淺談城市規(guī)劃檔案管理工作

陳建昭

摘 要：城市規(guī)劃檔案是城市規(guī)劃的可靠依據(jù)，也是其堅(jiān)強(qiáng)的后盾，還對(duì)城市規(guī)劃管理有一定的控制和指導(dǎo)的作用。城市規(guī)劃檔案的工作范圍廣，工作量大，這些都是由城市規(guī)劃的綜合性和復(fù)雜性決定的。本文嘗試從城市規(guī)劃檔案在城市規(guī)劃管理中的作用、存在問題等方面進(jìn)行淺析。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃;檔案管理

城市規(guī)劃檔案，指的是城市在規(guī)劃、管理的發(fā)展過程中，經(jīng)過不斷的累計(jì)所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表以及聲像等文件材料，可以說是城市發(fā)展的真實(shí)記錄，也是城市未來建設(shè)、發(fā)展的重要參考數(shù)據(jù)。反過來說，一個(gè)城市如果沒有完整的、真實(shí)的城規(guī)劃檔案，那么其建設(shè)的設(shè)讓、實(shí)施就缺乏了足夠的參考數(shù)據(jù)，使得后續(xù)的工作不能科學(xué)的、合理的展開。正是因?yàn)檫@樣，相關(guān)部門應(yīng)該重視城市規(guī)劃檔案的管理工作，并在行動(dòng)中貫徹這種重視，這樣才能夠促進(jìn)城市的進(jìn)步。

1 城市規(guī)劃檔案管理的重要作用

1）城市規(guī)劃檔案的歸檔范圍包括：建筑工程檔案、道路橋梁管線工程檔案、批后管理檔案、及規(guī)劃編制成果檔案。建筑工程檔案包括建設(shè)項(xiàng)目選址階段歸檔資料、建設(shè)用地規(guī)劃許可階段歸檔資料、建設(shè)工程規(guī)劃許可階段歸檔材料;批后管理檔案包括日常批后管理資料、違法建設(shè)行政處罰案件卷宗、建設(shè)工程竣工規(guī)劃核實(shí)階段歸檔材料;規(guī)劃編制成果檔案包括總體規(guī)劃編制成果、控制性詳細(xì)規(guī)劃編制成果、專業(yè)專項(xiàng)規(guī)劃編制成果及其他歸檔資料。

2）城市規(guī)劃檔案的信息具有整體性、綜合性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在城市規(guī)劃中起發(fā)揮著憑證的作用，在城市規(guī)劃管理中起著不容忽視的作用，城市規(guī)劃建設(shè)中所形成的各種資料，不僅對(duì)城市建設(shè)從規(guī)劃到開發(fā)有一個(gè)全面的記錄，同時(shí)也為城市規(guī)劃的決策提供了重要的信息資源。由此可見， 城市規(guī)劃檔案的優(yōu)化管理是做好城市建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)。

2 城市規(guī)劃檔案管理工作上現(xiàn)存的問題

2.1 管理人員對(duì)城市規(guī)劃檔案管理重要性的認(rèn)知度不高

在各行業(yè)間激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中，檔案管理工作的好壞直接影響著行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)程度。但對(duì)于像幕后工作者一樣的檔案管理工作而言，其不如臺(tái)前工作的行業(yè)能夠獲得那么高的關(guān)注度，也不如那些行業(yè)能獲得顯著的成效。因此，隨著時(shí)間的推移，檔案管理行業(yè)中的各層管理人員普遍出現(xiàn)工作懈怠的狀況，例如工作積極性不高、管理設(shè)施不完整等的現(xiàn)象。另外，還有部分管理人員產(chǎn)生了檔案管理工作不必拘謹(jǐn)?shù)腻e(cuò)誤觀念，導(dǎo)致相關(guān)管理人員工作態(tài)度散漫，進(jìn)而造成了我國城市規(guī)劃檔案管理工作的開展停滯不前。

2.2 檔案管理能力較低，方法不適合時(shí)代的發(fā)展

就我國城市規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)狀來看，造成我國檔案管理能力不足的原因有以下幾方面：一是管理制度改革后，人員調(diào)動(dòng)現(xiàn)象較為普遍，且這些新聘入的工作人員中有不少人并未受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)便開始投入到日常管理工作中，如此則造成了檔案管理相關(guān)內(nèi)容了解不全面的現(xiàn)象出現(xiàn);二是我國目前檔案管理行業(yè)中，有不少管理人員并非專門的管理工作者，他們當(dāng)中大部分在其它崗位也還留有職務(wù)，時(shí)常出現(xiàn)投入精力不夠的狀況，從而導(dǎo)致檔案管理發(fā)展的進(jìn)度遲遲不前，對(duì)檔案管理能力的提升造成抑制作用;三是檔案管理的方法不夠先進(jìn)，由于軟硬件條件的制約，許多檔案管理人員還在延續(xù)很多年前的管理方式，缺乏創(chuàng)新，在檔案管理現(xiàn)代化方面做得還不夠，無法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展。

