大數(shù)據(jù)信息技術在檔案管理中的運用

劉玉梅

摘 要：現(xiàn)如今，隨著社會科學技術的不斷發(fā)展和進步，大數(shù)據(jù)也在快速發(fā)展。但想要保證大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，就需要相關部門和工作人員提高對可持續(xù)發(fā)展的重視程度，還需要將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)信息技術進行結合，通過這樣的方式，不僅能夠提高檔案管理工作的水平，還能夠加強檔案管理工作的質(zhì)量，這就需要提高對其的重視程度，并對其進行分析和研究，確保大數(shù)據(jù)信息技術能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值，從而保障能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);信息技術;檔案管理;運用

對于檔案管理工作來說，網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展為檔案管理工作的開展帶來了極大的變革。同時，隨著我國社會逐步邁入大數(shù)據(jù)信息時代，也為檔案管理信息化的發(fā)展創(chuàng)造出了良好的環(huán)境。通常來講，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息化管理工作變得更具科學性與時效性。因此，將大數(shù)據(jù)信息技術融入到檔案管理工作過程之中，對促進檔案管理工作水平的提高有著積極的意義。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的優(yōu)勢

1.1 加強檔案信息數(shù)據(jù)的完整性

我國當前社會經(jīng)濟的發(fā)展速度較快，而檔案管理工作自身具備復雜性的特點，但傳統(tǒng)時期在開展檔案管理工作的過程中，會持續(xù)不斷的具有數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)存儲容量具備限制，這就需要對相關數(shù)據(jù)進行刪除，在這樣的情況下，就會導致數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題和現(xiàn)象。但在現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)檔案管理工作的情況下，就能夠?qū)ο嚓P問題進行控制，不僅能夠存儲大量的數(shù)據(jù)，還能夠?qū)ο嚓P數(shù)據(jù)進行備份，從而保證能夠加強檔案數(shù)據(jù)信息的完整性。

1.2 加強信息運用的方便性

傳統(tǒng)檔案管理工作開展的過程中，普遍會采取紙質(zhì)檔案的管理形式，這樣就會導致在查找過程中出現(xiàn)不方便的問題，如果出現(xiàn)一點損失，就會消耗大量的時間，并提高工作人員自身的工作量。但在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展檔案管理工作的過程中，就能夠?qū)ο嚓P問題進行控制，還能夠方便對相關數(shù)據(jù)進行查找，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題和現(xiàn)象，從而保障能夠滿足各個方面的需求和標準。

2 大數(shù)據(jù)信息技術在檔案管理中的運用原則

2.1 實事求是原則

隨著當前我國大數(shù)據(jù)信息技術的發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息技術逐漸的同其他的高新技術進行融合，如同互聯(lián)網(wǎng)技術、人工智能技術等高新技術的融合，這在一定程度上推動了大數(shù)據(jù)信息技術的發(fā)展，加強了大數(shù)據(jù)信息技術的信息處理的能力。所以，檔案管理人員在使用大數(shù)據(jù)信息技術進行檔案管理時，應該使用動態(tài)眼觀來看待大數(shù)據(jù)信息技術，同時應該根據(jù)自己實際的工作情況來進行有選擇的大數(shù)據(jù)信息技術應用。同時在引進大數(shù)據(jù)信息技術，在檔案管理上的應用之后，相關單位應該加大對于檔案管理工作的支持力度，同時還要做好檔案管理人員有關大數(shù)據(jù)信息技術的知識的宣傳，積極培養(yǎng)大數(shù)據(jù)信息技術的專業(yè)性人才，引進比較先進的大數(shù)據(jù)信息技術相關的設備，提高單位的大數(shù)據(jù)信息技術應用水平。

2.2 系統(tǒng)性原則

運用大數(shù)據(jù)信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統(tǒng)工程，單位只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯(lián)系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協(xié)調(diào)好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)信息技術在檔案管理中的運用

3.1 構建云端儲存

大數(shù)據(jù)信息技術中最基礎的環(huán)節(jié)就是要有足夠大的空間來儲存大量的數(shù)據(jù)信息以及各種檔案，如果空間不能夠滿足最基本的數(shù)據(jù)信息的儲存，就容易引起信息的缺失。所以應用大數(shù)據(jù)信息技術首先就是要建立一個空間足夠大的云端儲存終端。由于云儲存的方式，將數(shù)據(jù)信息以網(wǎng)絡語言的形式儲存在終端系統(tǒng)里。而這種儲存方式，不僅可以加強檔案數(shù)據(jù)的安全，還可以根據(jù)用戶的需求進行一定的分析，從而提高服務的質(zhì)量。

3.2 挖掘檔案用戶的信息數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)信息技術的幫助下，可以幫助檔案管理部門建立起更為現(xiàn)代化的檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺，并在平臺中來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集、處理、數(shù)據(jù)挖掘以及檢索等功能。另外，通過建立檔案資源共享平臺，其可對來訪用戶的身份進行登記、核實，并可對用戶的實際需求予以分析、處理，從而更好地將用戶的隱形訴求挖掘出來。

3.3 挖掘檔案信息中的服務資源

隨著大數(shù)據(jù)信息技術在檔案管理工作中的融合，其可以使檔案管理部門的工作朝著更加智能化、個性化以及精品化的方向發(fā)展。另外，在大數(shù)據(jù)信息技術的幫助下，檔案信息智能化檢索服務、檔案信息定制服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務等可以予以全方位的實現(xiàn)，為用戶利用檔案資源提供即時通訊的在線幫助和智能數(shù)字檔案館等交互功能，使檔案知識交流中心的功能得到加強，為用戶提供現(xiàn)代化的服務體驗。

3.4 加強數(shù)據(jù)檢索能力

在過去的檔案管理過程中，由于紙質(zhì)檔案的檢索太過于復雜，雖然經(jīng)過了一系列的發(fā)展，但仍改變不了自身所存在的弊端，大數(shù)據(jù)信息技術在檔案管理上的應用，能夠提高用戶檢索體驗。大數(shù)據(jù)信息技術通過將信息進行系統(tǒng)的分類然后在進行統(tǒng)一集中的管理，而用戶則可以在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫里通過大數(shù)據(jù)信息技術進行搜索，然后找到自己所需要的信息，這在一定程度上提高了信息檢索的速度。

3.5 推進數(shù)字檔案建設

紙質(zhì)檔案管理耗費資源較重，不利于節(jié)省單位各項開支。因此，單位要有區(qū)分的對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化錄入，推進數(shù)字檔案建設。數(shù)字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現(xiàn)資源利用的規(guī)模化。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應的電子檔案，實現(xiàn)檔案在計算機上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負擔，實現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進行相應的操作，就能實現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯(lián)系。例如，可以通過開發(fā)微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務范圍，實現(xiàn)公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

4 結束語

綜上所述，我國當前科學技術的發(fā)展速度較快，促進大數(shù)據(jù)也在快速發(fā)展，也在各個行業(yè)中得到了廣泛推廣和運用，但現(xiàn)階段我國當前一些部門在開展檔案管理工作的過程中，還是依然在運用傳統(tǒng)檔案管理的方式和理念，這樣就會導致不能夠?qū)ο嚓P數(shù)據(jù)進行科學合理的分析，但隨大數(shù)據(jù)信息技術的快速發(fā)展，就需要相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并將傳統(tǒng)檔案管理形式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值，并滿足時代發(fā)展的需求和標準，最終保障社會經(jīng)濟能夠逐漸實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標。

參考文獻

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