企業(yè)檔案文化及其建設(shè)意義

佟麗艷

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中最為重要的構(gòu)成部分之一。在新時(shí)期企業(yè)效益和企業(yè)文化一體化趨勢(shì)下的企業(yè)管理活動(dòng)同企業(yè)文化之間關(guān)系密切。本文從實(shí)際出發(fā)論述了企業(yè)檔案文化管理和建設(shè)意義，進(jìn)而分析了如何做好企業(yè)檔案文化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;文化;意義;措施

企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案管理工作，是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)日常行政管理的重要組成部分。

1 企業(yè)檔案是企業(yè)文化不斷沉淀的結(jié)果

文化具有檔案元素，檔案有文化屬性。在企業(yè)發(fā)展的不同時(shí)期，企業(yè)文化也是不同的。為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)文化也會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而做出不同程度上的調(diào)整。企業(yè)的歷史結(jié)晶是企業(yè)檔案中具有重要記錄意義的元素，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。企業(yè)檔案對(duì)于那些有著數(shù)十年歷史的企業(yè)來說是非常豐富的。此外，對(duì)于未來企業(yè)文化的發(fā)展來說，不同時(shí)期的管理制度和管理思想也是其需要借鑒與遵循的重要依據(jù)。

作為企業(yè)獨(dú)有的信息資源，企業(yè)檔案記錄了自企業(yè)發(fā)展以來所有的具有保存價(jià)值的資料，同時(shí)記錄著企業(yè)的由來和發(fā)展史，其內(nèi)容隨著企業(yè)的壯大也在不斷地豐富著。文化建設(shè)對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，要充分體現(xiàn)檔案管理工作的文化屬性，依據(jù)企業(yè)檔案進(jìn)行構(gòu)思，需要借助其影像、文件等文化建設(shè)的重要素材，使企業(yè)文化的精髓得以展現(xiàn)。所以說，檔案建設(shè)與企業(yè)文化的建設(shè)是相輔相成的，二者同存并在。

2 企業(yè)檔案文化建設(shè)的意義

2.1 培訓(xùn)教育作用

企業(yè)文化力求以人為本，企業(yè)文化持續(xù)發(fā)展就是塑造企業(yè)的學(xué)習(xí)文化，形成一種學(xué)習(xí)氛圍，搭建內(nèi)部交流學(xué)習(xí)平臺(tái)，與外界建立良好的合作關(guān)系，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)的培訓(xùn)資源。就檔案而言，其資源包括了行政、人事、黨建、財(cái)務(wù)、經(jīng)營、基建等多個(gè)方面，這些檔案是豐富的培訓(xùn)資源，通過學(xué)習(xí)這些檔案內(nèi)容，能提高員工的工作能力，為實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)型組織奠定了一定的基礎(chǔ)。

2.2 歷史借鑒作用

在不同歷史時(shí)期，企業(yè)形成的文化成果不同。企業(yè)檔案記載著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種線索，有利于廓清企業(yè)文化發(fā)展脈絡(luò)。

2.3 檔案事業(yè)推動(dòng)作用

企業(yè)檔案事業(yè)主要包括檔案管理工作、檔案教育工作、檔案科研工作、檔案宣傳工作、檔案交流工作等。企業(yè)檔案文化建設(shè)中必然會(huì)形成豐富的檔案信息資源，這就大大推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

3 如何做好企業(yè)檔案文化的建設(shè)工作

3.1 提升企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案歸檔工作的重視

首先，企業(yè)管理者要加大對(duì)檔案管理工作的重視，引起企業(yè)內(nèi)部各層級(jí)、各部門對(duì)檔案資料的重視，自上而下普遍注重檔案歸檔工作，從而促進(jìn)檔案歸檔率提升。其次，要在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案歸檔的必要性和價(jià)值，引起企業(yè)內(nèi)部員工的高度重視，普遍認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。

3.2 完善制度建設(shè)

