探究如何實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化

石媛嫄

摘 要：檔案管理是科研活動(dòng)中的重要管理工作，其有著極高的價(jià)值，可有效提升工作質(zhì)量與工作效率，其可將音像、文字、數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，有著推動(dòng)科研發(fā)展的價(jià)值?；诖耍疚膶@實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化展開(kāi)探究，并給予可實(shí)施意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：科研;檔案管理;現(xiàn)代化

提高科學(xué)研究和社會(huì)能力的重要條件和基礎(chǔ)，而科學(xué)研究則是現(xiàn)科研檔案管理的關(guān)鍵一環(huán)。因此，有必要加強(qiáng)現(xiàn)科研檔案管理?，F(xiàn)科研檔案管理是收集科學(xué)研究數(shù)據(jù)記錄科學(xué)研究活動(dòng)的重要方法。因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化體系管理，能夠更好地探索科研檔案的本質(zhì)價(jià)值，進(jìn)而提升工作質(zhì)量與工作效率，推動(dòng)科研水平，促進(jìn)科研建設(shè)以及發(fā)展進(jìn)程。

1 科研檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

檔案的最初含義是指能夠記錄和保存科研機(jī)構(gòu)日常管理工作中的各種社會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的第一手材料，且主要由檔案的形成者、情報(bào)價(jià)值以及載體共同組成，能夠真實(shí)地展示出歷史特征?？蒲袡C(jī)構(gòu)檔案管理是由該科研單位的檔案管理者進(jìn)行檔案收集、整理、核對(duì)等一系列操作，其主要作用是為科研工作的后續(xù)服務(wù)。確切地說(shuō)，科研機(jī)構(gòu)檔案管理是科研機(jī)構(gòu)發(fā)展和改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以說(shuō)檔案管理的工作質(zhì)量與效率直接關(guān)聯(lián)著科研機(jī)構(gòu)工作的能否順利進(jìn)行，檔案管理的發(fā)展是有利于科研單位工作開(kāi)展的穩(wěn)定性[1]。

中國(guó)逐漸進(jìn)入新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)后，各種經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)經(jīng)過(guò)大幅調(diào)整，大多數(shù)科研單位逐步認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化的重要性，此外，上級(jí)部門(mén)還針對(duì)現(xiàn)今新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)作出了重要指示，也為科研機(jī)構(gòu)優(yōu)化檔案管理指明了新的發(fā)展路徑。所以，各大科研單位應(yīng)根據(jù)問(wèn)題與實(shí)際情況進(jìn)行思考后作出相應(yīng)的調(diào)整與優(yōu)化，從而確保科研單位檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)高系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、高目標(biāo)導(dǎo)向的現(xiàn)代化檔案管理模式，并且，各大科研單位需要不斷創(chuàng)新與完善檔案管理的新形式，進(jìn)一步提高檔案管理的實(shí)效性、科研檔案管理工作水平以及檔案材料的合理化、科學(xué)化使用，從而不斷提升科研檔案管理的質(zhì)量以及效率，不斷提升自身的地位和作用，以及提升對(duì)科研單位的作用力[2]。

2 實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化的四大核心價(jià)值

科研檔案管理現(xiàn)代化有著四大核心價(jià)值：1）控制成本：促進(jìn)知識(shí)主導(dǎo)，沉淀科研單位的知識(shí)資產(chǎn);避免因?yàn)闄n案管理人才的流失而造成的數(shù)據(jù)、資料的損失，進(jìn)而保護(hù)科研單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力;降低了紙質(zhì)文檔的使用率及紙質(zhì)文檔處理的成本，大幅提升數(shù)量、資料利用的效率;規(guī)范音像、文字、數(shù)據(jù)檔案的變更，避免錯(cuò)誤版本的丟失使重復(fù)勞動(dòng)更加簡(jiǎn)單方便，降低了勞動(dòng)成本。2）安全：嚴(yán)格管控檔案權(quán)限管理以及安全控制;現(xiàn)代化的系統(tǒng)管理，將各類(lèi)文檔分類(lèi)備份，進(jìn)而防止文件遺失;記錄檔案的借閱以及歸還情況，進(jìn)而避免使用文件的安全風(fēng)險(xiǎn);全面記錄運(yùn)行日志，配合不受影響的權(quán)限機(jī)制，避免管理沖突;所有檔案都有讀取水印，可以有效避免科研文檔被惡意擴(kuò)散。3）效率：二級(jí)搜索平臺(tái)，多種精確的搜索方法，解決了大量耗時(shí)搜索帶來(lái)的損失;全面實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理、環(huán)保，進(jìn)而可以提升工作效率;擁有檔案批量處理的功能，摒棄有著業(yè)務(wù)集成的歸檔編輯功能，工作事倍功半;科研檔案管理的現(xiàn)代化并不限于單一的工具和單一的區(qū)域，是一個(gè)高效辦公模式。4）協(xié)同：論壇、問(wèn)答、微博、知識(shí)集結(jié)與共享等功能，促進(jìn)了科研進(jìn)度以及成果共享的社會(huì)化;統(tǒng)一辦公門(mén)戶(hù)為上下游組織的協(xié)同工作打開(kāi)了通道，使部門(mén)與部門(mén)之間的溝通與合作更加暢通;在整個(gè)流程郵局的整個(gè)系統(tǒng)中，每個(gè)檔案都可以發(fā)起一個(gè)流程來(lái)支持高效的業(yè)務(wù)審批;靈活的流程管理，結(jié)合實(shí)際的業(yè)務(wù)場(chǎng)景定制流程和表單，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化、合理化的組織管理環(huán)境。

