關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

武曉艷

摘 要：檔案信息化管理是我國未來發(fā)展的關(guān)鍵方向，通過檔案信息化管理一方面可以能夠確保檔案資料得到長期保存，另一方面也能實現(xiàn)各項檔案信息內(nèi)容共享。也正是因為如此，加快檔案信息化建設(shè)意義重大，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，能夠使檔案管理水平能夠得到進一步提高。下面，針對檔案信息化建設(shè)與檔案管理內(nèi)容進行分析，希望文中內(nèi)容對于相關(guān)工作人員可以有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;數(shù)字化;管理機制

近幾年，我國檔案信息化管理呈現(xiàn)出了快速發(fā)展趨勢，但是，從實際情況來看，在具體發(fā)展過程中仍然存在一些問題有待解決，因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，必須做好相應(yīng)的分析工作，保證整個行業(yè)的健康發(fā)展。

1 檔案信息化實現(xiàn)的意義

檔案信息化的意義主要體現(xiàn)以下幾個方面：

1）檔案信息保存可以有傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)保存方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息和紙質(zhì)保存兩種方式，通過數(shù)字方式對檔案信息內(nèi)容進行保存，信息保存起來更加簡單，并且存儲、傳輸、查詢都更加方便[1]。

2）實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容共享，在對檔案信息內(nèi)容進行應(yīng)用時，不同的工作人員在具體作業(yè)期間，可以依據(jù)自身所處級別的不同，實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的快速查詢，能夠快速獲取到相應(yīng)信息內(nèi)容，并對其進行應(yīng)用。

3）多部門多工作人員的加入，能夠更加快速的完成對缺失檔案信息內(nèi)容的補全[2]。

4）所有檔案信息內(nèi)容都可以合理的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，以及應(yīng)用的不斷普及，這也使各項信息內(nèi)容的傳遞變得更加高效、準(zhǔn)確。

5）方便對各項資料內(nèi)容進行檢索，減小相應(yīng)工作人員在實際作業(yè)過程中的工作量，從而降低檔案管理成本。

2 檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

通過對檔案信息化建設(shè)進行詳細(xì)分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)主要可以從廣義和狹義兩個方面進行：

2.1 廣義層面

檔案信息化建設(shè)實際指的就是通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的合理應(yīng)用，從而使各個領(lǐng)域內(nèi)的信息內(nèi)容都可以相互融合，從而構(gòu)建成以信息共享為基礎(chǔ)的檔案管理體系。在該視角下，檔案管理信息化建設(shè)包括的具體內(nèi)容如下：1）以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)信息交互平臺，通過對該平臺應(yīng)用，可以確保檔案信息內(nèi)容的高效流通，并且在流通過程中不會出現(xiàn)丟失、失真等問題[3]。2）依據(jù)實際情況，構(gòu)建一個有效的信息交流互信機制，從而實現(xiàn)對檔案信息共享的推動。

2.2 狹義層面

在狹義層面，檔案信息化管理就是通過對計算機信息技術(shù)進行合理應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一個滿足應(yīng)用需求的信息化管理系統(tǒng)，通過對該系統(tǒng)的合理應(yīng)用，可以完成對檔案信息資料的科學(xué)管理。例如，可以對各項信息內(nèi)容進行收集、分析、存儲，確保各項內(nèi)容都能夠?qū)崿F(xiàn)信息化。從定義上進行分析，檔案信息化管理建設(shè)過程中都包括以下內(nèi)容：1）以計算機為核心，建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，并且對該系統(tǒng)進行合理應(yīng)用[4]。2）將檔案全部錄入到計算系統(tǒng)中，在錄入過程中不得出現(xiàn)丟失情況，同時，要對各項信息內(nèi)容進行合理利用。

綜上所述，在不同視角下，檔案管理信息化建設(shè)也會存在一定差別，因此，在實際問題分析過程中，要對其本質(zhì)進行審視，做好相應(yīng)分析工作，只有這樣才能使我國信息化建設(shè)不斷向前發(fā)展，從而使各項工作的開展變得更加便利，提高工作效率。

