談信息化背景下檔案管理創(chuàng)新策略

蘇宇容

摘 要：就目前而言，無論是對于企業(yè)還是個人，做任何事情都講究如何提高效率，主要的原因是現(xiàn)在辦公和處理事務(wù)基本運用計算機，計算機成就了現(xiàn)在的信息時代，同時給人們提供了許多便利，帶領(lǐng)著人們?nèi)ヌ剿髅篮玫奈磥?。用信息化的技術(shù)來管理檔案就是其中一個很好的例子。本文主要介紹了檔案運用信息化技術(shù)的重要意義、基于什么條件下提出的檔案管理創(chuàng)新策略和根據(jù)哪些具體措施來管理檔案這三個方面。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;策略;創(chuàng)新

無論是日常生活中還是工作，計算機隨處可見，而當(dāng)計算機進入我們的生活中時，信息化時代的序幕也隨之拉開了。在沒有運用信息化技術(shù)的時候，我們都是人工來管理檔案，而現(xiàn)在運用計算機來管理檔案。如果說人工處理一件檔案需要1天時間，計算機可能只需要1小時且出錯率很小，則就突出了計算機管理檔案的快速與準(zhǔn)確性，同時運用較少的人力，節(jié)約了資源，提高了效率?？傊谛畔⒒尘跋绿岢鰴n案管理的創(chuàng)新策略是很有必要的。

1 檔案運用信息化技術(shù)的重要意義

1.1 促進社會的進步

21世紀(jì)初，計算機普遍流行，標(biāo)志著已脫離了“舊”社會進入了嶄新的信息化社會。隨之迎來的是可以借助電腦快速解決問題。對于目前管理檔案也是一樣的，信息化技術(shù)可以快速地查找到檔案的位置，精準(zhǔn)的調(diào)用檔案信息，而且提高了安全性和保密性。在很大的程度上，促進了人類與社會的進步，為社會提供了高的效率。

1.2 節(jié)約了時間

相比傳統(tǒng)方法來管理檔案，信息技術(shù)管理檔案節(jié)約了工作人員的時間，提高了工作效率，節(jié)約了人工的成本。

但是就目前我們掌握的方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，信息化在快速發(fā)展，我們不能止步不前，而是要充分利用信息化的背景，提出更多創(chuàng)新策略，讓檔案管理更加便利，更加快捷，體現(xiàn)出信息技術(shù)的價值與優(yōu)勢。

2 檔案管理創(chuàng)新策略在信息化背景的根本

2.1 基于信息化技術(shù)

信息化技術(shù)管理檔案是要建立一個數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫，人們可以調(diào)用檔案，快速的查找到檔案的具體位置和精確的檔案信息等。建立這個龐大的數(shù)據(jù)庫就需要運用信息化技術(shù)，通過信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，才能快速地對檔案進行使用和查看。這里所說的信息化技術(shù)包括了網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等。

2.2 基于信息化社會

人類社會進入信息化時代后，生活上得到了極大地提高，例如：支付寶、淘寶、微信、美團等，可以足不出戶買到想要的東西，出門可以不用帶現(xiàn)金，去哪兒可以網(wǎng)上訂購。而且只要一出門，隨時隨地都在接觸信息化技術(shù)。

以前需要調(diào)用一份檔案，可能需要到當(dāng)?shù)夭拍軌蜣k理好，但是現(xiàn)在只要進行網(wǎng)上操作，可以直接查看、郵寄，而且準(zhǔn)確無誤。因此，在信息化的背景下，檔案管理更加便利可靠，而且能夠快速高效地獲取資源。

2.3 基于培養(yǎng)人才

進入信息化時代后，如何培養(yǎng)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新技術(shù)成為普遍共識。利用信息化技術(shù)培養(yǎng)人才，如：信息化管理檔案人才。檔案對于一個國家來說是一個很大的信息庫，大多數(shù)的學(xué)校專門設(shè)立了如何用信息化技術(shù)去管理檔案的相關(guān)課程，為以后創(chuàng)造出更多更好的創(chuàng)新策略做下鋪墊。

3 創(chuàng)新策略

3.1 明確的觀念

要調(diào)整自身的管理理念，適應(yīng)檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理。要以提高檔案的信息利用效率為首要目標(biāo)，時刻保證檔案的規(guī)范化和開放化。特別是要注意隨著信息時代流動性和開放性的增強，要保證重要檔案信息的安全性。創(chuàng)新信息化背景下檔案管理的管理理念，注重開放性、規(guī)范性以及安全性理念意識的提升。運用信息化技術(shù)來管理檔案主要是為了提高效率、節(jié)約人力資源、規(guī)劃檔案的存放以及保證檔案的安全性和可靠性，因此要合理的調(diào)用檔案、確保檔案的安全性、提高檔案使用效率和創(chuàng)造更大的效益。

3.2 技術(shù)創(chuàng)新

成為一名合格的信息化管理檔案的人才需要擁有良好的專業(yè)知識，在工作中與經(jīng)驗豐富的前輩探討、研究，尋找問題，探索新事物、新技能。管理檔案的人員需要不定期地培訓(xùn)與考核，信息技術(shù)發(fā)展快速，需要不斷的學(xué)習(xí)，不斷去探索，接觸新的東西才有可能激發(fā)自己的創(chuàng)新意識，促進自己的技術(shù)創(chuàng)新。

第一：專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案信息化的工作實際， 不斷學(xué)習(xí)新的信息管理技術(shù)，并將其有針對性的運用與檔案管理工作中去;第二：檔案信息化的管理技術(shù)創(chuàng)新必須有大量的管理技術(shù)理論知識作為基礎(chǔ)，更好的對檔案進行信息化創(chuàng)新管理，為檔案的管理技術(shù)創(chuàng)新管理做好鋪墊。

3.3 方法創(chuàng)新

1）建立一個管理檔案的數(shù)據(jù)庫，通過這個數(shù)據(jù)庫來調(diào)用檔案信息、查看檔案等。

2）在數(shù)據(jù)庫里面建立規(guī)范、簡約、快速收集檔案信息的方式。

3）為提高數(shù)據(jù)庫的安全性，需要實名認(rèn)證，對它進行安全管理。

4 結(jié)束語

在這個被大數(shù)據(jù)抨擊的時代，信息化技術(shù)在不斷更新，管理檔案的方式層出不窮，為了不落后于時代的發(fā)展，需要永不止步的學(xué)習(xí)，需要不斷創(chuàng)新管理檔案的方式和技術(shù)。同時信息化技術(shù)也將帶來節(jié)約了時間，提高了辦事效率的好處。

總之，未來脫離不了信息化的社會，未來需要更好地利用信息技術(shù)，提出更多更好的管理檔案的創(chuàng)新策略。

參考文獻

[1]王立新.實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法[J].管理科學(xué)，2011（04）.

[1]趙子孺.檔案管理信息化研究[J].河南科技大學(xué)學(xué)報，2011（05）.

[3]陶紅.淺議檔案信息管理創(chuàng)新[J].檔案管理，2012（04）.

[4]王淑敏，尉遲荔.關(guān)于加強檔案管理信息建設(shè)的幾點思考[J].檔案天地，2013（05）.

[5]尹美京.檔案意識與檔案工作的關(guān)系之我見[J].檔案學(xué)通訊，2010（13）.