信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

王寧

摘 要：對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，不僅需要提升其工作效率和質(zhì)量，還要利用科學(xué)的手段對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行有效的改革和科學(xué)的創(chuàng)新，促進(jìn)辦公室檔案管理信息化程度的提升，從而更好地服務(wù)于各單位的健康發(fā)展。本文詳細(xì)地分析了辦公室檔案管理信息化的特點(diǎn)與內(nèi)容，充分結(jié)合辦公室檔案管理工作在信息時(shí)代所面臨的主要問(wèn)題，詳細(xì)的闡述了實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新目標(biāo)的具體措施，以期促進(jìn)辦公室檔案管理工作數(shù)字化與信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從本質(zhì)上提升信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;辦公室檔案管理;改革與創(chuàng)新

檔案管理工作已成為當(dāng)前社會(huì)管理工作的重要組成部分。在信息時(shí)代的背景下，現(xiàn)有的檔案管理制度已經(jīng)不再適用于瞬息萬(wàn)變的社會(huì)環(huán)境。對(duì)此，積極進(jìn)行檔案管理制度的改革，探索新的檔案管理方案，已成為眾多專家和學(xué)者的主要工作。文章對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了分析，找到其存在的一些問(wèn)題，并提出了具體的解決策略，希望可以為相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作提供借鑒。

1 辦公室檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 信息化技術(shù)利用水平低下

在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，從一定程度上來(lái)說(shuō)，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當(dāng)傳統(tǒng)的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當(dāng)一部分管理人員依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化檔案管理缺乏認(rèn)知，就目前的情況來(lái)看，許多單位對(duì)于檔案的存儲(chǔ)及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達(dá)到高效精準(zhǔn)。同時(shí)，對(duì)于檔案信息也難以進(jìn)行及時(shí)有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.2 缺乏先進(jìn)的管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理理念僅僅是對(duì)檔案資料的存放管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效利用。而檔案管理信息化，則是通過(guò)利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)調(diào)出和充分利用。阻礙這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要因素是檔案管理理念的落后，使得檔案管理工作仍然停滯在檔案資料的粗略收集和存放管理方面。同時(shí)，管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)較低，也是造成管理質(zhì)量低下的主要原因。

1.3 檔案管理信息化專業(yè)人才匱乏

人才是辦公室檔案管理工作的核心所在，缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，再先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施和管理模式也無(wú)法發(fā)揮作用，從當(dāng)前情況來(lái)看，檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)人才嚴(yán)重匱乏，具體來(lái)說(shuō)，是缺乏計(jì)算機(jī)和檔案管理工作同時(shí)精通的人才，許多單位并未設(shè)立專門的辦公室檔案管理員，通常是配備兼職檔案員，這些人員在單位往往都是身兼數(shù)職，無(wú)法專注于檔案管理工作，更無(wú)法談及信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理員還存在年齡結(jié)構(gòu)偏大的問(wèn)題，其對(duì)信息化專業(yè)知識(shí)相對(duì)不足，信息化管理理念落后問(wèn)題普遍存在，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)程度嚴(yán)重不足。

