兒童圖書館合并入公共圖書館文獻數(shù)據(jù)整合探析

摘 要：為了實現(xiàn)廣西少年兒童圖書館與廣西圖書館一卡通借通還，廣西少年兒童圖書館將數(shù)據(jù)庫合并入廣西圖書館，文章重點探討在文獻數(shù)據(jù)整合實施過程中所遇到的問題和解決方案。

關(guān)鍵詞：兒童圖書館;合并;數(shù)據(jù)整合

國家“十一五”時期文化發(fā)展規(guī)劃綱要明確要求完善公共文化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，倡導(dǎo)創(chuàng)新公共文化服務(wù)方式，鼓勵具備條件的城市圖書館采用通借通還等現(xiàn)代服務(wù)方式，推動公共文化服務(wù)向社區(qū)和農(nóng)村延伸。[1]

現(xiàn)代圖書館要實現(xiàn)資源共享，完成圖書館服務(wù)的現(xiàn)代化，就需要把各類館的館藏資源統(tǒng)一存儲和管理，將各自的文獻數(shù)據(jù)進行整合。因此，各圖書館間實現(xiàn)一卡通借通還已成為當(dāng)前我國圖書館事業(yè)發(fā)展的一個重要目標(biāo)。

1 文獻數(shù)據(jù)整合的背景和意義

1.1 文獻數(shù)據(jù)整合的背景

廣西壯族自治區(qū)少年兒童圖書館（以下簡稱廣西少兒館），是一所省級少年兒童公共圖書館，創(chuàng)建于1985年3月。1987年3月并入自治區(qū)圖書館做為少兒部，將服務(wù)陣地移至廣西圖書館內(nèi)，對外仍稱廣西壯族自治區(qū)少年兒童圖書館，保留獨立的兒童圖書和報刊的采購和管理體系，采用《中國圖書館分類法（未成年人版）》對館藏圖書進行編目和加工管理。截止2019年底，廣西少兒圖書館擁有館藏文獻共計66萬冊。其中中文圖書62.6萬多冊（22萬多種）;報刊3.4萬冊（2438種）。

廣西壯族自治區(qū)圖書館（以下簡稱廣西圖書館），創(chuàng)建于1931年，是廣西最大的綜合性省級公共圖書館，是全國文化信息資源共享工程廣西分中心和廣西古籍保護中心，是國家和自治區(qū)古籍重點保護單位[2]。截止2019年12月館藏紙質(zhì)文獻共計約445萬冊，包含各類成人圖書和報刊。采用《中國圖書館分類法》對館藏圖書進行編目和管理。

由于實行單獨采購和加工，廣西圖書館與廣西少兒館使用兩套不同版本的業(yè)務(wù)自動化管理系統(tǒng)，書目數(shù)據(jù)各自獨立分庫建設(shè)，兩館使用的圖書標(biāo)識號碼長度相同，取號規(guī)則一致，造成大量圖書標(biāo)識號（即條碼號）重復(fù)。廣西少兒館在2014年前的30萬冊圖書、3萬冊報紙和期刊的條碼號基本上與廣西圖書館的圖書、報紙、期刊的條碼號重合。2014年后，廣西少兒館改變新購圖書、報紙和期刊的條碼號，在原圖書條碼號前加上“S”、報紙條碼號前加“B”、期刊條碼號前加“J”，以區(qū)別于廣西圖書館的圖書條碼號。

由于廣西少兒館的服務(wù)陣地在廣西圖書館內(nèi)，圖書編目和借還所用的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與廣西圖書館版本不同，廣西少兒館使用的是文華簡易版，從未升級;廣西圖書館使用的是文華升級版。這就導(dǎo)致了以下幾個問題：

1）讀者一家三口在一棟大樓里借書要辦兩類證——成人證和少兒證，借閱規(guī)則還不一樣，非常麻煩，讀者意見很大;

