事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

摘 要：隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入推進(jìn)，人事檔案在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中起到的作用越來(lái)越明顯，在此背景下，事業(yè)單位必須要有效開(kāi)展好人事檔案管理工作，切實(shí)保證人事檔案的完整性和真實(shí)性，并不斷提高人事檔案利用效率。在新時(shí)期下，事業(yè)單位人事檔案管理正面臨著諸多機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，只有把握好機(jī)遇、贏得了挑戰(zhàn)，才能夠使事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足進(jìn)步。本文主要探討了事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

以往在事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作中，人事檔案管理工作經(jīng)常被邊緣化，而隨著新時(shí)代的到來(lái)，人事檔案的作用日益凸顯，相應(yīng)的人事檔案管理也受到了越來(lái)越高的重視。人事檔案是干部德、能、勤、績(jī)、廉的綜合體現(xiàn)，是事業(yè)單位考察和選拔人才的重要依據(jù)，也是做好其他常規(guī)工作的基礎(chǔ)和保障，所以開(kāi)展好事業(yè)單位人事檔案管理工作十分重要。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理既面臨機(jī)遇、又面臨挑戰(zhàn)，以下就聯(lián)系實(shí)際來(lái)談?wù)勏嚓P(guān)問(wèn)題。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本要求

一般來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位人事檔案管理主要需遵循以下四項(xiàng)基本要求：第一項(xiàng)要求是“真”，即在人事檔案管理中必須要保證所有檔案資料的真實(shí)性與客觀性，而不能使檔案中有捏造事實(shí)、弄虛作假的內(nèi)容;第二項(xiàng)要求是“全”，即在人事檔案管理中必須要保證將檔案資料收集和記錄全面，不能遺漏任何歸檔材料，且一旦有新資料時(shí)還要及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)和補(bǔ)充;第三項(xiàng)要求是“活”，即在人事檔案管理中必須要采取動(dòng)態(tài)化管理模式，不斷與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)各種先進(jìn)的管理技術(shù)和工具，以提高管理的靈活性;第四項(xiàng)要求是“密”，即在人事檔案管理中必須要保證重要檔案資料的機(jī)密性，不能隨意泄露檔案內(nèi)容，對(duì)檔案的查閱和使用應(yīng)當(dāng)要遵守規(guī)范的工作程序。

2 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇

如今隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案的管理和應(yīng)用提供了更多可能性和更大想象空間。人事檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的新方向。事業(yè)單位通過(guò)有效的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為電子檔案，從而提高檔案信息檢索效率，增強(qiáng)檔案保管的安全性和長(zhǎng)久性。人事檔案管理數(shù)字化的達(dá)成，將給事業(yè)單位人力資源管理工作提供巨大助力。首先，提高了檔案管理的安全性，在數(shù)字環(huán)境下的人事檔案，易于翻閱與使用，有效減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的涂改、損壞概率，確保了紙質(zhì)檔案的安全性。其次，提高了檔案資料的共享性，在批準(zhǔn)查閱的情況下，檔案資料可被相關(guān)部門(mén)網(wǎng)上調(diào)閱，極大的方便了異地政審、辦理工資變動(dòng)、職稱晉升等具體業(yè)務(wù)操作，有效節(jié)省了查檔、調(diào)檔時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享。

3 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）重視程度有待提高。受傳統(tǒng)思想的桎梏，很多事業(yè)單位仍舊未對(duì)人事檔案管理工作引起足夠高的重視，例如有的事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案管理工作對(duì)單位的建設(shè)和發(fā)展影響不大，因此便將之?dāng)[在邊緣化的位置。在這種觀念下，事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的投入也不大，無(wú)論是相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是人才建設(shè)均較不足，根本無(wú)法滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的實(shí)際需求。還有部分事業(yè)單位至今仍未在內(nèi)部設(shè)立專門(mén)的人事檔案管理部門(mén)，或者雖然設(shè)置了人事檔案管理部門(mén)，卻只流于形式，而根本沒(méi)有充分發(fā)揮出其實(shí)際作用。

