探究衛(wèi)健局檔案管理的重要意義

陳曉菲

摘 要：在我國(guó)醫(yī)療體制持續(xù)深入改革的背景下，衛(wèi)生局這一醫(yī)療體系重要構(gòu)成，愈加凸顯出其基層診療服務(wù)重要性。衛(wèi)生局在改革創(chuàng)新過程中留存下了大量的檔案資料，全面記錄了衛(wèi)生局各項(xiàng)歷史活動(dòng)及業(yè)務(wù)狀況，對(duì)促進(jìn)衛(wèi)生局新時(shí)期健康持續(xù)發(fā)展方面意義重大。本文立足新時(shí)期背景，探究衛(wèi)生局做好檔案管理工作的價(jià)值，希望可以起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生局;檔案管理;重要性;思考

從檔案管理工作的內(nèi)涵上看，檔案業(yè)務(wù)主要針對(duì)各類型檔案材料而展開的管理行為，檔案管理需要有一定的載體，如檔案室（館）等，同時(shí)需要秉持科學(xué)性及規(guī)律性原則，以確保檔案儲(chǔ)存、索引、應(yīng)用等功能的實(shí)現(xiàn)。衛(wèi)生局是發(fā)揮基層醫(yī)療服務(wù)職能的主要機(jī)構(gòu)，其檔案類型多，檔案條目多，尤其需要加強(qiáng)檔案的高效化管理[1]。

1 衛(wèi)生局檔案管理基本概述

1.1 衛(wèi)生局檔案的構(gòu)成

整體上看，衛(wèi)生局在業(yè)務(wù)開展及經(jīng)營(yíng)服務(wù)過程中形成的檔案資料主要分為文書檔案及人事檔案兩大部分。其中，文書檔案主要涉及了衛(wèi)生局在工作過程中所形成并使用的，具備一定查閱考證價(jià)值的文字或照片資料等。此類檔案通常涵蓋了衛(wèi)生局業(yè)務(wù)開展中發(fā)出或收到的文件、記錄、照片、內(nèi)部資料、對(duì)外公函等內(nèi)容，在保存上需要分類立卷。人事檔案?jìng)?cè)重對(duì)人這一動(dòng)態(tài)要素的變化過程進(jìn)行記錄，在人事檔案的對(duì)象及范圍上，廣泛涉及衛(wèi)生局歷史發(fā)展過程中入職工作的流動(dòng)人員，更為突出強(qiáng)調(diào)的管理內(nèi)容是進(jìn)入衛(wèi)生局工作的學(xué)歷專業(yè)畢業(yè)生、衛(wèi)生局專業(yè)技術(shù)人員及衛(wèi)生局各崗位管理人員的個(gè)人履歷檔案。

1.2 衛(wèi)生局檔案管理基本要求

首先，針對(duì)衛(wèi)生局文書檔案的管理，要把握立卷檔案之間在內(nèi)容及性質(zhì)上的關(guān)聯(lián)性，以便于保管及能夠快捷查閱使用為基本原則。在檔案管理的重點(diǎn)上，要圍繞衛(wèi)生局及附屬機(jī)構(gòu)工作業(yè)務(wù)過程中形成的文件及檔案為主線。結(jié)合衛(wèi)生局各職能部門工作內(nèi)容，對(duì)文書檔案材料加以整理，可按照文件檔案的文種、內(nèi)容、時(shí)間、作者等要素，對(duì)文書檔案整理組卷、確認(rèn)頁碼、編纂目錄，最后整齊裝訂入庫。為便于查閱檔案及移交卷宗，在文書檔案案卷標(biāo)題上應(yīng)對(duì)卷內(nèi)檔案明細(xì)加以標(biāo)注，同步寫明檔案保管期限。以年為單位對(duì)文書檔案作編號(hào)及目錄。

