信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點及改進(jìn)策略分析

彭潔

[摘要]現(xiàn)階段，我國財務(wù)工作在向無紙化革新發(fā)展的同時，傳統(tǒng)意義上的手工記賬憑證和檔案逐漸被電子憑證和數(shù)字檔案所替代。因此，文章在了解信息化環(huán)境下會計檔案管理新特點的基礎(chǔ)上，根據(jù)會計檔案信息化發(fā)展要求，分析如何改進(jìn)信息化環(huán)境下的會計檔案管理工作，以此提升我國事業(yè)單位會計檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]信息化環(huán)境;會計檔案管理;特點;法律規(guī)定

[DOI]1013939/jcnkizgsc202007192會計檔案作為檔案管理的重點內(nèi)容，其中包含大量單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的材料信息。在新時代背景下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化和會計電算化在財務(wù)工作中充分落實，促使會計檔案的查閱和傳遞產(chǎn)生了新變化，相應(yīng)的管理工作也提出了新的管理格局。此時，要想提升事業(yè)單位會計檔案管理水平，必須要根據(jù)信息化環(huán)境提出的各項要求，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作，以此為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。下面對信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點及改進(jìn)策略進(jìn)行研究。

1會計檔案管理的必要性

對事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展而言，會計檔案管理占據(jù)重要地位。會計檔案不僅具有憑證依據(jù)性和原始記錄性，而且可以為事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)決策提供有效依據(jù)，更能有效保護(hù)國家財產(chǎn)，嚴(yán)格按照規(guī)定要求管控國家財經(jīng)工作。從宏觀視角分析，國家要綜合研究會計檔案儲備信息，并由此明確國家經(jīng)濟(jì)總體發(fā)展趨勢，而后有序落實預(yù)先提出的計劃與預(yù)算，并設(shè)計科學(xué)的降級建設(shè)方案和管理對策。[1]同時，事業(yè)單位要根據(jù)儲備數(shù)據(jù)信息研究整體發(fā)展趨勢，并提出符合時代發(fā)展需求的監(jiān)管對策。通過強化會計檔案管理水平，有助于嚴(yán)厲管控經(jīng)濟(jì)犯罪，并減少違規(guī)違法現(xiàn)象的發(fā)生。由此可知，事業(yè)單位會計管理人員必須要加大對信息化環(huán)境下會計檔案管理工作的探索。

2信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點

現(xiàn)階段，我國會計檔案工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了數(shù)字化發(fā)展，這對制作報表、會計日常查詢及統(tǒng)計研究等工作而言都有積極作用，不僅能提升檔案信息利用率，而且可以促使會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)充分融合。需要注意的是，數(shù)字化的會計檔案信息存在極大風(fēng)險，很容易被泄露和篡改。原因在于會計檔案信息要儲備在電腦硬盤或其他介質(zhì)，此時不管是接收信息還是傳遞信息都會增加接觸病毒的概率，而若是有病毒入侵，必然會影響儲備檔案信息，嚴(yán)重的還會造成整體計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰現(xiàn)象。因此，在信息化環(huán)境下，必須要對會計檔案信息的高度集中情況進(jìn)行管控，絕不為違法分子提供可乘之機(jī)。通過研究現(xiàn)階段信息化環(huán)境下會計電子檔案管理情況可知，會計檔案不僅具有優(yōu)勢也有很多問題，此時為了更好保障會計電子檔案管理質(zhì)量，必須要保障檔案的科學(xué)性和規(guī)范性，且要在實踐發(fā)展中科學(xué)利用，只有這樣才能充分展現(xiàn)會計檔案信息的應(yīng)用價值。

簡單來說，信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點主要分為以下四點：其一，會計機(jī)構(gòu)面向流程建立。這項工作具有網(wǎng)絡(luò)化和扁平化的特點，能讓同一會計核算主體的會計憑證處于不同區(qū)域的會計核算中心內(nèi)。通過在信息化環(huán)境下重新根據(jù)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建會計組織，有序連接具備邏輯關(guān)系的會計活動，不但能減少組織內(nèi)部的管理人員，而且可以壓縮管理層級。同時，在信息化環(huán)境下，以業(yè)務(wù)流程為依據(jù)進(jìn)行建設(shè)，有助于事業(yè)單位的財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息整合到一個平臺上，以此實現(xiàn)資源配置最優(yōu)化;其二，會計與經(jīng)營業(yè)務(wù)的高度集成。在自動推廣會計核算工作后，大量多項會計憑證會由業(yè)務(wù)人員制單構(gòu)成。由于信息化中包含了信息流、資金流及業(yè)務(wù)流，所以實現(xiàn)一體化的集成業(yè)務(wù)發(fā)展，可以根據(jù)業(yè)務(wù)生成隨之獲取有效的會計憑證。受這一特點影響，在信息化環(huán)境下會計憑證大都是業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時，自動集成獲取的;其三，隨著會計憑證類型與數(shù)量的增加，附件內(nèi)容與審核方式也出現(xiàn)偏差。因為部分會計憑證是源于業(yè)務(wù)的，所以最終會獲取更加細(xì)化的，且與業(yè)務(wù)類型相符的會計憑證，如總賬憑證、銷售收款憑證等。在信息化背景下，外來原始憑證依舊和傳統(tǒng)手工會計核算方式一致，但內(nèi)部流通的原始憑證要根據(jù)會計憑證進(jìn)行跟蹤調(diào)查，而審核工作不僅能根據(jù)信息化中的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行審批，而且可以從會計憑證入手進(jìn)行查詢;其四，在信息化系統(tǒng)中固化內(nèi)部控制。在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位的采購活動、組織架構(gòu)等都可以實現(xiàn)流程固化，這對于內(nèi)部會計管理工作而言，不僅能獲取有效的環(huán)境支持，而且可以奠定扎實的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，在日益革新的市場環(huán)境中，面對飛速發(fā)展的信息化技術(shù)，事業(yè)單位必須要以此為依據(jù)持續(xù)改進(jìn)會計檔案管理工作，只有這樣才能在充分展現(xiàn)信息化技術(shù)優(yōu)勢的同時，提升實踐工作效率和質(zhì)量。

