醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法分析

許潔

摘 要：辦公室檔案是醫(yī)院重要資料文獻，記錄著本院發(fā)展歷程，全面做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，必須結(jié)合時代發(fā)展特征，創(chuàng)新檔案管理模式，努力加強檔案管理信息化建設。本文將簡單分析當前醫(yī)院辦公室檔案管理特點，并綜合探討醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化方法。

關鍵詞：醫(yī)院;辦公室檔案;管理工作;優(yōu)化方法

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了巨大發(fā)展，醫(yī)院服務職能得到了進一步優(yōu)化，與此同時，辦公室檔案管理效率也在不斷提升，管理模式開始轉(zhuǎn)型為信息化與科學化。從整體結(jié)構(gòu)來看，優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作方法，必須全面完善檔案信息化與科學化建設管理機制，加強辦公室檔案信息化建設技術投入，培養(yǎng)檔案專業(yè)管理人才，落實檔案管理四大基本意識。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理特點

1.1 檔案管理內(nèi)容豐富

目前，醫(yī)院辦公室檔案主要分為三種，分別是業(yè)務指導檔案、醫(yī)患關系管理檔案、人事檔案等。其中，業(yè)務指導檔案又細分為內(nèi)科檔案、外科檔案、婦科檔案、兒科檔案、心內(nèi)科檔案、消化內(nèi)科檔案、醫(yī)療科技檔案和行政后勤檔案等。醫(yī)患關系檔案主要是記錄醫(yī)生與患者以及患者和醫(yī)院之間在診治中產(chǎn)生的分歧，這種檔案不僅體現(xiàn)了醫(yī)院服務水平和醫(yī)生的醫(yī)術、醫(yī)德，而且反映了醫(yī)院的醫(yī)風。人事檔案主要是記錄醫(yī)生的晉升和聘任狀況，這種檔案數(shù)量至少有十幾份。由此可見，醫(yī)院辦公室檔案內(nèi)容非常豐富。

1.2 檔案管理工作關系著醫(yī)療文化建設

從整體結(jié)構(gòu)來分析，醫(yī)院辦公室檔案和本院醫(yī)療文化建設的關系主要體現(xiàn)在三個方面：第一，做好檔案管理工作有助于加強醫(yī)療文化建設，完善醫(yī)療文化內(nèi)容。當代醫(yī)院會同步開展檔案管理工作、思想教育工作和文化建設工作，以此宣傳優(yōu)秀文化理念，傳承優(yōu)良作風，培養(yǎng)內(nèi)部工作人員的責任意識與職業(yè)價值觀，塑造他們的醫(yī)療文化精神，不斷加強本院文化建設，使醫(yī)療服務文化內(nèi)容更為充實、完善和豐富。第二，促進醫(yī)療文化創(chuàng)新，明確醫(yī)療文化建設工作的發(fā)展方向。目前，在醫(yī)療文化建設中發(fā)揮辦公室檔案管理工作的宣傳作用，積極滲透先輩的作風與優(yōu)秀文化理念，有助于推動醫(yī)療文化創(chuàng)新，使本院文化建設的發(fā)展方向更為精準。第三，提高全體工作人員的文化素養(yǎng)，為醫(yī)療文化建設培養(yǎng)高素質(zhì)主力軍。醫(yī)院在開展辦公室檔案管理工作和醫(yī)療文化建設的同時會對內(nèi)部工作人員進行職業(yè)道德教育和文化方面的教育，從而全面提高他們的文化素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，將全體工作人員培養(yǎng)成高素質(zhì)醫(yī)療服務團隊。

1.3 檔案管理步入信息化

在信息時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應醫(yī)院辦公室檔案管理信息化與科學化建設需求，順應時代發(fā)展特征，優(yōu)化醫(yī)院服務結(jié)構(gòu)體系，必須全面改善檔案管理技術，使檔案管理工作步入信息化。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化方法

2.1 提升檔案信息化建設管理地位

全面做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，使該項工作與信息時代發(fā)展特征相適應，這就需要醫(yī)院檔案管理部門高度關注辦公室檔案信息化管理工作，建立可行的檔案管理制度。此外，還需要重視激勵機制的構(gòu)建，以此調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，使其全身心的投身于工作中。與此同時，醫(yī)院檔案管理部門既要努力實現(xiàn)辦公室檔案管理工作和既有信息化建設資源的有機融合，同時還要研究檔案管理體制改革的發(fā)展趨勢，確保相關的制度能夠推動檔案信息化與科學化建設的順利開展，避免出現(xiàn)檔案被隨意篡改的現(xiàn)象，為檔案數(shù)據(jù)的真實性與完整性提供有效的保證。

