新形勢(shì)下辦公室檔案收集與整理策略分析

李婧

摘 要：新形勢(shì)下辦公室檔案管理工作有了新的變化，如何提高辦公室檔案收集與整理的效率，確保各項(xiàng)檔案資料的價(jià)值得到充分體現(xiàn)，是每個(gè)辦公室工作人員需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。因此我們要注重對(duì)檔案收集與整理方法的轉(zhuǎn)變，在各個(gè)環(huán)節(jié)做到規(guī)范化，并加快信息化建設(shè)步伐，這樣才能為辦公室業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供有效信息數(shù)據(jù)支持，真正達(dá)到以史為鑒，降低決策犯錯(cuò)概率的目的。本文將簡(jiǎn)述辦公室檔案收集與整理特點(diǎn)與內(nèi)容，并提出了新形勢(shì)下辦公室檔案收集與整理的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案;收集;整理

辦公室屬于有著較強(qiáng)綜合性的部門，在辦公室檔案收集與整理的過(guò)程中，工作人員需要面對(duì)復(fù)雜、繁瑣的工作，要想提升檔案資料收集與整理工作效率，需要積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與設(shè)備，建立完善的規(guī)章制度。此外，檔案收集與整理作為辦公室的一項(xiàng)重要工作，也需要檔案管理人員提高重視程度，轉(zhuǎn)變自身思想觀念，科學(xué)合理開(kāi)展檔案分類整理與存放工作，為辦公室檔案的管理與利用創(chuàng)造更加有利的條件。

1 辦公室檔案收集與整理特點(diǎn)與內(nèi)容

1.1 辦公室檔案收集與整理的特點(diǎn)

新形勢(shì)下辦公室檔案收集與整理工作包括綜合性、邏輯性和創(chuàng)新性等特點(diǎn)。第一，辦公室作為單位各部門溝通的橋梁，對(duì)收集的所有檔案資料來(lái)說(shuō)，需要體現(xiàn)綜合性特征，為各部門查詢與利用辦公室檔案創(chuàng)造有利條件。第二，在開(kāi)展辦公室檔案收集與整理工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，這也是其邏輯性的特點(diǎn)。第三，“檔案是死的，人是活的”，要想將辦公室檔案的作用真正體現(xiàn)出來(lái)，在收集與整理的過(guò)程中，要結(jié)合時(shí)代要求對(duì)工作方法作出適當(dāng)調(diào)整。

1.2 辦公室檔案收集與整理的內(nèi)容

在辦公室檔案收集與整理的過(guò)程中，將涉及以下工作內(nèi)容，即分別是對(duì)檔案資料的收集、整理、審核以及保存。上述內(nèi)容為辦公司檔案收集管理的重要流程，需要有序、規(guī)范開(kāi)展，若是疏忽了其中一項(xiàng)內(nèi)容，將為辦公室檔案收集與整理的正常進(jìn)行帶來(lái)不利影響。在辦公室檔案收集與整理工作中，首先要全面收集相關(guān)檔案資料，在檔案盒中妥善存放，之后在整理檔案資料，結(jié)合相關(guān)目錄開(kāi)展工作，這樣檔案資料的完整性才能得到保障。在辦公室檔案資料審核過(guò)程中，要維護(hù)其真實(shí)性，特別是需要存檔的檔案，更應(yīng)該做到這一點(diǎn)，才能避免對(duì)今后工作帶來(lái)影響。最后是要做好辦公室檔案保存工作，實(shí)行分類歸檔的方法，確保今后利用與查詢更加方便。

2 新形勢(shì)下辦公室檔案收集與整理的策略

2.1 加強(qiáng)檔案收集管理工作

當(dāng)辦公室檔案形成后，應(yīng)該第一時(shí)間采取規(guī)范的措施，保證檔案盡快歸檔。在文件相關(guān)事項(xiàng)處理結(jié)束后，檔案管理人員需要及時(shí)評(píng)估其保存價(jià)值，結(jié)合檔案類別與重要程度開(kāi)展初步篩選與整理工作[1]。第一，要對(duì)辦公室檔案工作有正確認(rèn)識(shí)，采取有效方法讓辦公室工作與檔案工作相結(jié)合，能夠在辦公室檔案上達(dá)到超前控制的目的，促使檔案質(zhì)量實(shí)現(xiàn)提升。這樣可以優(yōu)化檔案各環(huán)節(jié)管理工作，移交也更加便利，也避免發(fā)生重立卷的情況，保證辦公室檔案管理水平實(shí)現(xiàn)提升。第二，要注重提高檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。辦公室檔案收集與管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員要求非常高，必須具備豐富的檔案知識(shí)和較強(qiáng)的檔案意識(shí)，要掌握《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等內(nèi)容，為查閱提供方便，在大量實(shí)踐工作中提升理論水平。

