大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的人事檔案規(guī)范化管理分析

摘 要：信息化社會(huì)快速發(fā)展的同時(shí)，許多新型的信息技術(shù)被逐步應(yīng)用到人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式、管理理念、管理方法難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求以及人事檔案規(guī)范化管理的要求。為此，引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理工作的融合既是當(dāng)前檔案學(xué)研究的重點(diǎn)，也是各單位檔案管理人員關(guān)注的重大課題。文章立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，首先分析了人事檔案規(guī)范化管理的必要性，其次對(duì)當(dāng)前人事檔案管理中存在的困境展開分析，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，為單位人事檔案管理工作建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案;大數(shù)據(jù);規(guī)范化;時(shí)代;管理

人事檔案歷來(lái)是單位選人用人工作、人力資源管理工作的重要參考憑證，在各類檔案中的地位突出。對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以更好地發(fā)揮人事檔案的效用，營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，只有理清人事檔案管理的內(nèi)容，創(chuàng)新管理模式，健全管理制度，才能更好地解決單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)發(fā)聲”的目標(biāo)。文章從現(xiàn)代檔案管理學(xué)的視角對(duì)該領(lǐng)域進(jìn)行研究，希望能夠更好地提升人事檔案創(chuàng)造社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益的能力。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的人事檔案規(guī)范化管理的必要性

1.1 發(fā)揮人事檔案價(jià)值，避免人事檔案管理工作邊緣化的有效措施

人事檔案作為一項(xiàng)重要的無(wú)形資產(chǎn)，內(nèi)部記錄的各項(xiàng)信息能夠?yàn)橄嚓P(guān)主體開展人力資源管理工作時(shí)提供重要的信息依據(jù)。如果不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，勢(shì)必會(huì)使得單位人事檔案管理工作處于一個(gè)無(wú)序化、盲目化的狀態(tài)，更談不上對(duì)人事檔案予以利用[1]。因此，從這個(gè)角度來(lái)看，必須要重視人事檔案規(guī)范化管理工作，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他的高新技術(shù)，避免人事檔案管理工作邊緣化。除此之外，推動(dòng)人事檔案規(guī)范性管理，嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理法規(guī)、上級(jí)以及本單位規(guī)章制度的基本要求，能夠進(jìn)一步確保人事檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

1.2 推動(dòng)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的必然要求

人事檔案作為社會(huì)個(gè)體參與工作、參與學(xué)習(xí)以及參與其他社會(huì)活動(dòng)的重要證明，不僅對(duì)社會(huì)個(gè)體具有重要的意義，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)都有重要意義。從規(guī)范化的視角來(lái)開展人事檔案管理工作，提升檔案管理人員責(zé)任意識(shí)以及規(guī)范意識(shí)，能夠?yàn)閱挝黄渌ぷ鞯拈_展提供依據(jù)，促進(jìn)單位整體工作效能的提升。除此之外，人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性、嚴(yán)謹(jǐn)性、系統(tǒng)性的工作，涉及內(nèi)容多、范圍廣。只有進(jìn)一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域，推動(dòng)人事檔案管理朝著合理化、科學(xué)化以及制度化的方向發(fā)展，才能真正減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，更好地應(yīng)對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的人事檔案管理中存在的困境

2.1 缺乏“大檔案”思維，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)成效低

現(xiàn)階段，部分單位檔案管理人員缺乏“大檔案”思維，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用停留在表面，難以實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的基本目標(biāo)。一是檔案的類型與來(lái)源單一，檔案管理工作過(guò)于被動(dòng)。部分檔案管理人員沒(méi)有從主動(dòng)收集檔案的視角對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)予以應(yīng)用，其與人民法院、銀行、醫(yī)院以及其他單位的合作力度低，難以進(jìn)一步延伸人事檔案的利用渠道以及豐富人事檔案的內(nèi)容。二是人事檔案中信息資料的形式單一，主要以電子文件的形式表現(xiàn)，很少有視頻、音頻以及圖片等內(nèi)容。三是部分單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至人事信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用以及資源共享等方面，無(wú)法將人事檔案的參考作用、預(yù)測(cè)作用以及決策作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)。

