淺議信息化在機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理中的作用

呂亞楠

摘 要：退休待遇與養(yǎng)老保險都與人民群眾的生活密切相關(guān)，然而，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員存在特殊性，也正因于此，國務(wù)院相關(guān)部門很早就已經(jīng)進(jìn)行相關(guān)制度改革，指導(dǎo)和幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好地進(jìn)行養(yǎng)老保險檔案管理工作。然而，目前檔案管理還不完善，需要利用信息化手段有效提升相關(guān)管理水準(zhǔn)，更好地解決檔案管理中潛在問題。

關(guān)鍵詞：信息化手段;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;養(yǎng)老保險;檔案管理

養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)關(guān)系到我們社會中的每一個人，其重要性不言而喻，而在養(yǎng)老保險管理工作中的重中之重，就是如何更好地管理好檔案，因為檔案詳盡地記錄了相關(guān)參保人員的詳細(xì)信息，管理的好不好，會直接波及養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的開展好不好。因此，有必要堅持檔案的更新和完善，為業(yè)務(wù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)，為養(yǎng)老保險的管理提供依據(jù)。因此，為提高檔案管理的有效性，有必要引入信息技術(shù)以充分發(fā)揮其作用。

1 正確認(rèn)識信息化手段進(jìn)行養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的有效性

政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案非常重要，它既包括被保險單位、個人繳費(fèi)、領(lǐng)取養(yǎng)老金的全過程，也包含相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的全環(huán)節(jié)、全流程，是人民群眾個人能夠依法享有保險待遇的法定依據(jù)。因此，目前提高事業(yè)單位養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的管理效率非常重要。這就需要使用信息化手段加強(qiáng)商業(yè)檔案管理，以更好地保證參保人員的利益，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案工作的社會認(rèn)同感提升，提高業(yè)務(wù)服務(wù)檔案管理的地位，使之更好地為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)。

為了使用信息化手段進(jìn)行養(yǎng)老業(yè)務(wù)檔案管理，有必要提高各機(jī)構(gòu)對這一領(lǐng)域的認(rèn)識，各級機(jī)構(gòu)都需要積極引入管理程序，以進(jìn)一步學(xué)習(xí)和宣傳。采取的形式包括但不限于開展知識競賽，設(shè)置獎勵，并開展學(xué)習(xí)和測試等各種活動。這可以激勵相關(guān)人員，增強(qiáng)他們對處理程序的理解，并深入了解檔案和信息管理。相關(guān)主管部門也要做好相應(yīng)的檢查工作，尤其是在定期檢查之外，要深入開展不定期抽查、重點抽查，以處理規(guī)則為基礎(chǔ)，規(guī)范養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)，逐項執(zhí)行和貫徹落實。為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化，有必要對該領(lǐng)域進(jìn)行持續(xù)投資，增加資金投入，加強(qiáng)對系統(tǒng)軟件的建設(shè)。也正因如此，相關(guān)機(jī)構(gòu)有必要根據(jù)管理的實際情況，加強(qiáng)硬件建設(shè)，提高軟硬件水平，以便于為用信息化手段建設(shè)業(yè)務(wù)檔案和提高信息化管理水平打下良好的基礎(chǔ)。

2 信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢

2.1 提升工作人員辦事效率

存檔管理是一項長期的系統(tǒng)任務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷進(jìn)步，單位也在與時俱進(jìn)地發(fā)展，檔案的內(nèi)容變得越來越豐富和多樣化。檔案的種類越來越多，檔案管理人員的壓力愈發(fā)增大，一人負(fù)責(zé)多項工作，導(dǎo)致工作人員的工作效率下降。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要運(yùn)用信息化手段對檔案進(jìn)行管理。信息技術(shù)的使用不僅可以滿足檔案數(shù)據(jù)收集的需求，而且可以為檔案提供智能的搜索空間，完善了檔案管理的操作步驟，優(yōu)化了檔案存儲的工作方式，提高了檔案管理的操作質(zhì)量。改善檔案管理人員的工作效率，從而實現(xiàn)了科學(xué)、高效地進(jìn)行時間管理。

