檔案管理工作在信息化時代的變革

摘 要：近年來，隨著中國科學(xué)技術(shù)的進步，新的信息時代已經(jīng)來臨，帶動中國檔案信息管理水平進入了一個新階段。在新時代的背景下，加強信息建設(shè)水平，提高檔案利用率，創(chuàng)新檔案管理方式，可以更好地服務(wù)于生產(chǎn)生活。因此，檔案管理部門必須增強自身職責(zé)，積極引進新的信息技術(shù)，促進檔案管理水平的不斷提高，抓住時代的機遇，建立符合時代需求的信息檔案。本文探究了冀魯豫邊區(qū)的檔案管理工作在信息化時代的變革。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;信息化時代

隨著信息開發(fā)水平的不斷提高，采用的舊式文件管理方法已經(jīng)難以適應(yīng)時代的發(fā)展，無法高效，便捷地管理大量文獻和其他檔案，網(wǎng)絡(luò)時代的到來要求的文件管理方法必須進行合理的優(yōu)化和創(chuàng)新。檔案管理信息化的改善，有利于減輕管理人員的工作量，提高檔案管理的正確性和簡便性，提高檔案管理效率。因此，在新時代，運用新技術(shù)優(yōu)化檔案管理方法對檔案管理質(zhì)量至關(guān)重要。

1 信息化時代下的檔案管理的優(yōu)勢

在信息化的時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)不適合的發(fā)展，不僅嚴(yán)重阻礙了檔案管理的順利實施，還會帶來大量的資源浪費，這對檔案管理的科學(xué)發(fā)展極為不利。因此，檔案管理的創(chuàng)新是必然趨勢，也符合時代發(fā)展的基本要求。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理的不足，可以有效提高中檔案管理的效率和質(zhì)量，從而可以進一步提高檔案的利用率。在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過程中，管理者可以利用數(shù)字信息技術(shù)以數(shù)字形式將各種信息資源存儲到網(wǎng)絡(luò)空間，并通過鏈接實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中檔案資源的共享。同時，管理人員還可以使用信息文件管理系統(tǒng)針對不同屬性的隨機排列和自由查詢，有效減少不必要的文書工作?？傊c傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字檔案管理具有更多的優(yōu)勢，不僅可以使檔案管理更加便捷，有效地提高檔案管理效率，而且可以有效地保證檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，有效地保證檔案的安全性，有效提高檔案的利用率。

2 信息化時代對檔案管理的挑戰(zhàn)

1）多個運營商檔案并存，挑戰(zhàn)了傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和方法。隨著信息時代現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量越來越多。計算機和多媒體技術(shù)的發(fā)展改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的世界狀況，從而使紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢逐漸互補。無紙化辦公室的積累將在歷史性時刻產(chǎn)生新的形式，新的方式和新的載體文件，越來越多的社會活動記錄不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)狀態(tài)，而是縮小，機器可讀，視聽和其他新的載體和記錄方式，形成了各種并存情況的載體檔案，這種檔案的形成規(guī)律，存儲方式和傳輸方式與傳統(tǒng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，檔案理論，方法和使用方式有很大的不同。目前，對于這些新檔案，我們的檔案管理理論，標(biāo)準(zhǔn)和方法還不能滿足需要，它們已經(jīng)落后于檔案管理的實踐。

2）檔案安全性和機密性的挑戰(zhàn)。由于計算機的廣泛使用，網(wǎng)絡(luò)時代的到來產(chǎn)生了大量的電子文檔。有人預(yù)測，在我們社會的未來10至40年中，將建立各種組織的檔案并進行電子傳輸，由于電子檔案的位置和使用它們幾乎無所不能，所以我們在任何使用這些文件的位置可以非常容易，因此，現(xiàn)在由固態(tài)檔案保管的地方變成了虛擬檔案。與基于紙質(zhì)的物理文件不同，這些虛擬文件不一定存在于存檔中，而是在存檔的控制下。新世紀(jì)的檔案工作不可能脫離網(wǎng)絡(luò)，還應(yīng)該按照網(wǎng)絡(luò)規(guī)則進行操作，因此，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案要相對地存放在適當(dāng)?shù)臏貪穸葌}庫中。這樣說來檔案是安全的，不是太容易被破壞，是不被泄露的。隨著Internet上大量電子文檔，檔案信息的出現(xiàn)，如何確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案的安全性是檔案人員面臨的另一個問題。

