淺談辦公室檔案管理信息化

李愛明

摘 要：檔案管理即檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，同時也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。但隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)越來越多的應(yīng)用于各大領(lǐng)域中，其中也包括對檔案的管理工作中，借助信息化技術(shù)實(shí)行對檔案的管理可以促使檔案管理工作的科學(xué)有序進(jìn)行。所以，檔案相關(guān)管理部門在開展檔案管理工作時要注重對信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而有效提升檔案管理工作的水平的質(zhì)量。此外，還要順應(yīng)時代的發(fā)展，在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的管理技巧和數(shù)字化的管理系統(tǒng)，實(shí)行不同種類檔案的規(guī)范統(tǒng)一管理，進(jìn)而有效提升檔案管理的效率?；诖?，本文就信息化檔案管理體系的構(gòu)建做以下分析和研究，希望可以給相關(guān)工作者提供建設(shè)性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;辦公室

信息化背景下，人們獲取檔案資料的方式更多，操作也更加便捷，而多種檔案資源的管理需求是現(xiàn)代社會的需要，所以事業(yè)單位的檔案管理工作要向信息化轉(zhuǎn)變，以有效提升工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作屬于一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作，對于促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)有著直接的推動作用，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 對檔案信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識

檔案信息化管理是檔案管理方式的革新，是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，有利于檔案長期管理，有利于檔案資源的查詢和共享。但部分檔案管理人員對檔案信息化管理認(rèn)識不足，不了解信息化對檔案管理的重要性。信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在：一是利用信息技術(shù)可以提高檔案管理效率，提高檔案管理部門的職能效率;二是檔案管理信息化建設(shè)利于檔案的查詢，在提高管理人員工作效率的基礎(chǔ)上為檔案需求人員提供便利;三是檔案信息化管理有利于檔案的共享，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值。但是，由于部分檔案管理人員未認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的價值，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，影響了檔案管理效率與便利性。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對薄弱

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位逐漸認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性，根據(jù)《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。但因多方面因素所影響，部分事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，進(jìn)而在一定程度上阻礙了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)度。

1.3 員工綜合素質(zhì)參差不齊

因部分事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性，所以在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。部分事業(yè)單位檔案管理人員甚至存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象。并且由于缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視程度，導(dǎo)致檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，影響檔案信息化建設(shè)的正常進(jìn)行。

2 檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 推進(jìn)信息化檔案管理體系構(gòu)建的方法

首先，對外部機(jī)制環(huán)境的完善。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，構(gòu)建檔案管理信息化體系需要對其中關(guān)鍵性的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，從而促使真正有價值的信息形成核心的生產(chǎn)力。同時，還要保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)以及用戶隱私的安全性。而基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息非常大，因此有部分?jǐn)?shù)據(jù)資源會曝光在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，因此，制定相關(guān)的安全和隱私保護(hù)律法和健全的管理機(jī)制是保障檔案信息管理體系安全運(yùn)作的有效措施。其次，建立檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用的門戶網(wǎng)站，并確立開發(fā)和利用的大數(shù)據(jù)挖掘機(jī)制。對于檔案信息而言，有長期保存而很少利用的，因此這部分檔案數(shù)據(jù)就無法得到最大限度的開發(fā)。而通過建立門戶網(wǎng)站可以方便用戶對各方面檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問和利用。但要在海量的數(shù)據(jù)中獲取有價值的信息，就需要最大限度對大數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，進(jìn)而從中提取有價值的信息加以利用。

