電子檔案信息的安全。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)空間的電子檔案安全管理，除了要保證電子檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行的同時(shí)，還要引進(jìn)先進(jìn)的信息安全防護(hù)技術(shù)，有效地抵御外部病毒和黑客侵襲，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)于出現(xiàn)的安全漏洞和隱患及時(shí)補(bǔ)救。同時(shí)，電子檔案保存也要考慮到磁場(chǎng)等物理環(huán)境因素，減少外部環(huán)境對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)產(chǎn)生的不利影響。當(dāng)前電子檔案存儲(chǔ)管理已經(jīng)進(jìn)入了云存儲(chǔ)時(shí)代，云存儲(chǔ)通過(guò)授權(quán)加密身份驗(yàn)證、專(zhuān)用備份和端口數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，可以提升電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全保障水平。未來(lái)在電子檔案管理過(guò)程中也要主動(dòng)地引進(jìn)更為先進(jìn)的信息技術(shù)，制定更為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子檔案保護(hù)措施和管理制度[2 ]。

1.3 解決電子檔案利用問(wèn)題的需要

要想充分利用和開(kāi)發(fā)電子檔案信息資源，就必須引入更為先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)、新方法。傳統(tǒng)檔案管理方式比較落后，一些管理人員掌握的現(xiàn)代技術(shù)較少，在電子檔案管理過(guò)程中難以進(jìn)行深層次的檔案信息資源開(kāi)發(fā)，也難以為日常業(yè)務(wù)工作開(kāi)展和事業(yè)發(fā)展提供更多更有用的電子信息資源。而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為電子檔案管理提供了更為多元化的技術(shù)手段，也為電子檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用提供了系統(tǒng)的技術(shù)保障。電子檔案信息資源具有數(shù)字化、易更改、依賴(lài)于系統(tǒng)設(shè)備等特點(diǎn)，因此就必須持續(xù)地給予電子檔案管理技術(shù)支持，相應(yīng)地對(duì)電子檔案信息技術(shù)更新就顯得尤為重要。應(yīng)采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效整合，并結(jié)合課題研究和業(yè)務(wù)工作開(kāi)展對(duì)大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提煉，形成系統(tǒng)的、更有價(jià)值的電子檔案信息，提升電子檔案管理價(jià)值。同時(shí)，云儲(chǔ)存也為電子檔案存儲(chǔ)提供了新的路徑。人工智能技術(shù)使電子檔案管理變得更為智能化。未來(lái)在電子檔案管理和開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)采用越來(lái)越多的新技術(shù)，不斷提升電子檔案管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化水平，促進(jìn)電子檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

電子檔案管理中技術(shù)更新的大力推進(jìn)，必將使電子檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體制、運(yùn)行方式、運(yùn)轉(zhuǎn)流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生較大變化，原有的管理制度將不適應(yīng)這種創(chuàng)新和變革的新情況、新要求，進(jìn)一步推進(jìn)電子檔案管理制度建設(shè)勢(shì)所必然。

2 電子檔案管理的技術(shù)更新策略

電子檔案管理的技術(shù)更新是一項(xiàng)持續(xù)性工作，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)層出不窮，更為先進(jìn)的技術(shù)必將改變電子檔案管理制度模式和機(jī)制，必將會(huì)對(duì)電子檔案利用和開(kāi)發(fā)產(chǎn)生深刻變革。未來(lái)電子檔案如何管理，如何開(kāi)發(fā)，人們很難預(yù)測(cè)，只有跟上技術(shù)的腳步，通過(guò)技術(shù)賦能電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與電子檔案管理的更好協(xié)同融合，才能促進(jìn)電子檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

2.1 加快構(gòu)建電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

能夠建設(shè)利用電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，通過(guò)構(gòu)建系統(tǒng)的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理管理，并為后續(xù)的電子檔案信息利用和開(kāi)發(fā)提供便利條件。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而艱巨的工程，需要不斷的資金投入和技術(shù)引進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案信息技術(shù)由少量走向多元，由無(wú)序走向有序。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)需要以電子檔案信息完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性作為前提，只有電子檔案信息真實(shí)可靠，才能將其納入數(shù)據(jù)庫(kù)，并按一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的有效整合。在利用和開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)充分發(fā)揮不同領(lǐng)域、不同部門(mén)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)樹(shù)立為用戶(hù)和業(yè)務(wù)工作服務(wù)的導(dǎo)向，對(duì)特色電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，通過(guò)深層次的資源挖掘，讓電子檔案信息真正地發(fā)揮其應(yīng)有作用[3 ]。

