圖書館敏捷項(xiàng)目管理研究綜述*

●靳 萍 谷秀潔 (西安工程大學(xué) 西安 710048)

1 引言

2001年誕生的敏捷聯(lián)盟和《敏捷軟件開發(fā)宣言》(以下簡(jiǎn)稱《敏捷宣言》)[1]很快從軟件行業(yè)影響到各個(gè)領(lǐng)域，圖書館也不例外。筆者利用Web of Science(表1)、EBSCO(LISA)、Scopus 和Cnki 數(shù)據(jù)庫(kù)檢索了2000年-2017年圖書館敏捷項(xiàng)目管理相關(guān)文獻(xiàn)，分別獲得檢索結(jié)果34篇、18篇、41篇和23篇。

表1 國(guó)外敏捷項(xiàng)目管理文獻(xiàn)發(fā)表及學(xué)科分布

經(jīng)逐篇閱讀，篩選出密切相關(guān)國(guó)外文獻(xiàn)20篇，國(guó)內(nèi)文獻(xiàn)3篇。從發(fā)文數(shù)量看，國(guó)內(nèi)外圖書館界對(duì)于敏捷項(xiàng)目管理的研究尚處于理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐探索階段。

2 敏捷項(xiàng)目管理方法在圖書館的應(yīng)用

2.1 動(dòng)態(tài)系統(tǒng)開發(fā)方法(DSDM)

2003年-2006年，英國(guó)TCC咨詢公司與美國(guó)OCLC合作，將動(dòng)態(tài)系統(tǒng)開發(fā)方法(Dynamic Systems Development Method，DSDM)融入其軟件開發(fā)過程中，想看看“敏捷方法能否在傳統(tǒng)層級(jí)管理常態(tài)化的大型組織中成功運(yùn)用？”[2]

DSDM是一種源于軟件開發(fā)的迭代式方法，它保證按時(shí)交付，短暫增量，專注于用戶滿意度，通過以下幾個(gè)方法來提高工作效率：第一，以不同顏色的標(biāo)簽標(biāo)明需求的優(yōu)先級(jí)別：M(must have)表示那些必須滿足的需求； S(should have)表示應(yīng)該被滿足的需求； C(could have)表示有可能增加商業(yè)利益但不是必不可少的需求；W(wont have)表示已經(jīng)被討論過可以放棄的需求。第二，使用“時(shí)間盒”控制項(xiàng)目進(jìn)度，即在特定時(shí)間段(通常在2-6周)內(nèi)工作，每一個(gè)時(shí)間段內(nèi)都包含M、S和C的元素，以便在時(shí)間不足時(shí)放棄不必要的需求。

經(jīng)過短期培訓(xùn)和6個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)踐，OCLC對(duì)TCC公司建議的DSDM九項(xiàng)原則有了自己的實(shí)踐體會(huì)(表2)。

通過實(shí)踐，OCLC員工體驗(yàn)了DSDM方法的高效和便捷，也遇到了一些挑戰(zhàn)和困難。他們認(rèn)為，雖然尚未制定出理想的敏捷開發(fā)流程，但OCLC在通往敏捷之路的方向上邁出了正確的腳步，這對(duì)他們來說是一個(gè)非常大的勝利。

2.2 水晶方法(Crystal Clear)

馬里蘭大學(xué)的常梅(May Chang)[3]在《Library IT Services》一文中介紹了敏捷宣言的核心理念與原則，并對(duì)敏捷軟件開發(fā)的幾種方法，如極限編程(XP)、Scrum、精益開發(fā)、特性驅(qū)動(dòng)開發(fā)(FDD)、敏捷統(tǒng)一過程(AUP)、DSDM和Crystal方法進(jìn)行了比較，最終選擇用Crystal方法開發(fā)圖書館學(xué)習(xí)空間微型網(wǎng)站。

表2 DSDM九原則與OCLC的實(shí)踐體會(huì)