2）管理機(jī)制有待改進(jìn)。目前，部分事業(yè)單位尚未就人事檔案管理而設(shè)立完善的管理機(jī)制，這導(dǎo)致實(shí)際人事檔案管理工作無(wú)法可依、無(wú)章可循。隨著近年來(lái)事業(yè)單位的不斷改革發(fā)展，對(duì)各類人才的引進(jìn)也日益頻繁，而由于缺乏完善的人事檔案管理機(jī)制，且各地、各單位的人事檔案管理政策與方法各有不同，因此導(dǎo)致在對(duì)新引進(jìn)人才的人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。

3）信息化建設(shè)有待完善。雖然隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展，大部分事業(yè)單位都跟隨時(shí)代建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人事檔案的信息化管理，但目前很多事業(yè)單位的信息化建設(shè)尚不夠完善，即使已經(jīng)建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，但技術(shù)水平有限，無(wú)法充分發(fā)揮出檔案信息化管理系統(tǒng)的作用。

4）管理人員工作能力有待提升。數(shù)字化技術(shù)的高效應(yīng)用，需要高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才來(lái)提供保障，因此，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的提高十分必要。目前很多事業(yè)單位都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有檔案管理人員不是年齡較大就是非專業(yè)出身，有的還對(duì)信息化管理軟件操作不熟，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代的人事檔案管理工作要求，人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。

4 改進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的措施

1）提高重視程度。事業(yè)單位是一個(gè)完整的系統(tǒng)，無(wú)論哪項(xiàng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題均會(huì)影響到其整體運(yùn)行，人事檔案管理環(huán)節(jié)也不例外。所以若想改進(jìn)人事檔案管理，首先事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要充分重視人事檔案管理工作，明確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位改革發(fā)展的重要作用，加大在這方面的人力、物力及財(cái)力資源投入。

2）改進(jìn)管理機(jī)制。合理的人事檔案管理機(jī)制是改進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的前提保障，所以事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要盡快建立一套合理的人事檔案管理機(jī)制，專門(mén)針對(duì)人事檔案管理工作設(shè)立相應(yīng)的管理部門(mén)及崗位，實(shí)行“分級(jí)分層、定崗定責(zé)”的制度，落實(shí)相關(guān)管理要求，優(yōu)化相關(guān)管理流程，明確劃分管理人員的職責(zé)。還要摒棄過(guò)去的分散管理模式，改為集中管理模式，最大限度的保障人事檔案資料的完

整性。

3）完善信息化建設(shè)。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的工程，它需要通過(guò)事業(yè)單位中各部門(mén)之間的通力合作來(lái)完成。在信息化建設(shè)過(guò)程中，需要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)以及各類先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和技術(shù)，以最大限度的提高信息化建設(shè)的完善性。

4）提升管理人員工作能力。人力資源是第一資源，在信息化背景下，若想改進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理，必須要先具備充足的人才儲(chǔ)備。事業(yè)單位的人事檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，同時(shí)還要具備熟練的信息化操作能力。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，不斷提高其信息化操作能力;同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的職業(yè)精神和職業(yè)素質(zhì)教育，提高其工作責(zé)任心和工作態(tài)度。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇主要是由信息化時(shí)代所帶來(lái)的，而同時(shí)面臨著更多的挑戰(zhàn)，包括重視程度有待提高、管理機(jī)制有待改進(jìn)、信息化建設(shè)有待完善以及管理人員工作能力有待提升等。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要不斷提高重視程度、改進(jìn)管理機(jī)制、完善信息化建設(shè)、提升管理人員工作能力，以更加開(kāi)展好人事檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介

許瑋瑋（1981-），女，漢族，山東省煙臺(tái)市，大學(xué)，檔案館員，研究方向：干部人事檔案管理。