2.2 加大對(duì)電子檔案生成、流通、使用、管理全流程安全信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)

現(xiàn)代信息技術(shù)與電子檔案管理的融合讓電子檔案管理變得更為便捷，但相應(yīng)地帶來(lái)了一系列的安全問(wèn)題，這些安全問(wèn)題貫穿電子檔案管理的整個(gè)生命周期。因此，為了切實(shí)保障電子檔案信息安全，在電子檔案管理過(guò)程中應(yīng)引進(jìn)更為先進(jìn)的安全信息技術(shù)，為電子檔案管理保駕護(hù)航。一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)安全技術(shù)的引進(jìn)，設(shè)置防火墻，定期對(duì)電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)丁修復(fù)和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，設(shè)置合理的訪問(wèn)與管理權(quán)限，確保電子檔案信息安全。此外，還應(yīng)持續(xù)地給予電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)以資金投入，確保電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備能夠及時(shí)地得到更新、維護(hù)和修繕，確保電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟件設(shè)備不落伍、不落后，能夠適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的新要求。同時(shí)通過(guò)先進(jìn)的身份識(shí)別、訪問(wèn)控制等技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)一步提升電子檔案系統(tǒng)抵抗外部入侵的級(jí)別和能力。另一方面，應(yīng)制定科學(xué)合理的電子檔案管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理也出現(xiàn)了很多新情況、新問(wèn)題，如果沒(méi)有統(tǒng)一的制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，很容易因?yàn)橄到y(tǒng)或端口的不兼容造成電子檔案信息失真或丟失問(wèn)題。因此，制定有約束力的電子檔案管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)電子檔案格式內(nèi)容的統(tǒng)一，方便存儲(chǔ)、管理、后期利用和開(kāi)發(fā)。

2.3 將區(qū)塊鏈技術(shù)融入到電子檔案管理全過(guò)程

區(qū)塊鏈技術(shù)憑借其去中心化、加密算法、時(shí)間戳等特征，能夠?yàn)殡娮訖n案全過(guò)程管理提供可靠的技術(shù)支持，有效地防范電子檔案在管理和傳輸過(guò)程中被人偽造或篡改。應(yīng)通過(guò)數(shù)字簽名技術(shù)與電子檔案管理的有機(jī)結(jié)合，確保電子檔案來(lái)源的真實(shí)可靠，通過(guò)哈希算法保障數(shù)據(jù)的完整性。還應(yīng)將時(shí)間戳技術(shù)與電子檔案管理相結(jié)合，進(jìn)而讓所有電子檔案形成環(huán)環(huán)相扣的數(shù)據(jù)集合。對(duì)于任何改動(dòng)電子檔案數(shù)據(jù)的，都應(yīng)有相應(yīng)的時(shí)間記錄，任何數(shù)據(jù)篡改都會(huì)引起整體哈希值的變化。由于區(qū)塊鏈技術(shù)有去中心化的特點(diǎn)，能確保電子檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中的一致性，同時(shí)也能夠?qū)﹄娮訖n案形成、存儲(chǔ)、管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全程追蹤溯源。智能合約技術(shù)在電子檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用，能確保區(qū)塊鏈系統(tǒng)中合約執(zhí)行過(guò)程的每一個(gè)步驟和最終結(jié)果都會(huì)被記錄，且執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果都會(huì)有簽名作為保證，從而確保電子檔案管理信息真實(shí)可靠[4 ]。

3 推進(jìn)電子檔案管理制度建設(shè)的主要內(nèi)容

電子檔案管理既要主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，提升電子檔案管理效率，同時(shí)也要結(jié)合電子檔案管理實(shí)際，完善相關(guān)制度機(jī)制，為電子檔案管理工作開(kāi)展提供制度保障。為此，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)部門(mén)出臺(tái)的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)定，結(jié)合各單位實(shí)際，制定電子檔案管理制度機(jī)制，明確電子檔案管理主體和具體責(zé)任，確保電子檔案管理工作有章可循，進(jìn)一步提升電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.1 制定和完善電子檔案收集制度

