淺析檔案管理信息化在檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)

楊靜薇

隨著社會(huì)管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，檔案管理也慢慢形成了屬于自己的一套工作流程，檔案指的是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)時(shí)形成具有保存價(jià)值的記錄資料。檔案管理的原理就是檔案管理人員對(duì)工作總結(jié)的客觀規(guī)律，在檔案管理方式的進(jìn)步與發(fā)展中，檔案管理信息化建設(shè)顯得特別重要。檔案管理信息化發(fā)展有助于提高檔案管理的工作效率，能夠更加嚴(yán)密地維護(hù)好檔案中信息的安全，具有高效、便捷、安全的特點(diǎn)。本文圍繞檔案管理信息化在現(xiàn)代檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)，分析檔案管理信息化的有效策略，希望可以促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，提高工作效率。

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)信息化發(fā)展也越來(lái)越快，檔案管理工作正在向著現(xiàn)代信息化方向發(fā)展，檔案管理信息化在檔案管理中已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，這是檔案管理工作根據(jù)時(shí)代發(fā)展與需求而產(chǎn)生的重大改變。檔案管理信息化的發(fā)展雖然在應(yīng)用中取得了一些成果并有效改善了傳統(tǒng)檔案管理中的眾多缺點(diǎn)，但在其發(fā)展過(guò)程中還有很多信息化建設(shè)的問(wèn)題日益凸顯出來(lái)，因此，針對(duì)檔案管理信息化在檔案管理中如何應(yīng)用以及發(fā)展加以深入的分析研究還是十分必要的。

一、管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)

在當(dāng)今時(shí)代快節(jié)奏的背景下，不管是社會(huì)經(jīng)濟(jì)還是各種信息技術(shù)都在不斷的發(fā)展，隨著檔案管理改革的不斷深入，檔案管理工作的難度也越來(lái)越高，如何有效地進(jìn)行檔案管理，需要檔案信息化技術(shù)的利用。在檔案管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)不僅能夠促進(jìn)工作人員的效率大大提高，也有利于檔案信息資源統(tǒng)一整理和分享的進(jìn)步。檔案管理部門(mén)進(jìn)行軟件和硬件的相關(guān)建設(shè)可以讓檔案管理人員的工作需求有很好的幫助，對(duì)檔案管理信息化在檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展有十分積極的影響。

隨著檔案管理信息化工作的慢慢展開(kāi)，不僅使傳統(tǒng)檔案獲得更好的保護(hù)，節(jié)省檔案部門(mén)的存儲(chǔ)空間，增多管理中的檔案存儲(chǔ)數(shù)量，還可以讓管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的效率都得到大幅度的提高，能夠有效降低檔案管理工作的相關(guān)人員的工作壓力。

二、檔案管理信息化在應(yīng)用中的有效策略

（一）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，提升管理人員工作能力

加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的素質(zhì)提升主要包括心理和思想兩方面的建設(shè)，在具體提升時(shí)需要做到以下幾個(gè)方面：

首先，提高管理標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員擁有高度服務(wù)的意識(shí)以及高度責(zé)任感。檔案管理人員在工作過(guò)程中應(yīng)該一直保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行檔案管理工作，通過(guò)不斷提升自身工作效率來(lái)為自己爭(zhēng)取變得優(yōu)秀的機(jī)會(huì)。在實(shí)際的管理工作中工作人員應(yīng)該擁有勇于奉獻(xiàn)的精神，進(jìn)一步提升自我要求，工作中有事事?tīng)?zhēng)先的進(jìn)步意識(shí)并時(shí)刻注意培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)，促使自己的綜合素質(zhì)不斷提升。

其次，加強(qiáng)工作人員的培養(yǎng)，重視員工的能力提升。要加大工作人員能力建設(shè)，就需要要求工作人員明確了解并熟練掌握管理工作的各種現(xiàn)代信息化相關(guān)的規(guī)范性系統(tǒng)操作和電子文檔的各種基礎(chǔ)知識(shí)，還要努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中與信息安全相關(guān)的理論知識(shí)。因此，在現(xiàn)代化的檔案管理工作中工作人員調(diào)動(dòng)自身的主觀能動(dòng)性，主動(dòng)學(xué)習(xí)各種檔案管理信息化的知識(shí)，積極參加各種關(guān)于檔案管理信息化的培育活動(dòng)和教育活動(dòng)之中，及時(shí)、全面地了解相關(guān)信息，以達(dá)到在以后的檔案管理工作中可以熟練、高效地應(yīng)用信息化技術(shù)。

最后，相關(guān)企業(yè)和部門(mén)要注重對(duì)檔案管理人員的教育，開(kāi)展相關(guān)講座以及課程教學(xué)。領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)定時(shí)主動(dòng)地聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家在講座課堂中為檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容和問(wèn)題的講解，幫助他們更好地進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容和知識(shí)的掌握與應(yīng)用。學(xué)習(xí)過(guò)后的工作人員在平時(shí)的工作當(dāng)中要注重檔案的保管、整理工作時(shí)積極運(yùn)用信息化管理，加強(qiáng)與其他部門(mén)或者其他檔案管理人員的交流，相互借鑒不同的工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)其他工作人員的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，努力提升自己工作能力和工作時(shí)效性。

三、高度重視檔案管理信息化的安全問(wèn)題

由于檔案管理工作本身具有很高的信息性和社會(huì)性，以此，一旦在安全方面出現(xiàn)問(wèn)題很大程度會(huì)導(dǎo)致個(gè)人或社會(huì)的發(fā)展受到影響和威脅。加強(qiáng)檔案管理的安全性，就是要減少甚至杜絕檔案信息出現(xiàn)泄露。要防止由于檔案信息安全產(chǎn)生的問(wèn)題，首先，需要加大對(duì)于檔案管理信息化防護(hù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和研究的力度，及時(shí)升級(jí)相關(guān)的管理系統(tǒng)和電子設(shè)備;其次，各個(gè)部門(mén)都要重視檔案管理信息化技術(shù)，加大宣傳力度和范圍，督促各管理部門(mén)的工作人員甚至社會(huì)大眾都能了解檔案管理的相關(guān)知識(shí)和基本信息化保存方式，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而提升他們對(duì)于信息安全化的相關(guān)素質(zhì)，使人們重視并保護(hù)好自己的檔案信息。

四、組織檔案管理信息化資源建設(shè)

要建設(shè)高效、安全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，就要先組織建立起細(xì)致、可查并且有檔案目錄的綜合化數(shù)據(jù)庫(kù)，這是促進(jìn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要條件之一。在建設(shè)初級(jí)綜合化數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)要先將檔案信息資源進(jìn)行收集整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，后期嚴(yán)格進(jìn)行檔案信息歸檔，注重建設(shè)檔案信息資源的相關(guān)系統(tǒng)。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展，讓檔案管理的過(guò)程中加入信息化手段，推動(dòng)了檔案管理改革的發(fā)展，讓檔案管理信息化成為一種管理趨勢(shì)。因此，各有關(guān)部門(mén)都應(yīng)該樹(shù)立起檔案管理信息化的意識(shí)，加大對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高部門(mén)、員工的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從根本上推動(dòng)信息化應(yīng)用的發(fā)展。（作者單位：河北省保定市清苑區(qū)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局）