2.2 確定合理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

傳統(tǒng)檔案管理工作主要是通過實(shí)體管理方式進(jìn)行，而在先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用下，可以全面進(jìn)行檔案資料的信息化管理，能夠在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資料和信息的共享。新時代下，各項(xiàng)工作都有著非常高的要求，檔案資料要實(shí)現(xiàn)共享化應(yīng)用就要建立完善的信息化管理體系，使得檔案資料管理更加科學(xué)與規(guī)范。要將國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制度作為工作基礎(chǔ)，根據(jù)單位的具體情況建立完善的檔案管理體系，有序開展檔案資料的錄入，保證標(biāo)識、格式、文字等信息都能夠達(dá)到要求，保證各項(xiàng)工作符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。要統(tǒng)一實(shí)施軟硬件，保證各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到要求，為檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供有利的支持。

2.3 加強(qiáng)電子檔案文件的管理

隨著計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，隨著各單位檔案硬件與軟件檔案管理設(shè)施的完善，越來越多的單位文件被轉(zhuǎn)化為電子文檔上傳到網(wǎng)絡(luò)上，那么對電子文件進(jìn)行管理，在保證安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享成為檔案信息化管理的重要內(nèi)容。通過信息化對檔案進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案價值的最大化。首先，單位要建立檔案電子信息收集與檔案網(wǎng)絡(luò)資源維護(hù)部門，目的是保證電子文件歸檔的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化、專業(yè)化，以增加電子檔案的管理能力。其次，要做好電子文檔的處理工作，檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術(shù)，對檔案進(jìn)行接收、處理和保存，以保證電子檔案的有效性。再次，解決電子文件的保存。雖然在信息技術(shù)的支持下非常多的紙制文件都可以轉(zhuǎn)化為電子文檔形式進(jìn)行保管，但是電子文檔形式的檔案文件的保存時間長短還需要進(jìn)行驗(yàn)證，管理人員要及時對電子檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

2.4 建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站的作用就是利用網(wǎng)頁提供必要的服務(wù)，可以利于檔案管理人員進(jìn)行檔案資料的查閱、歸檔、下載等操作。這種服務(wù)方式是檔案資料管理的主要方式，也是信息化管理的重要標(biāo)志。事業(yè)單位檔案信息化管理需要納入事業(yè)單位管理系統(tǒng)內(nèi)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資料的全面?zhèn)鬏敚焖偻瓿删W(wǎng)絡(luò)信息資源共享。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要建立檔案信息網(wǎng)站，首先選擇合適的信息技術(shù)操作系統(tǒng)，能夠滿足日常工作之需，同時也能夠進(jìn)行系統(tǒng)的升級與再開發(fā)，在后續(xù)發(fā)展中可以進(jìn)行完善和改進(jìn)。其次，設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施選擇要滿足國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，盡量選擇市場口碑、技術(shù)都比較好的產(chǎn)品。如果條件允許，還要積極與國外的相關(guān)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，然后按照單位需要建立個性化的信息檔案管理系統(tǒng)，以更好地提升信息化建設(shè)速度和效率，在發(fā)展之后能夠立即進(jìn)行升級改造，從根本上降低檔案資料管理成本。最后，要不斷進(jìn)行設(shè)備的創(chuàng)新。在未來發(fā)展中，需要不斷滿足信息化發(fā)展的需要，與相關(guān)部門配合提供硬件技術(shù)支持，尤其是一些關(guān)鍵性設(shè)備，要確保其可以滿足信息化檔案管理的需要。此外，還要引進(jìn)安全管理機(jī)制，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，切實(shí)保證檔案的安全。

2.5 提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)

檔案管理人員的信息化素質(zhì)決定了檔案管理信息化建設(shè)與管理的水平。首先，要聘請具有檔案管理專業(yè)能力的人員進(jìn)行檔案管理工作，使其在完成檔案信息接收、存儲的基礎(chǔ)上對檔案格式進(jìn)行修改，并按照檔案信息化管理制度進(jìn)行檔案管理。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)技能培訓(xùn)，使其管理與時俱進(jìn)，在精進(jìn)業(yè)務(wù)技能的基礎(chǔ)上服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接的影響，也是當(dāng)下非常關(guān)鍵的工作。因此，要順應(yīng)時代發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，推動事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。

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