探討事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑

于京湖

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對(duì)于事業(yè)單位檔案管理機(jī)制也帶來了諸多的深遠(yuǎn)的影響。由于檔案管理需消耗大量的人力和資源，因此必須緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐不斷地優(yōu)化和調(diào)整管理的模式。事業(yè)單位檔案是記錄與存儲(chǔ)國(guó)家或公眾信息的主要媒介，屬于公共管理的核心內(nèi)容之一。分析目前事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新的現(xiàn)狀意義重大。為此，文章重點(diǎn)研究了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理存在的常見問題，為事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)栴};事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

1 事業(yè)單位檔案管理的必要性

1）保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的能力，確保管理模式、作業(yè)流程與機(jī)制的規(guī)范性和全面性等是檔案管理的核心目標(biāo)，也是增強(qiáng)事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量與管理能力的必備工作。引用各種前沿的技術(shù)手段改革和優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理體系，確保其滿足當(dāng)下檔案管理的客觀需求，也是提升有關(guān)部門及人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)注度的有力措施[1]。

2）推進(jìn)檔案工作的前瞻性。事業(yè)單位要想充分凸顯檔案管理工作的重要性，應(yīng)不斷地調(diào)整、創(chuàng)新與優(yōu)化管理體系，從而緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐。當(dāng)下的政治、經(jīng)濟(jì)和文化局勢(shì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)。所以，不斷地健全當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)體制，同時(shí)建立起完善的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，有助于提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范度，特別是善于嘗試和使用各種前沿的管理手段，有助于改革和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的方式與機(jī)制，采取更加有效且合理的方式呈現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)成果，提升事業(yè)單位檔案管理工作的公開度，從而便于外部公眾進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和了解事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀。

3）有利于事業(yè)單位目標(biāo)考核的實(shí)現(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理的核心任務(wù)也是有關(guān)部門檔案管理科室的主要職責(zé)，將調(diào)整和健全事業(yè)單位檔案管理體系作為突破口，借助于強(qiáng)化對(duì)信息的搜集與整理，持續(xù)改善事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，制定出事業(yè)單位檔案管理工作的改進(jìn)策略[2]。同時(shí)，在構(gòu)建和健全事業(yè)單位檔案管理體系的基礎(chǔ)上，確保上述任務(wù)的高效完成，為有關(guān)部門的工作提供成熟的經(jīng)驗(yàn)、模式和手段，從而引導(dǎo)整個(gè)檔案管理體系建立起信息化、科學(xué)性和現(xiàn)代化的管理機(jī)制。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）信息化程度較低。檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，可極大提高工作質(zhì)量、效率，減少人為因素誤差。同時(shí)信息化技術(shù)的應(yīng)用，可更方便、快捷地進(jìn)行檔案的提取、整理、查詢等。此外，信息化檔案管理實(shí)施，更為符合環(huán)保理念，減少成本等，可使重要地方有更多資金周轉(zhuǎn)運(yùn)用[3]。但實(shí)際情況，目前大多數(shù)事業(yè)單位仍然較為守舊，沒有意識(shí)到檔案管理信息化的好處與優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致即便實(shí)施信息化檔案管理，但落實(shí)不夠徹底，依然應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理模式。

2）管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低。當(dāng)前事業(yè)單位雖然開展信息化檔案管理，但檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，或直接由其他部分人員替代，甚至部分單位并無專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作過于松懈、簡(jiǎn)單，不僅影響檔案管理質(zhì)量，且不利于單位發(fā)展。即便部分事業(yè)單位有專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，但缺少考核、考察、培訓(xùn)等相應(yīng)管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)較差、專業(yè)程度較低等，影響檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作涉及科學(xué)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)等多方面知識(shí)，并非想象中那般簡(jiǎn)單，若檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，則無法滿足檔案管理需求，難以做到科學(xué)化、專業(yè)化的管理。此外，因管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，可能造成檔案管理不當(dāng)、丟失、損毀等情況，甚至嚴(yán)重者利用檔案資料，做一些違法犯罪事情，則不僅對(duì)事業(yè)單位，也對(duì)社會(huì)安定造成嚴(yán)重影響。

