淺談山東博物館藏品管理系統(tǒng)的建設(shè)

滕衛(wèi) 張興

摘 要：山東博物館藏品管理系統(tǒng)基于現(xiàn)有藏品管理業(yè)務(wù)，整合了原有的數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)了藏品征集、登編、保管、注銷、鑒定、修復(fù)利用管理、展覽利用管理、拍攝利用管理、賬目查詢、統(tǒng)計(jì)分析等基本功能，建立了完善合理的藏品利用指標(biāo)體系—定義符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、滿足本館實(shí)際需要的藏品利用指標(biāo)體系;開(kāi)發(fā)嚴(yán)格合理的藏品利用管理流程—通過(guò)流程定制，將藏品選擇、利用限制管理、藏品占用管理等工作流程化、規(guī)范化;開(kāi)發(fā)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)查詢功能—通過(guò)大量的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)當(dāng)前館藏藏品的各種利用信息;設(shè)計(jì)完善的對(duì)外接口—通過(guò)合理、完善的對(duì)外接口設(shè)計(jì)，為以后系統(tǒng)的對(duì)外服務(wù)提供強(qiáng)力保障。系統(tǒng)還使用統(tǒng)一的用戶管理和權(quán)限管理系統(tǒng)，基于角色的權(quán)限管理，使業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)起來(lái)更清晰，針對(duì)角色管理使得權(quán)限管理更加靈活。

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.04.013

1 開(kāi)發(fā)背景

山東博物館是新中國(guó)成立后建立的第一座省級(jí)綜合性地志博物館，成立于1954年，新館于2010年11月16日向社會(huì)開(kāi)放。山東博物館具有豐富的藏品優(yōu)勢(shì)，尤其青銅器、陶瓷器、甲骨文、碑帖古籍、古生物化石等方面的收藏在國(guó)內(nèi)位居前列。

山東博物館的藏品數(shù)字化建設(shè)分別經(jīng)歷了幾個(gè)階段：2009年全國(guó)珍貴文物數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)的48895件（套）;2013至2016年第一次全國(guó)可移動(dòng)文物普查中，共采集登錄文物、資料、化石標(biāo)本14萬(wàn)余件（套）;2015年山東數(shù)字化博物館建設(shè)時(shí)2036件（套）館藏精品文物的3D掃描影像信息。多種版本、多種數(shù)據(jù)格式導(dǎo)致的問(wèn)題就是：①?zèng)]有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，各自成體系而又不能統(tǒng)一為用，數(shù)字資源信息孤島化，不能做到館內(nèi)藏品資源信息共享。②已有的單機(jī)版管理系統(tǒng)功能不完善，自身存在著一些不可實(shí)現(xiàn)的功能和系統(tǒng)封閉性，導(dǎo)致系統(tǒng)“天生缺失”。③館內(nèi)溝通、協(xié)調(diào)、反饋三大難，缺乏一整套標(biāo)準(zhǔn)的管理服務(wù)協(xié)同系統(tǒng)。

因此，希望通過(guò)建設(shè)山東博物館自己的數(shù)字化管理項(xiàng)目，將不同體系、不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，提高館藏?cái)?shù)據(jù)利用率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，從而確保數(shù)據(jù)安全。

2016年3月4日，國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)文物工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》中指出：“健全國(guó)家文物登錄制度。建立國(guó)家文物資源總目錄和數(shù)據(jù)資源庫(kù)，全面掌握文物保存狀況和保護(hù)需求，實(shí)現(xiàn)文物資源動(dòng)態(tài)管理，推進(jìn)信息資源社會(huì)共享?！?016年是第一次全國(guó)可移動(dòng)文物普查項(xiàng)目的收官之年，普查的成果在行政管理、行業(yè)應(yīng)用、公眾服務(wù)等方面的應(yīng)用尤為迫切。為了充分利用好通過(guò)普查建立的可移動(dòng)文物數(shù)據(jù)，山東博物館適時(shí)決定建設(shè)自己的藏品管理系統(tǒng)。2016年、2017年兩年間，經(jīng)過(guò)招標(biāo)、設(shè)計(jì)、研發(fā)工作的有序推進(jìn)，該系統(tǒng)于2017年6月正式上線運(yùn)行。