Crystal方法由艾利斯泰爾(Alistair Cockburn)[4]發(fā)起，具有以下特征：以人為中心，盡可能減少文書工作和官僚機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目參數(shù)的實(shí)際影響；根據(jù)團(tuán)隊(duì)規(guī)模和應(yīng)用程序的關(guān)鍵性來開發(fā)工作流和迭代過程；強(qiáng)調(diào)溝通的重要性；使用可視化工具來展示進(jìn)程和進(jìn)度。

成功的Crystal項(xiàng)目包含七個(gè)方面的屬性：第一，交貨頻繁：產(chǎn)品每隔幾個(gè)月交付一次，或用戶可以看到中間版本，并能夠提供反饋；第二，持續(xù)反饋和反思改進(jìn)：團(tuán)隊(duì)成員定時(shí)討論活動(dòng)，隨時(shí)傳達(dá)任何可能影響項(xiàng)目的新發(fā)現(xiàn)；第三，團(tuán)隊(duì)工作地點(diǎn)便于隨時(shí)溝通：小型項(xiàng)目最好整個(gè)團(tuán)隊(duì)在同一個(gè)房間，而大型項(xiàng)目最好能通過其他虛擬方式隨時(shí)溝通；第四，人身安全有保障：這有兩種形式，一種是團(tuán)隊(duì)成員可以有效溝通而不用擔(dān)心報(bào)復(fù)，另一種則認(rèn)為有些項(xiàng)目會(huì)影響最終用戶的安全；第五，重點(diǎn)任務(wù)優(yōu)先：團(tuán)隊(duì)成員知道每個(gè)成員負(fù)責(zé)的最重要的幾個(gè)優(yōu)先項(xiàng)目，并且配合完成它們；第六，易于訪問用戶，利益相關(guān)者和專家；第七，支持版本控制、自動(dòng)化測(cè)試和系統(tǒng)組件頻繁集成的技術(shù)環(huán)境。前三個(gè)屬性是成功的關(guān)鍵因素，而后四個(gè)屬性則幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造了一個(gè)良好的工作環(huán)境。

在將Crystal方法付諸實(shí)踐的過程中，常梅的團(tuán)隊(duì)花了幾個(gè)星期的時(shí)間研究和制定行動(dòng)計(jì)劃。他們所采用的工具包括顯示項(xiàng)目需求和進(jìn)度的任務(wù)板，用于筆記和繪圖的靜態(tài)粘貼干擦表，以及用于可視化項(xiàng)目和范圍的思維導(dǎo)圖。開發(fā)人員和利益相關(guān)者一眼就能看到所有必要的信息，增加了開發(fā)過程的透明度。通過實(shí)踐，他們認(rèn)為敏捷方法特別適用于人力資源有限，對(duì)創(chuàng)新項(xiàng)目的開發(fā)和管理框架感興趣的信息技術(shù)單位或圖書館。但是，其接受程度取決于組織文化和應(yīng)用項(xiàng)目的性質(zhì)。

2.3 SCRUM方法

塞爾沃內(nèi)(Cervone H.F.)2011年-2012年先后發(fā)表了三篇文章，其中《Understanding agile project management methods using Scrum》一文詳細(xì)描述了敏捷項(xiàng)目管理的概念和方法，重點(diǎn)介紹了Scrum方法。

Scrum模型包括三個(gè)主要組件，即團(tuán)隊(duì)、流程和工具。 Scrum團(tuán)隊(duì)由敏捷教練(Scrum Master)、產(chǎn)品負(fù)責(zé)人(或用戶代表)、Scrum團(tuán)隊(duì)三個(gè)角色構(gòu)成。敏捷教練是團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，他最重要的工作是制定Scrum價(jià)值觀和規(guī)則。Scrum團(tuán)隊(duì)通常由5名-10名全職的跨部門團(tuán)隊(duì)成員組成。團(tuán)隊(duì)是自組織的，即領(lǐng)導(dǎo)角色并不是固定的，而是取決于當(dāng)時(shí)正在進(jìn)行的特定迭代(也稱為沖刺)的需要。產(chǎn)品負(fù)責(zé)人通常是職能部門經(jīng)理，他知道需要為項(xiàng)目建立什么樣的需求，以及構(gòu)建進(jìn)展順序。

