基層單位電子文件管理歸檔工作探索

阮建萍

摘 要：近年來，電子文件加大了檔案管理工作的難度。為更好的保管電子文件，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，應(yīng)積極開展對電子文件的管理，并設(shè)立相關(guān)歸檔機(jī)制。本文將簡要分析基層單位中電子文件在歸檔工作中的現(xiàn)實(shí)困難，并研究探討提升基層單位電子文件管理歸檔工作的有效方法。

關(guān)鍵詞：基層單位;電子文件管理;電子文件歸檔

伴隨信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，并且在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得基層單位工作人員每天都需要處理大量的電子文件。當(dāng)下，檔案管理存在的技術(shù)難點(diǎn)是如何才能快速、有效的將種類繁多、數(shù)量龐大、保存期限短的電子文件歸檔整理成井然有序、方便快捷、保存時(shí)間長的電子檔案。以下我們將對這一問題做簡要的分析探討，希望給基層單位檔案管理工作人員提供切實(shí)可行的參考措施。

1 基層單位電子文件管理面臨的現(xiàn)實(shí)困境

1.1 缺乏對電子文件管理工作的關(guān)注

1）目前，有很多基層單位沒有完全實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，由于缺乏對電子文件管理歸檔的意識，因而會遵循傳統(tǒng)方法，僅僅只側(cè)重歸檔整理紙質(zhì)文件，而忽視了電子文件的處理。這充分說明了對電子文件管理工作還是缺乏關(guān)注。2）對于那些已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位，淺薄的認(rèn)為電子文件調(diào)取方便快捷，并不需要多此一舉再進(jìn)行歸檔整理。3）對于一些的單位如黨政機(jī)關(guān)而言，要求要對文件復(fù)印紙質(zhì)版本加以保存留檔，因此，就忽略了整理電子文件使其優(yōu)于紙質(zhì)文件的長期存儲的屬性難以實(shí)現(xiàn)。

1.2 會計(jì)電算化生成的電子文件難以歸檔

雖然會計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用方便了很多基層單位，但相應(yīng)的也產(chǎn)生了一些問題，其中比較突出的是難以管理會計(jì)電算化生成的電子文件。例如：將會計(jì)電算化生成的電子文件僅存放在財(cái)務(wù)部門，并沒有與紙質(zhì)文件一起歸檔;還有由于缺乏對電子文件管理工作的重視，沒有將電子文件存儲在更為安全的光盤、磁盤上。電子文件時(shí)常會因?yàn)殡娔X遭受病毒侵襲而損壞，或者在電腦存儲已滿之后無意間被刪除而丟失。

1.3 自動(dòng)化辦公和檔案管理軟件不匹配

當(dāng)下，對電子文件存檔不夠規(guī)范的原因大多在于，各行業(yè)開發(fā)的相關(guān)軟件難以兼容造成的，各個(gè)行業(yè)都有更適合其使用的軟件，檔案管理部門推薦的軟件便不受重視了，兩種軟件之間的差異性也就促成了存檔行為的不規(guī)范。

1.4 電子文件管理制度不完善

雖然對電子文件的管理制定了相關(guān)管理制度，但在實(shí)際工作中執(zhí)行力度不強(qiáng)，又缺乏監(jiān)管機(jī)制，因而對管理制度的落實(shí)存在阻滯，最終導(dǎo)致難以形成對電子文件的有效管理。

1.5 文件管理人員素質(zhì)水平不高

由于目前現(xiàn)有基層單位對文檔管理人員應(yīng)聘要求不高，尤其針對計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的落后，使得這類文檔管理人員上崗后，因?yàn)閷ΜF(xiàn)代設(shè)備的使用缺乏經(jīng)驗(yàn)，難以使其發(fā)揮真正的作用，所以不能形成有效的電子文件歸檔管理。