2）讀者證不便統(tǒng)一管理，所需的辦證工作人員數(shù)量多，還需要不停地向讀者解釋兩種證的區(qū)別，無形地增加了辦證人員的工作量;

3）兩套系統(tǒng)對館內(nèi)的采編和典藏文獻的管理帶來不便，無法對比查重，少兒圖書與成人圖書重復(fù)采購的現(xiàn)象越來越嚴重;

4）少兒館的服務(wù)數(shù)據(jù)無法計進廣西圖書館的總數(shù)據(jù)中，實時數(shù)據(jù)的顯示均不包含少兒數(shù)據(jù)，無法進行科學(xué)的大數(shù)據(jù)分析;

5）兩套系統(tǒng)使維護所需的人力、物力、財力都耗費太大，除管理成本增加外，還影響工作效率，更達不到資源共享的目標(biāo)。

1.2 意義

要解決以上問題，首先，必須將兩館的數(shù)據(jù)庫（包括文獻數(shù)據(jù)庫、讀者數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)流通動態(tài)數(shù)據(jù)等）合并——即將廣西少兒館所有與廣西圖書館條碼號重復(fù)的館藏文獻進行更換條碼操作，并保證與RFID標(biāo)簽號一致，這一步只能由人工來完成;第二步，廣西少兒館通過驗證方式重新辦理與區(qū)館統(tǒng)一的新讀者證（讀者證區(qū)間號按新的方式生成）;第三步，要將兩館的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進行合并，即對廣西圖書館的數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進行全面升級，建立包含廣西少兒館在內(nèi)的統(tǒng)一的系統(tǒng)管理與運行機制，實現(xiàn)一卡通借通還。

數(shù)據(jù)合并為廣西圖書館的現(xiàn)代化服務(wù)奠定基礎(chǔ)，為國內(nèi)其他少兒館與成人館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)合并提供實踐經(jīng)驗。

本文重點探討在兩館數(shù)據(jù)庫技術(shù)合并前的更換條碼加工（即文獻數(shù)據(jù)整合加工）過程中所遇到的問題和解決辦法。

2 文獻數(shù)據(jù)整合加工過程中遇到的問題和解決辦法

由于文獻數(shù)據(jù)整合加工的經(jīng)費緊張、加上可用于加工的場地少、歷史遺留的數(shù)據(jù)錯誤多，需要加工的重復(fù)數(shù)據(jù)量大等因素，造成了文獻數(shù)據(jù)整合加工項目過程相當(dāng)復(fù)雜、繁瑣、工期不定等。

數(shù)據(jù)合并加工過程中遇到的主要問題及解決辦法如下：

2.1 兩館使用的圖書分類法不一樣

問題描述：在圖書編目管理中，廣西少兒館采用《中國圖書館分類法（未成年人版）》， 而廣西圖書館采用的是《中國圖書館分類法》。經(jīng)與技術(shù)人員溝通，決定通過搭建廣西圖書館大數(shù)據(jù)支撐云平臺與管理體系，利用系統(tǒng)接入功能，把廣西少兒館作為廣西圖書館的一個實體性分館，按照總分館管理體系，在廣西圖書館業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)中新建一個分系統(tǒng)存放少兒數(shù)據(jù)庫，包括：采訪庫、編目庫、館藏庫、采編事務(wù)數(shù)據(jù)庫等，在廣西圖書館下面新建一個少兒分館參數(shù)，從而實現(xiàn)在同一個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中使用兩種分類法進行編目加工。

解決辦法：這個問題留給系統(tǒng)技術(shù)人員解決，而對于數(shù)據(jù)整合加工項目沒有太大的影響。加工過程中，廣西少兒館仍然采用《中國圖書館分類法（未成年人版）》。

2.2 兩館原圖書、報紙、期刊數(shù)據(jù)重復(fù)