2 建設(shè)目標(biāo)

山東博物館藏品管理系統(tǒng)的用戶劃分為以下幾個(gè)不同角色：館內(nèi)職工、藏品征集員、藏品登編員、攝影師、總賬管理員、庫(kù)房責(zé)任保管員、各部門主管主任、館領(lǐng)導(dǎo)。每個(gè)不同角色在系統(tǒng)中擁有不同權(quán)限。

山東博物館藏品管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)：①建立完善的藏品著錄指標(biāo)體系—依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，在征集指標(biāo)、編目指標(biāo)、鑒定指標(biāo)、方位指標(biāo)、藏品利用指標(biāo)、出退庫(kù)管理指標(biāo)等基礎(chǔ)上，制定博物館藏品著錄指標(biāo)體系。②實(shí)現(xiàn)合理的賬目管理功能—通過(guò)對(duì)藏品征集信息、登編信息、方位信息、出退庫(kù)（館）信息、相關(guān)資料信息、完殘信息等的管理，生成藏品總賬、各分類賬。支持賬目查詢、導(dǎo)出或打印各種報(bào)表。③實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的藏品出退庫(kù)（館）管理—通過(guò)藏品出退庫(kù)流程化、規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)藏品在線審批、單據(jù)打印、在線點(diǎn)交等出退庫(kù)管理。④提供強(qiáng)大的藏品綜合查詢功能—在合理的權(quán)限管理的限制內(nèi)，針對(duì)各種不同業(yè)務(wù)需要的用戶群，開(kāi)發(fā)便捷的查詢功能，包括藏品信息查詢、賬目查詢、出退庫(kù)記錄查詢等。⑤支持多維度的統(tǒng)計(jì)功能—通過(guò)大量的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)藏品的各種動(dòng)態(tài)信息，用戶可根據(jù)需求選擇多種統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，自定義統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，生成各類統(tǒng)計(jì)圖和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。⑥設(shè)計(jì)完善的對(duì)外接口—通過(guò)合理、完善的對(duì)外接口設(shè)計(jì)，為以后系統(tǒng)的對(duì)外服務(wù)提供強(qiáng)力保障。

3 業(yè)務(wù)主線設(shè)計(jì)

山東博物館藏品管理工作主要分為藏品入藏、編目、修改、利用、移庫(kù)、注銷等幾方面。其中，藏品入藏是基礎(chǔ)，包括藏品入藏審批、藏品登編、上傳影像、分配庫(kù)房、入庫(kù)點(diǎn)交等;藏品編目、修改是指藏品編目信息的修改及審批，包括重要指標(biāo)項(xiàng)信息修改和普通指標(biāo)項(xiàng)信息修改;藏品利用是指因各種需要進(jìn)行的藏品提用，包括提用申請(qǐng)、審批、出退庫(kù)藏品狀況的查驗(yàn)、出退庫(kù)點(diǎn)交等;藏品移庫(kù)是指藏品存放位置的變更，包括同一責(zé)任保管員名下庫(kù)房藏品移庫(kù)、部門內(nèi)移庫(kù)、跨部門移庫(kù)的申請(qǐng)和審批;藏品注銷是指藏品生命周期的終結(jié)，如藏品因損毀、調(diào)撥、交換出館等情況，需辦理藏品注銷手續(xù)，不再進(jìn)行該藏品的管理。

①藏品入藏—登編—上傳影像—入庫(kù)。這條業(yè)務(wù)主線是博物館藏品從無(wú)到有的過(guò)程，主要包括藏品入館、入庫(kù)兩項(xiàng)業(yè)務(wù)。在藏品入館環(huán)節(jié)，由具有相關(guān)錄入權(quán)限的人員錄入征集單據(jù)、藏品信息、鑒定意見(jiàn)等信息后，提交給征集部門進(jìn)行審核、根據(jù)實(shí)際需要提交給分管館長(zhǎng)、館長(zhǎng)進(jìn)行審核。全部審核通過(guò)之后，將單據(jù)信息提交給登編人員進(jìn)行登編。登編是指將征集來(lái)的藏品進(jìn)行分類整理、錄入藏品相關(guān)信息，例如年代、尺寸、簡(jiǎn)要描述等。藏品入庫(kù)點(diǎn)交：登編完成之后，藏品需要交由庫(kù)房進(jìn)行收藏管理，在收進(jìn)庫(kù)房之前，庫(kù)房責(zé)任保管人員和總賬、征集人員等幾方同時(shí)對(duì)藏品進(jìn)行點(diǎn)交，確認(rèn)藏品的完殘情況等信息，便于管理中分權(quán)分責(zé)。

