信息化檔案管理安全防范策略分析

魏明

摘 要：隨著科學技術的日新月異，信息化工作方式被應用得到各行各業(yè)中，并取得了良好的效果，而信息化檔案管理在為相關工作人員帶來便利與高效的同時，安全防范問題也成為當下共同關注的話題，也是當今時代背景下，檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。為此本文從目前信息化檔案管理存在的問題進行分析，提出相關的安全防范策略，為廣大信息化檔案管理工作者提供參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;安全防范策略

信息化檔案管理主要是依靠信息技術等手段，對機關事業(yè)單位公務活動過程中產(chǎn)生的文件信息、檔案資料等內(nèi)容進行有機的整理，通過信息獲取、處理等方式，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理，實現(xiàn)信息資源共享，使得檔案信息不再沉睡，充分發(fā)揮自身的價值與作用。但是由于信息化檔案管理尚未完全成熟，因此存在一些安全隱患問題，加之檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力等因素影響，導致信息化檔案管理工作存在一定的安全隱患。安全問題是檔案管理中最為主要的問題，為此信息化檔案安全防范工作逐漸受到關注。

1 信息化檔案管理安全防范過程中需要注意的問題

1.1 制度落后陳舊

從我國目前使用信息化檔案管理單位的狀況分析來看，針對信息化檔案管理的安全防范工作依舊處于起步階段，通過深入分析與探究可以了解到，導致這種情況的主要因素在于很多機關事業(yè)單位都是通過合同制來完成體系改革，從而導致檔案管理人員在工作中勢必要聽從單位領導的安排與管理，難以有效地遵循法律法規(guī)制度中的相關規(guī)定。另外很多機關事業(yè)單位也沒有在單位內(nèi)部實施信息化檔案管理過程中制定明確的法律法規(guī)。在這種落后陳舊的制度管理下，信息技術在檔案管理的過程中必然存在相應的不足之處，特別是大部分單位都沒有完全遵循信息化檔案管理規(guī)章制度，在管理的過程中經(jīng)常一片混亂。

1.2 單位自身的執(zhí)行能力有待提升

檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，對做好信息化檔案管理安全防范工作具有至關重要的作用。但是從實際情況分析來看，單位在進行信息化檔案管理與檔案信息安全防范工作的過程中，并沒有對檔案管理工作人員提出較高的規(guī)定與要求，使得檔案管理人員在進行信息化檔案管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)能力差，工作態(tài)度不積極的現(xiàn)象。雖然有些單位中的有些領導具備高水平的信息化檔案管理安全意識，重視檔案安全的防范工作，但是由于現(xiàn)實狀況的影響，難免會讓基層的檔案管理人員產(chǎn)生應付了事的心理，在日常公務活動中產(chǎn)生的各種檔案信息難以做到面面俱到的分析與處理，從而造成了信息化檔案管理風險上升。此外，通過對信息化檔案管理單位的工作狀況研究來看，絕大多數(shù)單位在檔案管理問題上，都存在流于形式的現(xiàn)象，檔案管理人員在對檔案進行信息化管理的過程中，沒有考慮到檔案內(nèi)容的重要性，從而導致信息化檔案管理過程中，安全問題頻頻發(fā)生[1]。

1.3 安全風險較高

近年來，隨著網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展與應用普及，機關事業(yè)單位在信息化檔案管理的過程中，對檔案資料的安全問題也有所重視。從目前情況分析來看，在信息化檔案管理的過程中，主要依靠對信息檔案資料進行逐層審批的方式，提升檔案管理的安全性，在具體的審批實踐中，要全面遵循相關的法律規(guī)定，確保信息化檔案管理工作的合理性與科學性。但是依舊存在對信息化檔案管理重視程度低下的單位，在進行信息化檔案管理的過程中，經(jīng)常會受到人為因素的影響，導致檔案管理的安全性難以得到保障，并且有些單位自身的檔案保密能力十分低下，從而提升了信息化檔案管理的安全風險。此外，有些單位在避免信息化檔案管理安全風險時，會降低對社會人員檔案查詢服務的提供，從而影響信息化檔案管理的有序發(fā)展[2]。