其次，針對(duì)衛(wèi)生局人事檔案的管理，把握接收、保管、轉(zhuǎn)遞三個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)要求。接收前對(duì)人事檔案進(jìn)行核查，無誤后再予簽收，同步對(duì)人事檔案袋進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容集中于檔案袋封口有無異常或破損。接收后立即進(jìn)行登記造冊(cè)，確保登記無遺漏。保管人事檔案，遵守國(guó)家機(jī)關(guān)關(guān)于檔案管理的相關(guān)制度流程，抓住人事檔案中有關(guān)薪資、職稱及考核三方面重點(diǎn)，收集歸檔要做到及時(shí)細(xì)致，對(duì)重要檔案形成檢索目錄并錄入電腦。在此基礎(chǔ)上，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。轉(zhuǎn)遞人事檔案，嚴(yán)格執(zhí)行調(diào)檔手續(xù)，憑證依據(jù)為檔案調(diào)檔通知或證明，檔案外調(diào)時(shí)注意做好檔案密封措施，調(diào)出后注銷登記。需注意，雙方登記并索要簽收回執(zhí)。

2 衛(wèi)生局提高檔案管理水平的重要性

2.1 檔案管理是衛(wèi)生局日常管理工作的重要環(huán)節(jié)之一

衛(wèi)生局日常業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)涉及醫(yī)療各項(xiàng)服務(wù)，也涵蓋了衛(wèi)生局實(shí)時(shí)開展的各類科研活動(dòng)，在醫(yī)療服務(wù)及醫(yī)療科研中形成的有價(jià)值的資料較多，對(duì)其加以收集并歸納進(jìn)檔案管理范疇，本身就是衛(wèi)生局日常管理的重要內(nèi)容之一。在新時(shí)期衛(wèi)生局面臨更為激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)這一背景下，檔案資料是否齊全完全有價(jià)值，已成為衡量衛(wèi)生局醫(yī)療管理及服務(wù)水平的主要指標(biāo)[2]。此外，從衛(wèi)生局不同檔案類型特性上看，各類文書及人事檔案一是全面反映了衛(wèi)生局改制前后的發(fā)展歷程，對(duì)衛(wèi)生局經(jīng)營(yíng)概況進(jìn)行了全面記錄，是衛(wèi)生局發(fā)展變化規(guī)律的真實(shí)“記錄者”;二是預(yù)防衛(wèi)生局重要資料外泄的主要手段。衛(wèi)生局檔案眾多，不做專門管理，在增加重要檔案遺失概率的同時(shí)，還存在機(jī)密檔案泄露的可能性;三是新時(shí)期衛(wèi)生局制定戰(zhàn)略決策的依據(jù)及參考。衛(wèi)生局是基層衛(wèi)生政策出臺(tái)及執(zhí)行的關(guān)口，通過檔案材料，可以借鑒歷史數(shù)據(jù)信息來佐證新方案的可行性。

2.2 檔案管理是衛(wèi)生局順應(yīng)新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)的必然要求

當(dāng)前，我國(guó)在花大力氣開展實(shí)施醫(yī)療體制改革，由此也放大了基層醫(yī)療組織的職能作用，衛(wèi)生局作為我國(guó)醫(yī)療管理服務(wù)機(jī)構(gòu)之一，在新時(shí)期面臨著供給側(cè)改革的機(jī)遇和壓力，在機(jī)構(gòu)發(fā)展及品牌打造的過程中，需要緊密圍繞醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)能力精準(zhǔn)施策。檔案管理在衛(wèi)生局改制發(fā)展中不可或缺，檔案管理的科學(xué)化、法制化及規(guī)范化，是衛(wèi)生局開展實(shí)施各類惠民舉措的必要保障。例如，衛(wèi)生局在打造縣域醫(yī)療衛(wèi)生共同體或財(cái)權(quán)事權(quán)分開的過程中，各類資料檔案不僅如實(shí)記錄了衛(wèi)生局的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及業(yè)務(wù)管理實(shí)踐，還是輔助衛(wèi)生局總結(jié)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展規(guī)律的重要參考。事實(shí)上，衛(wèi)生局在逐步解決基層衛(wèi)生健康事業(yè)通難點(diǎn)的過程中，基層醫(yī)療隊(duì)伍也在同步擴(kuò)大和補(bǔ)強(qiáng)，人事檔案資料逐年增多，檔案管理呈現(xiàn)出一定繁復(fù)性，只有把握檔案管理程序及方法，衛(wèi)生局改制工作及后續(xù)發(fā)展才能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)層面上的齊頭并進(jìn)，避免陷入求發(fā)展而輕管理的誤區(qū)。

