基于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究

楊洋

摘 要：隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)也受到了高度重視。它是在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上將檔案管理由線下操作提升到了完全的線上操作，由此實現(xiàn)了檔案資源信息的全面共享，是檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的另一個高度，也是新環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。但由于我國對信息技術(shù)的研究不充分、應(yīng)用不全面，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的程度并不高，加上企業(yè)思想重視不夠，檔案管理數(shù)字化建設(shè)更是缺失了良好的建設(shè)環(huán)境和基礎(chǔ)。如何改變現(xiàn)狀就是文章所要著重論述的話題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

1 引言

數(shù)字化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。數(shù)字化一般是指將檔案資源，利用特殊的計算機手段和方式將其轉(zhuǎn)化成可以度量的數(shù)字、數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)以適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型引入到計算機中，統(tǒng)一處理，它最大的優(yōu)勢在于能將海量的信息不斷的壓縮，并以占用空間最小、最便捷的形式予以存儲、查閱，這有助于提高檔案管理的工作效率。但通過具體的工作實踐和觀察，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進程仍然緩慢。一方面是由于企業(yè)思想的認(rèn)識不足，無法為該工作提供和諧、穩(wěn)定的建設(shè)環(huán)境，加上檔案管理隊伍的建設(shè)不足、建設(shè)工作所依據(jù)的工作機制不完善，都對檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響。而如何去改變現(xiàn)狀，形成完善的數(shù)字化建設(shè)體系，推動檔案管理工作與時代的接軌就成為當(dāng)前企業(yè)最需要研究和解決的重要課題。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

1）有助于企業(yè)效益的提升。檔案管理的復(fù)雜性需要企業(yè)投入大量的人力和物力，開展的流程環(huán)節(jié)也相對較多，但極易出現(xiàn)各種管理錯誤，而數(shù)字化管理則有效的避免了這些現(xiàn)象，不僅節(jié)省了人力物力，也減少了工作環(huán)節(jié)，提高了工作的準(zhǔn)確性，無疑是對企業(yè)生產(chǎn)成本的一種有效控制。因此綜合上述所言，數(shù)字化管理是提高企業(yè)管理水平、提升企業(yè)經(jīng)濟效益的有效手段。

2）有助于檔案利用率的提高。檔案管理并不固定的，每個交易項目、每次人事變動等都會產(chǎn)生一些新的檔案資料，而數(shù)字化建設(shè)就可以利用自己的便捷性、高效性使這些資料及時歸檔、合理利用。另外，數(shù)字化管理模式則打破了時間與空間的限制，通過編碼、解碼的計算機方法開展管理工作，只要相關(guān)人員授權(quán)，用戶就可以隨時隨地利用各種終端設(shè)備、根據(jù)目錄來查詢、分享、復(fù)制、打印自己所想要的檔案資料，極大地提高了工作效率。其次，由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案實際上就成了“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管場所變成了提供利用方便的信息控制中心，有助于提高檔案資源開發(fā)的質(zhì)量和層次，如此才能滿足企業(yè)發(fā)展利用不同檔案的需求。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）建設(shè)基礎(chǔ)不夠。首先，檔案管理具有全局性和整體性的特點，但這種特性并沒有收到企業(yè)的高度重視，通常企業(yè)將該工作封閉在了特定的領(lǐng)域或者部門中，其他部門、人員都認(rèn)為該項工作與自己沒有太多關(guān)聯(lián)，這就使得數(shù)字化建設(shè)工作缺少了良好的環(huán)境。其次，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象屢見不鮮。在企業(yè)中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力普遍不高。大多數(shù)企業(yè)在任用員工時設(shè)置的門檻較低，只要具備簡單的計算機技術(shù)、熟練一些辦公軟件即可勝任工作，無形中招募的員工專業(yè)性并不高。另外企業(yè)對在職員工的建設(shè)和培養(yǎng)力度較低，不能及時的向其傳播新的知識，更新他們技能，而員工也由于工作的穩(wěn)定性而不積極、不主動的去提升自己，導(dǎo)致隊伍的工作能力與工作需求產(chǎn)生了巨大的差距。

