信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新問題分析

邱玉財

摘 要：檔案管理是行政事業(yè)單位管理中最重要的部分，在發(fā)展中占據(jù)著非常重要的位置。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸發(fā)生變化，可以說信息化檔案管理方式已經(jīng)成為當(dāng)前行政事業(yè)單位管理的主要方式。而且檔案信息化建設(shè)，不僅能夠推動檔案信息化建設(shè)，而且還能夠加快行政事業(yè)單位信息化建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新

信息化背景下，檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理方式上進行改革創(chuàng)新，借助現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，將海量數(shù)據(jù)信息提取出來，使其不僅不便于查找，同時還能夠長久保存。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案逐漸以電子檔案的形式被記錄保存，而且新檔案管理技術(shù)也更便于檔案的調(diào)取和保存，在信息化背景下，還需要專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才來對檔案進行合理應(yīng)用。

1 創(chuàng)新檔案管理的新技術(shù)

1）新技術(shù)——物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)物與物相連，是在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上對其延伸和拓展的網(wǎng)絡(luò)，在某種程度上來說，物聯(lián)網(wǎng)終端并不只限于計算機，而是其他物也能夠成為物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的終端，在網(wǎng)絡(luò)中能夠?qū)崿F(xiàn)物與物之間的聯(lián)系和通信。

2）新技術(shù)——云計算。云計算是一種新型數(shù)據(jù)管理依據(jù)，其核心理念是借助成千上萬個大型服務(wù)器所集成的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并且建立有效的數(shù)據(jù)處理中心、數(shù)據(jù)信息交互中心，借助計算機網(wǎng)絡(luò)為其提供有效的數(shù)據(jù)信息共享、數(shù)據(jù)儲存、硬件資源服務(wù)等，有著非常強大的儲存功能。

3）新技術(shù)——移動互聯(lián)網(wǎng)。互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的快速發(fā)展，在一定程度上促進了無線通信技術(shù)的發(fā)展。而且無線通信技術(shù)能夠連接各種移動終端，如手機、筆記本等，若是事項檔案管理信息化之后，那么管理人員就能夠通過移動終端來查看和管理檔子檔案。

2 信息化檔案管理技術(shù)存在的問題

1）深受傳統(tǒng)觀念的影響，更注重紙質(zhì)檔案管理。俗話說“白紙黑字，立字為據(jù)”。在當(dāng)前檔案管理中，人們深受傳統(tǒng)觀念的影響，比較重視紙質(zhì)檔案管理。雖說尊重傳統(tǒng)是我們每一個人的責(zé)任，但是在信息化時代的背景下，海量的數(shù)據(jù)信息要求我們一定要重視電子檔案管理，只有這樣才不會被時代所拋棄，才能跟上時代發(fā)展的步伐。再者，在眾多檔案管理機構(gòu)中，電子檔案管理并沒有得到廣泛的認可。在我們國家只有在兩種檔案相同的使用下，才能夠起到相應(yīng)的效果，若是有紙質(zhì)檔案也能起到一定的效果。但若是只憑借著電子檔案，那么是無法將其作為憑證的，由此可見，在實際應(yīng)用中對電子檔案應(yīng)用和管理是存在偏見的[1]。

2）檔案歸檔管理不科學(xué)。不合理的電子檔案歸檔非常不利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案部門管理電子檔案，大多數(shù)都是以收集或者移交的方式進行，將檔案進行統(tǒng)一管理。但是由于電子檔案操作比較簡單、檔案管理也比較分散，以往的歸檔工作和程序已經(jīng)無法適應(yīng)電子檔案的管理和應(yīng)用。而且電子檔案管理過程中還會存在一些不科學(xué)的管理辦法，非常不利于數(shù)據(jù)信息的長久保存。紙質(zhì)檔案與電子檔案相比較，電子檔案的保存工作取決于全過程工作，而且電子檔案的初始數(shù)據(jù)、保存格式等在移交的過程中任何一個環(huán)節(jié)出錯誤，都會影響電子檔案的保存。再者，在我國電子檔案管理過程中，因缺少有效的管理方式，在后期傳輸過程中經(jīng)常會出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致電子檔案難以實現(xiàn)長久保存。

