論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新②

康振 翟士光 劉帆

摘 要：提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率需要考慮到各方面的工作，不斷地優(yōu)化現(xiàn)有的管理手段才能夠提升整體的效率水平。其中有一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是對(duì)檔案利用科學(xué)的手段進(jìn)行管理，保障分工明確，協(xié)調(diào)有序，使信息的收集、整理、歸納形成完整的系統(tǒng)工作。想要將復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，就需要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的管理措施。在新時(shí)代下有新要求，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理改革的工作勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù);創(chuàng)新

信息時(shí)代下，合理地應(yīng)用信息技術(shù)已成為各行各業(yè)的主流工作方式。事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，整合信息技術(shù)，做到高效、快捷地獲取檔案信息，提高檔案管理水平和相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的重要作用

檔案管理作為機(jī)關(guān)單位管理不可缺少的重要內(nèi)容，直接影響著機(jī)關(guān)管理的水平和層次，是機(jī)關(guān)單位日常管理工作的基礎(chǔ)和保障。一旦缺失檔案管理，機(jī)關(guān)管理就少了翅膀，少了根基，很難高效地為社會(huì)提供服務(wù)和發(fā)揮行政職能。特別是信息化發(fā)展中，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)單一管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砼c開發(fā)利用并重的層面，機(jī)關(guān)單位檔案管理缺乏生機(jī)，就很難談及檔案大價(jià)值的挖掘與利用，很難在信息化平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)服務(wù)水平的提升和行政管理的深入。因此，檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化是機(jī)關(guān)管理的重要內(nèi)容。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理基本概述

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)作起到很重要作用，社會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。通過(guò)建立完善檔案管理模式，能夠提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公共服務(wù)管理意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案具有多種形式化，多種數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)，要進(jìn)行多種服務(wù)創(chuàng)新才能滿足大數(shù)據(jù)的要求，因此檔案管理工作要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理。健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，將檔案管理的隱蔽化，單一化逐漸變換成服務(wù)大眾的信息公開化，將檔案內(nèi)容讓普通大眾接受監(jiān)督，這樣會(huì)增加檔案管理的服務(wù)大眾意識(shí)，有助于增加群眾對(duì)政府的公信力度。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理目前的局限性

1）目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度不能滿足日益發(fā)展的社會(huì)需求，我們的檔案管理還是單一的戶籍制度、單位制度和人事管理制度，目前各個(gè)企業(yè)人才流動(dòng)特別頻繁，省市之間的機(jī)關(guān)事業(yè)單位如果缺乏足夠的交流，就會(huì)導(dǎo)致人才檔案的缺失，從而喪失檔案管理的自主性和執(zhí)行力，因此改革檔案管理服務(wù)制度勢(shì)在必行。

2）目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員自身素質(zhì)和創(chuàng)新力不足也是導(dǎo)致檔案管理工作舉步維艱的重要原因之一，檔案管理工作人員要具備基本的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)和心理素質(zhì)，檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際需要的專業(yè)知識(shí)有很多，檔案管理人員如果自身素質(zhì)不高是很難勝任這份工作的，檔案管理人員首先要提高自己從內(nèi)到外的素質(zhì)，就要多學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，比如檔案管理學(xué)，文件管理學(xué)等。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要定期考核檔案管理人員，在工作中要通過(guò)職稱評(píng)定和培訓(xùn)學(xué)習(xí)來(lái)提高文化素質(zhì)，檔案管理工作可能是單調(diào)乏味的，檔案管理人員要耐得住寂寞，工作要分清主次，克服困難，從全局考慮問(wèn)題，對(duì)于剛剛畢業(yè)的大學(xué)生要定期組織培訓(xùn)，參與到社會(huì)實(shí)踐中去。