2 做好信息化檔案安全防范工作的相關策略

2.1 健全檔案制度

要想解決國家機關事業(yè)單位中信息化檔案管理安全隱患問題，就要制定有效的解決策略。首先，在制度上要進行改革與創(chuàng)新，針對現(xiàn)有機制存在的問題進行調(diào)整與變更。重要的是要改變陳舊落后的思想觀念，要積極推行創(chuàng)新理論。其次，信息化檔案管理要具備一定的流程與規(guī)模，通過專業(yè)技能培訓，提升檔案管理人員的信息技術操作水平，從而讓檔案管理人員在工作中面對信息操作技術問題可以得心應手。與此同時，要引導檔案管理人員具備不斷學習、提升自身能力的意識，要徹底貫徹《檔案法》、《機關檔案管理條例》等相關法規(guī)內(nèi)容，提升其法制精神。在組織開展的各種培訓活動中，單位主要領導要聽取一線工作人員的工作匯報和工作建議，從而制定出切實有效的檔案管理規(guī)程。

2.2 提升責任意識

檔案管理人員在工作過程中的執(zhí)行能力實際上是由于檔案管理力度不足造成的。因此，在檔案管理過程中，要提升工作人員的責任意識。為此，可以考慮運用績效考核機制對員工進行管理。必須要以獎懲措施激勵員工提升自身的工作能力與效率。此外，要加大對信息化檔案管理人員工作的監(jiān)督力度，通過健全的監(jiān)督機制，實現(xiàn)信息化檔案管理工作責任的清晰化，從而在檔案管理工作人員中形成良好的工作競爭風氣，調(diào)動員工的工作積極性。對于信息化檔案管理工作來說，做好保密工作是重中之重，而責任意識是解決安全隱患問題的核心基礎，提升檔案工作人員的責任意識，才能夠讓工作人員積極主動的履行好自己的本職工作，從根本上保證自身的工作質(zhì)量與工作效率，工作人員也可以從工作中找到樂趣[3]。

2.3 規(guī)范管理流程

為了有效地避免檔案工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)安全隱患問題，要制定規(guī)范的管理制度，進一步提升檔案保密措施，從而保證檔案信息內(nèi)容的全面性與真實性，并在可以在日常公務活動過程中高效合理的運用信息化檔案，為領導決策提供有利智力支持。在管理流程環(huán)節(jié)避免難以拒絕的人情關系，遵循規(guī)章制度第一的原則，切實有效地落實檔案保密制度。針對出現(xiàn)泄密等損害單位利益的行為，做到嚴懲不貸，從而確保信息化檔案管理能發(fā)揮出最大的作用。除此之外，要做好檔案分析與分類工作，檔案管理人員在對檔案資料進行分類時，要根據(jù)材料信息的具體內(nèi)容，做好電子檔案資料歸檔工作，并加強相關檔案之間的關聯(lián)性，并按照檔案的具體類型，細致劃分好具體的類別，從而確保在利用信息化軟件進行檔案檢索時，能夠第一時間準確地搜索到檔案內(nèi)容，從而節(jié)省檔案查詢者的時間，提升其工作效率，還能確保其不會在信息檢索時造成其他保密檔案的泄露，無形中能夠提升檔案的安全性，避免發(fā)生檔案泄密事件[4]。

3 結束語

綜上所述，本文分析了信息化檔案管理過程中可能存在的安全隱患，并提出了避免信息化檔案管理安全問題的防范辦法。為了推動信息化檔案管理有序發(fā)展，機關事業(yè)單位勢必要制定出信息化檔案管理的規(guī)范與章程，從而為信息化檔案管理奠定良好基礎，讓信息化檔案管理有法可依。其次，機關事業(yè)單位中的主要領導要重視并支持檔案信息化安全防范工作，從而推動整個機關事業(yè)單位信息化檔案管理的進程。此外，要提高信息化檔案管理人才的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，提升相關工作人員的信息化操作水平，從而確保檔案管理人員在工作中能夠得心應手，適應信息化時代發(fā)展趨勢，通過規(guī)范管理流程，進一步提升信息化檔案管理的安全性。

參考文獻

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[3]張浩.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與對策[N].科學導報，2019-12-13（B03）.

[4]陳扣英.規(guī)范化管理在數(shù)字檔案館安全管理中的應用[J].蘭臺世界，2019（12）：73-75.