3 信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新路徑

1）進一步明確檔案管理技術(shù)的原則，提供多樣化服務(wù)。雖說檔案來自不同的部門和管理機構(gòu)，且信息管理過程中還有著交叉性的特點，所以說，檔案在某種程度上有著一個整體性。在技術(shù)創(chuàng)新管理過程中，一定要合理掌握檔案管理的整體性，這樣才能夠探索出更加科學(xué)有效的管理技術(shù)。再者，在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中，要注重檔案管理自身的服務(wù)性，而且檔案管理的根本就是能夠合理運用檔案管理，充分發(fā)揮好檔案自身的價值和作用。加強檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，促進檔案信息全面發(fā)展。所以，在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中，為其提供更好的人性化服務(wù)[2]。

2）建立并完善電子檔案管理，實現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)展。因電子檔案管理系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案發(fā)展不完善，存在一定的安全隱患。因此，要建立并完善各項管理制度，完善檔案信息化建設(shè)。其一，建立有效的信息化檔案管理制度和各項檔案管理制度，借助相應(yīng)的軟件和應(yīng)用程序?qū)n案進行有效的歸檔和管理，在檔案信息錄入之前應(yīng)對各項數(shù)據(jù)信息進行妥善管理并備份，使其能夠有效提升數(shù)據(jù)信息的安全性。其二，建立信息化檔案管理制度，可以根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)來制定。選擇優(yōu)質(zhì)硬盤作為檔案數(shù)據(jù)信息的備份，將備份盤和儲存盤一定要分開放，同時還要做好防塵、防壓、防潮濕的工作，并且相應(yīng)的順序?qū)獗P刻錄等進行詳細的標(biāo)注，確保檔案信息安全。

3）實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息化管理。數(shù)字化信息化管理是提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，根據(jù)檔案管理規(guī)定的各項要求，在管理中要將各項檔案信息全部傳輸?shù)綌?shù)據(jù)管理當(dāng)中，合理應(yīng)用管理系統(tǒng)對其進行數(shù)字化管理。例如，信息管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等，都是積極引進先進信息管理技術(shù)，使其在提升信息管理基礎(chǔ)上提升檔案信息管理。

4）檔案管理中加強安全防范工作。在檔案管理過程中，加強檔案管理工作是安全保護防范管理的關(guān)鍵，加強安全管理防范的功能能夠有效提升檔案信息化建設(shè)。在系統(tǒng)內(nèi)部可以建立一個可信可控的網(wǎng)絡(luò)模式，確保該模式有著科學(xué)化的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)對內(nèi)部工作人員的管理，堅決杜絕單位內(nèi)部工作人員使用寬帶或撥號的方式非法接入外網(wǎng)，避免因外界因素接入造成網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部資源的流失，同時還要控制好各項軟件的資源，避免工作人員在計算機上安裝病毒軟件從而造成數(shù)據(jù)信息丟失或泄露等，防止計算機內(nèi)部潛藏安全漏洞問題[3]。

5）進一步提升信息化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力。在檔案信息化管理過程中，還要進一步提升檔案管理工作人員的素質(zhì)能力，使其能夠提供更專業(yè)化服務(wù)。在信息化檔案管理過程中，要加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力和培養(yǎng)，并對其進行定期培訓(xùn)工作，使其能夠有效提升檔案管理人員信息安全的防范意識，并樹立正確的價值觀念和職業(yè)道德素養(yǎng)，加大人才培養(yǎng)的力度，使其能夠促進我國檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

檔案管理工作隨著時代的發(fā)展發(fā)生了本質(zhì)上的改變，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作量也比較大，工作內(nèi)容也比較繁瑣，在信息化背景下，要積極創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作模式，促使檔案管理工作能夠變得更加高效。再者，信息化檔案管理過程中，因自身信息化技術(shù)發(fā)展還不夠成熟，在一定程度上影響著信息化檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量，在某種程度上影響著信息化檔案創(chuàng)新管理的發(fā)揮。因此，還需要檔案信息化管理部門在實際管理中，能夠積極創(chuàng)新檔案管理工作，進一步提升信息化檔案管理水平，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)。另外，要以發(fā)展的眼光來看待身邊的事物，跟緊時代發(fā)展的步伐，促進檔案管理能夠創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，實現(xiàn)信息化檔案管理的價值[4]。

參考文獻

[1]姚紅石.信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新[J].檔案時空，2017（12）：23-24.

[2]王曉麗.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革探究[J].中華少年，2018（24）.

[3]張曉麗.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機制的創(chuàng)新[J].城建檔案，2019（5）：37-38.

[4]柴莉偉.基于知識管理背景下檔案管理信息化的建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：83-83.

作者簡介

邱玉財（1979-），男，漢族，山東昌邑人，本科，昌邑市體育學(xué)校，從事辦公室檔案管理工作。