3信息化環(huán)境下會計檔案管理的改進(jìn)策略

（1）持續(xù)優(yōu)化管理制度。在信息化環(huán)境中，要想更好落實會計檔案管理工作，必須要持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部管控環(huán)境，并提出對應(yīng)的風(fēng)險管理制度，以此在提升風(fēng)險管理水平的同時，促使會計信息得到有序傳遞。同時，管理人員還要明確信息化環(huán)境發(fā)展特點，而后以此為依據(jù)科學(xué)調(diào)節(jié)會計電子檔案管理步驟，并提出適宜的管理制度對實踐工作進(jìn)行規(guī)范，這樣不僅能提升會計信息檔案的安全性，而且可以提升事業(yè)單位發(fā)展速度。[2]

（2）科學(xué)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。受信息化環(huán)境影響，會計檔案載體出現(xiàn)了改變?，F(xiàn)階段，雖然市場中依舊存在紙質(zhì)的會計檔案信息，但電子檔案已經(jīng)占據(jù)了主體。了解會計電子檔案管理情況可知，其是利用磁性介質(zhì)和光盤進(jìn)行儲備。由于紙質(zhì)檔案和電子檔案在利用時存在一定差異，不管是儲備環(huán)境還是后續(xù)處理都有不同要求，所以管理人員必須要根據(jù)以往累積的工作經(jīng)驗，科學(xué)設(shè)計后續(xù)處理對策。尤其是在會計電子檔案管理工作中，事業(yè)單位要持續(xù)優(yōu)化會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)工作，并為實踐檔案管理需求提供所需軟硬件設(shè)備，只有這樣才能保障信息化環(huán)境下會計電子檔案管理工作符合時代發(fā)展需求。現(xiàn)階段，會計電子檔案管理工作不僅要合理利用計算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)辦公設(shè)備，而且要有效融合計算機(jī)軟硬件和檔案儲備地，這樣有助于從基礎(chǔ)上提升會計檔案管理水平。

（3）構(gòu)建管理信息平臺。在會計檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化中，必須要有序構(gòu)建管理信息化平臺，其不僅能滿足干部職工需求，而且可以加強會計檔案信息儲備的完善性、安全性及立體性等特點，尤其是在信息化環(huán)境下，提出適宜的會計檔案管理信息化平臺，既可以有序傳遞所需會計信息，又能保障儲備信息數(shù)據(jù)的安全性和有效性，且有助于減少紙質(zhì)單據(jù)的消耗，這符合新時代發(fā)展提出的綠色節(jié)能環(huán)保要求。

（4）組建風(fēng)險防范體系。通過利用防火墻等技術(shù)，在計算機(jī)硬件環(huán)節(jié)嚴(yán)控違規(guī)違法行為的入侵，有助于保障系統(tǒng)可以安全且穩(wěn)定的運行。同時，還要全面管控信息保管方式、工作步驟等，這樣能保障儲備信息會計得到安全傳遞。系統(tǒng)管理人員作為會計電子檔案管理工作落實的基礎(chǔ)，也是會計電子檔案真實性和原始性的保障。因此，在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位必須要構(gòu)建會計電子檔案信息安全保障體系，并成立電子檔案數(shù)據(jù)中心，而后提出多種有效措施保障數(shù)據(jù)安全。

（5）提出文件管理系統(tǒng)。要想更好實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展，會計檔案管理工作不僅要科學(xué)調(diào)節(jié)內(nèi)部環(huán)境，而且要向前端會計文件工作進(jìn)行拓展，這樣有助于更快實現(xiàn)文檔一體化需求。從本質(zhì)上講，文檔一體化發(fā)展并不是新提出的觀點，但卻在信息化環(huán)境下展現(xiàn)出了新優(yōu)勢，在實踐工作中落實可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對會計文件的所有周期進(jìn)行全面管控。

4結(jié)論

綜上所述，信息化環(huán)境下的會計檔案管理工作產(chǎn)生了多項變化，此時要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，必須要提出與實踐工作相符的管理對策，只有這樣才能有效提升會計檔案管理水平。同時，還要加強專業(yè)人才培訓(xùn)力度，多組織他們學(xué)習(xí)新時代發(fā)展提出的先進(jìn)技術(shù)理論，并在實踐訓(xùn)練中提高他們的操作技能，這對會計電子檔案管理工作發(fā)展而言至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)：

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