淺談醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案的收集保管和開發(fā)利用

張珍光

本文圍繞醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管與開發(fā)利用展開分析，具體分析了收集保管與開發(fā)利用中的一系列問題及相應(yīng)的優(yōu)化對策，旨在提高醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管與開發(fā)利用工作水平，為發(fā)揮醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案價(jià)值夯實(shí)基礎(chǔ)。

所謂“醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案”，指的是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)長期醫(yī)藥生產(chǎn)技術(shù)改進(jìn)等醫(yī)藥生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的各類資料，記載了項(xiàng)目研究等一系列重要資料，是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)長期積累的科技經(jīng)驗(yàn)，是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)及其開發(fā)利用的重要條件，也是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)傳播醫(yī)藥生產(chǎn)科技信息，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要工具。醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案以文字、聲像、圖表等方式進(jìn)行記錄。醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案內(nèi)容廣泛，倘若醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案能夠通過開發(fā)，推廣運(yùn)用到市場中，是否改為：不僅能夠規(guī)范企業(yè)的管理，還可以產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。可見，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管與開發(fā)利用是一項(xiàng)具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。因此，針對醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管與開發(fā)利用中的主要問題，需積極探索行之有效措施予以優(yōu)化。

一、醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管與開發(fā)利用中主要問題分析

（一）檔案管理意識有待增強(qiáng)

意識決定行動(dòng)，部分醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識薄弱，致使檔案管理水平偏低。之所以如此，是因?yàn)椴糠诸I(lǐng)導(dǎo)人員普遍認(rèn)為醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案僅作為指導(dǎo)性資料，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作中加強(qiáng)投入，無法在短時(shí)間內(nèi)取得可觀經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益擺在首位是每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的。正因如此，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在思想上未認(rèn)識到醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的重要性，從而不愿意在醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案中增加投入，致使醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作水平難以提高。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理制度及檔案管理設(shè)備

現(xiàn)如今，大部分醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)雖設(shè)立了專職檔案管理部門，但是由于重視度不足，人員配置方面尚未結(jié)合工作需求進(jìn)行完善，造成醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作難以有序進(jìn)行。正因如此，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)一些重要檔案資料未保存，例如：醫(yī)藥生產(chǎn)資料，尚未及時(shí)收集整理加以保存，造成大量具有價(jià)值的檔案遺失。同時(shí)，檔案管理工作受制于落后的制度、理念等因素，管理工作實(shí)效難以提高，還頻繁出現(xiàn)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案遺失、損毀等問題。

一直以來，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)資金投入忽視醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理，在缺乏充足資金的情況下，檔案管理設(shè)備難以及時(shí)更新，難以真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息化時(shí)代，檔案管理工作倘若未與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，勢必會(huì)制約管理效率與質(zhì)量的提高，導(dǎo)致醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作必然難以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管和開發(fā)利用優(yōu)化對策分析

（一）醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管工作優(yōu)化對策

1.規(guī)范收集醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案

醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作實(shí)踐中，收集保管作為首要工作。收集保管工作的落實(shí)，需以制度為導(dǎo)向，明確檔案收集范圍?；卺t(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集范圍角度而言，凡是與醫(yī)藥相關(guān)的資料，均需要進(jìn)行收集并進(jìn)行妥善保管。需強(qiáng)調(diào)的是文件材料收集時(shí)，需全面、詳細(xì)了解醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)各部門實(shí)際業(yè)務(wù)情況，科學(xué)、合理確定檔案范圍及數(shù)量。另外，針對部分內(nèi)容具有爭議的檔案，例如：保存日期、分類不明確等的醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案，需重點(diǎn)整理，并對卷宗重新整理，凡是沒有確定卷宗標(biāo)題的檔案，需在拆卷之后，重新編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具，為后續(xù)開發(fā)利用醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案提供便利。

2.規(guī)范保管醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案

檔案保存，需在每頁檔案后頁或者邊角處備注文字書名。針對部分檔案有影像資料，需運(yùn)用專用文件夾進(jìn)行保存，并詳細(xì)記錄圖片等影像資料的各項(xiàng)信息，例如：內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等，均需要按照現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫，不得漏項(xiàng)。待醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案全部劃分明確，并制定后詳細(xì)的檔案卡片之后，裝入卡片盒，為日后的醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案利用提供便利。同時(shí)，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案保存室環(huán)境需時(shí)刻保證干燥、通風(fēng)，并做好防火防潮等工作，以此保證檔案安全。

（二）醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案開發(fā)利用工作中的優(yōu)化對策

1.提高認(rèn)識，完善制度

醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身需在思想上加強(qiáng)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案重要性認(rèn)識，引導(dǎo)全體工作人員增強(qiáng)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案重要性認(rèn)識。同時(shí)，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需圍繞醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案工作，制定先進(jìn)、有效的檔案管理制度，并重視與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理理念與制度，保證理念與制度的適應(yīng)性。

2.加大投入，加強(qiáng)信息化建設(shè)

醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)需進(jìn)一步加大檔案管理資金投入力度，更新檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，以此不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。具體言之，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)需加大資金投入，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案數(shù)字化，將一些重要資料以電子化形式保存下來，并妥善保存檔案原件，不僅可以給醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案增加安全保險(xiǎn)，還可以借助數(shù)字化手段提高醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案利用率。

（三）完善醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需嚴(yán)格遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則。同時(shí)結(jié)合醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作需求，配置齊全的管理人員，并結(jié)合管理工作崗位具體要求，制定明確的工作職責(zé)，保證醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行。需強(qiáng)調(diào)的是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展過程中，對檔案管理工作必然會(huì)提出更高的要求。因此，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)需重視管理人員技能與專業(yè)知識的培訓(xùn)，并加強(qiáng)思想道德教育，全面提高管理人員專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德水平，促使其能夠適應(yīng)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案發(fā)展需求，唯有如此，才能更好地進(jìn)行醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案的開發(fā)利用。

三、結(jié)語

綜上，醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案作為醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中的重要資料，做好醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管與開發(fā)利用工作，直接關(guān)系到醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案價(jià)值的發(fā)揮，同時(shí)對醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展具有一系列影響。因此，針對新時(shí)期醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案收集保管及開發(fā)利用工作中的一系列問題，有必要予以優(yōu)化策略，充分挖掘出醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)檔案價(jià)值，推動(dòng)我國醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展。（作者單位：天方藥業(yè)有限公司）