3）檔案管理人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)。隨著社會信息的發(fā)展，計算機已成為辦公必需的設(shè)備，檔案信息的處理將被計算機，信息網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)庫和光盤存儲等技術(shù)設(shè)備廣泛使用，這要求檔案人員不僅要有優(yōu)秀的專業(yè)知識，還必須具備強大的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力。

4）可用的檔案信息資源較少。檔案部門負(fù)責(zé)檔案的存儲和使用。但是，長期以來，檔案部門主要依靠檔案系統(tǒng)來確保檔案的收集，重視檔案的內(nèi)部組織和管理，而忽視了對收集信息社會需求的研究和預(yù)測。重視采集服務(wù)方式，輕視深度信息服務(wù);重視收集信息的政治性質(zhì)和保密性，但忽略收集信息的社會性和文化。強調(diào)以實體為中心的存儲模式，而忽略以信息集成為中心的存儲模式。長期以來，檔案工作者只是被動地收集，整理和保存檔案，而沒有主動進行檔案信息資源的深度挖掘，這影響了檔案信息資源的有效發(fā)展，使檔案信息永久化，靜態(tài)資源，大大減少了可用的檔案信息資源。

3 檔案管理的現(xiàn)狀

1）技術(shù)和信息基礎(chǔ)設(shè)施落后。檔案尚未處于關(guān)閉狀態(tài)。大多數(shù)存檔都以接收傳輸文件，對它們進行分類，存儲和檢查的方式工作，這類似于數(shù)據(jù)倉庫。幾乎所有檔案館都具有基本的IT終端和臺式機和打印機等外圍產(chǎn)品，但是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的擁有率非常低，并且檔案館中的相當(dāng)多計算機應(yīng)用程序仍處于文字處理階段。無論信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)用水平，互聯(lián)網(wǎng)意識，參與度等都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他行業(yè)。

2）資源共享的概念薄弱。的檔案館藏的質(zhì)量是對檔案的規(guī)模大小判別額重要方式之一，因此大部分的在館藏方面并沒有資源共享意識。但是，如何將對象擁有的館藏放入整個社會信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)信息資源的共享尚未引起人們的重視。

3）檔案的信息化發(fā)展水平極不平衡。這主要體現(xiàn)在不同地區(qū)，大小檔案之間的明顯差異。中國不同地區(qū)和規(guī)模的檔案的信息化建設(shè)水平極不平衡。沿海地區(qū)的信息化建設(shè)和應(yīng)用水平要優(yōu)于中西部地區(qū)。大城市檔案的信息化過程明顯快于中小型城市。

4）缺乏對檔案管理的重視。許多人認(rèn)為文件管理是一項相對基礎(chǔ)且技術(shù)含量較低的工作。因此，在的各項工作中，檔案管理工作沒有得到相應(yīng)的重視，總會出現(xiàn)松弛，懶惰的現(xiàn)象。但是，目前的檔案管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作不到位，不及時。

5）缺乏專業(yè)的管理人員。由于使用傳統(tǒng)的人力資源來管理的檔案，工作量增加了，人力，物力和財力的成本也因此增加，因此的相當(dāng)一部分沒有設(shè)立專門的檔案管理人員。他們中的一些人甚至讓檔案管理人員從事許多工作，以致它無法做到專心致志，無法使檔案工作更加有效。

6）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)由于近年來信息檔案管理開始發(fā)展和推廣新的管理方式，因此在管理過程中存在著混亂，各種檔案信息管理軟件，行業(yè)缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，各個組織有自己的管理作風(fēng)，不利于整體進步。檔案管理缺乏有效的管理，有關(guān)技術(shù)人員嚴(yán)重短缺，檔案信息管理軟件缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案管理軟件開發(fā)質(zhì)量較差。在相關(guān)部門進行檔案交換和檔案轉(zhuǎn)移的過程中，無法實現(xiàn)無縫連接。另外，缺乏有效的安全措施影響了檔案的傳輸和利用，為檔案信息化安全管理埋下了很多風(fēng)險和隱患。

4 檔案管理在信息化時代的探究

4.1 提高檔案管理的信息化水平

可以雇用計算機專業(yè)人員，為的檔案和數(shù)據(jù)建立專門的數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫必須具備如下幾個功能，收集的數(shù)據(jù)的輸入管理，數(shù)據(jù)的唯一性和正確性的檢查和審核，數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)管理，數(shù)據(jù)變更管理，圖片管理，以及系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的分析。還可以通過集合的任何屬性快速搜索它，并且可以復(fù)制集合信息，從而消除了許多繁瑣的文書工作。通過使用計算機查詢，可以快速輕松地完成此操作?？梢栽O(shè)置不同類型的查詢，例如輸入查詢條件進行查詢，或直接在顯示頁面的主頁中選擇查詢。

