醫(yī)院人事檔案信息化的思路分析

摘 要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展進步，我國信息化技術(shù)獲得了進一步發(fā)展。信息化技術(shù)也在很多行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，在減輕人員工作量、提升數(shù)據(jù)分析科學性等方面取得了顯著成效。其中在人事檔案管理方面的應(yīng)用就是很重要的一項。本文就醫(yī)院人事檔案信息化管理進行了研究，首先分析了當前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，人事檔案信息化管理的意義，最后提出一些具體的建設(shè)思路，希望能夠給相關(guān)單位人事檔案信息化建設(shè)工作的開展提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化;思路;分析

在當今社會，人事檔案管理的重要性日益凸顯出來。而利用信息化技術(shù)可以提升人事檔案整理存檔的效率及科學性，總體提升人事檔案的整理速度和利用率。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院內(nèi)部人員種類及用工形式復雜，其中醫(yī)院內(nèi)部人員不僅分為醫(yī)生、護士，醫(yī)生、護士還會因為科別的不同而具有多樣性。而醫(yī)院內(nèi)部人員聘用制度不僅包括正式編制，還包括一些合同制及勞務(wù)派遣性質(zhì)的醫(yī)護人員，醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理存在明顯的復雜性。而傳統(tǒng)的人事檔案管理具有一定的局限性，未能將人事檔案進行有效管理利用，只是為內(nèi)部人事檔案當做人事調(diào)動、工資劃分的依據(jù)，未對人事檔案資源進行有效劃分管理，整體管理效率低下，對醫(yī)院的機構(gòu)優(yōu)化調(diào)整不利[1]。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展及信息技術(shù)在各行各業(yè)中應(yīng)用的效果展現(xiàn)，為醫(yī)院人事檔案管理工作奠定了一定的基礎(chǔ)。通過實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，來提升醫(yī)院人事檔案管理的效率及檔案利用率，為促進醫(yī)院的進一步發(fā)展貢獻力量。

人事檔案的信息化管理，具體是指使用計算機信息技術(shù)來對人事檔案進行管理，其中涉及的工作基礎(chǔ)包括檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建、人事資源分類、檔案管理規(guī)劃等。其中檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建過程，要根據(jù)人事需求進行具體的人事檔案數(shù)字信息整合，并以統(tǒng)一的形式進行歸類存檔。然后通過合理地應(yīng)用信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺來進行人事管理框架構(gòu)建，起到減少人力工作量及成本、擴寬人事檔案管理渠道、提升檔案管理效率、增強檔案管理完整性的目的，給醫(yī)院進行人事任命、調(diào)整等方面的決策提供數(shù)據(jù)支持[2]。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

1）提高信息管理精準度。傳統(tǒng)人事檔案是紙質(zhì)版的，檔案管理中主要的工作是分類歸檔存放和拿取。但是由于醫(yī)院人員用工性質(zhì)及科別等存在很大不同，人員較多，所以傳統(tǒng)人事檔案管理工作量很大，尤其是在涉及人事調(diào)整時，需要及時對人員檔案進行及時的修改，實際操作中技術(shù)難度很大，使得人事檔案管理的精準度受到影響。而信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以通過簡單的搜索功能調(diào)出相應(yīng)人員的資料，并第一時間進行調(diào)整、變更，能夠有效提高人事檔案信息管理的精準度。

2）提升管理工作效率。隨著醫(yī)院內(nèi)部工作人員從業(yè)年限的增長，其受到獎懲及任職的經(jīng)歷也會逐步增加，在傳統(tǒng)人事檔案管理中需要根據(jù)目錄來人工查找相關(guān)人員的信息，工作開展效率低[3]。但是信息化實現(xiàn)以后，可以利用網(wǎng)絡(luò)計算機平臺將人事檔案進行歸檔分類，并可以錄入電子版信息，很多時候只需要在計算機上搜索關(guān)鍵詞，就可以即時查詢到相關(guān)信息，提高了人事管理的工作效率。

3）解決傳統(tǒng)人事檔案存在的問題。傳統(tǒng)人事檔案中歸檔、管理的都是紙質(zhì)版的資料，而管理者都是人。對工作人員而言，工作內(nèi)容比較繁瑣，且院內(nèi)各級領(lǐng)導對人事檔案管理工作不夠重視，導致工作人員工作積極性不高。與此同時，紙質(zhì)版的資料存在占據(jù)空間面積大、易受損壞等問題。而人事檔案信息化的實現(xiàn)，可以利用電子數(shù)據(jù)庫的形式來對人事檔案存檔及部分內(nèi)容進行記錄，存儲、查閱方便，且具有易保存性，有效地彌補了傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的不足之處，提升了人事檔案管理效率[4]。與此同時，使用信息化管理以后，可以提升檔案查閱、修改效率，降低管理人員勞動量，起到節(jié)約人力資源的目的，進而幫助醫(yī)院提升人事資源整合結(jié)果，促進人才配置的合理性，進而保障醫(yī)院獲得更長遠的發(fā)展。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的應(yīng)用策略