Scrum過程有五個(gè)主要活動(dòng)：項(xiàng)目啟動(dòng)、沖刺(Sprint)計(jì)劃會(huì)議、沖刺、每日站立會(huì)議和沖刺審查會(huì)議。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議需要確定項(xiàng)目經(jīng)歷幾個(gè)沖刺過程，每次沖刺需要完成的任務(wù)；沖刺計(jì)劃會(huì)議是每個(gè)沖刺開始時(shí)，Scrum團(tuán)隊(duì)、敏捷教練和產(chǎn)品負(fù)責(zé)人的會(huì)議。在沖刺計(jì)劃會(huì)議期間，團(tuán)隊(duì)對(duì)每個(gè)產(chǎn)品待辦事項(xiàng)進(jìn)行估算。通常使用兩種估算方法，即專家估算或創(chuàng)建任務(wù)分解。這些估計(jì)值專門用于預(yù)測(cè)而非精確測(cè)量。無論選擇何種估算方法，估算都包括將待辦項(xiàng)目放入一個(gè)大小類別中，討論故事點(diǎn)(項(xiàng)目?jī)?nèi)某個(gè)特征的復(fù)雜度的相對(duì)度量)，并用它來估計(jì)完成該項(xiàng)目所需的小時(shí)或天數(shù)。基于這個(gè)估計(jì)，可以做出一個(gè)集體決定，確定一個(gè)沖刺期間可以合理處理的團(tuán)隊(duì)的速度或者工作量。每日例會(huì)只進(jìn)行10-15分鐘，每個(gè)小組成員簡(jiǎn)要回答三個(gè)問題：從上一次Scrum以來，你做了什么？在下一個(gè)Scrum之前，你在做什么？什么阻止你繼續(xù)工作？沖刺評(píng)估會(huì)議在每個(gè)沖刺結(jié)束時(shí)舉行，主要向產(chǎn)品負(fù)責(zé)人展示沖刺過程中創(chuàng)建的功能。

Scrum模型的最后一個(gè)主要組件是Scrum工具，包括項(xiàng)目待辦、沖刺待辦和燃盡圖。 產(chǎn)品待辦也就是項(xiàng)目需求；沖刺待辦是產(chǎn)品待辦項(xiàng)目的子集。沖刺待辦僅由Scrum團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)建。理想情況下，沖刺待辦每天更新，不超過300個(gè)任務(wù)。如果確定需要超過16個(gè)小時(shí)，團(tuán)隊(duì)可能需要再分解任務(wù)。Scrum通常使用三種燃盡圖：用于記錄沖刺進(jìn)程的沖刺燃盡圖、用于記錄版本進(jìn)度的版本燃盡圖以及用于記錄整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度的產(chǎn)品燃盡圖。燃盡圖使得項(xiàng)目進(jìn)度一目了然、隨時(shí)可見，通常以任務(wù)完成數(shù)量(顯示網(wǎng)格的x軸)和持續(xù)時(shí)間(y軸)來表示[5]。

邁克爾(Michael Dulock)和華立(Holley Long)在《Digital Collections Are a Sprint, Not a Marathon: Adapting Scrum Project Management Techniques to Library Digital Initiatives》一文中介紹了一個(gè)案例：來自科羅拉多大學(xué)博爾德(CU-Boulder)圖書館的數(shù)字化小組和元數(shù)據(jù)服務(wù)部門的一個(gè)小團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了Scrum項(xiàng)目管理框架的試點(diǎn)。他們將Scrum的一個(gè)關(guān)鍵組成部分Sprint應(yīng)用于數(shù)字化項(xiàng)目，采用沖刺加強(qiáng)了參與者之間的溝通與合作，加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)合作，增強(qiáng)了他們適應(yīng)優(yōu)先重點(diǎn)轉(zhuǎn)移的能力。修改后的框架運(yùn)行了一年多，館藏?cái)?shù)字化工作取得了重大進(jìn)展[6]。