②藏品提用申請(qǐng)—藏品出退庫(kù)管理。藏品提用是博物館發(fā)揮藏品作用的一項(xiàng)重要工作，這條業(yè)務(wù)主線是藏品在提用過(guò)程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理。當(dāng)需要進(jìn)行籌展、拍照、修復(fù)保護(hù)等利用藏品時(shí)，需要提出藏品出庫(kù)申請(qǐng)，寫明利用原因、地點(diǎn)、時(shí)間等，選擇相應(yīng)藏品進(jìn)行提交，經(jīng)由主任、總賬管理員、分管館長(zhǎng)進(jìn)行審核（出館藏品需經(jīng)館長(zhǎng)進(jìn)行審批）。全部審批結(jié)束之后申請(qǐng)人才能去庫(kù)房提用藏品。藏品出退庫(kù)點(diǎn)交是在進(jìn)行出庫(kù)申請(qǐng)之后，申請(qǐng)人到庫(kù)房提取藏品時(shí)，需要申請(qǐng)人和庫(kù)房保管員對(duì)藏品進(jìn)行點(diǎn)交，需要多方認(rèn)可藏品的完殘信息，需要出館的藏品須有總賬人員作為第三方進(jìn)行監(jiān)督驗(yàn)放。當(dāng)藏品利用完成退庫(kù)時(shí)，還需要退庫(kù)送回人和庫(kù)房保管員進(jìn)行點(diǎn)交，多方重新對(duì)藏品完殘信息進(jìn)行確認(rèn)。點(diǎn)交后，藏品的安全責(zé)任回歸庫(kù)房保管員。

③修改編目信息—更新總賬記錄。這條業(yè)務(wù)主線是藏品在日常保管過(guò)程中，保管員對(duì)藏品信息不斷完善的業(yè)務(wù)。包括重要指標(biāo)項(xiàng)和普通指標(biāo)項(xiàng)信息維護(hù)兩部分。變更后的藏品信息自動(dòng)更新到總登記賬中，并保留修改痕跡，以便進(jìn)行備查。

④藏品移庫(kù)申請(qǐng)—藏品移庫(kù)點(diǎn)交。這條業(yè)務(wù)線是記錄藏品存放方位的變化及相關(guān)保管負(fù)責(zé)人的變化。包括藏品移庫(kù)申請(qǐng)審批，雙方庫(kù)房責(zé)任保管員進(jìn)行藏品驗(yàn)傷、點(diǎn)交。部門內(nèi)部移庫(kù)需要部門主任審批即可，部門間移庫(kù)需要目標(biāo)庫(kù)房主任進(jìn)行審批，當(dāng)兩庫(kù)房屬于不同責(zé)任保管員時(shí)還需要庫(kù)房保管員之間進(jìn)行點(diǎn)交，確定藏品完殘信息。

⑤藏品注銷申請(qǐng)—適時(shí)在藏品總賬中進(jìn)行相應(yīng)信息的注銷。藏品撥出等情況發(fā)生時(shí)，要對(duì)藏品進(jìn)行注銷，說(shuō)明藏品已經(jīng)不在館內(nèi)保管。要有注銷申請(qǐng)權(quán)限的人員進(jìn)行申請(qǐng)，填寫注銷原因、注銷憑證號(hào)等信息后提交給審核人員進(jìn)行審核。審核通過(guò)后進(jìn)行藏品注銷，當(dāng)再進(jìn)行申請(qǐng)出庫(kù)、移庫(kù)申請(qǐng)時(shí)將檢索不到該件藏品。