1）構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)。人事檔案信息化管理的第一步是構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)系統(tǒng)涵蓋很多的信息，既包括醫(yī)院內(nèi)部人員的人事管理信息及相應(yīng)的工作信息等檔案信息，又包括一定的分類劃分區(qū)域、數(shù)據(jù)過渡區(qū)及劃分依據(jù)等。總之要通過建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)來降低人事檔案管理過程中耗費的時間，為數(shù)據(jù)檢索、修改提供便利[5]。常見的建立方式是根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部人員職級進行人員組織劃分，構(gòu)建人員組成框架，然后在對應(yīng)的職級下輸入相應(yīng)的人員的信息，并在人員職位、級別、個人技能等級、工作年限發(fā)生變動時進行相應(yīng)的調(diào)整。這個過程中要保證操作的即時性，避免因為數(shù)據(jù)調(diào)整不及時影響檔案管理效率，同時減少不必要的空間占用。而員工信息錄入時，要保證員工信息模板的統(tǒng)一性，方便后期管理更新，提高人事部門的工作效率。

2）完善規(guī)章制度。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)章制度的制定可以對事物的發(fā)展形成一定的約束作用，對維持事物正向發(fā)展具有重要作用。因此要實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化，就必須有針對性地制定一系列的制度，對后期系統(tǒng)維護管理、人員職責規(guī)范等進行規(guī)定，提高管理人員對檔案管理工作的認知程度，同時提高檔案信息的精準度。

3）提升管理人員的綜合素質(zhì)。首先，對現(xiàn)有管理人員進行職業(yè)技能培訓，其中技能要包括專業(yè)技能和管理能力等知識，保證相關(guān)人員能與時俱進適應(yīng)新信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，并能正確地進行操作。其次，為了保證相關(guān)人員的工作積極性，定期進行工作崗位比武活動，提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和責任意識[6]。再次，開展定期工作總結(jié)匯報工作，對人事檔案管理工作中的突出問題進行講解，對人員的工作進行評價、評比，并設(shè)置一定的獎項，給工作積極努力的人員一定的鼓勵。同時使所有工作人員明白自身的優(yōu)缺點，可以有針對性地提升。最后，提升管理人員的保密意識，通過培訓、座談、簽訂保密協(xié)議等形式，來對管理人員進行約束，避免因為信息泄露造成醫(yī)院人才流失或影響醫(yī)院內(nèi)部人員及醫(yī)院的聲譽，限制醫(yī)院發(fā)展速度。同時在人事檔案管理系統(tǒng)方面，醫(yī)院應(yīng)該采取動態(tài)碼登錄的方式或者專人分區(qū)管理的方式進行系統(tǒng)登入，避免多人管理，出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

4）提升管理層對人事檔案管理的認知。醫(yī)院人事檔案信息化管理的實現(xiàn)和推進，都需要醫(yī)院內(nèi)部各級領(lǐng)導和職工的支持。尤其是要提升醫(yī)院上層領(lǐng)導對人事檔案管理重要性的認知，才能給人事檔案系信息化管理獲得資金和政策的支持。因此，提高醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案管理重要性的認知，是保證醫(yī)院人事檔案信息化管理工作穩(wěn)步、有序開展的前提，也是重點工作之一。所以需要以內(nèi)部組織會議、培訓，到執(zhí)行較好的醫(yī)院對標學習或者參加外部培訓等形式來增強院方各級領(lǐng)導對人事檔案管理的認知。

4 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院人事檔案信息化管理的實施可以在有效提升醫(yī)院內(nèi)部人事管理的效率的同時，降低人員使用成本和工作量，促進醫(yī)院人員合理配置，幫助醫(yī)院獲得更健康、良好的發(fā)展。

參考文獻

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[2]閆凜靖.醫(yī)院人事檔案信息化管理思路探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：82+84.

[3]黃珺.探討醫(yī)院人事檔案信息化管理[J].才智，2019（28）：220.

[4]劉祥.現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化的思路探討[J].科技經(jīng)濟導刊，2018，26（31）：227+168.

[5]高琳，王曉東.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理與控制的探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：161.

[6]楊秀梅.醫(yī)院人事檔案信息化管理的思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：45-46.

作者簡介

傅雪梅（1974-），女，漢族，山東臨沂人，本科，研究方向：檔案管理。