3）檔案管理體系不完善。檔案管理體系不完善當(dāng)前所面臨的一個(gè)非常重要的困境，體系的建立對(duì)于整個(gè)管理模式的優(yōu)化有著舉足輕重的作用，可以使得各部門分工協(xié)作、互相監(jiān)督。但是由于體系的缺失導(dǎo)致在大部分的機(jī)關(guān)單位當(dāng)中檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視，利用程度非常低。再加上檔案管理工作沒人監(jiān)督，相關(guān)管理人員不重視，日常管理工作散漫，除應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查之外，一般檔案日常維護(hù)都是能省則省、能免則免。除此之外，許多單位都出現(xiàn)檔案管理人員冗員的情況，這和低效率的工作形成明顯的對(duì)比，內(nèi)部分工不明，無實(shí)用的管理體系作為參考，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的失效，也在某種程度上拉低了機(jī)關(guān)單位的整體工作效率，沒有做到真正的物盡其用，也在一定程度上反映出人員隊(duì)伍的分配不科學(xué)。

3 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑

1）加強(qiáng)信息化、現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)。隨著信息化的推廣，事業(yè)單位需深刻認(rèn)知到其發(fā)展的必要性與重要性，信息化檔案管理的開展是必然趨勢(shì)。事業(yè)單位在政策、資金上，均需加大對(duì)檔案管理科技的投入，完善其相應(yīng)設(shè)備，促進(jìn)信息化、現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量與安全性。同時(shí)，加強(qiáng)管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，促使每位檔案管理人員均符合崗位職責(zé)需求，使其在工作上更快速、熟練地掌握現(xiàn)代技術(shù)，推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。

2）注重管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。對(duì)于現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面所出現(xiàn)的各種不足，需制定出相應(yīng)的改革與優(yōu)化方案，高度關(guān)注檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的管理者必須及時(shí)掌握檔案管理的實(shí)時(shí)狀態(tài)，根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，為相關(guān)管理者設(shè)置合理的管理績(jī)效任務(wù)和階段性目標(biāo)，定期地調(diào)查與審核檔案存儲(chǔ)與記錄的情況，對(duì)于必須提交的檔案信息需及時(shí)進(jìn)行搜集與整理。清晰界定有關(guān)檔案管理人員的職權(quán)，調(diào)動(dòng)其工作能動(dòng)性，不定期與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解檔案管理工作中存在的難點(diǎn)和重點(diǎn)。結(jié)合客觀現(xiàn)狀，定期面向檔案管理團(tuán)隊(duì)組織各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，保證人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)可以緊跟當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的步伐。明確適用于單位客觀現(xiàn)狀的檔案管理路線，不但要增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)際工作能力，同時(shí)需充分調(diào)動(dòng)其崗位能動(dòng)性。

3）構(gòu)建完善的檔案管理制度。對(duì)事業(yè)單位而言，要想切實(shí)提升檔案管理工作的效率，首先必須建立健全檔案管理機(jī)制，從而確保各項(xiàng)管理工作符合事業(yè)單位發(fā)展的新要求。因此對(duì)事業(yè)單位來說，首先必須深入認(rèn)識(shí)和掌握檔案管理工作的固有特質(zhì)，結(jié)合目前的客觀工作需要，建立起適用于單位發(fā)展的、健全且科學(xué)的檔案管理機(jī)制，確定檔案管理改革和發(fā)展的路線。在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，首先應(yīng)該對(duì)相關(guān)的人員以及管理者給予適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和約束，從而確保檔案管理工作的規(guī)范展開，并且充分確保其獨(dú)立性。檔案管理的相關(guān)管理制度，必須包含合理的獎(jiǎng)懲制度，給予成績(jī)較為突出的檔案管理人員適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)于出于私利或其他動(dòng)機(jī)擅自變更檔案信息的人員，給予相應(yīng)地懲罰，從而確保檔案管理工作有序且穩(wěn)步地推進(jìn)。

4 結(jié)束語

概括而言，伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及各種信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也迎來了一個(gè)翻天覆地的轉(zhuǎn)變。筆者通過分析和觀察目前的管理情況發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位在檔案管理方面仍舊存在關(guān)注度不夠、管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低等缺陷。對(duì)此，事業(yè)單位必須站在人員培訓(xùn)、體制優(yōu)化以及信息化建設(shè)等多重視角進(jìn)行改革與創(chuàng)新，從而符合信息化時(shí)代對(duì)檔案管理所提出的新要求。

參考文獻(xiàn)

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