探析加強事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

韓晴晴 王標

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位中的一項重要工作，高度重視檔案管理工作，立足于實際情況對其展開科學(xué)規(guī)劃，對事業(yè)單位各類檔案資源進行有效運用，使事業(yè)單位決策更加科學(xué)。新形勢下，檔案并不是簡單地整理和記錄工作，記錄了事業(yè)單位各個方面的大小事宜，有利于確保單位內(nèi)部管理的最優(yōu)化。對此，本文主要對加強事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑進行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題

檔案真實記錄了人類社會發(fā)展的歷程，利用檔案可以有效回顧和分析人類發(fā)展的歷史，并總結(jié)經(jīng)驗和教學(xué)，以此為社會的良好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。新形勢下，我國的事業(yè)單位在發(fā)展中面臨著轉(zhuǎn)型等各種問題，因此需要高度重視檔案管理工作，積極總結(jié)和反思發(fā)展過程中的經(jīng)驗與教訓(xùn)，以此促進自身良好發(fā)展?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位在開展檔案管理中仍存在諸多問題，這些問題嚴重阻礙了事業(yè)檔案管理工作的順利開展，因此，積極探討加強事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑具有十分重大的意義。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）忽視檔案管理工作。當(dāng)前，我國部分事業(yè)單位檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，片面的認為只要檔案不丟失即可，無需投入諸多的資金和精力。就算檔案管理工作不會影響事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，但卻嚴重影響了人民群眾的工作生活。因為事業(yè)單位工作人員不夠重視檔案管理工作，造成在對管理制度予以制定的過程中，不夠合理和科學(xué)，導(dǎo)致各種管理問題出現(xiàn)。甚至還會讓事業(yè)單位檔案管理人員在開展工作的過程中，出現(xiàn)一些違規(guī)行為，對事業(yè)單位的持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展造成了嚴重阻礙，不利于提高單位經(jīng)濟效益。

2）檔案管理制度缺乏完善性?，F(xiàn)階段，諸多事業(yè)單位因為不夠重視檔案管理，進而造成檔案管理制度缺乏完善性，這就導(dǎo)致檔案管理人員對自身工作責(zé)任不了解，容易出現(xiàn)應(yīng)付了事的現(xiàn)象，或出現(xiàn)一些難度較大的事情和一些責(zé)任盲區(qū)無人負責(zé)。此外，不能對具體的工作流程予以明確，檔案管理人員在開展檔案管理工作的時候，不能將自身的工作效率有效提高，同時因為工作流程不明確，不能貫徹落實一些檔案管理工作[1]。除此之外，因為檔案管理制度力度不夠，難以有效保證檔案管理人員的執(zhí)行力度，缺乏制度的約束，對員工的工作積極性造成了極大的影響。

3）檔案管理信息化水平較低?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，檔案信息化進程越來越快。但部分事業(yè)單位仍運用傳統(tǒng)的管理方式，同時沒有采用信息化技術(shù)，從而對單位檔案管理工作的效率和成本造成了影響，促進了工作人員工作量增大，同時也加大了查閱利用檔案的難度。一些檔案雖然已經(jīng)開始運用了信息化手段開展檔案管理力度，但仍有很多問題存在，如缺乏信息化人才，諸多檔案管理人員靈活運用軟件系統(tǒng)開展檔案管理工作，不能第一時間解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，這對事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提升造成了影響。

4）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低。我國事業(yè)單位的管理者在開展管理工作過程中積累了較為豐富和扎實的經(jīng)驗，這有利于更好地開展事業(yè)單位的服務(wù)管理信息化建設(shè)，但也有一些管理者的綜合職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平不高，事業(yè)單位管理人員整體素質(zhì)較低，工作能力水平良莠不齊，還需要進一步研究針對檔案管理工作人員所制定的專業(yè)培訓(xùn)制度。

2 加強事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

1）高度重視事業(yè)單位檔案管理工作。高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，是將事業(yè)單位檔案管理工作問題有效解決的重要途徑[2]。在高度重視檔案管理工作的過程中，就要在思維方式上有所體現(xiàn)，同時還應(yīng)在實際行動上體現(xiàn)出來。尤其是事業(yè)單位的高層管理人員和基礎(chǔ)管理人員，要積極對我國在檔案管理方面的先進制度進行學(xué)習(xí)，如此可以加深其對檔案管理工作深層含義的了解。若是事業(yè)單位忽視檔案管理工作的開展，會影響人民群眾對事業(yè)單位的認識。此外，還要在行動上充分體現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作的重視。第一，事業(yè)單位要積極建立健全管理制度，融合實際存在的狀況和今后發(fā)展狀況，有效保證今后工作人員順利開展檔案管理工作。第二，事業(yè)單位內(nèi)部要積極對檔案管理工作進行宣傳。第三，事業(yè)單位高層管理人員，要明確檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作流程，如此既能使員工行為得到規(guī)范，促進事業(yè)單位檔案管理工作效率顯著提高。