3 敏捷理念與圖書館組織變革

米娜(Minna Niemi-Grundstro¨m)介紹了《敏捷宣言》中的敏捷思維與精益思想，即強(qiáng)調(diào)與客戶的互動(dòng)與合作。坦佩雷科技大學(xué)(TUT)圖書館自2011年起，開始了一項(xiàng)“溝通和透明度”的改進(jìn)項(xiàng)目，在該項(xiàng)目中首次引入了一些敏捷思維方法。文章介紹了開發(fā)、評(píng)估和管理高校圖書館最重要的幾項(xiàng)敏捷原則和方法。

(1)客戶滿意原則。首先要滿足客戶需求，其次通過衡量客戶滿意度進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)。客戶滿意度調(diào)查每年進(jìn)行兩次，收集所有主要客戶群體的信息，包括學(xué)生、研究人員、大學(xué)員工和外部客戶。除此之外，另一項(xiàng)測(cè)量也被納入滿意度調(diào)查，即凈推薦值(Net Promoter Score，NPS)。

(2)管理層的領(lǐng)導(dǎo)能力。首先，管理層需要有強(qiáng)大的愿景和能力；其次，管理層領(lǐng)導(dǎo)變革，將具體開發(fā)項(xiàng)目委派給有想法有技術(shù)的人員；第三，管理層負(fù)責(zé)創(chuàng)建開放和透明的工作環(huán)境；第四，管理層需要信任團(tuán)隊(duì)成員并使團(tuán)隊(duì)完成工作。

(3)團(tuán)隊(duì)成員之間互助、合作、分享。團(tuán)隊(duì)成員間相互幫助，彼此尊重、信任，有助于實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。

(4)工作流程簡(jiǎn)單、快速和透明。敏捷思維強(qiáng)調(diào)，在實(shí)際工作開始之前進(jìn)行過于徹底的計(jì)劃會(huì)增加浪費(fèi)。在短期計(jì)劃之后開始工作會(huì)更快，更有效，如果需要的話，可以隨時(shí)進(jìn)行更改。

(5)持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。在坦佩雷科技大學(xué)圖書館中，敏捷方法以多種方式提高了透明度和可視性。對(duì)于每個(gè)新的開發(fā)項(xiàng)目，館員都會(huì)創(chuàng)建一個(gè)發(fā)布計(jì)劃。發(fā)布計(jì)劃記錄了工作量、具體任務(wù)、計(jì)劃負(fù)責(zé)人和狀態(tài)更新。發(fā)布計(jì)劃存儲(chǔ)在圖書館維基中，定期更新，以便所有人都可以了解狀態(tài)信息。

通過敏捷理念的實(shí)踐，坦佩雷科技大學(xué)圖書館員認(rèn)為，以下敏捷元素是最有效和最相關(guān)的：欣賞客戶的需求、消除浪費(fèi)、質(zhì)量保證，并賦予團(tuán)隊(duì)重新設(shè)計(jì)和快速?zèng)Q策的能力。從領(lǐng)導(dǎo)角度來看，系統(tǒng)化的后續(xù)實(shí)踐和增加實(shí)際開發(fā)任務(wù)的可見度，為資源和能力管理提供了有價(jià)值的基礎(chǔ)信息[7]。

