檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變思路

范欣婷

摘 要：近幾年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息化技術(shù)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，對我國各方面事業(yè)的思路轉(zhuǎn)化起到了極大的促進作用。對于檔案管理工作來說同樣如此，隨著信息技術(shù)的加入，效率較之以往有了巨大的提高。但是同時我們也應(yīng)該看到，傳統(tǒng)的人工管理的模式已經(jīng)不能滿足社會的需要了，檔案管理工作的信息化發(fā)展和使用是如今檔案管理工作的趨勢，所以檔案管理人員必須進一步轉(zhuǎn)變思路，積極適應(yīng)時代發(fā)展，提升自身素質(zhì)，為進一步提高檔案管理的質(zhì)量積極努力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;技術(shù)。

1 研究背景

檔案管理的信息化是促進檔案管理效率的重要方法，也是當今社會檔案管理的趨勢所在。目前關(guān)于檔案信息化的表述有很多，并沒有一個明確的定論，本文作者所理解的檔案信息化管理是指國家檔案有關(guān)行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)下，針對檔案管理活動中的一切行為，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷實現(xiàn)檔案信息管理的社會化和網(wǎng)絡(luò)化，進一步加強檔案管理的制度有效性，同時提高檔案查找的速度。如今，檔案管理的信息化管理成為社會發(fā)展中的一個舉足輕重的因素，信息化正逐漸引起社會各方面的密切關(guān)注，為了緊跟時代的步伐，加快檔案管理的信息化顯得尤為重要。

2 檔案管理工作信息化改革的難點

檔案管理對于一個國家和行政單位來說，是非常重要的工作，其內(nèi)部所儲存的都是非常重要的資料，所以在進行改革的時候也要做到慎之又慎，不能影響到其原有功能的發(fā)揮。但是同時我們也應(yīng)該意識到，原有的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不再適用與當前的發(fā)展潮流，相對低下的管理效率已經(jīng)無法跟上日益增多的工作內(nèi)容。所以改革也是勢在必行的。個人認為，阻礙檔案管理工作的主要有以下幾個方面的因素：首先，相關(guān)專業(yè)人才的匱乏，因為檔案管理的工作內(nèi)容非常重要，所以從事人員也要具備足夠的專業(yè)性，保證在改革工作中不會對原有職能造成損害;其次，機構(gòu)原有設(shè)備不足以支撐工作方式的轉(zhuǎn)變，信息化改革的前提必須以設(shè)備更新作為前提;最后，意識層面的抵觸，抵觸的主要原因是對于信息技術(shù)安全性方面的考慮，我們說過檔案管理的工作內(nèi)容非常重要，但是如何能夠保證在信息化變革的工作中保證自身工作不被泄露，是一定要考慮到的問題。

3 檔案管理工作的信息化思路的轉(zhuǎn)變

3.1 人才培養(yǎng)建設(shè)是關(guān)鍵

人才是促進社會不斷向前發(fā)展的第一動力，所以要促進檔案管理的信息化，就必須不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。由于我國信息化建設(shè)發(fā)展的時間并不長，所以在信息化方面的經(jīng)驗尚不充足，信息化人才相對匱乏。為了加快信息化的進程，必須盡早選拔一批信息化方面的儲備人才來建設(shè)信息化。企業(yè)的信息化人才主要來自外部選拔和內(nèi)部培養(yǎng)。首先，各個行業(yè)可以與相關(guān)高校進行有關(guān)方面的合作，成立高校學生實習基地，通過學生的實地鍛煉，選拔優(yōu)秀的人才留在企業(yè)，在關(guān)注自身企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的同時，也為高校學生解決了就業(yè)問題。另一方面來說，企業(yè)可以針對內(nèi)部已有的人才進行自我培養(yǎng)，這種培養(yǎng)方式相對高校人才選拔來說較為復(fù)雜，需要企業(yè)為人才培養(yǎng)發(fā)揮自身作用。一般情況下，企業(yè)多是尋找有關(guān)方面的專家為企業(yè)人才進行培訓，通過學習進一步提高企業(yè)人才信息化的管理水平。不管是通過哪種形式進人才的吸收和培養(yǎng)，信息化管理的潮流是無法改變的，企業(yè)信息化人才隊伍的建設(shè)必須抓在手上，這是為企業(yè)發(fā)展提供不竭動力的根本方法。