2.3 檔案管理是維護(hù)醫(yī)患兩方正當(dāng)利益的重要手段

衛(wèi)生局在開展醫(yī)療服務(wù)時(shí)，同步會(huì)產(chǎn)生大量的醫(yī)療檔案，這些檔案入庫保存后，因其具備較強(qiáng)的真實(shí)性及完整性，可視為記錄醫(yī)療行為的重要憑證，可用作解決醫(yī)療糾紛，維護(hù)醫(yī)患兩方的正當(dāng)利益的手段。特別是新時(shí)期背景下，醫(yī)患關(guān)系經(jīng)常處于緊張狀態(tài)，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛問題，借助醫(yī)療檔案的查閱，可以清晰地明確醫(yī)患兩方的責(zé)任，避免醫(yī)療糾紛及矛盾加劇。

3 提高衛(wèi)生局檔案管理水平的相關(guān)思考

首先，衛(wèi)生局要本著制度為先的原則，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。1）衛(wèi)生局檔案管理要注重保密性。檔案的保密性是檔案本質(zhì)屬性之一，衛(wèi)生局內(nèi)存放有未公開開放的各類檔案均視為保密性檔案，要對(duì)保密等級(jí)及保密范圍加以明確，檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密條例，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)密保守[3]。2）衛(wèi)生局要對(duì)檔案管理的硬件條件加以改善，強(qiáng)化安全防范措施。3）衛(wèi)生局檔案借閱要遵守相應(yīng)的審批程序，檔案歸檔要及時(shí)。衛(wèi)生局下屬各科室案卷卷宗，設(shè)置專人加以保管。四，定期梳理檔案密級(jí)材料，一些利用價(jià)值不大的材料分類整理并交衛(wèi)生局檔案室或上級(jí)檔案館。

其次，衛(wèi)生局檔案要注重在管理的基礎(chǔ)上提高利用效率。衛(wèi)生局檔案束之高閣并不是萬全之策，應(yīng)秉持管理與利用并重的思路，提高檔案的利用率。在利用衛(wèi)生局檔案時(shí)，要把握以下幾個(gè)要點(diǎn)：一，衛(wèi)生局各科室立卷上交的檔案可以在本院檔案室內(nèi)查閱;涉及科室業(yè)務(wù)外的檔案資料，由衛(wèi)生局科室分管領(lǐng)導(dǎo)審批。二，檔案查閱以檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱為主，如需借閱，嚴(yán)格履行登記流程，明確歸還期限。三，衛(wèi)生局之外的單位查閱局內(nèi)檔案資料，出具介紹信，標(biāo)注查閱內(nèi)容，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四，檔案管理員統(tǒng)一辦理檔案復(fù)印業(yè)務(wù)。五，借閱檔案，不許轉(zhuǎn)借，保持檔案完整性。六，由衛(wèi)生局成立專門的檔案管理督導(dǎo)小組，檢查檔案管理及使用情況。

4 結(jié)語

檔案管理工作是衛(wèi)生局業(yè)務(wù)開展及管理實(shí)務(wù)中的重要環(huán)節(jié)，在新時(shí)期衛(wèi)生局經(jīng)營(yíng)發(fā)展環(huán)境持續(xù)變革的背景下，衛(wèi)生局要發(fā)揮檔案資料在記錄衛(wèi)生局日常工作及醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)作用，在決策時(shí)尋求檔案資料的佐證，在檔案管理中把握管理制度及操作要點(diǎn)，充分發(fā)掘檔案之于衛(wèi)生局持續(xù)發(fā)展的功能價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]李險(xiǎn)峰.淺談衛(wèi)生局檔案管理的重要意義[J].科學(xué)與財(cái)富，2014，（1）：20.

[2]朱艷秋.如何做好衛(wèi)生局檔案管理工作[J].學(xué)周刊，2015，（28）：226.

[3]肖依.做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，（14）：230-231.