3 科研檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

3.1 檔案管理水平低下

目前，科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在現(xiàn)代化水平低、檔案管理理念落后等一系列問(wèn)題。雖然說(shuō)部分科研機(jī)構(gòu)也將現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合到科研檔案管理工作過(guò)程中，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用范圍依然有限，并且，科研機(jī)構(gòu)的硬件以及軟件配置也不進(jìn)人如意，無(wú)法達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化水平。此外，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的缺乏會(huì)直接影響到科研檔案信息的收集和儲(chǔ)存，進(jìn)一步影響檔案管理的實(shí)施，檔案信息的有效性以及真實(shí)性得不到有效保證[3]。

3.2 科研檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)有待提升

科研檔案管理者是檔案管理的直接責(zé)任者，與檔案管理有著很大的直接關(guān)系，他們的個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)將直接關(guān)系到科研檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。但目前不單單存在科研檔案管理者并不是“科班出身”的情況，還存在部分檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)較低、檔案管理工作不夠不明確的情況，抑或科研檔案管理者對(duì)檔案管理工作重視不夠、專(zhuān)業(yè)性極低的情況。同時(shí)，大多數(shù)科研檔案管理者存在頻繁的轉(zhuǎn)崗現(xiàn)象，使得檔案管理工作沒(méi)有得到相關(guān)明確的職責(zé)分工。在很多情況下，檔案管理者是始終是在一個(gè)分工不均、工作職責(zé)不清的工作狀態(tài)中，進(jìn)而導(dǎo)致科研檔案管理者的工作效率較為低下[4]。

3.3 科研檔案管理制度不夠完善

科研院所的檔案管理制度是在科研單位成立時(shí)便存在，其是依據(jù)科研機(jī)構(gòu)的實(shí)際狀況而設(shè)立的，在規(guī)范化方面起到了非常重要的作用。伴隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的高速進(jìn)步，科技也隨之進(jìn)步，且融入人們的生活中去，不斷進(jìn)步的社會(huì)使得科研單位的工作方向也在不斷地變化，一切都不同于過(guò)去。但是，科研機(jī)構(gòu)檔案管理體制仍然是以前的管理方式，既不能適應(yīng)新時(shí)代需求，又導(dǎo)致科研檔案管理工作與其他工作內(nèi)容產(chǎn)生混亂情況。如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理體制，就無(wú)法達(dá)到預(yù)期的實(shí)施效果。

4 實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化

4.1 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

采用統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)，與ERP、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)一站式連接，貫穿組織所有信息系統(tǒng)，采用文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔管理、網(wǎng)站內(nèi)容管理（無(wú)需編程，使用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容更新）、合同管理。對(duì)文書(shū)檔案、照片檔案、業(yè)務(wù)檔案等各大類(lèi)檔案，實(shí)施紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理。并開(kāi)發(fā)專(zhuān)有接口，實(shí)現(xiàn)與檔案局的數(shù)據(jù)交換，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。綜合知識(shí)管理（技術(shù)文件、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)管理等）、綜合檔案管理、資產(chǎn)管理科學(xué)應(yīng)用等實(shí)現(xiàn)信息門(mén)戶(hù)與系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部無(wú)論何時(shí)何地的即時(shí)溝通與合作。完成從檔案管理流程自動(dòng)化到知識(shí)資源集成的轉(zhuǎn)變，能夠有效地輔助決策[5]。

4.2 不斷提升科研檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)

科研機(jī)構(gòu)要高度重視檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性。因此，可以聘請(qǐng)水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)家和講師，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平同時(shí)，要重視加強(qiáng)檔案管理人員信息化操作水平的培訓(xùn)，建議相關(guān)管理人員加強(qiáng)政治、業(yè)務(wù)等要素建設(shè)，繼續(xù)建設(shè)人力資源和相關(guān)制度，加大檔案管理人員的培訓(xùn)和引進(jìn)力度，規(guī)范檔案管理，推進(jìn)科研檔案管理工作科學(xué)化、信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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