關(guān)于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息量不斷趨向于多元化，這在很大程度上增加了單位的工作量。單位的檔案管理是在開展其他工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)單位資金和其他相關(guān)工作的有效利用，這同樣是一種對后續(xù)工作的支持，此外，檔案收集工作對檔案利用的質(zhì)量也有著一定影響。而隨著信息時(shí)代的來臨，各種信息技術(shù)涌入檔案管理行業(yè)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的社會(huì)需求，所以，如何在信息時(shí)代下對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，已經(jīng)成為單位面臨的首要問題?；诖?，本文對新形勢下檔案管理中存在的問題進(jìn)行了討論，并提出了相應(yīng)的創(chuàng)新對策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新

信息時(shí)代的到來對檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來探索出一條新的發(fā)展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。信息時(shí)代相關(guān)部門的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新的管理體系實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理，并在此過程中加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在降低人力、物力財(cái)力消耗的同時(shí)，提升檔案管理水平。

1 檔案管理中存在的問題

檔案管理是資源管理的關(guān)鍵組成部分之一，是管理部門對人力檔案管理的主要依據(jù)，就當(dāng)下而言，管理單位在管理制度和管理手段等方面都還存在較大的問題，需要采取相關(guān)措施加以糾正并完善。

1）檔案人員對于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實(shí)較差。近些年來由于單位制度的變革，導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及工資發(fā)布等情況中沒有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響。

2）管理不夠規(guī)范，檔案的管理意識(shí)有待提升。檔案管理人員沒有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定辦事”[1]，且一些管理部門缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對檔案管理意識(shí)不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時(shí)收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是學(xué)歷材料以及入黨資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，這就直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

3）檔案的管理較為分散。首先是由于近幾年來管理的機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致人員檔案管理較為分散。比如在黨辦相關(guān)的干部檔案、人事部門的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，到不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個(gè)十分落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。而隨著信息時(shí)代的到來，事務(wù)量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則[2]，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

4）社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案管理在很大程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號不一、規(guī)格各異，各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

1）對相關(guān)管理內(nèi)容再度充實(shí)，提升檔案的利用率。首先需要做的就是不斷充實(shí)檔案資料，在信息化的新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升檔案的利用價(jià)值。管理人員需要根據(jù)相應(yīng)的制度特點(diǎn)進(jìn)行改革，具有針對性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性的進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項(xiàng)目的開發(fā)，不斷擴(kuò)大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包括人員的基本信息，還需要包含一些典型的特征，需要反映出干部的真實(shí)情況和政治面貌，將其作為其日后提撥和升職的依據(jù)。其次就是要反映出干部的自律意識(shí)，最后就是反映出干部參加培訓(xùn)的情況，讓其作為體現(xiàn)人員才能的依據(jù)。

2）檔案的內(nèi)容要保證真實(shí)和準(zhǔn)確。信息時(shí)代更加注重信息的真實(shí)性，檔案人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實(shí)事求是的對檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不斷提升檔案的真實(shí)性以及價(jià)值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后要具備較高的責(zé)任意識(shí)，要對每一位人員的資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進(jìn)入，保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3）規(guī)范管理制度。規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化硬件的投入力度。根據(jù)“干部檔案工作條例”[3]中的有關(guān)規(guī)定，要建立出一個(gè)堅(jiān)固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理?xiàng)l例的明文規(guī)定，需要將人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進(jìn)行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻無一人負(fù)責(zé)的情況出現(xiàn)，管理的錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大的影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，檔案管理部門需要建立一個(gè)檔案歸檔整理、人員職責(zé)以及檢查核對制度，并將這些制度落到實(shí)處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”[4]。何為四不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查，不在本單位的范圍內(nèi)不查，不是正式黨員干部不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

4）加強(qiáng)人員的管理意識(shí)。檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識(shí)。首先，需要大力進(jìn)行對人事檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案的管理的認(rèn)識(shí)，讓其意思到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，讓在職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

5）注重檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。信息時(shí)代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升檔案信息的實(shí)效性有重大意義。

3 總結(jié)

總而言之，信息時(shí)代給檔案管理工作帶來了極大的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要管理部門抓住這些機(jī)遇，從制度改革出發(fā)，對管理人員進(jìn)行觀念上的更新;再根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的開展趨勢，在創(chuàng)新管理制度的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]孫麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索[J].中外企業(yè)家，2019（32）：102.

[2]李媛媛.信息時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].黑龍江檔案，2019（05）：90.

[3]劉秋實(shí).芻議信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施[J].信息記錄材料，2019，20（08）：49-50.

[4]徐海霞.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：186-187.

作者簡介

胡潔東（1986-），女，漢，河南省南陽人，助理館員，從事檔案管理工作。