淺談醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接

魏睿懿

摘 要：在檔案的日常管理過程中，公文是主要的檔案資料，也是檔案立卷歸檔的重要前提和基礎(chǔ)性的工作，所以做好醫(yī)院的公文處理工作對強(qiáng)化檔案管理水平具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文通過具體論述醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接策略，旨在保證醫(yī)院檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;公文處理;檔案立卷

醫(yī)院公文這種文書具有較強(qiáng)的特定效力和法定效力，更是醫(yī)院對外進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)的重要媒介載體，也是醫(yī)院更好地發(fā)揮職能的重要工具。醫(yī)院公文與檔案是同一類文件的不同表現(xiàn)形式，所以不管是醫(yī)院上級部門來文所形成的公文形式，還是醫(yī)院在日常管理過程中所形成的公文，在最后的管理過程中都需要進(jìn)行檔案資料立卷歸檔工作。從另外一個(gè)方向來講，公文就是醫(yī)院檔案資料管理的前身，而醫(yī)院的檔案資料主要是由公文轉(zhuǎn)化而來，所以檔案資料就是醫(yī)院公文處理之后的歸宿[1]。在醫(yī)院公文處理與檔案管理工作的銜接過程中，公文是非常重要的主體，而醫(yī)院公文處理程序與檔案立卷歸檔管理工作之間存在著非常緊密的關(guān)系，所以為了能夠切實(shí)做好醫(yī)院公文處理工作與檔案資料的立卷歸檔工作，便需要醫(yī)院公文管理人員在做好檔案歸檔的過程中需要為以后檔案管理人員查閱、檢索利用奠定好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，為了有效提升醫(yī)院檔案管理的水平，便需要明確醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔之間的關(guān)系，合理地將醫(yī)院公文資料轉(zhuǎn)化成為檔案，積極做好醫(yī)院各類公文資料的管理工作。

1 及時(shí)立卷歸檔，為公文與檔案的轉(zhuǎn)化做好銜接

在醫(yī)院檔案管理的過程中，公文處理是非?；A(chǔ)性的工作。當(dāng)醫(yī)院在日常運(yùn)行過程中制發(fā)公文結(jié)束之后，便需要積極的安排專人進(jìn)行整理與歸檔。醫(yī)院的公文文件制發(fā)人員在日常的工作中應(yīng)該充分重視公文的收集工作，積極倡導(dǎo)“馬上辦”的工作作風(fēng)，著重強(qiáng)調(diào)公文處理的及時(shí)性，如公文的及時(shí)收集、公文的及時(shí)分類，切忌將醫(yī)院的公文積壓起來。同時(shí)，醫(yī)院的各個(gè)部門在處理完文件材料的時(shí)候，應(yīng)該緊密結(jié)合醫(yī)院檔案資料的立卷原則和方法，統(tǒng)一安排文秘人員進(jìn)行保管，統(tǒng)籌做好醫(yī)院公文的排序、編號和歸檔工作。其中，醫(yī)院公文的立卷和歸檔是醫(yī)院在運(yùn)行過程中各類文秘工作開展的終端環(huán)節(jié)，而是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，所以醫(yī)院公文處理便成了醫(yī)院工作與檔案管理的重要銜接點(diǎn)[2]。因此，作為醫(yī)院的文秘人員應(yīng)該有計(jì)劃的整理各類文件資料，并將其按照一定的原則進(jìn)行分門別類，這樣便能夠?yàn)橹髾n案的查閱和檔案立卷奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 實(shí)現(xiàn)公文處理的規(guī)范化和科學(xué)化，保證檔案文件的完整性

在醫(yī)院公文處理的過程中，針對立卷歸檔前的上級來文涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，所以便需要保證公文處理的規(guī)范化和科學(xué)化，制定科學(xué)合理的公文處理制度，切實(shí)保證醫(yī)院公文處理的規(guī)范化和科學(xué)化，全程進(jìn)行公文跟蹤，以便能夠?yàn)獒t(yī)院檔案的立卷歸檔創(chuàng)造良好的條件。其中，作為醫(yī)院公文的接收人必須進(jìn)行簽字接收，合理設(shè)立文件處理的臺賬，及時(shí)更新醫(yī)院公文來文的具體信息，如公文的處理狀態(tài)、公文的去向，避免在醫(yī)院公文處理的過程中出現(xiàn)漏傳、橫傳的現(xiàn)象，并在公文處理結(jié)束之后將處理完畢的公文與未處理完畢的公文分開進(jìn)行存放，積極做好檔案資料的收集、分類等歸檔工作[3]。針對需要進(jìn)行歸檔處理但又不符合要求的公文資料需要采取有效的補(bǔ)救措施，堅(jiān)持以符合醫(yī)院檔案管理的要求為前提，積極尋找醫(yī)院公文處理的經(jīng)辦人，待經(jīng)過相關(guān)部門的核實(shí)、補(bǔ)辦處理之后，并給予一定的說明，充分凸顯出醫(yī)院公文的價(jià)值，合理調(diào)整醫(yī)院公文的保管期限，從而切實(shí)保證醫(yī)院檔案文件的系統(tǒng)性和完整性。

3 增強(qiáng)公文和檔案管理人員管理意識，提高文秘人員專業(yè)水平

為了能夠更好地做好醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接工作，便需要醫(yī)院文秘工作人員積極參加公文處理和檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)工作，有效提升醫(yī)院文秘工作人員的專業(yè)水平。同時(shí)，作為醫(yī)院的文秘人員應(yīng)該明確崗位職責(zé)，深入學(xué)習(xí)公文處理和檔案管理的各個(gè)要素，尤其是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，并將其作為醫(yī)院公文處理的重要標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真進(jìn)行學(xué)習(xí)，以便將這些法律法規(guī)合理的融入醫(yī)院的公文處理與檔案立卷歸檔工作中，切實(shí)保證醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔工作的實(shí)效性。

總之，醫(yī)院公文處理與檔案管理工作是相輔相成的，所以需要積極做好醫(yī)院公文處理與檔案管理的銜接工作，制定科學(xué)合理的醫(yī)院公文處理制度和檔案管理制度，強(qiáng)調(diào)公文處理與檔案的精細(xì)化管理，不斷優(yōu)化醫(yī)院公文處理與檔案管理的銜接機(jī)制，以此保證檔案管理工作能夠更加順利地進(jìn)行，最大提升提升醫(yī)院檔案的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]林樺.協(xié)同OA辦公系統(tǒng)提升醫(yī)院文書檔案應(yīng)用初探[J].城建檔案，2016（8）：52-53.

[2]冼茂娟.做好醫(yī)院公文管理，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化[C].新形勢下檔案資源管理服務(wù).0.

[3]陳艷芳.淺談辦公室檔案管理中的公文處理主要程序[J].工會博覽：理論研究，2019（12）：233-233.