3）檔案管理信息化不足。檔案管理的主要工作是對(duì)復(fù)雜、繁瑣的具體信息進(jìn)行匯總歸類和比較，最后進(jìn)行存檔管理，或許很長(zhǎng)時(shí)間我們不會(huì)去用這些檔案，但是一旦用到我們需要快速地找到這些檔案信息，隨著時(shí)間和數(shù)量的積累，這會(huì)是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)，如果處理不好就會(huì)使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦事效率大打折扣。計(jì)算機(jī)是信息化時(shí)代提高工作效率的有效途徑，特別是最近這幾年通過(guò)大數(shù)據(jù)的引入，通過(guò)云計(jì)算建立信息化檔案管理，提高了機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作效率，同時(shí)減少了檔案出錯(cuò)率，因此檔案管理人員要多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握具體計(jì)算方法。

4 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

1）革新檔案管理理念。首先，樹立服務(wù)公眾的檔案管理理念。檔案信息管理的作用是為后續(xù)的調(diào)用、查閱、挖掘、開發(fā)提供支撐。這就要求管理人員有服務(wù)公眾的意識(shí)，在提高管理效率的前提下，將檔案信息管理得井井有條;其次，樹立為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的理念。單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃時(shí)，需要有一定的檔案數(shù)據(jù)作為參考。因此要求管理人員要時(shí)刻具有服務(wù)意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)做好事前鋪墊，保證檔案信息的完整、真實(shí);最后，樹立為社會(huì)服務(wù)的理念。機(jī)關(guān)單位從引導(dǎo)型逐漸向服務(wù)型過(guò)渡，過(guò)渡期和過(guò)渡后的發(fā)展都離不開檔案信息推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的服務(wù)功能。

2）建立健全機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)制。檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位管理工作中的重要內(nèi)容，特別是機(jī)關(guān)單位面向社會(huì)提供行政引導(dǎo)和社會(huì)服務(wù)職能，更要從法制的角度做好一切管理工作和服務(wù)工作。因此，檔案管理要依法健全管理制度，提高思想認(rèn)識(shí)，落實(shí)信息化管理方法，提高管理人員的法制觀念和做好檔案管理工作的自覺性，實(shí)現(xiàn)檔案管理在法制前提下做到降低能耗，創(chuàng)新方法，信息完整，真實(shí)可靠。推進(jìn)檔案信息統(tǒng)一管理體系建設(shè)，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有人管、有人落實(shí)、有制度保障、有責(zé)任驅(qū)使，形成良好的管理和監(jiān)督環(huán)境，為檔案管理和開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。

3）深化對(duì)檔案信息的管理力度。機(jī)關(guān)單位提升檔案管理水平的方法主要有三種，一是實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，即檔案管理要先進(jìn)行科學(xué)測(cè)評(píng)，然后根據(jù)需要進(jìn)行分類保存和分類處理，為后續(xù)的挖掘利用和開發(fā)做好鋪墊;二是引入信息化管理模式。構(gòu)建成熟穩(wěn)定的信息化平臺(tái)和管理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提高管理效率，降低管理成本;三是深挖檔案信息的潛在價(jià)值，使檔案信息得到充分利用，使各部門人員都認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性，推動(dòng)全員參與檔案管理模式的形成。

4）推動(dòng)檔案信息現(xiàn)代化。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段人們都開始步入了信息化時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)注入新的血液。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展。比方說(shuō)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，一般只是采取手工抄錄的方式進(jìn)行歸檔，不管是前期的整理工作還是后期的查閱工作都需要付出大量的人力、物力和時(shí)間，可以有效地利用聲象技術(shù)、光盤技術(shù)等進(jìn)行檔案歸檔處理，以便于歸檔、查閱工作更加快捷有效，只需要輸入特定的編碼信息就可以獲取需要的資料，使得檔案能夠充分發(fā)揮作用。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案保密性、安全性方面也有很大的幫助，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行加密，有利于后期的維護(hù)工作，信息化的處理也可以為日后跨時(shí)間、跨區(qū)域的查閱、調(diào)檔工作提供了可能。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理是機(jī)關(guān)單位日常管理工作的基礎(chǔ)和保障，單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員都應(yīng)當(dāng)引起重視，對(duì)日常工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)改進(jìn)，以保障單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。

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