檔案歸檔難度大，歸檔率低的重要因素就是企業(yè)內(nèi)部制度建設(shè)不完善，針對(duì)這種情況，企業(yè)內(nèi)部要制定完善的檔案管理制度，明確規(guī)定在企業(yè)經(jīng)營管理過程中有哪些檔案資料需要?dú)w檔，對(duì)于各類型的檔案要?jiǎng)澐旨?jí)別，尤其要重視一些重要檔案資料的歸檔，比如企業(yè)科研檔案、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。同時(shí)要明確各類型檔案歸檔的期限，通過明確的制度保障檔案歸檔工作順利進(jìn)行。其次要建立檔案管理問責(zé)制，企業(yè)管理者要定期詢問檔案歸檔工作的詳細(xì)情況，對(duì)于未及時(shí)做好歸檔工作的情況要進(jìn)行問責(zé)，明確未及時(shí)歸檔的原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)創(chuàng)新

以“互聯(lián)網(wǎng)+”作為基礎(chǔ)，在整個(gè)過程中需要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新。在個(gè)性化管理中，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行信息技術(shù)的查閱，在檔案信息化管理中，明確人力、物力和財(cái)力因素等，在分布實(shí)施管理中，及時(shí)掌握信息化軟件系統(tǒng)，借助先進(jìn)的技術(shù)形式可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的優(yōu)化處理。針對(duì)破損以及字跡模糊的案卷等及時(shí)修復(fù)。新型技術(shù)形式的優(yōu)勢(shì)突出，如何實(shí)現(xiàn)文案的檢索和合理化應(yīng)用成為重點(diǎn)，在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展中，以安全防護(hù)作為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)發(fā)展的階段，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大化作用，滿足檔案創(chuàng)新要求。

此外，為了打造精品檔案文化，還要對(duì)原有的檔案信息進(jìn)行合理地整合。企業(yè)檔案在經(jīng)過加工提煉后，其價(jià)值是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于原始檔案價(jià)值的。所以，為了給企業(yè)文化發(fā)展提供更有價(jià)值的素材，就必須對(duì)原始檔案進(jìn)行開發(fā)，充分發(fā)揮檔案文化的作用。

3.4 建設(shè)企業(yè)檔案文化陣地

企業(yè)檔案館（室）、檔案信息中心等是保管本單位形成檔案的內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)。這些內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)是保存檔案的實(shí)體機(jī)構(gòu)，能通過這些檔案內(nèi)容展示企業(yè)形象、是企業(yè)大數(shù)據(jù)的信息基地、是企業(yè)文化傳播的窗口之一。

首先要做好內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作?，F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備包括智能檔案密集架、精密空調(diào)、LED大型全彩電子屏、恒溫恒濕智能調(diào)控系統(tǒng)、多媒體觸摸屏查詢展示系統(tǒng)、自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)、智能門禁系統(tǒng)、真空充氮消毒系統(tǒng)、庫房中心控制系統(tǒng)等，它們的互聯(lián)就是一個(gè)現(xiàn)代化智能檔案機(jī)構(gòu)。在經(jīng)費(fèi)充足的前提下使單位檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)備現(xiàn)代化是建設(shè)企業(yè)檔案文化高地的應(yīng)有之意。

其次要轉(zhuǎn)變工作理念，提高企業(yè)檔案意識(shí)。在企業(yè)文化得以發(fā)展、企業(yè)戰(zhàn)略分步實(shí)施的前提下，檔案工作人員應(yīng)是企業(yè)戰(zhàn)略的促進(jìn)者，把檔案意識(shí)的傳播與建設(shè)學(xué)習(xí)型組織結(jié)合起來。學(xué)習(xí)型組織是為實(shí)現(xiàn)共同的發(fā)展目標(biāo)而讓企業(yè)人員持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)，獲得職業(yè)發(fā)展所需的各種知識(shí)養(yǎng)。從前面的論述可知，企業(yè)檔案中豐富的知識(shí)就是重要的學(xué)習(xí)素材，檔案工作者要讓員工都學(xué)習(xí)到這些檔案知識(shí)，從而提高檔案意識(shí)，建設(shè)了檔案文化陣地。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)在日常經(jīng)營生產(chǎn)過程中形成的具有保存價(jià)值的信息資料，具有經(jīng)濟(jì)性、知識(shí)性和綜合性等特點(diǎn)。做好企業(yè)檔案管理工作，對(duì)保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、繁榮企業(yè)文化、規(guī)范企業(yè)日常管理都具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理，應(yīng)不斷完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，搭建企業(yè)檔案管理信息化管理平臺(tái)，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素能，為企業(yè)的發(fā)展、壯大不斷提供有價(jià)值的信息資源支持和保障，推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，使企業(yè)提升市場(chǎng)競爭力，創(chuàng)造出良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。

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