一方面，藏品管理系統(tǒng)建設(shè)可以對(duì)博物館的藏品管理主線有更清晰的劃分，讓藏品各個(gè)階段的業(yè)務(wù)更加清楚明了;另一方面，從博物館的管理工作看，藏品管理系統(tǒng)建設(shè)可以對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，相較之前各部門獨(dú)立的管理工作更集中，各業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性也更緊密，藏品信息數(shù)據(jù)不斷在業(yè)務(wù)發(fā)展變化中得到完善，業(yè)務(wù)的變化促進(jìn)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)的變化和更新。文物總賬室和各個(gè)保管部門始終能掌握第一手準(zhǔn)確、完整的藏品動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行各類藏品、單據(jù)、動(dòng)態(tài)的查詢統(tǒng)計(jì)，為全館各業(yè)務(wù)部門人員使用數(shù)據(jù)提供了便利條件，同時(shí)，多維度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表也為館領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策支持。

4 系統(tǒng)功能模塊

山東博物館藏品管理系統(tǒng)的主要功能模塊有：①藏品管理;②登編入庫(kù);③利用審批;④出退庫(kù)管理;⑤移庫(kù)審批;⑥編目修改審批;⑦注銷審批;⑧查詢統(tǒng)計(jì);⑨統(tǒng)計(jì)分析。

4.1 山東博物館藏品入館流程

藏品入館是獲取藏品數(shù)據(jù)、藏品管理的最初始點(diǎn)，入館模塊可以分為兩個(gè)過(guò)程：一個(gè)是藏品入賬過(guò)程，一個(gè)是藏品登編入庫(kù)過(guò)程。入賬包括：征集員提交征集申請(qǐng)—錄入征集藏品信息—錄入鑒定意見(jiàn)—部門主任和主管領(lǐng)導(dǎo)審核—產(chǎn)生征集單據(jù)和藏品基本信息;登編入庫(kù)包括：登編員完善藏品信息—攝影師上傳藏品影像—分配庫(kù)房—責(zé)任保管員入庫(kù)驗(yàn)傷—錄入存放方位—三方入庫(kù)點(diǎn)交。整個(gè)過(guò)程通過(guò)藏品征集獲取第一手藏品數(shù)據(jù)，再經(jīng)過(guò)登編完善藏品信息、驗(yàn)傷點(diǎn)交進(jìn)入庫(kù)房。正式入庫(kù)后，藏品基本信息及相關(guān)的鑒定信息、影像信息、完殘情況等信息自動(dòng)計(jì)入藏品總分類賬，無(wú)須再次錄入。

另外，藏品管理系統(tǒng)中最重要的是形成第一手完整的藏品信息檔案。藏品的各類信息在管理利用期間會(huì)發(fā)生各種變化，有些源于各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有些源于藏品編目信息修改，而無(wú)論何種變化，最終都體現(xiàn)在藏品信息檔案中。我們?cè)谶M(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)仔細(xì)分析了各項(xiàng)業(yè)務(wù)對(duì)信息產(chǎn)生變動(dòng)的觸發(fā)點(diǎn)以及變動(dòng)的指標(biāo)項(xiàng)信息，同時(shí)與變動(dòng)的相關(guān)影響結(jié)果進(jìn)行聯(lián)動(dòng)。

4.2 以藏品出庫(kù)申請(qǐng)為例說(shuō)明藏品提用流程

對(duì)擬提用藏品，需由申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，填寫相應(yīng)單據(jù)信息，并選擇需要出庫(kù)的藏品，提交給主管主任進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，單據(jù)提交分管館長(zhǎng)審核。審核通過(guò)后，如果有一級(jí)品或者藏品出館等情況，系統(tǒng)自動(dòng)提交給館長(zhǎng)審核;否則通知申請(qǐng)人，同時(shí)將單據(jù)按照庫(kù)房分單后，進(jìn)入“藏品出退庫(kù)點(diǎn)交”流程。

在館長(zhǎng)審核確認(rèn)提交之前，如果認(rèn)為申請(qǐng)單有問(wèn)題，如所選擇的某件藏品不能出庫(kù)等原因則可以逐級(jí)退回，退回到申請(qǐng)人，再對(duì)單據(jù)信息進(jìn)行修改或者增刪藏品。

