辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的實(shí)踐探討

何蔚玲

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在不斷發(fā)展，文書檔案是一種記錄事情的發(fā)生、過程以及結(jié)果的科學(xué)記載方式，作為單位管理中的重要一環(huán)，在行政單位與事業(yè)單位中，辦公室文書檔案的收集與管理的作用日益增長，在這個(gè)有了信息就有了價(jià)值資源的時(shí)代，其對(duì)單位與企業(yè)的影響也越來越大。本文對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作進(jìn)行研究分析，探討了文書檔案收集與歸檔工作管理工作在整個(gè)企業(yè)單位管理中的重要性，對(duì)文書檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問題提出一些解決方案，為提高文書檔案收集與歸檔工作管理水平提供一點(diǎn)幫助，提高單位的管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案收集;歸檔工作管理

實(shí)踐各種事業(yè)單位、企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐都是辦公室，辦公室是整個(gè)事業(yè)單位管理信息、處理信息以及交流信息的中心，其作用不可忽視。辦公室文書檔案收集與歸檔工作通常是指記錄、收集歸檔、管理以及維護(hù)重要數(shù)據(jù)與事項(xiàng)文件的工作，做好這項(xiàng)工作可以為企業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)決策提供很多幫助，但是由于隨著時(shí)間積累，工作量不斷增加，并且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，收集信息的渠道也更加豐富多樣。因此新時(shí)代的辦公室文書檔案收集與歸檔工作相比于傳統(tǒng)的辦公室文書檔案收集與歸檔工作更加具有挑戰(zhàn)性。辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作直接關(guān)系到整個(gè)企業(yè)單位的工作效率與質(zhì)量，所以我們要從不同方面入手來提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率與質(zhì)量。本文對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作進(jìn)行研究分析，探討了文書檔案收集與歸檔工作管理工作在整個(gè)企業(yè)單位管理中的重要性，對(duì)文書檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問題提出一些解決方案，為提高文書檔案收集與歸檔工作管理水平做一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

根據(jù)大量企業(yè)單位的發(fā)展情況來看，其中辦公室文書檔案收集與歸檔工作對(duì)其有非常重要的作用，是一個(gè)企業(yè)單位是否健康、可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。首先企業(yè)單位開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)就是辦公室文書檔案收集與歸檔工作，在實(shí)際工作中，只有先開展文書檔案收集與歸檔工作，然后才能根據(jù)其結(jié)果來開展下一步工作。所以開展文書檔案收集與歸檔工作是非常有必要的;其次，文書檔案收集與歸檔工作是企業(yè)單位發(fā)展的總結(jié)與記錄，比較重要的活動(dòng)歷程都會(huì)記錄在冊(cè)，這樣有利于建設(shè)企業(yè)自身的文化;最后，要想提高企業(yè)單位的工作效率就必須提高文書檔案收集與歸檔工作水平，因?yàn)檗k公室文書檔案收集與歸檔工作作為企業(yè)單位開展工作的基礎(chǔ)，可以將信息收集、整理難度有效降低，使企業(yè)單位更好開展工作。要想使文書檔案的價(jià)值可以得到最大程度的利用就必須提高對(duì)文書檔案的管理水平，但是目前在很多單位內(nèi)都并沒有重視辦公室文書檔案管理，因?yàn)槲臅鴻n案管理工作的技術(shù)性與專業(yè)性，隨著時(shí)代發(fā)展會(huì)在企業(yè)單位中發(fā)揮更大的作用，提高文書檔案的收集管理工作水平，不僅可以提高企業(yè)單位的管理水平，更有利于整個(gè)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展呢。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的有效開展在一定程度上可以使企業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)更加合理、有效，所以在企業(yè)管理中一定要重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