3 做好檔案信息化管理的有效措施

3.1 構(gòu)建合理的信息化管理機制

檔案部門在具體工作開展過程中，有構(gòu)建一套完善的信息化管理機制，這也是確保檔案信息化建設(shè)能夠得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。檔案管理部門在具體工作時，應(yīng)對在該基礎(chǔ)上，進行信息化管理。從現(xiàn)階段情況來看，檔案信息化管理工作主要包括的內(nèi)容如下：

1）實現(xiàn)管理體制與運行的合理連接，檔案部門在具體工作期間，應(yīng)對合理應(yīng)用先進信息化技術(shù)，構(gòu)建電子管理機制，進而確保不同部門間能夠?qū)崿F(xiàn)合理連接，從而確保各項環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的高效管理，同時，要將重要檔案的信息化管理文件落實下去。

2）進行電子政務(wù)建設(shè)時，檔案信息化管理內(nèi)容所占比重較大，但是從實際情況來看，其占比較少，因此，相應(yīng)部門在實際工作開展期間，應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理建設(shè)所占比重，并且要加強對這兩面內(nèi)容建設(shè)的重視。除此之外，還要構(gòu)建一套合理績效評估機制，提高管理水平[5]。

3.2 加強資金和技術(shù)支持

信息化建設(shè)是一項復(fù)雜工作，具體在工作開展期間，應(yīng)加強對基礎(chǔ)設(shè)施內(nèi)容的完善，在財政預(yù)算中可以將信息化建設(shè)資金作為一項考慮內(nèi)容，同時，也要增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以及相應(yīng)維護費用的支持。還可以適當(dāng)對檔案信息化投入機制進行創(chuàng)新，例如，可以采取合作開發(fā)和服務(wù)外包等方式。除此之外，還應(yīng)適當(dāng)加強對相應(yīng)的硬件和軟件的建設(shè)，從而為檔案信息化建設(shè)的順利進行營造一個良好氛圍，對現(xiàn)階段應(yīng)用的各項設(shè)備進行適當(dāng)更新，構(gòu)建統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并且要加大對該項工作內(nèi)容的研究力度。

3.3 加快資源共享腳步

進行檔案信息化建設(shè)的核心目的就是加快資源共享的腳步，進而使檔案綜合利用率可以得到進一步提高。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容就是，在綜合考慮實際情況基礎(chǔ)上，適當(dāng)加強數(shù)字化建設(shè)。因此，在實際建設(shè)過程中，作為建設(shè)人員要充分了解用戶的具體需求，在對需求內(nèi)容進行詳細(xì)分析基礎(chǔ)上，建立與相呼應(yīng)的數(shù)字化目錄，通過這種方式，可以達(dá)到減少資源浪費的目的。

3.4 適當(dāng)引進信息化人才

檔案信息化建設(shè)與管理是一項對技術(shù)要求很高的工作，因此，相應(yīng)的工作人員必須要具有過硬的綜合素養(yǎng)，實際工作開展過程中，應(yīng)定期組織相應(yīng)工作人員參與培訓(xùn)，使其掌握先進的技術(shù)，提高其綜合能力。同時，還要適當(dāng)引進信息化人才，提高優(yōu)秀人才的福利待遇，留住人才，以優(yōu)秀的人才為基礎(chǔ)，保證檔案管理工作的順利開展。

4 結(jié)束語

做好檔案工作需要檔案信息化建設(shè)的支持。在社會快速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化建設(shè)變得更加重要，檔案管理部門在實際工作開展期間，應(yīng)提高對檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的重視，在適當(dāng)拓寬檔案管理領(lǐng)域基礎(chǔ)上，高效利用檔案信息資源，并且要對檔案管理方式進行改進，加快檔案管理數(shù)字化和信息化發(fā)展腳步。

參考文獻(xiàn)

[1]孫蔚.“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下加強檔案信息化安全建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：93+121.

[2]梅樺.關(guān)于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點思考[J].中外企業(yè)家，2019（19）：129.

[3]張海燕.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019（03）：211.

[4]康明非.有關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].民營科技，2016（04）：74.

[5]楊彩虹.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（04）：262.