2.2 完善檔案材料，做好檔案收集

在辦公室檔案開(kāi)始?xì)w檔的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)各項(xiàng)檔案資料作出嚴(yán)格檢查，只要發(fā)現(xiàn)檔案資料歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象，應(yīng)該盡快催收，避免檔案分散于個(gè)人手中而出現(xiàn)丟失的問(wèn)題[2]。第一，對(duì)上級(jí)發(fā)文來(lái)說(shuō)，在收文等級(jí)工作結(jié)束后，要對(duì)文件的利用價(jià)值進(jìn)行評(píng)價(jià)，按照檔案收集與整理要求開(kāi)展這項(xiàng)工作，確保傳閱的及時(shí)性，并在歸檔環(huán)節(jié)做到細(xì)致化，為之后查閱奠定良好基礎(chǔ)。第二，在辦公室檔案整理中要留意細(xì)節(jié)。對(duì)單位自生文件來(lái)說(shuō)，在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后要把形成該文件的全部資料進(jìn)行收集，采取從上到下的順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，最后統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，將檔案入庫(kù)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作做到位。

2.3 優(yōu)化歸檔環(huán)節(jié)，共享檔案資源

在社會(huì)形勢(shì)快速發(fā)展與變化過(guò)程中，在辦公室檔案收集與整理的要求也不斷提高，必須做到規(guī)范化，才能滿足時(shí)代發(fā)展的要求。檔案管理人員要注意積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在出現(xiàn)問(wèn)題與困難后應(yīng)該盡快向上級(jí)部門傳達(dá)相關(guān)情況，不能單方面的對(duì)檔案歸檔價(jià)值進(jìn)行判斷，需要從單位職業(yè)特色出發(fā)，對(duì)辦公室檔案歸檔方法進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理人員也要增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，并樹(shù)立起精品意識(shí)與職業(yè)意識(shí)[3]。檔案管理人員要主動(dòng)接受新信息，讓自身的知識(shí)儲(chǔ)備不斷增加，提升個(gè)人鑒別能力，最大限度發(fā)揮出多媒體技術(shù)的作用，積極將已有的檔案資料進(jìn)行宣傳，主要包括大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集和會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而有效實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。

2.4 辦公室檔案材料分類存放與處理

第一，要結(jié)合辦公室編制分類大綱規(guī)定，將資料盒準(zhǔn)備到位。在辦公室檔案分類中，也要做到細(xì)致與清晰，確保所有資料盒封面都有卷名，包括“協(xié)議合同”、“行政收文”等，資料盒中應(yīng)包括收文薄與發(fā)文薄，各檔案文件均要有等級(jí)與編號(hào)。第二，對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該掌握資料分類的要求，做到認(rèn)真登記與合理存放。管理人員從主任到秘書(shū)、打字員、文書(shū)等，都需要了解辦公室檔案在分類上的規(guī)定，在日常工作中妥善處理檔案資料;第三，在辦公室檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)提供指導(dǎo)，保證檔案分類大綱、分類目標(biāo)等編制更加規(guī)范化，及時(shí)開(kāi)展辦公室檔案整理工作，第一時(shí)間收集與轉(zhuǎn)移以往的文件，這樣辦公室檔案收集整理工作才能高效進(jìn)行。

2.5 加強(qiáng)辦公室檔案信息化建設(shè)

在辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，做好檔案信息保護(hù)工作，不斷對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行完善。第一，為了提升辦公室檔案信息化建設(shè)水平，需要檔案管理人員掌握豐富的信息知識(shí)，才能有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，做好文件分類與查找等工作，這樣辦公室檔案信息化管理水平將不斷提升[4]。第二，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理中，也要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，這是因?yàn)閷?duì)很多檔案資料來(lái)說(shuō)，只能在內(nèi)部進(jìn)行查閱，只要管理檔案的計(jì)算機(jī)被病毒入侵，將造成辦公室檔案資料出現(xiàn)泄漏的情況，從而不利于單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。這要求我們做好防火墻技術(shù)開(kāi)發(fā)工作，促使管理檔案的計(jì)算機(jī)更加安全。第三，通過(guò)加快辦公室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)步伐，在提升檔案管理信息化水平上意義重大。通過(guò)運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)，有利于對(duì)檔案資料的分類加工與查閱檢索，最大限度體現(xiàn)辦公室檔案的價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室作為各單位的一個(gè)關(guān)鍵部門，必須承擔(dān)起自身的職責(zé)。由于辦公室檔案數(shù)量多，種類雜，管理起來(lái)有一定的難度，為了提升辦公室檔案管理效率，在資料收集與整理的過(guò)程中，必須采取規(guī)范化措施，并充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人員。這樣才能保證辦公室檔案收集與整理工作的順利進(jìn)行，也為辦公室各項(xiàng)工作效率的提升打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[4]萬(wàn)岑.事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用分析[J].科技展望，2016，26（06）：210.