2.2 穩(wěn)定檔案存儲，安全便捷

紙質(zhì)文檔并不適合保存。首先，它容易受到自然環(huán)境的侵蝕，自然環(huán)境破壞了文檔中的數(shù)據(jù)就不能實現(xiàn)長時間存儲。其次，文件由員工手工進(jìn)行制作、綁定等程序，很容易導(dǎo)致工作失誤，數(shù)據(jù)損害丟失等情況出現(xiàn)。與之相比，通過信息化手段儲存起來的電子檔案根本不會受到自然環(huán)境和人為失誤導(dǎo)致的負(fù)面影響。同時，信息化技術(shù)可以備份電子檔案，日常工作中的辦公設(shè)備就可以做到這一點，就可以實現(xiàn)檔案的連續(xù)性、穩(wěn)定性、便捷性，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定、快速發(fā)展提供了有力的支撐和保證。

3 加強(qiáng)信息化管理建設(shè)

加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息管理，重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可以為開展管理任務(wù)打下良好基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)通常包括檔案業(yè)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，檔案數(shù)字設(shè)備的建設(shè)以及完整的商業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，其中包括各種軟件和硬件。只有通過先進(jìn)的基礎(chǔ)架構(gòu)，才能有效地交換，傳輸和共享資源，從而提高管理業(yè)務(wù)文件信息的效率并達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。信息化管理建設(shè)解決了過去臃腫的紙質(zhì)管理的巨大缺陷，解放了員工的時間和效率，高效、便捷、安全。

4 養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息資源的建設(shè)

在養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的信息管理中，檔案信息資源基本上是接收電子文件，數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案，使用信息技術(shù)以及一般性信息。資源的組成必須遵循“誰來處理誰收集”的原則，以便實際構(gòu)建業(yè)務(wù)檔案目錄中心數(shù)據(jù)，特殊數(shù)據(jù)庫和各種數(shù)字檔案的全文。在開展業(yè)務(wù)過程中，需要同時將檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。在為養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)收集，組織和歸檔存檔信息資源之后，有效構(gòu)建信息資源。

5 注重信息化人才團(tuán)隊建設(shè)

使用信息化手段加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理，必要的人才隊伍是必不可少的，只有高素質(zhì)的技術(shù)人才能夠有效為業(yè)務(wù)檔案信息化管理提供充足的后援支持。因此，有必要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息化人才隊伍的組成，進(jìn)行相關(guān)方面的教育，及時提供新技術(shù)，設(shè)備和方法，提高技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用水平，普及信息技術(shù)知識。從而使他們能夠更高效地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)。在實際工作中，相關(guān)管理人員必須對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和擴(kuò)充，并增加與養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息化相關(guān)的各種知識方面，由國家主管部門領(lǐng)導(dǎo)，逐步提高團(tuán)隊水平以及業(yè)務(wù)質(zhì)量。

6 加大應(yīng)用軟件和系統(tǒng)化開發(fā)

為了提高業(yè)務(wù)檔案信息管理的有效性，業(yè)務(wù)檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)充分發(fā)揮作用，提高事業(yè)單位的辦事效率。根據(jù)養(yǎng)老保險管理的具體情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對員工信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)日常信息化技術(shù)的宣傳，提升創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識，提高信息化技術(shù)操作水準(zhǔn)，采取激勵、獎勵等策略促使員工內(nèi)在激發(fā)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的熱情，從而促進(jìn)科學(xué)合理的管理軟件建設(shè)，開發(fā)出完備高效安全的軟件管理系統(tǒng)。

7 加強(qiáng)構(gòu)建安全管理體制機(jī)制

事業(yè)單位需要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)的管理，通過規(guī)范相關(guān)制度，適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)管理級別信息系統(tǒng)的權(quán)限來保護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫，做到絕對的安全級別。

另外，有必要加強(qiáng)對電子文檔歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，以便于確保文檔的可靠性和全面性，并且在計算機(jī)存儲歸檔數(shù)據(jù)庫的情況下，有必要采取物理措施與外部網(wǎng)絡(luò)分離。為了確保文件信息的安全性，應(yīng)當(dāng)采用多種安全保護(hù)方法，例如防火墻，身份驗證和數(shù)據(jù)備份，以使得員工可以在網(wǎng)絡(luò)上安全地傳輸信息并避免泄漏。

8 結(jié)束語

如上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理不是件小事，也不是件易事，需要廣大人員不斷進(jìn)行管理探索，傳統(tǒng)的紙質(zhì)養(yǎng)老保險檔案數(shù)量過多，數(shù)量呈現(xiàn)遞增趨勢，這就會給相關(guān)工作人員的管理帶來極大不便，進(jìn)而降低管理人員的工作效率。為了提高養(yǎng)老保險檔案管理的效率和有效性，事業(yè)單位有必要引進(jìn)信息技術(shù)，通過信息化手段，不斷實現(xiàn)檔案管理的高效水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)準(zhǔn)確、高效的作用。

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