問題描述：由于歷史原因，兩館有約30萬冊圖書、期刊和報紙的條碼號重復(fù)。自助借還機是通過識別綁定了條碼號的RFID芯片來讀取圖書數(shù)據(jù)的，如果將兩館的圖書未經(jīng)加工就放進同一個系統(tǒng)內(nèi)，勢必會導(dǎo)致在讀者借還書的時候系統(tǒng)讀取數(shù)據(jù)錯誤。除此外，兩館還采購大量同種圖書，造成庫存體積龐大，對于場地本來不足的圖書館來說產(chǎn)生不小的空間壓力，也影響工作效率。

解決辦法：因廣西少兒館文獻館藏和讀者證都遠遠少于廣西圖書館，變更廣西少兒館藏文獻條碼號更簡單易行。即，將廣西少兒館有重復(fù)條碼號的全部圖書重貼以“S”開頭的圖書條碼號、報紙重貼以“B”開頭的圖書條碼號、期刊重貼以“J”開頭的圖書條碼號，在RFID系統(tǒng)中重新綁定新條碼號和RFID標(biāo)簽，使之一一對應(yīng)，再將少兒館的條碼和標(biāo)簽綁定數(shù)據(jù)導(dǎo)入廣西圖書館的RFID數(shù)據(jù)庫。

2.3 文獻的原數(shù)據(jù)錯誤

問題描述：由于歷史和場地的原因，原廣西少兒館沒有完整的樣本書、基藏書、汽圖書、報刊合訂本的存放書庫，這些書都散放在各個角落，又因文獻加工業(yè)務(wù)外包，圖書管理比較混亂，系統(tǒng)中出現(xiàn)了大量的館藏地點錯誤、出版項等錄入錯誤、著者和分類錯誤導(dǎo)致索書號錯誤等多種問題，且實物中出現(xiàn)樣本書與基藏書、汽圖書混放的問題。雖然對成功完成數(shù)據(jù)合并影響并不大，但對于合并后圖書的管理會產(chǎn)生很大影響。因此廣西少兒館借此次合并加工的機會清理掉這些問題。

解決辦法：數(shù)據(jù)加工人員在更換條碼前必須核對本書在系統(tǒng)中的館藏地點、書名、著者、出版社、索書號等數(shù)據(jù)是否與實物相符，并檢查索書號的標(biāo)貼等是否脫落。如果有問題，必須當(dāng)場修正。

2.4 是否補貼RFID芯片

問題描述：廣西少兒館在2010年開始使用RFID芯片實現(xiàn)自助借還。2010年以前的圖書沒有貼RFID芯片。如果經(jīng)費寬松，為了實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，所有的圖書都應(yīng)該貼上RFID芯片以方便定位和防盜。但是工程經(jīng)費緊張，只能盡量節(jié)省使用RFID芯片。

解決辦法：原來沒有貼RFID芯片的樣本書，不再貼芯片;因確定留下來的基藏書還需要流通，在剔除破舊和復(fù)本后，對剩下的沒貼過芯片的基藏書都補貼上芯片。

2.5 場地分配問題

問題描述：對于一個老圖書館來說，隨著文獻采購量和服務(wù)種類的增加，場地嚴重不足已經(jīng)成為共識。廣西少兒館目前只有開架書庫空間，需要增加樣本庫、基藏庫、汽圖庫、報刊庫四個書庫空間。而書庫空間只能根據(jù)其他部門的業(yè)務(wù)安排分批騰挪出來，不能一次給全。數(shù)據(jù)整合加工工程必須根據(jù)場地情況進行合理地安排加工順序。

解決辦法：由于樣本書是必須留存的，而且樣本數(shù)據(jù)決定著復(fù)本書數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，所以騰挪出來的第一個書庫必須用來做樣本書的整合加工，在做樣本書條碼更換的時候同時進行數(shù)據(jù)修正;這樣接下來的書庫則用于基藏書庫，基藏書除了檢查館藏地點和索書號問題外，就不需要檢查其他錄入項的數(shù)據(jù)問題;接下來的是汽圖書庫，最后是報刊庫。