?？怂?Fox. Robert)認(rèn)為圖書館原有的成本分析方法遏制了圖書館領(lǐng)導(dǎo)層在圖書館技術(shù)戰(zhàn)略層面作出創(chuàng)新、有遠(yuǎn)見的決定的能力，他在《The true cost》一文中建立了一種決策模型，將Scrum敏捷思維引入圖書館。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理對(duì)許多組織來說是違反直覺的，因?yàn)樗鼈兙o緊圍繞著衡量時(shí)間和財(cái)務(wù)成本的問題，優(yōu)秀的項(xiàng)目成果必然要付出更多的財(cái)務(wù)成本與時(shí)間成本。如果領(lǐng)導(dǎo)層過多地考慮時(shí)間成本與財(cái)務(wù)成本，面對(duì)快速變革的技術(shù)環(huán)境，可能反而丟失了用戶認(rèn)為最重要的價(jià)值。圖書館做出任何戰(zhàn)略決策都存在風(fēng)險(xiǎn)管理，但有遠(yuǎn)見的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)優(yōu)先考慮給用戶提供最佳的數(shù)字產(chǎn)品和服務(wù)。為了滿足顧客的期望，圖書館組織需要足夠靈活，以便快速轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略，這使得運(yùn)用Scrum成為可能。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該把重點(diǎn)放在內(nèi)容和服務(wù)改進(jìn)這些更重要的領(lǐng)域上，而不是集中在預(yù)算問題和處理不受管控的期望上，如技術(shù)進(jìn)步、硬件特性、短暫的用戶興趣和其他不可預(yù)測(cè)的變化[8]。

?？怂乖诹硪黄恼隆禣rganized chaos》中指出，隨著圖書館科學(xué)和信息技術(shù)之間的整合變得緊密，圖書館的某些工作方式正在轉(zhuǎn)向數(shù)字領(lǐng)域。他主張研究IT行業(yè)采用的軟件開發(fā)方法，希望圖書館借鑒企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免在無價(jià)值的產(chǎn)品上花費(fèi)時(shí)間和精力；在重要的決策過程中，采用敏捷思維，始終關(guān)注最終消費(fèi)者的需求[9]。

布塞(Robin A, Buser.)等人在《Project Management For Libraries》一書中也介紹了敏捷項(xiàng)目管理的理念，并著重描述了Scrum方法。他們認(rèn)為，敏捷項(xiàng)目管理特別適用于圖書館的技術(shù)項(xiàng)目，它需要最高層級(jí)的組織承諾和一些敏捷技術(shù)、工具和管理方面的專家。除此之外，圖書館講座和一些特殊的活動(dòng)，也可以使用敏捷項(xiàng)目管理。如果在一個(gè)較大的圖書館中，有自己的項(xiàng)目管理部門或足夠的技術(shù)，支撐敏捷項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作，敏捷項(xiàng)目管理就是可行的。他們贊同敏捷是一門哲學(xué)理念，重復(fù)運(yùn)用才會(huì)行之有效[10]。

菲歐娜(Fiona Harland)等人進(jìn)行了一個(gè)關(guān)于“大學(xué)圖書館館長(zhǎng)如何在快速變化的環(huán)境中確保圖書館與利益相關(guān)者保持相關(guān)性”的研究。他們對(duì)來自公立大學(xué)圖書館的12位資深館長(zhǎng)進(jìn)行了半結(jié)構(gòu)式訪談，研究結(jié)果之一就是建立敏捷的圖書館文化。許多館長(zhǎng)表示他們想要一個(gè)敏捷的圖書館，這意味著圖書館能夠迅速適應(yīng)環(huán)境的變化，解決問題，并為利益相關(guān)者的利益調(diào)整服務(wù)。被訪談?wù)咧赋?，敏捷文化不?huì)被變化所壓倒，敏捷需要不斷地意識(shí)到變化，必須有隨著變化而改變的思想準(zhǔn)備。敏捷文化也把變化看作是擴(kuò)大圖書館影響力的機(jī)會(huì)。文化的變化需要時(shí)間和實(shí)踐，即通過確定新興的需求，然后確定圖書館如何滿足這些需求。被訪談?wù)咧贿€強(qiáng)調(diào)，圖書館需要以顧客為中心或與利益相關(guān)者保持聯(lián)系[11]。

4 國(guó)內(nèi)圖書館敏捷項(xiàng)目管理研究

國(guó)內(nèi)敏捷理論和方法皆來自國(guó)外，且圖書館IT項(xiàng)目往往委托第三方公司來開發(fā)，因此，國(guó)內(nèi)圖書館應(yīng)用敏捷方法開發(fā)項(xiàng)目的實(shí)踐和文獻(xiàn)記載并不多。