在使用過(guò)程中，我們將單據(jù)按照“待辦”“已辦”主動(dòng)推送到業(yè)務(wù)人員的工作桌面上。業(yè)務(wù)人員只需要打開(kāi)自己的待辦列表，就可以看見(jiàn)所有等待自己處理的工作單據(jù)，處理完成以后，單據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)移到已辦列表中。業(yè)務(wù)人員可以檢索查詢自己的已辦列表，通過(guò)已辦列表檢索自己已經(jīng)處理過(guò)的單據(jù)，可以查詢當(dāng)時(shí)處理的詳細(xì)信息，也可以查看當(dāng)前單據(jù)的位置。

5 統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)

山東博物館藏品管理系統(tǒng)建設(shè)了公用的認(rèn)證系統(tǒng)，統(tǒng)一管理和驗(yàn)證用戶的身份。用戶實(shí)名從統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)中獲取證書或令牌，通過(guò)所在部門和密碼的認(rèn)證，可以實(shí)現(xiàn)在平臺(tái)和多個(gè)集成系統(tǒng)之間切換，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶的角色和權(quán)限自動(dòng)完成身份認(rèn)證。同時(shí)完成用戶管理功能，主要包括單點(diǎn)登錄、人員信息管理、組織機(jī)構(gòu)信息管理以及統(tǒng)計(jì)查詢四個(gè)部分內(nèi)容。

5.1 單點(diǎn)登錄

提供單點(diǎn)登錄功能，用戶只需在登錄系統(tǒng)時(shí)認(rèn)證一次，即可以在不同業(yè)務(wù)模塊之間自由切換。

5.2 人員信息管理

實(shí)現(xiàn)用戶信息的錄入、修改、注銷等功能，并給用戶指定組織機(jī)構(gòu)。

①添加、編輯、注銷人員信息，包括文本、照片、PDF等多種類型的資源;②支持批量導(dǎo)入人員信息;③人員信息以身份證號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí);④人員信息一旦發(fā)布，系統(tǒng)將不支持該人員信息的刪除，只能通過(guò)注銷的方式退出人員管理范圍。

5.3 組織機(jī)構(gòu)信息管理

實(shí)現(xiàn)部門信息的錄入、修改、注銷等功能。組織機(jī)構(gòu)發(fā)生調(diào)整后，其下面的人員信息支持組織機(jī)構(gòu)信息的自動(dòng)更新。

5.4 統(tǒng)計(jì)查詢

人員信息檢索結(jié)果和統(tǒng)計(jì)結(jié)果支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出功能。

6 系統(tǒng)外部接口

作為博物館信息化建設(shè)的一部分，藏品管理系統(tǒng)并不是孤立存在的，支持與其他現(xiàn)有或?qū)?lái)再上的系統(tǒng)進(jìn)行交互。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)分析了藏品管理系統(tǒng)的外部接口，左側(cè)為藏品管理系統(tǒng)調(diào)用的其他系統(tǒng)接口，右側(cè)為藏品管理系統(tǒng)提供的可供外部應(yīng)用系統(tǒng)與之集成的接口。藏品管理系統(tǒng)與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間可以通過(guò)Web Service接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互。

7 結(jié)語(yǔ)

山東博物館藏品管理系統(tǒng)通過(guò)兩年來(lái)的線上運(yùn)行，基本上實(shí)現(xiàn)了館內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)部室藏品管理與協(xié)同利用，業(yè)務(wù)主線的設(shè)計(jì)也基本滿足了藏品入賬、點(diǎn)交、利用申請(qǐng)、編目修改、注銷等功能的流程化管理，經(jīng)過(guò)層層審批，增強(qiáng)了系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)的正確性，減少誤差，責(zé)任明確。利用統(tǒng)一的用戶管理與基于角色的權(quán)限管理對(duì)系統(tǒng)中的用戶信息以及角色分配等功能進(jìn)行統(tǒng)一的管理，減少用戶維護(hù)的不一致性，降低權(quán)限維護(hù)的復(fù)雜度。但山東博物館藏品管理系統(tǒng)僅僅就圍繞藏品所發(fā)生的最基本的工作流程進(jìn)行了框架式搭建，諸如影像管理、藏品修復(fù)保護(hù)等方面仍需進(jìn)一步展開(kāi)設(shè)計(jì)并加以細(xì)化完善，以期為山東博物館藏品管理水平的提高再添助力?！?/p>

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