電子檔案收集是電子檔案管理的基礎(chǔ)和前提。為此，有必要制定電子檔案收集制度，為相關(guān)工作開(kāi)展提供扎實(shí)的制度依據(jù)。一方面，應(yīng)明確電子檔案收集主體、收集范圍、具體責(zé)任人，確保電子檔案收集有具體專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確劃分何種電子檔案應(yīng)該收集管理，何種電子檔案應(yīng)及時(shí)上報(bào)。另一方面，通過(guò)電子檔案收集制度落實(shí)，可以提升電子檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，結(jié)合電子檔案管理的具體需求，對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行梳理，對(duì)相關(guān)格式進(jìn)行優(yōu)化，確保所形成的電子檔案符合管理制度相關(guān)要求，防止后續(xù)返工，浪費(fèi)資源和精力。

3.2 制定和完善電子檔案移交歸檔制度

電子檔案收集完畢之后需要與電子檔案管理部門(mén)進(jìn)行移交，這是電子檔案從生成部門(mén)過(guò)渡到管理部門(mén)的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)完善電子檔案移交歸檔制度，可以明確電子檔案移交時(shí)間、移交頻率、移交范圍、移交與接收主體等;確定電子檔案歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等。電子檔案生成部門(mén)要與電子文件管理部門(mén)密切配合，合理商定移交時(shí)間、移交內(nèi)容。應(yīng)在移交基礎(chǔ)上由電子檔案管理部門(mén)對(duì)于移交檔案進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)注，按照電子檔案不同屬性進(jìn)行編排，存儲(chǔ)到不同的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為后續(xù)電子檔案開(kāi)發(fā)利用提供扎實(shí)的電子檔案信息基礎(chǔ)[5 ]。

3.3 制定和完善電子檔案日常管理制度

電子檔案日常管理工作是電子檔案管理的重中之重。因此，應(yīng)結(jié)合電子檔案日常管理工作的具體需求，對(duì)原有的制度機(jī)制進(jìn)行認(rèn)真梳理，對(duì)于管理制度存在的不足和缺陷及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整和完善，進(jìn)一步提升電子檔案日常管理制度的科學(xué)性、系統(tǒng)性，更好地服務(wù)于電子檔案日常管理工作的開(kāi)展。還應(yīng)主動(dòng)地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)對(duì)電子檔案日常管理產(chǎn)生的影響，并將現(xiàn)代信息技術(shù)與電子檔案日常管理所產(chǎn)生的問(wèn)題作為制定管理制度的重要依據(jù)和重點(diǎn)考試的內(nèi)容，進(jìn)一步提升電子檔案日常管理制度的針對(duì)性。

3.4 制定和完善電子檔案開(kāi)發(fā)和共享制度

要想真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的價(jià)值，就需要對(duì)電子檔案所蘊(yùn)含的信息進(jìn)行系統(tǒng)深入的開(kāi)發(fā)，有條件的單位還應(yīng)從中心工作需求和大局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的共享，進(jìn)一步提升電子檔案信息的使用價(jià)值。為此，應(yīng)完善電子檔案開(kāi)發(fā)制度，明確不同屬性、不同類(lèi)別電子檔案開(kāi)發(fā)的具體流程、開(kāi)發(fā)主體、開(kāi)發(fā)信息適用范圍等，為電子檔案開(kāi)發(fā)利用工作提供系統(tǒng)的制度保障。還應(yīng)完善電子檔案信息共享制度。當(dāng)前電子檔案信息共享已經(jīng)成為電子檔案開(kāi)發(fā)和利用的重要方向。為此，應(yīng)結(jié)合電子檔案共享的相關(guān)問(wèn)題，完善相關(guān)制度依據(jù)。通過(guò)制度完善，進(jìn)一步明晰電子檔案信息共享主體、共享范圍、共享流程、共享過(guò)程中的電子信息安全措施和共享后的主體責(zé)任等。通過(guò)完善相應(yīng)制度機(jī)制，既確保電子檔案信息資源得到合理開(kāi)發(fā)和利用，也確保電子檔案信息安全[6 ]。

當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理也應(yīng)該積極主動(dòng)地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案管理水平和能力。同時(shí)應(yīng)制定和完善與電子檔案信息化管理相適應(yīng)的制度機(jī)制，為電子檔案管理信息技術(shù)引進(jìn)以及技術(shù)更新提供完善的制度保障，推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與電子檔案管理的有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提升電子檔案信息的安全性，為后續(xù)利用開(kāi)發(fā)創(chuàng)造更為有利的條件。

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（作者單位：江蘇省南京旭洲電子科技有限公司）

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