互聯(lián)網(wǎng)+事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革

邵 夢(mèng)

哈爾濱市退役軍人服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱150001

前言

在事業(yè)單位人力資源業(yè)務(wù)中,人事統(tǒng)計(jì)工作具有舉足輕重的地位,對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)具有舉足輕重的影響。員工薪酬管理系統(tǒng)在日常業(yè)務(wù)中的重要價(jià)值就是統(tǒng)一數(shù)據(jù)與信息,提高整體工作效率。加強(qiáng)現(xiàn)代事業(yè)單位管理,提高工資水平,改善整體協(xié)調(diào),最終提高工作效率。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)況

1.1 對(duì)事業(yè)單位檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)不夠 重視人才管理和統(tǒng)計(jì),保證事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展,是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵。為了降低不合理的人員結(jié)構(gòu)帶來的風(fēng)險(xiǎn),機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理過程中必須對(duì)其進(jìn)行合理的組織調(diào)整。以此為基礎(chǔ),對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,可以為事業(yè)單位檔案管理工作的定位提供很大的參考價(jià)值,同時(shí)也可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中的不合理之處。不合理的人員結(jié)構(gòu)是影響事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)管理的重要因素。機(jī)構(gòu)是保障人民生命財(cái)產(chǎn)安全和穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施。但目前事業(yè)單位檔案工作還存在不少問題。一些企業(yè)的檔案管理制度不適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要,為了減少人員變動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)加以修訂。機(jī)關(guān)管理混亂是機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的致命傷。企業(yè)容易因失去市場(chǎng)份額和微薄利潤(rùn)而引發(fā)企業(yè)危機(jī)。

1.2 事業(yè)單位檔案管理統(tǒng)計(jì)工作硬件條件落后 加強(qiáng)安全管理,加強(qiáng)員工的檔案技術(shù)防范。現(xiàn)在的機(jī)構(gòu)基本上都設(shè)立了專門的后備管理室,而據(jù)調(diào)查,閱覽室和檔案管理室常常是一團(tuán)糟。不同的工作場(chǎng)所,如辦公室、儲(chǔ)藏室和閱覽室有許多不同的類型,無法精確地管理員工的監(jiān)控設(shè)備。該機(jī)房尚未安裝掃描裝置、溫濕度計(jì)、換氣裝置等設(shè)備,無法為服務(wù)器提供良好的運(yùn)行環(huán)境。利用因特網(wǎng)和電子媒介來實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用模式是當(dāng)前工作的方向。但目前一些政府部門的各種配套設(shè)施十分落后,不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求,不能切實(shí)提高管理水平和效率。事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)因缺乏高質(zhì)量的數(shù)據(jù)備份和保護(hù)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備而存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。另外,由于資金、觀念等原因,硬件設(shè)施長(zhǎng)期無法更新,容易出現(xiàn)意想不到的問題。

1.3 事業(yè)單位檔案管理統(tǒng)計(jì)人員配備不足 一些事業(yè)單位缺乏對(duì)統(tǒng)計(jì)人員檔案資源的及時(shí)管理。部分機(jī)構(gòu)人力資源管理能力薄弱,人力資源管理水平不高。檔案安全管理是檔案管理的重要內(nèi)容。檔案管理工作不能順利開展的主要原因是部分人員素質(zhì)不高。一些部門的領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注對(duì)收益有很大的影響的工作,但是對(duì)于檔案管理等工作很少有日常管理。一般情況下,檔案管理部門之間的協(xié)作比較困難,人力、物力、財(cái)力等方面都存在許多不足。平時(shí)例會(huì)時(shí),忽略了許多檔案管理工作,有的工作人員對(duì)檔案資料的完整性不重視,認(rèn)為檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單的保存工作,因而直接降低了檔案管理水平。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理統(tǒng)計(jì)信息化的對(duì)策