2 辦公室檔案信息化建設(shè)對(duì)策建議

2.1 健全體制，強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)知

作為單位管理者，首先必須充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的重要性，依照單位實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)方案，對(duì)于投入資金、專業(yè)人才配備、專業(yè)配套設(shè)施以及總體發(fā)展戰(zhàn)略等作出合理預(yù)算，并依照信息化建設(shè)實(shí)際開(kāi)展效果不斷加以完善。與此同時(shí)，可針對(duì)單位檔案管理部門制定相應(yīng)的工作責(zé)任制度，將信息化管理工作納入單位考核硬性指標(biāo)中。除此之外，還需加強(qiáng)單位內(nèi)部宣傳力度，強(qiáng)化單位全體人員對(duì)于辦公室檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)知。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作需要專業(yè)的人員來(lái)完成，因此，在完成管理系統(tǒng)的創(chuàng)新之后，需要培養(yǎng)特定的人員來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的管理和操作。專業(yè)人員的培養(yǎng)主要分為兩點(diǎn)：一是技術(shù)的培養(yǎng)，要求檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容和檔案管理系統(tǒng)的操作方法具有充分的了解，只有這樣，才能更好的將創(chuàng)新后的檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)出來(lái)。所以相關(guān)單位應(yīng)積極的展開(kāi)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，聘請(qǐng)系統(tǒng)創(chuàng)新開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行新系統(tǒng)內(nèi)容和操作方法的介紹，幫助工作人員更好的了解檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率。二是思想的轉(zhuǎn)變，在新的時(shí)代背景之下，要求檔案管理人員的思想也能與時(shí)俱進(jìn)，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新知識(shí)，具有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新精神，領(lǐng)會(huì)到檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值和重要性，從而更好開(kāi)展工作，提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

2.3 提升保密工作的強(qiáng)度

雖然科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給辦公室檔案管理信息化與數(shù)字化的提升提供了基本條件，但是也產(chǎn)生了一系列的潛在風(fēng)險(xiǎn)，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強(qiáng)度迫在眉睫。在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，要對(duì)各類型檔案資料進(jìn)行清晰的分類，并根據(jù)其具體保密程度進(jìn)行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機(jī)密形式以及絕密形式。通過(guò)結(jié)合檔案資料的機(jī)密程度，采取相應(yīng)的檔案資料管理措施，并對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，特別是檔案秘密等級(jí)較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對(duì)其進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的安全性。

2.4 建立完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系是保障辦公室檔案資料管理信息化有序開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，所以相關(guān)部門要及時(shí)建立科學(xué)完善的檔案管理體系。首先，充分結(jié)合檔案資料的類型，對(duì)管理人員進(jìn)行詳細(xì)清晰的責(zé)任劃分，提升管理人員的責(zé)任與權(quán)力的明確性。其次，根據(jù)檔案資料的公眾性與保密性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的有效隔離。再次，構(gòu)建科學(xué)有效的辦公室檔案防護(hù)體系，例如在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝防火墻，殺毒軟件以及報(bào)警裝置等等，提高檔案管理工作的安全性。

2.5 引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式

管理觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的創(chuàng)新，能直接促進(jìn)辦公室檔案管理信息化程度的提升。雖然大部分檔案資料的收藏與參考價(jià)值較高，但是在工作人員管理服務(wù)意識(shí)欠缺的影響下，使得對(duì)檔案資料的管理僅僅停留在分類保存方面，無(wú)法有效地對(duì)各類檔案資料進(jìn)行有效的利用。為此，需要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式的變革，使用更多先進(jìn)的技術(shù)軟件進(jìn)行檔案資料的管理與應(yīng)用工作，提升檔案管理的質(zhì)量。

2.6 創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)

在信息化的背景之下，對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，需要完善檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合當(dāng)代的信息技術(shù)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的創(chuàng)新。具體的工作內(nèi)容包括：⑴積極地對(duì)已經(jīng)錄入完畢的檔案進(jìn)行重新編排，對(duì)于原有檔案中較為繁瑣的環(huán)節(jié)進(jìn)行簡(jiǎn)化。⑵應(yīng)用信息化手段，創(chuàng)新檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，同時(shí)確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。⑶完善管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行分類管理，實(shí)體文本類檔案需要及時(shí)準(zhǔn)確錄入，同時(shí)將文本合理保存，電子類檔案進(jìn)行分類歸檔管理。

3 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展，為辦公室檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了全新的機(jī)遇，檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，充分利用信息技術(shù)，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來(lái)的一系列問(wèn)題也不容忽視，因此，我們不但要與時(shí)代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時(shí)也要結(jié)合單位實(shí)際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設(shè)路子。

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