3.2 管理人員要不斷提高自身技能

隨著我國城市化進程的不斷加快，越來越多的檔案需要去保存和管理，許多外來人口的檔案管理往往更加麻煩。傳統(tǒng)的檔案管理往往需要占用很多的存放空間，在進行人工核對時也容易出錯，引發(fā)各種問題糾紛。檔案管理的信息化就是將紙質(zhì)的檔案信息變?yōu)殡娮拥男畔⒐芾?，這樣利用信息技術(shù)，不僅查找快速方便，而且?guī)缀醪恍枰加棉k公室空間。檔案管理的信息化已經(jīng)應(yīng)用到了社會的各個行業(yè)，為檔案管理帶來了極大的便捷，節(jié)約了社會管理成本，解放了勞動力。當然檔案管理信息化也存在很多的問題，比如許多人對信息化存在安全疑問，擔心信息泄露，表現(xiàn)出極大的不信任，不愿意使用信息化的檔案管理模式;另外，大多數(shù)企業(yè)自身缺乏有關(guān)的信息化管理人才，無法進行檔案信息化管理，所以，作為檔案管理人員，我們必須適應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進，不斷轉(zhuǎn)變自身管理觀念，提升自身管理能力，尤其是要注重信息化技術(shù)的學習應(yīng)用。信息化技術(shù)的學習是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，如果不能有效掌握信息化技術(shù)，便無法承擔檔案管理的工作。社會要積極為檔案管理人員提供良好的學習環(huán)境，加快檔案管理人員自身管理能力的提升。信息化技術(shù)從無到有，需要一個發(fā)展的過程，所以全社會應(yīng)該公共努力，爭取早日實現(xiàn)檔案管理信息化的全部普及。

3.3 信息化設(shè)備的完善健全

我們都知道，企業(yè)如果想要有效的完成工作，必須要有必要的工作工具和設(shè)備。目前，很多的檔案管理部門對信息安都缺乏一個清晰的認識，他們并沒有了解到病毒和黑客對電子檔案進行攻擊后所產(chǎn)生的危害，因此，政府有必要不斷建立和完善信息安全體系（尉京明，2017）。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，除了存放檔案的書柜以外，基本不需要其他的設(shè)備。但是信息化的管理除了人力以外必須配備必要的信息化設(shè)備。這一方面需要政府和企業(yè)自身共同的努力。首先，政府要不斷加大對信心管理系統(tǒng)的投入，逐步完善信息系統(tǒng)的功能，尤其是信息系統(tǒng)的安全防御功能。信息系統(tǒng)管理著社會人才的安全問題，人才信息泄露將引發(fā)巨大的社會問題，這是在信息化技術(shù)使用之前政府必須考慮的事情，只有進一步的完善電子信息管理系統(tǒng)，充分保證信息系統(tǒng)的安全性能，才能有效的促進檔案管理信息化安全使用。另一方面，企業(yè)也必須要不斷的加強對檔案管理信息化工作的認識，積極的探索檔案管理信息化的有效方法，通過不斷的改變企業(yè)的管理手段，實現(xiàn)多元化的服務(wù)，進一步提高員工工作的體驗感，降低企業(yè)員工的管理工作壓力，真正實現(xiàn)檔案管理信息化的作用，增強企業(yè)的市場競爭力。

3.4 社會要給信息化管理給予信任

社會不斷發(fā)展的過程中都會出現(xiàn)波折，作為個人，我們要積極發(fā)現(xiàn)社會的發(fā)展趨勢，積極適應(yīng)社會發(fā)展的潮流，給予社會發(fā)展一定的信任。檔案管理信息化技術(shù)在我國發(fā)展的時間并不長，人才上有所匱乏，技術(shù)上存在缺點，導(dǎo)致目前的安全性能方面無法取得廣大民眾的信任。但是隨著信息化管理技術(shù)的不斷發(fā)展，信息泄露的事件越來越少，檔案信息泄露幾乎沒有發(fā)生過。近幾年來，針對檔案管理信息化過程中所暴露出的問題，政府制定了一系列有關(guān)檔案信息化管理安全的規(guī)定和措施，不斷的加強檔案信息化管理的安全防控工作。企業(yè)作為用人單位的主體，也積極發(fā)揮自身作用，在部門使用信息化管理的過程中，不斷加強企業(yè)人事的信息保密的措施，嚴格落實信息保護的有關(guān)制度規(guī)定，極大的促進了信息化管理的發(fā)展。

4 結(jié)語

社會前進的步伐不會停歇，企業(yè)發(fā)展的速度也不會減弱，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，對于企業(yè)人事檔案的管理將會變得越來越簡單，檔案信息化管理方式已經(jīng)是大勢所趨，為了處理保存日益增多的檔案信息，我們必須使用并加快檔案信息化管理的步伐，加快檔案信息化管理的相關(guān)建設(shè)，通過多種方式培養(yǎng)信息化人才，積極構(gòu)建安全的信息管理體系，完善檔案信息化管理的相關(guān)制度，充分發(fā)揮信息化管理在當今社會各行各業(yè)的檔案管理中的作用，提高社會及企業(yè)的工作效率。

參考文獻

[1]尉京明.檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變思路[J].中國管理信息化，2017，20（22）：184-185.

[2]楊茜茜.我國文件檔案“雙軌制”管理模式轉(zhuǎn)型——澳大利亞政府數(shù)字轉(zhuǎn)型政策的啟示[J].檔案學研究，2014（3）：9-13.

[3]馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2009：62.