2.6 排架和留架問題

問題描述：對于館藏量巨大的圖書館，不對外的書庫圖書上架方式應(yīng)按流水號排架，這樣可以避免倒架的麻煩，但前提是圖書條碼號必須正確，上架時位置絕對正確，如果書放錯架，那這本書就面臨著找不到的風(fēng)險。另外，由于每本文獻的厚薄不同，使得每個架放書量不一樣，如果按隨手抓到一本做一本的順序加工上架，那每個書架的架標(biāo)就會無規(guī)律可循，不但做架標(biāo)成一大難題，找書也會成一大難題。

而報刊與圖書不一樣，因其強連續(xù)性而不能按流水號上架，因為如果按流水號上架，就會出現(xiàn)同一種報刊分布在不同位置的現(xiàn)象，管理極其不便。另外，期刊和報紙合訂本存在數(shù)據(jù)庫里有但實物沒有的現(xiàn)象。

解決辦法：圖書按條碼號順序加工上架，強行固定每格書架的圖書量，即根據(jù)架寬計算出平均每格書架的放書數(shù)量，接著按這個數(shù)量做每格的架標(biāo)，并貼在每格書架上確定每個條碼號的位置，然后挑撿圖書厚薄搭配來匹配架寬和每格圖書量，最后檢查數(shù)據(jù)進行條碼更換;報刊合訂本按索書號加工上架，先按分類號大號順序?qū)嵨锱判颍庸r再細排上架，每種報刊做一個架標(biāo)，一邊上架一邊貼架標(biāo)，每格架盡量留有1/5的空位以避免倒架， 對暫時找不到實物的報刊必須留架。

2.7 復(fù)本和剔舊問題

問題描述：為保證樣本、外借和汽圖流通點，廣西少兒館在圖書采購時基本上每種圖書的復(fù)本量為3冊。基藏書是開架庫和汽圖庫下架的圖書，也就意味著每種基藏書基本有2冊。而基藏書的流通量不大，沒必要將這2冊都留作基藏。另外，因剔舊制度不完善，廣西少兒館的基本上沒有剔除過舊書，使得基藏書庫龐大臃腫。

解決辦法：為了減輕書庫壓力，同時也為了節(jié)約經(jīng)費，除了留下樣本外，加工基藏書前先剔除掉2010年前的所有舊書。在基藏書加工過程中，對出現(xiàn)的第2本復(fù)本也做剔除處理。

2.8 大量圖書不在館

問題描述：廣西少兒館會有損耗圖書，即在數(shù)據(jù)庫里可以查得到但是沒有實物的圖書;另外， 很多讀者手上還有非“S”條碼圖書，這些書是否歸是一個不確定因素，這些不在館的圖書不能進行標(biāo)簽轉(zhuǎn)換和RFID綁定，在數(shù)據(jù)進行技術(shù)合并遷移時無法對它們進行操作。

解決辦法：對非“S”條碼圖書設(shè)置調(diào)撥狀態(tài)，只能還不能借。同時仍保留原業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，即兩套系統(tǒng)并行，讀者歸還或能找到實物的圖書，對其進行條碼更換和RFID標(biāo)簽綁定，并將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新系統(tǒng);不歸還和無法找到實物的圖書，則留在舊系統(tǒng)，到剔除年限時進行統(tǒng)一剔除。

3 數(shù)據(jù)整合加工的質(zhì)量控制

將兩館的書目數(shù)據(jù)進行整合加工，是一項復(fù)雜而繁瑣的工作。因此，在開工前對兩館的數(shù)據(jù)做好細致調(diào)查和對比分析、正確預(yù)判問題、全局統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)的人員配置等質(zhì)量控制方式，對順利完成工程來說非常重要。

3.1 提前對兩館的數(shù)據(jù)做好細致調(diào)查和對比分析

在加工工程開工前，必須先查清兩館的詳細館藏情況，對兩館的書目清單數(shù)據(jù)進行對比分析，明確兩館館藏的重復(fù)圖書種類，確定哪些圖書需要留下，哪些圖書需要剔除。