2.2 人事檔案管理制度存在漏洞

當(dāng)前，部分單位缺乏完備的人事檔案管理制度，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中受到阻礙[2]。一是流程不清晰。部分單位尚未結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)以及單位人力、物力、財(cái)力狀況來(lái)設(shè)置相應(yīng)的流程。二是人事檔案更新機(jī)制缺失，難以及時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行更新，人事檔案的憑證價(jià)值以及參考價(jià)值由此受到影響。三是人事檔案中基本信息以及材料不明，部分人事檔案中缺少基本信息以及基本材料，無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)價(jià)社會(huì)個(gè)體的相關(guān)經(jīng)歷。

2.3 檔案收集與鑒定工作薄弱，檔案檢索效率與質(zhì)量低

一是檔案收集與鑒定工作薄弱，將有問(wèn)題的材料、手續(xù)不完備的材料以及不應(yīng)歸檔的材料納入人事檔案中，導(dǎo)致人事檔案管理工作難以規(guī)范有序的開展。二是檔案檢索效率和質(zhì)量低[3]。人事檔案規(guī)范化管理不僅僅是內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、流程的細(xì)化，更是高效檢索與利用。然而，部分單位并沒(méi)有在檔案系統(tǒng)中設(shè)置不同的檢索條件，導(dǎo)致檔案需求主體無(wú)法快速、準(zhǔn)確地定位到相應(yīng)的檔案。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的人事檔案規(guī)范化管理的建議

3.1 樹立“大檔案”思維，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠快速幫助用戶檢索出相應(yīng)的數(shù)據(jù)，所以其可以很好地在人事檔案管理工作中被加以應(yīng)用。為此，檔案管理人員要樹立“大檔案”思維，多維度、全方位地收集并掌握復(fù)雜的人事信息資料。一是要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，拓寬人事檔案信息的類型與來(lái)源。例如，單位可以加強(qiáng)與人民法院、銀行、醫(yī)院以及其他單位的合作，將社會(huì)個(gè)體的違規(guī)犯罪記錄、個(gè)人信用狀況、身體健康狀況、社會(huì)關(guān)系納入人事檔案當(dāng)中，增加原始數(shù)據(jù)的“厚度與廣度”，進(jìn)一步搭建一個(gè)內(nèi)容豐富的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。二是要進(jìn)一步構(gòu)建多元化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，探索將音頻、視頻以及圖片放入人事檔案當(dāng)中。三是進(jìn)一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至人事信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用以及資源共享等方面，提升信息資源的整合利用能力，建設(shè)一個(gè)分層次、有條理、保密性強(qiáng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于社會(huì)多個(gè)主體對(duì)人事檔案進(jìn)行利用。

3.2 優(yōu)化人事檔案管理制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理化管理，必須要優(yōu)化人事檔案管理制度。一是要細(xì)化工作流程，規(guī)范人事檔案收集、人事檔案管理、人事檔案開發(fā)利用工作，統(tǒng)籌資源配置。二是要構(gòu)建人事檔案更新機(jī)制，對(duì)人事檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行更新，確保人事檔案的準(zhǔn)確性。三是要明確人事檔案中的基本信息以及材料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案中缺少的信息以及材料，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確評(píng)價(jià)社會(huì)個(gè)體的經(jīng)歷。

3.3 強(qiáng)化檔案收集與鑒定工作，提升檔案檢索效率與質(zhì)量

一是強(qiáng)化檔案收集與鑒定工作。檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集信息資源的過(guò)程中，要將有問(wèn)題的材料、手續(xù)不完備的材料以及不應(yīng)歸檔的材料剔除出去，確保人事檔案的質(zhì)量。二是構(gòu)建人事檔案管理平臺(tái)，滿足不同檢索需求。檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及相應(yīng)的算法來(lái)設(shè)置不同的檢索條件，便于檔案需求主體從多個(gè)角度對(duì)檔案進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效利用，彰顯檔案規(guī)范化管理的價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種信息資源以數(shù)字化、電子化以及數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)出來(lái)，檔案管理人員收集、歸納以及利用信息資源的便利度增加。與此同時(shí)，眾多的數(shù)據(jù)信息也給人事檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。在這種背景之下，必須要進(jìn)一步對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)予以利用，走出一條適合自身發(fā)展的道路。首先，單位要樹立“大檔案”思維，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其次，單位要優(yōu)化人事檔案管理制度。最后，單位要強(qiáng)化檔案收集與鑒定工作，提升檔案檢索效率與質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介

陸玉（1981-），女，江蘇省南通人，大專，畢業(yè)于上海交通大學(xué)，助理管理員，研究方向：檔案管理。