2.1 開展工作力度小

近年來雖然大部分的企業(yè)單位都開始重視起辦公室文書檔案收集與歸檔工作，然而在實(shí)際管理工作中，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理力度還是較小，還有部分企業(yè)單位都只是開展了文書檔案的工作，但是卻沒有一個(gè)科學(xué)合理的監(jiān)督體系與操作規(guī)范。這樣不僅會(huì)造成辦公室文書檔案收集與歸檔工作只是表面工作，還會(huì)使文書檔案缺乏管理出現(xiàn)損傷。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展中，難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，但是由于缺乏相關(guān)的監(jiān)督管理體系，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行調(diào)整。

2.2 企業(yè)單位不夠重視

目前在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展中，還有部分企業(yè)單位不夠重視，很多企業(yè)的管理層都認(rèn)為辦公室文書檔案收集與歸檔工作不重要，在提高企業(yè)單位的工作效率上作用不夠明顯，并且需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力。多種因素的影響下導(dǎo)致辦公室文書檔案收集與歸檔工作效率大幅度降低，基層工作人員也會(huì)更加不重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作，這樣在很大程度上限制了企業(yè)的自身發(fā)展。

2.3 缺乏現(xiàn)代化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在越來越多的領(lǐng)域開始應(yīng)用，但是在文書檔案管理中，大部分的企業(yè)單位仍然使用的紙質(zhì)檔案，不能夠完全實(shí)施電子檔案管理。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中實(shí)施科學(xué)合理的信息化管理，可以提高工作效率與工作質(zhì)量，但是如果使用不恰當(dāng)時(shí)，就會(huì)給辦公室文書檔案收集與歸檔工作帶來不便。

3 改善辦公室文書檔案收集與歸檔工作的建議

3.1 加大工作開展力度

辦公室文書檔案收集與歸檔工作有各種各樣的管理方式，但是要實(shí)現(xiàn)高效的管理文書檔案就需要一個(gè)規(guī)范的管理體系。只有將辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，這樣才能使文書檔案管理人員按照規(guī)定的流程開展工作，對(duì)重要的文書檔案可以進(jìn)行及時(shí)收集、整理，將辦公室文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量進(jìn)一步提高。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的專業(yè)性較強(qiáng)，所以就需要專業(yè)人員來進(jìn)行管理，并且文書檔案管理工作比較繁瑣，要求工作人員需要耐心與責(zé)任心，這樣才能有效地對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。所以企業(yè)要積極培養(yǎng)這方面的人才，提高文書檔案管理人員的專業(yè)性、耐心與責(zé)任心。

3.2 加強(qiáng)工作重視

辦公室文書檔案都包括著企業(yè)單位的重要發(fā)展歷程、管理?xiàng)l例以及相關(guān)規(guī)定，在很大程度上，辦公室文書檔案都會(huì)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展產(chǎn)生很大影響。因此企業(yè)單位管理層要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重視。比如可以通過員工培訓(xùn)、開展文書管理活動(dòng)等來提高企業(yè)單位對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重視。在開展相關(guān)活動(dòng)的同時(shí)還有利于企業(yè)培養(yǎng)積極向上的企業(yè)文化。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息化管理

目前，人們生活的方方面面都已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，可以為人們的生活帶來非常大的便利。在信息的傳輸、處理以及管理上信息技術(shù)可以非常高效地完成，所以將辦公室文書檔案收集與歸檔工作與信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，可以大幅度提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率與質(zhì)量。企業(yè)單位在實(shí)際管理中可以建立辦公室文書檔案收集與歸檔工作平臺(tái)，在網(wǎng)上進(jìn)行文書檔案的管理工作，進(jìn)一步提高工作效率。

4 結(jié)語

社會(huì)活動(dòng)、企業(yè)單位活動(dòng)等在很大程度上都可以在辦公室文書檔案上真實(shí)的反映出來，辦公室文書檔案收集與歸檔工作作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，其有效開展可以提高整個(gè)企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。本文對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作進(jìn)行研究分析，對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作在整個(gè)企業(yè)單位管理中的重要性進(jìn)行探討，分析了辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出一些解決措施，促進(jìn)我國文書檔案收集與歸檔工作管理水平有效提高

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