2.2 加強檔案信息化建設

在信息時代背景下，加強醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率，必須加大辦公室檔案管理信息化建設技術投入力度，結(jié)合信息化與科學化建設的具體要求，對配套的軟硬件設備進行及時的更新，為辦公室檔案信息化管理與科學化建設工作的開展奠定好物質(zhì)基礎。需要注意的是，真實性與完整性是檔案的兩個關鍵性指標，要對信息設備進行充分的應用，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)，詳細記錄各種信息資料，在保證檔案準確、真實、全面的基礎上，促進其實用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷，而辦公室檔案信息化管理平臺的建立與完善都需要充足的技術支撐。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

加強醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設，全面優(yōu)化檔案管理應用檔案，必須注重培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，使其能夠提升信息技術的綜合應用能力。此外，還要重視檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，使其能夠符合辦公室檔案管理崗位的具體要求。其次，要對在崗人員進行系統(tǒng)的教育培訓，要引導所有工作人員熟練掌握信息軟件操作技術，并在實際工作中科學調(diào)配檔案資料。與此同時，醫(yī)院檔案管理部門應充分借助信息技術對檔案信息化管理與科學化建設工作進行定期考核，避免部分檔案管理人員在實際工作出現(xiàn)失誤與差錯，進一步推進檔案工作信息化與科學化。另一方面，醫(yī)院檔案管理部門應結(jié)合檔案信息化管理目標，對檔案管理人員的信息操作技能與職業(yè)素養(yǎng)考核工作制定可行的獎懲制度，這樣有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德準則。

2.4 落實檔案管理四大基本意識

落實醫(yī)院辦公室檔案管理四大基本意識，提高醫(yī)院辦公室檔案管理效率，檔案工作人員應秉承使命責任意識，堅持主動服務意識，牢記創(chuàng)新發(fā)展意識，恪守動態(tài)管理意識。從微觀層次來看，使命責任意識要求工作人員在開展醫(yī)院辦公室檔案管理工作的過程中應認清自己的職責，恪守職業(yè)道德，認真學習辦公室檔案管理基礎知識和操作技能，依法做好本職工作。主動服務意識要求檔案工作人員充分發(fā)揮個人主動性與服務價值，使醫(yī)院辦公室檔案管理工作能夠服務本院的發(fā)展，協(xié)助本院制定建相關標準制度與準則，打造主動服務文化理念，從而使醫(yī)院辦公室檔案服務工作更為規(guī)范、有效。創(chuàng)新醫(yī)院辦公室檔案管理模式，推動本院的良好發(fā)展，必須樹立創(chuàng)新發(fā)展意識，不斷創(chuàng)新檔案管理技術，與此同時，應重視促進檔案管理文化創(chuàng)新，明確本院文化建設工作的發(fā)展方向，發(fā)揮辦公室檔案管理工作的文化宣傳教育作用，打造獨特的醫(yī)院服務文化理念。此外，在大數(shù)據(jù)時代，各種信息呈現(xiàn)出“爆炸”特征，信息內(nèi)容更新速度非常快，醫(yī)院辦公室檔案信息自然也不例外，這對醫(yī)院檔案管理工作尤其是流動性管理提出了更高的要求。因此，檔案管理人員應樹立動態(tài)管理意識，把握好大數(shù)據(jù)時代的信息更新規(guī)律，做好檔案信息的整合、分析與管理工作，根據(jù)變動情況，及時更新檔案信息。另一方面，對于本院職業(yè)調(diào)整現(xiàn)象，檔案管理人員應根據(jù)調(diào)整結(jié)果做好歸檔工作，將內(nèi)部員工任免審核表、考察表、退休干部審批表、職稱評審表等重要檔案資料及時歸檔。

3 結(jié)束語

綜上所述，全面做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，必須著重優(yōu)化檔案管理方法，高度關注檔案信息化管理工作的重要地位，建立健全相應的管理機制，努力實現(xiàn)檔案管理信息化建設，不斷提高工作人員的檔案管理意識。另外，醫(yī)院檔案管理部門應注重加大檔案管理信息化建設技術投入，努力培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊伍。

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