還要根據(jù)經(jīng)費和真實環(huán)境仔細規(guī)劃加工場地和加工步驟，制定的加工步驟，即要保證加工時間最短，又要保證加工過程最省力，避免重復(fù)做工和反復(fù)倒架。

3.2 正確預(yù)判加工過程中將會出現(xiàn)的問題

與數(shù)據(jù)合并工程所涉及的其他部門積極溝通，與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，明確大環(huán)境的變動趨勢，正確預(yù)判加工過程中將出現(xiàn)的問題，規(guī)劃時留出容錯量（比如報刊架上每格留有一定的空位），加工過程中允許產(chǎn)生一定的誤差。

3.3 正確選擇數(shù)據(jù)加工商，合理配置加工人員數(shù)量

由于本館工作人員非常少，工程由數(shù)據(jù)加工商協(xié)助完成。為了保證工程順利進行，數(shù)據(jù)加工商必須為本館的優(yōu)秀圖書供應(yīng)商，他們熟悉館內(nèi)圖書數(shù)據(jù)加工要求，不需要重新培訓(xùn)和反復(fù)督促，而且出錯率低。以二級監(jiān)管1人、一級監(jiān)管1人、數(shù)據(jù)檢查修改3人、分書上架2人的比例來進行人員的配置。一級監(jiān)管員和二級監(jiān)管員必須本館專業(yè)人員，一級監(jiān)管員全程對每本書進行跟蹤，二級監(jiān)管員隨時抽查，以保證數(shù)據(jù)的正確率，并及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

3.4 規(guī)范加工流程，明確上架規(guī)則

因為部分原書目數(shù)據(jù)有錯，在更換條碼的同時必須檢查書目數(shù)據(jù)并修改。只有規(guī)范操作流程，才能盡量避免加工時發(fā)生錯漏現(xiàn)象，如樣本書的數(shù)據(jù)檢查及修改流程、各類文獻的加工先后順序等。不同的文獻有不同的上架規(guī)則，根據(jù)文獻的特點明確上架規(guī)則，不僅對加工流程起到指導(dǎo)作用，還將直接影響到數(shù)據(jù)合并加工后的圖書規(guī)范管理和使用效率。

3.5 及時根據(jù)加工實際情況調(diào)整方案

數(shù)據(jù)合并加工是一個工期相對較長的工程，加工過程難免會碰到一些意外情況，比如定制方案時沒想到而加工過程中才出現(xiàn)的問題，其他相關(guān)部門導(dǎo)致的場地更改、加工人員的變動等，這就使加工方案必須根據(jù)實際情況進行調(diào)整。但是不管如何調(diào)整都需要遵守兩個原則，即每本書的條碼轉(zhuǎn)換和RFID標(biāo)簽綁定必須成功、架上的圖書必須放在正確的位置，這樣即使數(shù)據(jù)做錯也能很快找出來修改，達到順利進行下一步技術(shù)合并的目的。

廣西圖書館作為省級館，須充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢及圖書館信息服務(wù)的優(yōu)勢，系統(tǒng)地對館藏文獻資源進行有效整合，通過技術(shù)手段實現(xiàn)文獻的統(tǒng)一檢索和一卡通借通還，發(fā)揮省級館的引領(lǐng)和示范的作用，以實現(xiàn)資源共享，提高資源利用率的目的。

參考文獻

[1]張肖回.廈門地區(qū)圖書館城市一卡通的數(shù)據(jù)合并方法及效果[J].圖書館學(xué)研究，2011（14）：55-58.

[2]李瓊元，梁敏.高校圖書館與公共圖書館數(shù)字資源共建共享的探索——以南寧學(xué)院圖書館為例[J].求知導(dǎo)刊，2014（11）：17-18.

作者簡介

伍藝華（1974-），女，廣西桂林，碩士，華中師范大學(xué)，多媒體應(yīng)用設(shè)計師，研究方向：兒童圖書館管理。