2009年，莫嵐運(yùn)用XP方法自主開發(fā)桂林醫(yī)學(xué)院圖書館查新系統(tǒng)的案例是較早公開發(fā)表的敏捷開發(fā)方法在圖書館的應(yīng)用案例，通過實(shí)踐證明敏捷開發(fā)技術(shù)適用于圖書館自建特色中小型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的軟件和平臺(tái)開發(fā)項(xiàng)目[12]。

邵莉娟在《基于Scrum的高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目管理研究》一文中提出可以將Scrum方法應(yīng)用于圖書館傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作的設(shè)想，將貫穿圖書館全年的文獻(xiàn)采購(gòu)工作轉(zhuǎn)化為較短周期的迭代，將文獻(xiàn)建設(shè)部轉(zhuǎn)化為Scrum團(tuán)隊(duì)，由整個(gè)團(tuán)隊(duì)去收集用戶需求，負(fù)責(zé)圖書館的資源采購(gòu)[13]。

武瑞根據(jù)敏捷開發(fā)方法中的重視用戶的需求、快速響應(yīng)用戶反饋、強(qiáng)調(diào)開發(fā)周期等共同特征總結(jié)出迭代思維的概念及特征，并在傳統(tǒng)閱讀服務(wù)中運(yùn)用迭代思維進(jìn)行閱讀服務(wù)產(chǎn)品的創(chuàng)新設(shè)計(jì)[14]。

盡管國(guó)內(nèi)相關(guān)研究數(shù)量不多，但研究者們已將目光從敏捷方法應(yīng)用于圖書館技術(shù)開發(fā)轉(zhuǎn)向了應(yīng)用于圖書館傳統(tǒng)業(yè)務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上，敏捷項(xiàng)目管理在圖書館的早期應(yīng)用主要集中在圖書館的新技術(shù)、新業(yè)務(wù)或軟件開發(fā)項(xiàng)目中，如網(wǎng)站建設(shè)或數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目。敏捷方法的實(shí)踐者們均在實(shí)踐中獲益，認(rèn)為敏捷項(xiàng)目管理方法與傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方法相比較，有著更大的優(yōu)勢(shì)：第一，自我組織自我管理的團(tuán)隊(duì)便于快速?zèng)Q策，增加了團(tuán)隊(duì)的靈活性和敏捷性；第二，對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，并進(jìn)行固定的“時(shí)間盒”式管理，保證了產(chǎn)品重要功能的優(yōu)先滿足；第三，溝通密切，共同工作的團(tuán)隊(duì)不僅更具創(chuàng)造性，而且獲得知識(shí)和技能的速度更快；第四，利益相關(guān)者、用戶的參與和隨時(shí)反饋，形成了一個(gè)良好的協(xié)作和溝通的動(dòng)態(tài)工作環(huán)境，保證項(xiàng)目朝著正確的方向前進(jìn)。

在敏捷方法應(yīng)用于圖書館技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目取得成功后，圖書館組織也嘗試使用敏捷方法變革圖書館管理，坦佩雷科技大學(xué)圖書館的案例可算作成功典范。2011年，美國(guó)項(xiàng)目管理研究院(PMI)提出2012年以后最新的項(xiàng)目管理趨勢(shì)之一就是組織敏捷。2012年，PMI正式推出PMI-ACP敏捷認(rèn)證，帶動(dòng)了全球敏捷的風(fēng)潮[15]。敏捷項(xiàng)目管理作為互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代新興的項(xiàng)目管理方法，在國(guó)內(nèi)圖書館界的應(yīng)用尚處于萌芽階段，未來我們?nèi)孕璨粩嗵剿鞑拍苓_(dá)到圖書館的組織級(jí)敏捷，以應(yīng)對(duì)迅速發(fā)展的技術(shù)變革與環(huán)境轉(zhuǎn)變。