2）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度可以確保有序開展檔案管理工作，只有保證檔案管理制度更加完善和規(guī)范，才可以有效約束和管理檔案管理工作，有序開展檔案管理工作的各項流程，促進檔案管理效率和質(zhì)量有效提升。所以檔案館在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，首先必須積極優(yōu)化和完善檔案管理制度，檔案館要立足于新時期工作的開展趨勢和要求，與檔案館現(xiàn)階段的工作情況相結(jié)合，不斷完善檔案管理制度，要確保檔案管理工作可以和新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的需求相符，要為檔案的應(yīng)用提供方便。除此之外，建立健全的檔案管理制度必須約束工作人員，檔案管理制度中需要明確工作人員的職能和要求，嚴格要求工作人員的行為，規(guī)范檔案管理的流程，同時將相應(yīng)的監(jiān)督和激勵機制制定出來，監(jiān)督和激勵工作人員，以此促進其工作質(zhì)量和工作效率顯著提升。

3）提高檔案管理工作的信息化程度。當(dāng)前，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，同時在社會各行各業(yè)中信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，所以將事業(yè)單位檔案工作的信息化程度提高意義極為重大，互聯(lián)網(wǎng)云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在檔案管理工作方面具有十分理想的應(yīng)用前景，有效解決檔案管理工作中存在的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)是就海量數(shù)據(jù)展開高效率收集、處理和分析的一種技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)云計算技術(shù)則增強了大數(shù)據(jù)處理效率，借助應(yīng)用這些信息化技術(shù)，可以更加智慧化管理事業(yè)單位的檔案管理工作，從而有效提高檔案管理工作的效率。同時，還可以高效率分析檔案數(shù)據(jù)，從而確保事業(yè)單位在做相關(guān)決策的過程中有據(jù)可循。

4）提高檔案管理人員素質(zhì)。現(xiàn)階段，檔案管理模式日趨完善，要求檔案管理人員提高自身水平，檔案管理人員的素質(zhì)水平和檔案工作的質(zhì)量息息相關(guān)，所以，檔案管理人員必須具備較強的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)基礎(chǔ)知識。就各單位而言，促進檔案管理人員水平提高意義極為重大，在工作中要大力教育培訓(xùn)現(xiàn)有人員，同時積極把檔案專業(yè)人才引進[3]。首先，針對現(xiàn)有工作人員，在給予其鼓勵，讓其積極自主學(xué)習(xí)，同時加大對其的培訓(xùn)力度，或讓其外出參與檔案專業(yè)培訓(xùn)班，或向檔案專家發(fā)出邀請，讓其到本單位授課，確保工作人員可以接受更加系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而促進其檔案業(yè)務(wù)能力和知識水平有效提高。其次，積極引進檔案專業(yè)人才，特別是要注重引進復(fù)合型人才，多引進年紀輕、學(xué)歷高、檔案專業(yè)知識扎實的人員，充實檔案管理隊伍，不斷對檔案管理隊伍進行改善。最后，積極管理檔案管理人員，促進其責(zé)任感和職業(yè)道德增強，將獎懲工作做好，以此把管理人員的工作積極性和熱情有效激發(fā)出來。

3 結(jié)語

總而言之，在事業(yè)單位管理中檔案管理是極為重要的組成部分?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，諸多事業(yè)單位對檔案管理工作的開展引起了高度重視。但在實際工作中仍有諸多問題存在，如重視程度不夠、檔案管理制度缺乏完善性、檔案管理信息化水平較低、檔案管理人員專業(yè)水平不高等問題。對此，事業(yè)單位工作人員應(yīng)立足于整體，積極對檔案管理方式進行創(chuàng)新，將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大人民群眾。

參考文獻

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[2]遲曉霞.關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：71-71.

[3]袁亮.淺議事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].農(nóng)村實用科技信息，2018（3）.