關(guān)于檔案規(guī)范化管理的幾點思考①

李觀霞

摘 要：在管理工作中，檔案管理工作是一項基本性的工作，檔案管理工作的規(guī)范性和標準性將直接決定著檔案的完整性，同時也直接影響著未來的發(fā)展。本文對檔案管理工作規(guī)范化的作用、檔案管理工作現(xiàn)狀及問題以及加強檔案管理工作規(guī)范化的建議進行探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化管理;思考

檔案的規(guī)范化管理無論是對于機關(guān)的工作順利地進行還是對于社會持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展都具有重要的意義。檔案的規(guī)范化工作并不是一天兩天就能完成的，這是一個系統(tǒng)的過程，我們都應該耐心的一步步地去實現(xiàn)。

1 檔案規(guī)范化管理的作用

1）豐富現(xiàn)代管理方式。信息數(shù)字化是不斷發(fā)展的社會所需，也是信息技術(shù)發(fā)展的有效應用，而在這一應用過程中，數(shù)字化的應用使得辦公室可以引進諸多的現(xiàn)代化技術(shù)型設備，并應用這些設備進行輔助操作，使檔案規(guī)范化管理工作能夠順暢地實施下去。檔案管理具有相當系統(tǒng)化的特點，其要求檔案管理人員必須要進行系統(tǒng)化的工作，最重要的部分就是有效采集整理檔案資料，不僅要保證檔案資料的完整性，也要確保檔案資料的真實性，繼而使其能夠在日常應用時充分發(fā)揮其正常作用。也因此，規(guī)范化的檔案管理可以豐富著現(xiàn)代的管理方式，繼而提高人們的工作效率。

2）提升工作人員的綜合素質(zhì)。檔案的規(guī)范化管理也能夠提升工作人員的綜合素質(zhì)，主要包括從工作人員的培訓工作和工作人員的職責方面提升。工作人員的培訓工作方面，因為要進行檔案規(guī)范化工作，就必須要對檔案管理工作人員進行一定程度的培訓，要先從理論方面入手，熟知檔案規(guī)范化管理的相關(guān)概念和一系列操作流程，讓相關(guān)檔案管理工作人員能夠在接受培訓的過程中同步掌握到現(xiàn)代化的管理相關(guān)知識，提高自身知識水平和專業(yè)能力。而在工作人員的職責方面，在相關(guān)的檔案管理人員已經(jīng)熟知檔案規(guī)范化理念的情況下，以往落后的檔案管理方式會慢慢替換與當下時代特征更貼合的檔案規(guī)范化管理模式，相關(guān)檔案管理人員的職責也會更加明確，繼而發(fā)現(xiàn)自己的工作特質(zhì)，并逐一針對性的提升個體的工作能力和綜合素質(zhì)。

3）增強單位和部門的管理水平。檔案管理隸屬于現(xiàn)代化管理中比較關(guān)鍵的部分，對任何單位或企業(yè)、組織而言都非常重要，關(guān)乎其正常運行。而單位或企業(yè)、組織的檔案主要分為兩部分，一部分是單位或企業(yè)、組織本身的業(yè)務相關(guān)信息記錄，一部分是單位或企業(yè)、組織的變動信息記錄。合理化、科學化、系統(tǒng)化的檔案管理模式能夠?qū)n案管理工作進行得更加規(guī)范化、更具有效性，使檔案管理工作的規(guī)范化流程一直持續(xù)下去，使其可以發(fā)揮最大作用。

2 檔案管理的現(xiàn)狀及所存在的問題

從目前檔案管理的現(xiàn)狀看，大部分機關(guān)都采用了信息化的方式來進行。但對于一些檔案，機關(guān)會采用雙重保存的方式來防止丟失，這種方式無疑加重了人力、財力、物力的投資。還有的單位忽視檔案的管理，存在重建設、輕管理的現(xiàn)象，這也導致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認真規(guī)范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機關(guān)中一些文檔案管理人員的素質(zhì)也是有待提高的，很多由于缺人手或是節(jié)省人力，會出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象。這樣他們沒有足夠的時間和精力專心的投入文檔的管理，也無法系統(tǒng)、持續(xù)、穩(wěn)定的進行工作的開展，這導致了工作人員的不專業(yè)性，對待問題也是含含糊糊。另外，很多機關(guān)只追求檔案的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現(xiàn)混亂、難以查詢與利用的問題。