2.3 檔案收集工作的力度不強(qiáng)且不夠規(guī)范

在我國工程建設(shè)行業(yè)檔案管理的發(fā)展中，影響其發(fā)展的因素之一是檔案收集制度。然而就目前發(fā)展情況而言，我國在檔案收集工作方面的制度依然不夠完整，且由于各種原因，使得僅有的制度也未能得到很好的利用。如此一來，則導(dǎo)致收集的檔案缺乏平整性和規(guī)范性，有些甚至無法長久保存。

2.4 檔案管理方式不夠先進(jìn)，缺乏科學(xué)性

從我國檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，其管理方式較為老套。即便是在現(xiàn)今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理部門仍存在著使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，這些不僅降低了檔案管理的工作效率，還阻礙了節(jié)約資源工作的順利進(jìn)行。

3 加強(qiáng)城市規(guī)劃檔案管理的措施

3.1 提高綜合素質(zhì)

城市規(guī)劃檔案管理工作，說到底是人來實(shí)施的工作，而人的素質(zhì)會(huì)直接的影響到城市規(guī)劃檔案管理工作的展開，影響到城市規(guī)劃檔案管理工作的質(zhì)量。正是因?yàn)檫@樣，必須及時(shí)的提高城市規(guī)劃檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠跟上時(shí)代、行業(yè)發(fā)展的腳步。對(duì)于城市規(guī)劃檔案管理的工作人員來說，只有不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，才能夠創(chuàng)造出更好的工作成績，進(jìn)而才能夠獲取社會(huì)各界對(duì)城市規(guī)劃檔案管理工作的認(rèn)可、關(guān)注以及重視。不僅如此，城市規(guī)劃檔案管理的工作人員也只有不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，才能夠勝任這項(xiàng)具有專性、技術(shù)性的工作。

3.2 做好收集工作

在城市規(guī)劃檔案管理中的檔案收集工作，指的是，從而實(shí)行集中性的統(tǒng)一管理。而這項(xiàng)工作的展開可以說是非常繁雜、多變的，需要各部門進(jìn)行緊密的、默契的配合才能夠完整的、充分的順利完成。然而，在城市規(guī)劃檔案管理中的檔案收集工作是非常重要的，它是后續(xù)所有檔案工作的基礎(chǔ)前提，因?yàn)闆]有了完整的檔案，就不可能有相關(guān)的檔案管理工作，所以，無論這頁工作有多繁雜、多變，都必須盡可能的實(shí)施好。

3.3 確保檔案安全

在城市規(guī)劃檔案管理的實(shí)施過程中，涉及方方面面的內(nèi)容，而這些內(nèi)容離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持以及相關(guān)部門的配合，首先只有各部門的領(lǐng)導(dǎo)給與重視、給與支持，才能夠促進(jìn)城市規(guī)劃檔案管理工作的展開，而只有這些部門的領(lǐng)導(dǎo)重視了能夠調(diào)動(dòng)整個(gè)部門的配合。其次是相關(guān)的物質(zhì)保證。在城市規(guī)劃檔案管理中的所有信息，都稱得上是不可再生的重要資源，而對(duì)這些資源的保護(hù)、管理，都需要一定的物質(zhì)保證，比如說保管信息的設(shè)備、建設(shè)，相關(guān)的管理技術(shù)等等。

3.4 充分運(yùn)用檔案

城市規(guī)劃檔案的價(jià)值只有通過運(yùn)用才能夠充分的被體現(xiàn)出來，而運(yùn)用這些資料的人越多，就越能夠發(fā)揮其作用，而社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益也才會(huì)越高，影響面才會(huì)越廣。而城市規(guī)劃檔案管理工作只有具有一定的權(quán)威性以及憑證作用，才能夠具有更高的利用率，所以說城市規(guī)劃檔案管理是城市檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)城市進(jìn)步、發(fā)展的必要前提。而在運(yùn)用城市規(guī)劃檔案的時(shí)候必須遵守以下幾點(diǎn)：

第一，查閱規(guī)劃管理檔案必須持單位簽發(fā)的注明查閱檔案目的、內(nèi)容的正式介紹信，不得查超越范圍以外的檔案。第二，規(guī)劃管理檔案一般不外借，但如果是移交單位規(guī)劃管理部門工作人員因作需要查考且必須外借檔案的，在辦理好外借手續(xù)后，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可把檔案帶出檔案室，而且必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。第三，閱檔人員應(yīng)自覺接受檔案管理人員的監(jiān)督，未經(jīng)允許不得摘抄、拍攝、復(fù)制

檔案。

4 總結(jié)

總而言之城市規(guī)劃檔案管理是城市發(fā)展的基礎(chǔ)前提，而為了能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代城市建設(shè)的需要，必須及時(shí)的強(qiáng)化城市規(guī)劃檔案管理的相關(guān)工作，并且采取切實(shí)有效的措施，這樣才能夠從本質(zhì)主確保城市規(guī)劃檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及規(guī)范性，才能夠?yàn)槌鞘械囊?guī)劃、建設(shè)以及管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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