淺談紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的有效融合

張志香

晉能控股煤業(yè)集團(tuán)軒崗煤電有限責(zé)任公司 山西 忻州034114

基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢和不足,提出了二者有效融合的管理方式。檔案中記錄信息較多,類型多樣,能夠形成不同的價值狀態(tài),將二者進(jìn)行有效融合,不僅能夠最大限度地保障檔案信息的真實性和有效性,同時還能避免外在因素對檔案信息的破壞,延長檔案的保存年限,對提升檔案管理質(zhì)量,確保檔案管理工作的規(guī)范性具有十分重要的作用。

1 紙質(zhì)檔案主要特征

1.1 紙質(zhì)檔案的特征 優(yōu)勢:紙質(zhì)檔案閱讀更為便捷,具有較強(qiáng)的法律效力,舉例來說,帶有公司印章的文件、合同等,其所包含的內(nèi)容受到國家法律的保護(hù)。并且紙質(zhì)檔案保存年限長久,在不被外在因素破壞的情況下保存年限超過百年。劣勢:紙質(zhì)檔案需要占據(jù)較大的保存空間,加大了檔案查閱工作的難度,在保管期間常常會受到外在因素的影響出現(xiàn)損壞以及丟失等現(xiàn)象。并且紙質(zhì)檔案只能夠同時被一人所查閱,共享性較差,影響檔案信息的流通速度。

2 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的共存性 紙質(zhì)檔案始終是記錄和保存原始檔案信息的重要憑證,因此即使電子檔案優(yōu)勢多多,紙質(zhì)檔案也不會被時代所淘汰,因此,若想有效提升企業(yè)檔案管理工作勢必需要加強(qiáng)兩者的共存性,如此才能提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)管理工作。加強(qiáng)兩者之間的共存性主要源自于以下內(nèi)容:其一是電子檔案主要是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)和前提形成的,因此,電子檔案管理工作的創(chuàng)新和完善仍需要借鑒紙質(zhì)檔案管理的成功經(jīng)驗。因此,很多企業(yè)為了保障檔案信息的真實性和有效性,常常會分別預(yù)留紙質(zhì)檔案與電子檔案。其二,兩者在完成企業(yè)檔案管理工作時存在一定的先后順序,電子檔案借助先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和信息技術(shù)開展工作,效率較高,但是不可避免的會出現(xiàn)不同程度的問題,影響檔案信息的管理質(zhì)量[1]。此時便需要檔案管理人員將具有重要信息的電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換,保存紙質(zhì)檔案。但是兩種檔案的轉(zhuǎn)換需要結(jié)合具體的情況進(jìn)行開展,首先是企業(yè)若是已經(jīng)構(gòu)建完善的電子檔案管理系統(tǒng)時需要針對較為重要的檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化,預(yù)留紙質(zhì)檔案作為備份。其次是向其他單位傳輸檔案信息時需要轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案,保障兩者的共存性。

2.2 加強(qiáng)兩種檔案管理方式之間的互動性 紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在于檔案管理工作當(dāng)中能夠衍生出更為有效的交流方式,提升二者的融合速度。從原則上來說,二者屬于不同的管理系統(tǒng),差異性較大,但是為共同完成檔案管理工作,保障檔案信息的真實性以及完整性,加強(qiáng)二者的互動和融合才是必由之路。因此,若想對二者進(jìn)行有效的融合,勢必需要對兩者的互動性進(jìn)行更為細(xì)致的分析,其一,紙質(zhì)檔案與電子檔案在實際工作的過程中能夠彼此聯(lián)系、相互影響,紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生和發(fā)展為電子檔案的生成奠定了良好的前提,而紙質(zhì)檔案若想保存長久,保障信息的有效性則需要學(xué)習(xí)紙質(zhì)檔案的管理模式,二者取長補(bǔ)短才能相互進(jìn)步[2]。其二,紙質(zhì)檔案與電子檔案在相互學(xué)習(xí)的時候也會不斷完善自身的管理工作,進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一性,在企業(yè)內(nèi)逐漸形成完整的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案的管理工作主要是借助了先進(jìn)的電子設(shè)備以及信息技術(shù),因此較為先進(jìn)的電子檔案管理工作優(yōu)勢能夠?qū)堎|(zhì)檔案的管理工作內(nèi)容和形式產(chǎn)生積極的影響,助力紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理改革。而紙質(zhì)檔案主要是以看得見摸得著的紙質(zhì)作為保存檔案信息的主要憑證,因此其信息管理模式相對較為落后,但是能夠最大限度地保證原始檔案信息的真實性和法律系,因此,加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合,實現(xiàn)二者的互動性已然成為新時代背景下企業(yè)開展檔案管理工作的必然要求。

2.3 構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機(jī)制 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是時代發(fā)展過程中企業(yè)開展檔案管理工作的必然選擇,因此作為企業(yè)檔案管理人員需要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案與電子檔案的重視程度,積極吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗,加強(qiáng)二者的管理工作,為企業(yè)開展有效的檔案管理工作創(chuàng)造良好氛圍。從現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的趨勢來看,紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已然是常態(tài),因此為了保障企業(yè)檔案管理工作的有效性,需要結(jié)合企業(yè)的實際情況構(gòu)建完善的集成化管理制度,對紙質(zhì)檔案于電子檔案信息進(jìn)行細(xì)致的收集與管理,實現(xiàn)完善的借閱與歸檔流程,保障檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。同時,加強(qiáng)各個檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系,對電子檔案與紙質(zhì)檔案的記錄與保存的全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督與管理,最大限度地提升企業(yè)檔案管理工作的有效性。

結(jié)束語

綜上所述,紙質(zhì)檔案管理工作與電子檔案管理工作皆是企業(yè)開展檔案管理工作的重要方式和途徑,各有其優(yōu)勢和不足。隨著時代的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的不斷促進(jìn),電子檔案的管理效率逐漸優(yōu)越于紙質(zhì)檔案,在此環(huán)境下,紙質(zhì)檔案逐漸凸顯出保存和管理的劣勢。即便如此,紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢也無法被泯滅,紙質(zhì)檔案能夠記錄和保存企業(yè)檔案信息的原始資料,與電子檔案相比更具有法律效應(yīng),因此為了最大限度地提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量需要加強(qiáng)二者的融合,提升二者的共存性和互動性,相互借鑒,彼此提升,進(jìn)而構(gòu)建完善的集成化檔案管理機(jī)制,促進(jìn)我國企業(yè)檔案管理工作有序發(fā)展。