3 提高檔案管理規(guī)范化的措施

1）檔案管理要規(guī)范化、標準化。檔案工作標準化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。做好文書工作是實現(xiàn)檔案工作標準化和標準化的重要基礎(chǔ)工作。越來越豐富的工作慣例表明，文檔處理任務和檔案任務各自具有不同的工作任務和相對獨立性，但這兩者在文檔工作流程中有著密切的關(guān)聯(lián)。我們要把握文書工作標準化和標準化的關(guān)口，做好實現(xiàn)文書工作標準化和標準化的基礎(chǔ)工作。為了獲得最佳檔案管理效果，必須關(guān)注人的科學組織，以提高檔案管理效率，并使檔案管理任務獲得更好的結(jié)果。此外，其他的部門領(lǐng)導要發(fā)揮好自己的監(jiān)督職能，確保整個檔案管理工作的公開化、透明化。最后，整理所有檔案資料的時候，要把形成、整理、存檔等工作引入人為責任制，作為評價干部實際工作效果的主要依據(jù)，提高工作效率。對于文件的形成情況，事業(yè)單位要制定立卷制度，根據(jù)方案實際管理情況來制定管理體系，做好對其全面的掌握和認識，根據(jù)方案的實際管理情況制定管理體系，對整體掌握和認識。

2）加強檔案收集，全面建立資料收集網(wǎng)絡。檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機構(gòu)的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問題，為了使檔案更加完整，必須加強檔案收集、整理和審查工作，并對檔案中的重要檔案內(nèi)容和進度（包括個人數(shù)據(jù)、傳輸程序、審計文檔、鑒定意見等）進行嚴格的審查。檔案管理人員要集中一段時間，在將普通材料和特殊材料的收集相結(jié)合的基礎(chǔ)上，對同一節(jié)點、同一類別的檔案資料進行補充收集。一般收集是指能反映個人品格、技能、業(yè)績等的人員簡歷、評價書、調(diào)度表等相關(guān)資料，以及個人的品格、技能、業(yè)績等。特別收集包括干部審查記錄、表彰資料、處罰資料、政策執(zhí)行等資料，這些資料通常不包含在檔案管理類別中。經(jīng)過專門識別后，可以對這些資料進行多種處理。構(gòu)建數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡時，必須整合檔案管理中不包含的數(shù)據(jù)、編制數(shù)據(jù)列表、獲得相關(guān)負責人的批準，以及在以后有個人監(jiān)督的情況下集中銷毀這些數(shù)據(jù)。構(gòu)建數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡的工作應分階段進行，包括檔案創(chuàng)建、檔案收集、材料改進、數(shù)據(jù)收集、程序處理等一系列任務，并建立全面的數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡并提高檔案收集能力。

3）完善檔案管理制度，確保制度落到實處。要健全檔案管理的相關(guān)制度，從制度上規(guī)范檔案的管理行為，保障檔案工作有章可循、有規(guī)可依，避免出現(xiàn)隨意性和盲目性。應該根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案工作規(guī)范》等國家有關(guān)檔案的規(guī)定，結(jié)合的具體情況，制定一套符合實際的、行之有效的檔案管理制度體系，明晰工作職責和任務，將檔案工作納入部門和相關(guān)人員的年度考核，并引入獎懲機制，將檔案工作表現(xiàn)與評優(yōu)評先和職稱評審掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的熱情和積極性。

4）加強檔案人員的隊伍建設。要想提高檔案管理的質(zhì)量，必須要提高檔案管理人員的責任意識和業(yè)務素質(zhì)。應該從源頭做起，通過公開招聘設置專職檔案員崗位，選用那些有檔案專業(yè)教育背景的、素質(zhì)高的、責任心強的人員來擔任專職檔案工作，或加大人才培養(yǎng)力度，開辟檔案干部上升渠道，從內(nèi)部培養(yǎng)檔案管理干部，鼓勵檔案管理人員學習新技術(shù)、新知識，參加業(yè)務交流與培訓，鍛煉其業(yè)務素質(zhì)和綜合工作能力。

4 結(jié)束語

社會前進的浪潮不停翻涌，人們也逐漸進入信息化時代，信息技術(shù)的應用也越來越廣泛。在這種全新的時代背景下，計算機技術(shù)在不斷的發(fā)展，促進著現(xiàn)代社會前進的步伐，同時也推動著檔案管理規(guī)范化的不斷改進。

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