2 提升基層單位電子文件管理歸檔工作的有效方法

2.1 設(shè)立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度

各基層單位對紙質(zhì)文件的歸檔工作已有較成熟的經(jīng)驗(yàn)。如何完善電子文件的管理歸檔工作，首先要建立嚴(yán)格的管理制度保障電子文件管理機(jī)制的有效運(yùn)行。電子文件的特殊性在于其來源廣泛，內(nèi)容繁復(fù)，要將電子文件整理的井井有條，并收集歸檔，單憑檔案管理人員是難以完成的。因此要以國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則為依據(jù)設(shè)立相關(guān)制度進(jìn)行約束指導(dǎo)是有必要的。通過制度建設(shè)讓相關(guān)管理工作人員重視電子文件的收集整理工作。并督促各基層單位建立電子文件管理制度，監(jiān)督從電子文件生成之前到對其歸檔存儲的全過程，包括完成電子文件向檔案管理部門的移交，同時(shí)確保電子文件的完整有效。

2.2 完善電子文件流轉(zhuǎn)平臺

電子文件流轉(zhuǎn)平臺和歸檔網(wǎng)絡(luò)信息平臺的完善是當(dāng)前實(shí)施電子文件歸檔工作的基礎(chǔ)，首先從對信息化建設(shè)的規(guī)劃入手，尤其要注意設(shè)置電子文件流轉(zhuǎn)的信息化項(xiàng)目。在對項(xiàng)目具體的建設(shè)中，要針對其流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)的需求在系統(tǒng)分析后做功能設(shè)計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注相關(guān)數(shù)據(jù)接口的開發(fā)，保證不同數(shù)據(jù)格式文件之間的自由切換，要確保設(shè)計(jì)的系統(tǒng)有無需歸檔的文件不予以進(jìn)入系統(tǒng)的流程控制能力[1]。

2.3 關(guān)注電子文件的收集

由電子文件形成單位對電子文件進(jìn)行收集工作，為保證收集文件的過程在可控范圍內(nèi)，需從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，指定專項(xiàng)負(fù)責(zé)人，并按流程做實(shí)時(shí)記錄。在確保電子文件的真實(shí)有效方面，需要采取防偽、加密、備份等措施。

2.4 重視電子文件歸檔過程

對于有電子文件歸檔整理需求的項(xiàng)目，在其結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理保存有價(jià)值的電子文件并對其進(jìn)行驗(yàn)收，之后將合格的電子文件向檔案管理部門移送[2]。重點(diǎn)說明的是，歸檔的電子文件必須是經(jīng)過編輯整理的符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的原始文件，并且附含紙質(zhì)材料一同歸檔建賬登記。為確保電子文件的安全準(zhǔn)確，還需對其進(jìn)行相關(guān)檢測。

2.5 提高管理人員職業(yè)能力

積極組織檔案工作人員對相關(guān)專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，使其掌握相關(guān)電子文件管理的知識和實(shí)踐技能，促使其對電子文件管理工作的相關(guān)知識內(nèi)容了如指掌。通過學(xué)習(xí)電子文件歸檔的方法，和對歸檔文件整理的方法，保證自己能夠完全勝任崗位工作，并通過熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，來確保檔案管理的信息化發(fā)展，使電子文件信息化水平得以提高，也使自己在電子文件歸檔工作中能夠獨(dú)當(dāng)一面。

3 結(jié)語

與傳統(tǒng)的文件管理工作不同，電子文件的歸檔工作在一定程度上既加大了相關(guān)工作人員的工作量，同時(shí)加大了其的管理范圍和責(zé)任。為保證電子文件在歸檔過程中的真實(shí)有效和完整性，需積極構(gòu)建相關(guān)管理機(jī)制，并且確保各環(huán)節(jié)間的有序銜接。在此基礎(chǔ)上，做好對電子文件的收集工作，并確保其在電子文件流轉(zhuǎn)平臺的各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性，并落實(shí)歸檔過程的具體流程，才能實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔工作的有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]GB/T18894—2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

[2]劉越男.辨析電子文件歸檔中的幾對關(guān)系[J].中國檔案，2004，（9）：44-46.