2）重視程度不足。首先，對于企業(yè)而言，經(jīng)濟建設(shè)的重要性要大于其他任何管理工作，因此多數(shù)情況下，企業(yè)并沒有從思想上真正的意識和重視檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，僅僅是提供一定的設(shè)備、安排一些人員去開展工作，而工作的標(biāo)準(zhǔn)、工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃、人員的建設(shè)以及設(shè)備和軟件的引進、更新都沒有切實的落到實處，從而造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象;其次，即使企業(yè)引進了大量的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但運用率卻并不高。一般都是計算機、掃描儀、打印機、傳真機等硬件設(shè)備中基礎(chǔ)功能的使用;另外在利用計算機進行檔案管理的時候也僅限于目錄級的管理，文檔資料還會以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，并未真正實現(xiàn)數(shù)字化。

3）工作標(biāo)準(zhǔn)缺失。紙質(zhì)檔案數(shù)字化并沒有收到廣泛的重視，管理人員對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹和落實程度并不高，技術(shù)準(zhǔn)則的制定大多趨于理論化和形式化，不能有效的與具體的管理流程相對應(yīng)，同時紙質(zhì)檔案的材料、形式的差異性也需要不同的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范，但實際上都是沿用著同一個標(biāo)準(zhǔn)來操作的，數(shù)字化技術(shù)缺乏全面性、系統(tǒng)性。

4 加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵分析

1）加大重視程度。首先，思想要做出改變。企業(yè)要意識到檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展所起到的積極作用，然后根據(jù)自身的發(fā)展情況和特點、中心任務(wù)的發(fā)展情況等制定完善的檔案管理目標(biāo)，突出管理重點，對檔案信息進行合理的分類，并根據(jù)這些要求配置相關(guān)的信息設(shè)備和工作軟件。同時要求各個部門做好彼此的協(xié)調(diào)和配合工作，以此為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)營造出良好的環(huán)境。其次，管理隊伍要進一步培養(yǎng)。企業(yè)對在職的管理人員要定期開展教育培訓(xùn)活動，讓他們對《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔要求》中的各項內(nèi)容有全面而深入的學(xué)習(xí)和認(rèn)識，小到每個標(biāo)點符號的寫法、大到每個功能模塊的配置都能更加規(guī)范，這就從源頭杜絕了不規(guī)范操作行為的發(fā)生。尤其需要注意的是要將“信息技術(shù)”的傳播放在最重要的位置，讓每個管理人員都具備一定的信息技術(shù)，以此來防范數(shù)字化建設(shè)中各種突發(fā)事件的發(fā)生，而技術(shù)骨干人員更是要利用專門的講座、進修學(xué)習(xí)、專家現(xiàn)場教授等活動來進一步學(xué)習(xí)和掌握信息技術(shù)，成為這一領(lǐng)域的“專家”，以便在工作中解決重大的技術(shù)性問題、規(guī)避網(wǎng)絡(luò)威脅、風(fēng)險等，確保數(shù)字化建設(shè)的順利開展。

2）強化技術(shù)建設(shè)。在管理工作中利用網(wǎng)絡(luò)光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量。而對磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組合要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。其次，對于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也要加大力度?？梢韵茸龊媚夸洈?shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，以此為引導(dǎo)將每項檔案資料歸納到不同的目錄下，另外，要正確分析企業(yè)的檔案管理需求，創(chuàng)建專用的電子原文檔案數(shù)據(jù)庫，由此將兩個數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來組成一個極為全面、完善的數(shù)據(jù)庫體系。

3）完善管理制度。企業(yè)不僅要嚴(yán)格按照檔案管理方面、信息技術(shù)方面的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則來開展數(shù)字化建設(shè)，也要針對企業(yè)本身的實際情況來制定符合企業(yè)屬性、符合檔案管理特性的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，以此提高管理工作的規(guī)范性。而其他部門也要按照這個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范自己科室的檔案，并在統(tǒng)一的管理系統(tǒng)上進行資源的傳輸和分享。

5 結(jié)語

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型和升級的重要途徑，企業(yè)要從思想上意識到該工作的重要性，并從制度上、隊伍建設(shè)上予以完善與創(chuàng)新，為該工作的開展打下良好的基礎(chǔ)，從而提高管理工作水平，讓檔案資料的經(jīng)濟參考價值得到充分的發(fā)揮，助推企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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