嚴(yán)格處理程序，提升公文處理效率

朱迎春

摘?要：對于企業(yè)來說，行政辦公室是公文管理的重要部門，只有對辦理的公文嚴(yán)格執(zhí)行辦文程序才能提升公文處理的效率.本文根據(jù)本單位公文管理制度及公文處理實(shí)際情況，提出了一些公文處理中需要注意和改善的措施，以期提高公文處理的效率，從而更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政辦公室;公文管理;公文處理效率

行政辦公室作為公文管理的部門，對辦理的公文要嚴(yán)格執(zhí)行辦文程序才能提升公文處理的效率，加快公文處理速度，根據(jù)本單位公文管理制度及公文處理實(shí)際情況，總結(jié)歸納為以下幾個方面：

一、明確時限，確保公文處理及時高效

常規(guī)類文件原則上應(yīng)在3天以內(nèi)處理完畢，最長處理時間不能超過7天;緊急公文應(yīng)即收即辦;涉及工作安排、會議通知等時效性較強(qiáng)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)在24小時內(nèi)處理并提交意見。辦文人員應(yīng)根據(jù)以上時限要求，加快公文處理進(jìn)度。辦文人員如因出差在外，可借助移動辦公工具或委托授權(quán)他人處理或在出差地辦理，不得以人為原因耽誤公文處理進(jìn)度。如個別公文因特殊情況需要延遲辦理，必須簽署意見后由行政辦文書轉(zhuǎn)主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。

經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)批轉(zhuǎn)基層各單位執(zhí)行的文件，各相關(guān)單位原則上應(yīng)在當(dāng)天處理。各相關(guān)單位文書應(yīng)切實(shí)負(fù)起責(zé)任，每天下班以前務(wù)必確保當(dāng)天本單位執(zhí)行的文件得到及時處理。

二、加強(qiáng)溝通，明確公文處理意見

各單位、各部室在使用網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)處理公文時，要在網(wǎng)上擬辦意見之前，以電話、微信、郵件、會議等形式充分加強(qiáng)網(wǎng)下溝通協(xié)調(diào)，網(wǎng)上流程只作為規(guī)范的檔案記錄，避免將公文處理流程作為相互傳話的工具。各單位在上報(bào)公文之前，要充分與上級單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部室進(jìn)行溝通，必要時可將相關(guān)文檔提前發(fā)至有關(guān)部室審核或電話聯(lián)系有關(guān)部室，明確溝通意見同意后再行文上報(bào)。

在公文處理過程中，凡是需要慎重研究、論證方案的，主辦部室一定要當(dāng)面和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通;凡是涉及多個部門協(xié)作、需要時間研究解決方案的，主辦部室一定要加強(qiáng)與協(xié)辦部門、行文單位溝通;凡是主要領(lǐng)導(dǎo)針對有關(guān)事項(xiàng)處理提出具體要求的，主辦部室一定要拿出初步意見，向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，確定最終處理意見。

三、規(guī)范行文，減少公文處理障礙性因素

各單位報(bào)送上行文時，需要上級單位提供資金、設(shè)備、人力等方面支持的，一定要在請示事項(xiàng)中明確數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)等;需要上級單位批復(fù)意見的，一定要有相關(guān)得失分析，并表明本單位建議性意見或措施，便于上級單位決策。上述情況如上報(bào)不全面會導(dǎo)致辦文人員在研究處理相關(guān)事項(xiàng)時無法掌握實(shí)際情況，反復(fù)要求報(bào)送單位補(bǔ)充材料，導(dǎo)致公文處理緩慢甚至停滯。

四、妥善處理，簡化公文處理流程

機(jī)關(guān)部室在辦理部分公文可以原件批回的，不再下發(fā)正式批復(fù)文件，可直接在呈批單上簽批辦理意見，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核同意后即可轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行，以加快公文處理效率。如需下達(dá)批復(fù)文件的，辦理部門應(yīng)在辦理意見中寫明“擬于日內(nèi)批復(fù)”或“此文需上報(bào)單位同意后批復(fù)”等類似意見，明確下一步工作計(jì)劃，以便掌握公文處理進(jìn)度。不要簽署“正在辦理”或“辦理完畢”等模糊字樣。

需要實(shí)地調(diào)研、召開專題會議等研究論證后批復(fù)的，應(yīng)簽批“正在論證分析，擬于日內(nèi)批復(fù)”或“擬上報(bào)上級單位論證同意后批復(fù)”等類似意見，以便結(jié)束公文處理流程，待論證完畢或取得上級單位同意后另行下發(fā)批復(fù)文件。

各單位文書應(yīng)及時做公文處理或轉(zhuǎn)本單位領(lǐng)導(dǎo)，防止出現(xiàn)“中梗阻”和“棚架”現(xiàn)象，確保貴州豫能政令暢通、各項(xiàng)措施落地落實(shí)。

五、嚴(yán)格督辦程序、加強(qiáng)催辦，確保公文處理效率

所有來文，包括上級來文和平行文，由綜合辦公室文書負(fù)責(zé)催辦。對于各部室網(wǎng)上自行呈報(bào)的請示、報(bào)告等文件，由公文起草人（或流程提交人）負(fù)責(zé)催辦。對于經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示需有關(guān)部室處理的公文，責(zé)任部室負(fù)責(zé)人要強(qiáng)化本部門內(nèi)部公文處理催辦工作，確?！笆率掠兄洹⒓谢匦拧?。

針對關(guān)注的重點(diǎn)問題等方面的文件，聯(lián)合督查辦公室，對開展情況，組織開展專項(xiàng)督辦。按照“一月一總結(jié)、一周一通報(bào)”工作制度，今年以來針對年初職代會安排的60項(xiàng)重點(diǎn)工作，截止到11月初累計(jì)完成57項(xiàng)。

針對部分停滯、催辦后仍沒有處理的文件，由綜合辦公室文書進(jìn)行電話催辦。對于停滯時間超過規(guī)定范圍的文件由行政辦公室匯總整理完畢后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審閱，定期將對各部門的公文辦理情況及存在的問題在辦公網(wǎng)上進(jìn)行通報(bào)。

六、嚴(yán)格管理、確保安全

各單位文書人員要做到專人負(fù)責(zé)，對處理完畢后的公文進(jìn)行妥善保管，保證不丟失、不損壞。同時遇到涉密文件，在處理的各個環(huán)節(jié)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，不得泄露保密文件。對于本年度辦結(jié)完成的文件，按照公文管理規(guī)定在規(guī)定的時間內(nèi)移交本單位檔案管理部門進(jìn)行保管。

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