2.1 促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用于檔案管理工作 傳統(tǒng)的文檔管理主要是使用紙質(zhì)檔案來管理,檔案管理員對(duì)文檔進(jìn)行收集、分類和存儲(chǔ),這種管理方式比較復(fù)雜,效率不高。當(dāng)前,企業(yè)檔案部門正積極引進(jìn)新技術(shù)、新工藝、新方法,以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,改善工作方式,提高工作效率,滿足社會(huì)信息化和信息化的需要,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)+模式應(yīng)引起高度重視。在檔案管理中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理,可以提高檔案管理的效率,加強(qiáng)對(duì)參考文獻(xiàn)的保密管理,提高參考文獻(xiàn)的安全性。檔案員應(yīng)不斷提高自身素質(zhì),做好檔案信息服務(wù)工作。加強(qiáng)信息管理,合理調(diào)整信息政策;伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,大數(shù)據(jù)優(yōu)化技術(shù)在我國(guó)得到了廣泛的應(yīng)用。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中,以檔案信息挖掘?yàn)槟康?可以促進(jìn)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用。通過將檔案管理中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù),從大數(shù)據(jù)中衍生出數(shù)據(jù)的一般性特征,從而使事業(yè)單位檔案管理多樣化。機(jī)關(guān)要養(yǎng)成檔案工作人員技術(shù)培訓(xùn)的習(xí)慣,定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的檔案意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要性。

2.2 提高事業(yè)單位檔案管理統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì) 從分析中可以看出,理論知識(shí)與項(xiàng)目實(shí)踐操作之間存在一定差距。職工有豐富的管理經(jīng)驗(yàn),但是面對(duì)新的政策,他們不能正確完成國(guó)家機(jī)構(gòu)檔案管理統(tǒng)計(jì)工作,不能對(duì)其工作效率進(jìn)行考核。很多年輕的企業(yè)文檔管理員都知道這一政策,掌握了信息平臺(tái)的操作能力,能夠?qū)ζ髽I(yè)文檔管理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分析,但是缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。因此,企業(yè)文檔管理中存在的一些問題并未得到很好的解決,甚至在理論上也沒有得到重視。即高層對(duì)新戰(zhàn)略缺乏理解和應(yīng)用,對(duì)新戰(zhàn)略、新模式缺乏了解,對(duì)機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估經(jīng)驗(yàn)不足。兩者都不同。這導(dǎo)致了人員管理效率低下。這就迫切需要提高事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)者的綜合素質(zhì),解決當(dāng)前分散管理的矛盾。要充分發(fā)揮老員工的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì),結(jié)合年輕員工的風(fēng)險(xiǎn)承受力,進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,并定期成立風(fēng)險(xiǎn)承受力小組,不斷提高風(fēng)險(xiǎn)承受力。

2.3 良好的硬件管理設(shè)備 領(lǐng)導(dǎo)者要樹立“檔案就是信息資源”的理念,增強(qiáng)檔案信息工作的責(zé)任感;伴隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化,企業(yè)的技術(shù)含量和品種水平也在全面提升,從生產(chǎn)前的單一品種到生產(chǎn)中的多品種。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)管理,必須轉(zhuǎn)變觀念,以獨(dú)立、開放的方式保存文獻(xiàn)資料。應(yīng)采取有效措施,加大信息化建設(shè)投入。要充分提高信息服務(wù)人員的數(shù)據(jù)工作水平,相關(guān)職能部門就必須開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息服務(wù),規(guī)范流程。人才是數(shù)據(jù)信息建設(shè)的關(guān)鍵,隊(duì)伍建設(shè)是數(shù)據(jù)信息穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。在信息安全管理中,由于系統(tǒng)嚴(yán)格的時(shí)間限制,可以有效地防止信息泄露。目前,我國(guó)事業(yè)單位人事信息管理平臺(tái)逐步完善。未來會(huì)加大對(duì)事業(yè)單位的投入,增加設(shè)備,引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),成功搭建統(tǒng)一的人事信息管理平臺(tái)。確保數(shù)據(jù)文件的保密和安全。該系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)化、協(xié)議接口管理、服務(wù)器硬件維護(hù)等方法,并結(jié)合國(guó)企人事統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)構(gòu)建了一套較為穩(wěn)定的系統(tǒng)。為了從根本上解決檔案服務(wù)效能問題,必須采用現(xiàn)代技術(shù)手段。

3 結(jié)語

為了增強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活力,在保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的前提下,必須對(duì)事業(yè)單位檔案管理統(tǒng)計(jì)平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。本系統(tǒng)能切實(shí)提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和支持優(yōu)化人事管理。