4.2 加強的檔案管理的安全建設(shè)

進一步加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化和法律法規(guī)建設(shè)，提高信息網(wǎng)絡(luò)安全意識。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。檔案信息的智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理需要對檔案信息處理進行標(biāo)準(zhǔn)化和智能管理，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用。但是，共享和安全性是網(wǎng)絡(luò)域中兩個相互沖突的部分，很難平衡。因此，為確保不破壞檔案安全，必須注意檔案管理信息安全建設(shè)。

文件管理技術(shù)是不斷更新，不斷發(fā)展的，如果僅對電子文件進行管理，就很容易由于網(wǎng)絡(luò)安全問題而導(dǎo)致文件丟失或損壞。因此，在檔案管理信息建設(shè)過程中，還應(yīng)將傳統(tǒng)的紙面管理方法與網(wǎng)絡(luò)信息方法相結(jié)合，以減少網(wǎng)絡(luò)安全問題對檔案管理的威脅。

4.3 加強檔案信息的開發(fā)和利用

信息時代的檔案服務(wù)是一種深層次的信息服務(wù)，檔案工作者必須提高信息檢索的速度和效率，對檔案信息有針對性地開發(fā)與加工，編輯各類文獻索引專題目錄.專題檔案匯編等。深化服務(wù)層次、擴大服務(wù)內(nèi)容是檔案部門在新形勢下適應(yīng)社會發(fā)展要求的必然方向。利用數(shù)字化技術(shù)提高檔案的傳播速度，打破時空界線，實現(xiàn)檔案資源的全社會

共享。

4.4 驅(qū)動信息文件管理的規(guī)范化

信息檔案管理應(yīng)由全社會需要普及的技術(shù)來進行，因此，應(yīng)當(dāng)建立專門的組織檔案信息管理機構(gòu)，制定明確的檔案信息化發(fā)展計劃，建立健全的管理制度，保證檔案信息建設(shè)的有序發(fā)展，可以進行統(tǒng)一有效的管理，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。同時，有必要規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，并確保檔案信息化資源的格式規(guī)范和完整。加強檔案管理，完善檔案交接制度，確保檔案不丟失，不泄漏。

4.5 加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作的開展對檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求。信息化時代下的檔案管理工作中出現(xiàn)了很多新事物以及新問題，所以要求管理工作人員除了必備額專業(yè)知識能力之外，還應(yīng)不斷補充包括信息技術(shù)知識在內(nèi)的新知識。為此，我們應(yīng)及時作出反應(yīng)。一是檔案教育應(yīng)及時調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法手段、教育層次等方面全面更新以適應(yīng)檔案工作信息化的需要。二是對在職人員進行各種形式的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平、業(yè)務(wù)水平和計算機使用水平。

新時代你下對檔案管理人員提出來更高的素質(zhì)要求。首先，檔案管理人員要進行檔案信息管理，必須具備信息知識和操作技能，這要求相關(guān)人員提高其專業(yè)技能，包括系統(tǒng)分析和設(shè)計，數(shù)據(jù)分析和開發(fā)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)計和開發(fā)。管理?？梢酝瑫r培訓(xùn)這些方面的人才，使他們能夠理解和掌握有關(guān)信息化的理論和知識，并能夠熟練地利用信息數(shù)字化技術(shù)，信息存儲技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和多媒體技術(shù)進行管理。檔案信息化的相關(guān)技能。

5 結(jié)語

對于而言，檔案管理不僅是工作的前提，而且關(guān)系到工作的速度。只有做好檔案管理，才能使其他工作井井有條，才能使工作井井有條。因此，要根據(jù)檔案館的特點，并根據(jù)《時代》的發(fā)展選擇優(yōu)化檔案館的管理方法，掌握某些管理方法的特點和使用技巧。只有這樣，所選的管理方法才能在提高的工作效率中發(fā)揮最大作用。信息技術(shù)的飛速發(fā)展為的檔案管理創(chuàng)新提供了新的平臺，大大提高了工作效率，有利于的開發(fā)和優(yōu)化。

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作者簡介

李連民（1968-），男，漢，山東省菏澤市牡丹區(qū)，本科，副研究館員，研究方向：文物檔案與管理。